档案管理信息系统建设应注意的几个问题

文/齐开林

为解决档案管理信息系统建设体系混乱、管理人员能力不足、基础设备配置不足等问题，适应我国信息技术全面普及的主流发展潮流，加强档案管理工作完成的有效性，减少人工工作量总量，档案管理部门应按照内部管理规范，将多元化、前沿化的信息技术科学融入管理工作，构建成熟的档案管理信息系统十分必要

在近年来中国市场经济收入稳步增长和信息技术领域不断创新发展的背景下，多元化信息技术的诞生和兴起，成为中国各领域改革和发展的新机遇，也成为中国档案管理的新机遇。由于档案管理业务涉及的专业项目范围广泛，传统的手工管理模式过度依赖大量纸质资源，长期存在工作效率提升缓慢、资源浪费巨大等不利问题，难以保证档案管理任务的综合质量。档案本身是企事业单位、高校、组织和其他组织对历史信息和数据的详细记录，强调真实性、准确性和权威性，因此，随着信息技术在中国的快速发展，加强档案管理的信息化建设已成为必然趋势。

一、档案管理信息系统建设的核心内容

简单地说，档案管理专属信息系统是指管理人员在传统原有档案管理的基本前提下，合理利用各种新一代信息技术，并在严格遵循档案管理原则和规范等硬性条件的基础上，建立了具有功能全面、操作方便、运行稳定等诸多优点的现代档案管理新模式。系统的详细建设项目包括基础设施、数据资源储备、系统功能块、管理人事权限等。其中，基础设施建设需要涵盖计算机、互联网等硬件设备和程序平台的软件系统；数据资源储备建设需要建立档案信息库；在系统功能块的构建中，增加文件信息资源的输入、查询和存储功能；对于管理人员的权限建设，要明确各个岗位、各个人员、各个账号的系统使用权限范围，完善档案管理部门整体日常工作秩序，加强档案信息数据传输与共享。

二、档案管理信息系统建设的现状和意义

有效利用现代手段，创新社会档案管理模式，是时代发展的必然要求，也是各行各业进行现代化建设的重要手段，同时更能够起到有效保存社会综合档案资源的作用，为社会的现代化做出贡献。然而目前，虽已得到一些重视、取得一定的成效，但从人手和基础设施建设这一层面来说，还有许多缺失，这意味着社会各部门对信息手段在档案综合资源管理中发挥的积极作用认识不足，使得社会各部门档案综合管理的信息化建设无法顺利开展。

三、档案管理信息系统建设中存在的问题

其一，文件管理系统混乱。档案管理基本遵循的机制和制度没有得到有效优化，导致部门档案缺乏统一的管理标准，现有档案资源的保护和使用缺乏详细规定。档案损坏、丢失等不当现象时有发生，直接降低了档案参考的实用价值。

其二，管理人员能力不足。档案管理人员由于对现代技术的使用不熟悉，在日常管理中不能适应档案的信息管理，这明显制约了档案信息处理和处理的综合效果。

其三，电子文档管理不健全。文档的电子版本与纸质文档的物理载体同时存在，特别是鉴于对电子文档修改和销毁的随机性的不确定性认知，人们仍然对纸质文档有很强的信任。因此，电子文档的整理归档工作一直没有得到广泛的重视，电子文件未按规定收集、整理、归档的情况存在较多，销毁的随机性大，电子文件管理混乱。

其四，检索方式单一、落差时，需要到文件管理计算机和站点进行检索。目前，在中国档案管理内部数据信息集成的过程中，用户使用的数字化集成方法还比较原始，这种信息整合过程缺乏有机的操作和安排，因此在文件管理中很难有效统一数字资源结构信息，并为我们提供有效的查询和读取路径。

四、档案管理信息系统建设的建议措施

一是完善档案管理信息化建设体系。随着全国各地档案管理信息化建设理念的深入实践，在档案管理领域建立了一系列配套的规章制度和规范，因此，档案管理部门需要根据相关标准、行业标准、地方政策等关键要素，加快自身信息系统的整体建设，实现内部专业档案信息系统建设体系的统一规范。管理部门应在系统规划和建立的初期就从前瞻性的角度预设相关的建设标准，避免在后期信息系统的实践和使用中出现潜在的危险、漏洞等不利问题。

二是建立数字化文件管理系统平台。管理部门需要更加重视档案信息系统的建设，加大资金资源成本的投入。在管理部门建立了信息系统的数字化平台后，日常的档案管理将不需要过多的人力资源支持，只需要少数管理人员负责数字平台的稳定运行，将档案信息逐条准确录入档案管理系统，并将其演变成可靠的数字格式储备。

三是积极探索档案管理信息化的路径。复印机操作、光盘刻录、图像扫描、互联网多媒体等信息技术需要档案管理人员掌握。管理人员应大胆尝试，积极探索信息系统建设的新途径、新方法，逐一引入档案信息资源的共享与传播、查询与检索、处理与反馈等先进技术，共同建立档案信息数据资源在线模式共享平台。

四是提高档案管理人员的信息素养。档案管理人员的信息素养是否达标，能否深入、灵活地运用信息技术开展日常管理工作，将直接决定管理运营实施的综合效果，对档案管理信息化建设质量起决定性作用。因此，一方面档案管理部门领导要积极邀请信息技术领域权威学者或优秀一线档案管理人才作为主题演讲嘉宾，定期进行专业、系统的培训；另一方面，通过适当性考核、奖惩等措施，督促管理人员积极参与培训活动，从整体上提高档案管理部门的职业化水平。

综上所述，在当前中国信息技术健康、稳定发展的社会环境下，各行各业都将符合自身日常工作的多样化信息技术引入，极大提高了生产经营的综合效益，有效缓解了人工操作带来的成本压力，进一步推动了自身领域的长足进步。为了加强日常管理工作的实施质量，保证档案管理任务的高质量完成，中国档案管理也应与时俱进，加快档案管理信息系统建设，推动档案管理部门日常管理效能和服务效率稳步提高，促进档案管理水平不断提升、档案事业可持续发展。