智能管理思维下的大数据时代医院档案管理工作创新思路研究

王晓霞

（山西省人民医院，山西 太原 030012）

引言

档案管理工作作为医院管理体系的重要组成部分，对医院的稳定运行有非常重要的影响。伴随社会发展速度的加快，大数据时代应运而生，在大数据时代，医院档案管理人员要围绕当下档案管理工作中存在的现实问题进行深入研究和系统分析，积极探索大数据时代档案管理思维的转化方式以及智能管理方式的应用，推动档案管理模式的创新，实现医院档案管理的高水平发展。

一、大数据时代医院档案管理工作面临的挑战

1．提高医院档案的利用价值

在传统的医院档案管理工作中，管理者常常处于被动状态，存在严重的档案资源浪费现象，在大数据的时代背景下，相关人员应当充分发挥现代信息技术的优势，通过信息化思维的事例，建立医院档案数据资源库以及完备的信息化管理系统，在细化分类储存档案数据的基础之上，实现档案下载、查阅和检索等功能的一体化，让相关管理者和用户能在申请访问权限之后，查阅自己所需要的档案，这不仅实现了档案管理的优化，也能合理有效地利用档案信息。在智能管理思维下，大数据得到了广泛的应用，医院管理部门要注重强化档案管理工作的信息化属性，通过有效的信息结构体系的建立，实现大数据与档案管理的有效结合，提高档案工作和各部门之间的关联度，在对档案资料进行分析与分类的基础之上，实现数据的有效整合，除此之外，档案管理者也要提高个人的服务主动性，要推动信息化管理模式下档案的有效应用，从而提高档案的利用效率，使医院档案能发挥更大价值[1]。

2．推动档案管理技术的创新性发展

推动档案管理技术的创新性发展是大数据时代医院档案管理工作面临的一个新挑战。在大数据的影响之下，医院档案管理工作与信息技术之间存在紧密的联系，为此，各大医院应当着力建设数字化信息管理系统，从而在管理过程中提高档案应用的效率和档案管理的档案管理，但是在当前阶段一些医院的档案管理工作尚未完善，管理人员也不能熟练应用大数据管理技术，在档案管理工作中存在断层的问题。技术化手段没有得到有效应用时，档案管理工作不够系统，检索功能和信息分享功能没有得到充分的利用，档案信息的细化分层管理并为实现。为此，在大数据的时代环境下，并将档案转成相应的资料，从而提高档案管理的质量。当然，这要求医院档案管理者提高个人应用大数据和现代信息技术的水平，最大化发挥数字化档案管理的优势。

3．实现医院档案管理系统功能的优化

在现代信息技术的引导和帮助下，传统的医院档案往往是纸质版形式的，而在数字化时代的引领之下，医院就可以在现代网络技术的帮助之下，将传统的纸质版资料转化为电子形式的档案资料，这有助于实现档案调取管理的信息化，促进医院档案管理工作的高水平发展。众所周知，医院档案管理工作需要不断创新，而在大数据的引领之下，档案的可读性和安全性就得到了充分的体现，档案管理人员可以通过信息技术准确的查找档案资源，使档案查阅更加方便。此外，大数据和云计算具有较高的实用价值，医院档案管理部门在应用云技术和云服务的过程之中，也可以为档案查阅者提供更好的服务，在先进大数据技术和积极开展技术研发的过程中，医院档案管理系统会得到有效的优化。

