事业单位档案管理创新发展思路刍议

辛 丽

（朝阳市120 急救指挥中心，辽宁 朝阳 122000）

引言

事业单位是指以国有财产为主体，从事教育、科技、文化、卫生等活动的公益性组织。这些单位的档案资料数量庞大，信息量大，涉及到的范围也比较广，因而档案管理工作对事业单位工作的影响很大，直接影响着单位的运作。在信息化时代，传统的档案管理工作正面临着互联网信息技术的冲击，而随着高科技的普及，各个部门的工作都要进行相应的改革和创新，以方便工作人员的工作。当前，事业单位档案工作还面临着许多问题，制约着档案工作的发展，必须对其进行深入的剖析，只有如此才能顺利完成转型。

一、事业单位档案管理工作的内涵

1．档案管理的概念

档案的收集、整理、鉴定、保存、检索、统计、编辑等都是档案的管理工作，档案的价值在于它可以为相关单位的工作提供基础的信息。作为一个事业单位，由于其所搜集的档案数量过多，所以质量也是良莠不齐。因此对档案进行综合分类，是档案管理工作的重要内容。随着档案管理制度的不断完善，档案的科学性和实用性也在不断提高，利用起来也更迅速，更贴近于社会的需求。再加上现代化进程的加快，我国的档案管理逐渐向智能化、数字化发展，以往的档案管理主要依靠人力进行，而在网络信息时代，则更多地运用信息化的管理模式。所以事业单位进行档案管理工作的创新，也更有现实意义[1]。

2．事业单位档案管理工作的特点

2.1 公共性。相比于一般的企业和单位，事业单位二的档案管理工作更具公共性质。所以，在事业单位的档案工作中，所涉及到的档案内容，通常都是具有公益性质的，例如科学、文化、教育、卫生等。

2.2 服务性。公共事业都是具有服务性质的，服务于人民是其根本的目标。如事业单位的档案，许多内容、资料都是为人民服务的，所以其档案管理工作也具有服务性的特点。

2.3 保密性。事业单位的档案，牵扯到很多机密机构，包括科技、教育、文化、国防、军事等方面，都与国家的安危、民生息息相关。在事业单位的档案管理工作中，必须严格遵循保密原则，否则，档案资料的外泄，将对国家、对人民造成不可估计的损害。

3．事业单位档案管理创新发展的必要性

随着现代科学技术和信息化技术的不断发展，档案管理工作也在不断地变化。尤其是信息技术的广泛应用，对传统档案管理工作也带来极大的冲击。档案管理体制与实践运用必须顺应时代发展，不断提高档案的创新意识和服务水准。首先，在事业单位的档案管理工作中，运用创新的思想和观念来经营，可以推动档案工作的现代化。在新时期，档案管理改革是解决档案管理发展瓶颈、促进工作管理变革和优化的重要途径。其次，采用更具创造性的管理方法，可以提高档案管理工作的工作效率。传统的文件管理存在很多问题，例如：流程复杂、保存困难、共享困难、查阅不便等。运用新的管理思想和方法，可以缩短档案工作的时间，使档案工作更为方便[2]。

二、阻碍事业单位档案管理工作创新的因素

1．管理理念落后，管理机制不健全

公共服务理论是伴随着社会整体发展而不断完善的，在新的公共服务理论中，政府机构的基本宗旨是保护公众的权益。而事业单位作为公共性质的机构，其工作基本上都是以人民为中心的，因此所涉及的档案内容也与市民的利益密切相关，档案管理系统必须要充分反映人民群众的意愿。但是，从目前的机关档案管理机制上看，无论是编制程序还是执行程序过程，都属于机关内部事务，公众几乎没有参与的机会，由此也反映出了我国事业单位档案管理体制的落后和陈旧。另外，由于许多事业单位对档案管理的认识比较肤浅，从心底里没有形成对档案管理工作的价值认同，因而对档案管理工作的重视程度也比较有限。比如，档案管理工作又不能直接带来经济效益，从决策管理层到一线工作人员，都会表现出一定的懈怠情绪，管理层不重视监督指导，工作人员的工作态度消极，那么档案管理质量势必难以得到保证，很多管理制度也无法得以落实。

2．从业人员的专业素养有限

在我国，事业单位历来被称为“铁饭碗”，很多员工在一个岗位就没有调动过，直到退休。然而如此死板的体制也造成工作人员比较安于现状，目前我国的事业单位职工年龄普遍偏大，对新技术的接受度不高。比如，在互联网时代的档案管理工作中，电脑也被广泛地运用，因此，它也包含了大量的网络技术、程序设计技术。然而，由于我国的事业单位人员队伍结构不均衡，许多工作人员对这种新的管理技术不熟悉，也不愿意主动去学习，因此，许多档案管理工作仍然沿用传统的管理方式。虽然有些员工发现了现代化管理方式的优越性，但是因为自身的能力有限，只能应用简易的软件或者技术，无法将其真正的利用起来。再加上事业单位对员工开展的业务培训不够完善，致使许多档案管理人员缺乏相应的技能和素质[3]。

3．档案资源使用效率低

档案的核心价值，就是为了让人能够进行使用，因为它涉及到了很多隐秘的信息和细节资料，所以它的价值很高。但是我国事业单位的档案资源利用率一般都比较低，这主要表现在以下几个方面：首先，网络信息技术的不断进步，档案的形式和内容的更新速度也越来越快，因而也出现了许多新的文件资源，而且与其他行业的档案资源相比，事业单位的档案信息量更大，杂乱无章，检索起来也比较困难，在这种情况下，许多人都会在网上搜索，从而导致档案资源被替代，使用价值大打折扣。其次，就我国的档案管理技术发展程度而言，目前尚不能做到一对多的档案服务，也就是说，如果有人想要查阅事业单位的档案，在为使用者服务时，其他人则不能进行查询。这都导致我国事业单位的档案资源利用率较低，不利于档案管理。

4．资金投入有限

在当前的信息化时代，为了更好地满足