4．弥补传统档案管理工作中的安全问题

在大数据时代医院档案管理工作中，档案管理者可以推动医院档案管理朝着信息化的方向发展，解决了档案管理过程中存在的安全问题，避免档案管理给数据安全带来的挑战。在智能管理思维下，大数据时代的医院档案管理工作往往倾向于电子化和信息化管理，这一定程度上减少了档案被盗取的风险，但也在无形之中增加了信息安全风险。目前，许多医院都是使用电子设备进行档案信息存储的，当数据损坏或丢失时，会触发自动报警系统，这有效防止了黑客入侵医院档案，并采取不正当途径取信息事件的发生。各大医院在信息化时代也致力于对档案管理者进行技术上的培训，提高医院档案管理者应用现代信息技术的能力，使他们梳理信息化的思维，了解档案管理的程序化步骤。从档案最开始的搜集整理到后期的保存与利用，都是需要走相应流程的，一般情况下，医院在档案管理工作中需要考虑档案的价值属性，并结合法律法规的要求确定档案的管理方式以及调取原则，这一定程度上打破了以往档案管理工作中不够系统，不够连贯的问题，档案管理工作得到了更高水平的发展，也提高了信息资源的可利用性。在大数据时代，一些医院也通过培训的方式解决数字化档案管理过程中存在的技术问题。以往的医院档案管理工作中存在的一个险种问题，就是粗放式管理，通过人工手段保存纸质版的资料信息使信息存在较大的不稳定性，而在数字化时代的引领之下，许多医院致力于对员工进行技术上的培训，使档案管理者能了解档案管理的新方法，在面临新的挑时，也能注重信息的有效保存，提高信息的共享和利用水平，能应对和处理突发问题，这提高了档案管理的信息化效能。

二、智能管理思维下大数据时代医院档案管工作的策略

1．建设切实有效的档案信息化管理系统

在大数据时代的引领之下，医院要想让档案管理工作朝着创新化和多元化的方向发展，就要进一步关注到档案管理的价值与意义，通过理论培训和实践锻炼的方式，建立切实有效的档案信息化管理系统。首先，医院档案管理者要提高自身对数字化手段的认识将档案信息的安全性作为第一要务积极主动地在档案管理工作中。其次，医院领导要为档案管理提供足够多的资金和技术支持，重视网络安全软件的使用，最大限度提高档案信息的安全性，再为档案管理者提供有效培训的同时提高他们的技术水平，从而保障档案信息的安全性。通过网络安全软件的应用以及定期维护和升级，保障医院档案信息的相对安全，做好医院档案管理的调取和存储工作。与此同时，医院也有强化档案管理，网络服务端的安全性，采取相应的措施实现医院档案客户端信息的安全服务和有效查询，通过使用较强安全性网络软件的方式提高医院档案信息的安全系数。当医院档案管理系统的安全度有所提升之后，越来越多医院就会加入信息化和数字化档案管理的范畴之中，从而推动档案管理工作的创新性发展[2]。

在当下，许多医院已经建设了切实有效的档案信息化管理系统，通过微信小程序等途径，医生和患者可以查阅相关档案，实现线上缴费和线上挂号等，这提高了医院整体工作效率，也为新时期档案管理工作带来了新的发展方向。当切实有效的档案信息化管理系统得以建立之后，无论是档案的查阅还是档案的存储都更加方便，这减轻了医院整体工作的压力，也提高了医院工作的效率。医院要针对传统档案管理方式或档案管理系统中存在的问题进行深入的分析和综合性的判断，找到其中存在的优势和不足之处，改进其中存在的问题，同时发挥优势。

2．树立现代化的档案管理观念

树立现代化的档案管理观念是实现数字化时代医院档案管理工作高水平发展的必然要求。在大数据基础得到广泛应用的现代社会，医院档案管理者要转变个人的档案管理观念，从传统的纸质化思维转变为数字化思维，对医院档案管理工作有清晰明确的认识，作出正确的价值判断和价值选择。医院要加强档案管理的宣传工作，通过现代大数据与医院档案管理工作的融合，使医院各个部门及档案管理人员认识的数据技术应用的重要意义以及独特优势，发挥宣传作用，建设档案现代化管理模式。此外，医院也要着力提高档案管理工作的整体效率，在现代化的管理模式影响之下，使医院档案工作能朝着高效化和规范化的方向发展，档案管理人员要注重档案资料信息的保护与归类，树立现代化的档案管理观念是实现新时期档案管理工作不断创新的前提，我国要在制定整体行业规范的基础之上，引导医院管理者和档案管理人员转变传统的档案管理观念，能将信息技术及数字化管理模式应用到工作之中，提高个人的学习主动性，在工中加强知识积累。

3．提升档案管理的信息化水平

在信息化的时代下，现代信息技术和大数据给人们的生产生活带来了诸多的方便，医院档案管理工作也可以与现代信息技术相融合，实现二者之间的互联互通，从而让数字化和信息化助力医院档案管理工作的完善，实现档案管理的有序化和规范化，提高档案管理的信息化水平可以提高我国医院保存和调取档案的效率。以往的医院档案管理模式过于粗放，这导致管理效果不尽如人意，而在档案管理信息化建设的过程中，医院管理人员就应当加大基础设备和专业人员的投入。通过加大基础设备和专业人员的投入，医院档案管理信息化水平能得到有效的提升，医院各级管理者也能在现代信息技术和大数据的引领之下，提高档案管理的效率，在档案管理工作中付出更多的精力。首先，医院要对档案管理人员进行系统的培训和综合性的考察，使他们在档案管理工作中能转变传统的固有思维，认识到大数据时代档案管理工作应当做出的创新，在此基础之上学习档案管理的相关技能。除此之外，医院档案管理人员也要通过外部培训的方式，提高个人的档案管理能力，邀请专家学者来医院举办讲座，是大数据时代档案管理中最基本的工作方法。也要通过足够多的技术和资金投入实现大数据背景下档案管理的高水平发展，通过信息技术对档案进行再次加工并开展一系列的信息化服务，提高医院的信息化服务水平，让大数据能在医院管理体系中得到创造性的应用，推动医院档案网络服务端的有效发展。

4．提高档案管理人员的整体素质

在我国医疗体系不断改革的背景下，科学性和规范性被看成医院档案管理工作的重要原则。因此，在档案管理工作中就应当通过具体有效的培训，提高档案管理者的工作水平，让他们在工作中能将信息化和数字化的档案管理方式应用到工作之中，医院通过对档案管理人员的知识和技术训练，提高其综合素质，从而让档案管理工作朝着创新化和多元化的方向发展。当下，档案管理工作中存在的一个显著不足就是档案管理人员仍然停留在传统的认知水平之上，对数字化和大数据的理解不够深刻，他们认为，新时代的管理模式应当基于传统管理模式进行创新，新技术的应用应当适可而止，但事实上，这种观点存在片面性，影响了数字化时代，医院档案管理工作的高水平发展[3]。

首先，医院可以带一部举办一些关于医院档案保管理论和档案管理技术等知识讲座，对医院内部档案管理人员进行培训，引导他们学习相关技术。此外，在现代信息技术的引导之下，医院档案管理人员提高个人工作效率的途径日益多元化，医院管理者可以将走出去的理念融入档案管理人员的培训过程之中，通过与第三方咨询服务企业进行行业合作的方式，提高档案管理人员的工作效率，让他们有外出学习的机会，认真学习国内企业和海外领先的档案管理及服务模式，并将自己学到的理论知识应用到实际工作之中，提高医院档案管理工作的水平。第三方咨询服企业和身份平台的融入，可以为医院档案管理系统的完善提供有效帮助，让医院内部档案管理人员找到自我提升和自我发展的途径，以技术支持为重点，提高客人的档案管理能力。

众所周知，做好医院档案管理工作是新时期医院工作的一个重要部分，医疗档案承载着整个医院的各种记录，而人事档案记录了与医院内相互往来人员的基本情况和调度记录，这两部分档案对医院的发展有至关重要的作用，也是医院决策者做出正确决策的保障。为此，要不断完善医院档案管理方式，对医院内部各项操作的基本情况进行规范与审核，并通过系统有效的问题解决方案解决当下档案管理工作中存在的实际问题。当医院管理系统和档案管理模式日益规范之后，档案管理人员就可以制定一整套清晰可行的流程，从而推动档案调取和档案整理工作的完善，形成体系化和制度化，最终服务于医院的基础建设。纵观当下档案管理工作的经验可知，如果管理者和员工对档案管理工作的过程及其方法有清晰明确的认识，那么档案管理工作就可以不断进步，这也是实现我国档案管理工作创新性发展的必然要求。在大数据时代下，我国医院管理者要提高档案管理人员的信息应用能力。

结语

在大数据的时代环境下，医院档案管理工作面临着新的机遇与挑战。为了提高医院档案管理者的工作能力和信息管理水平，医院就应当采取有效的培训方式，提高档案管理者对信息化时代档案管理工作的认识，把握发展机遇，实现档案调取的便捷性和档案安全的保障性。在智能管理思维的引领之下，大数据时代医院档案管理工作必然会朝着创新化和多元化的方向发展，有效提高医院档案管理的信息化水平，提高档案的利用率和医院整体服务水平。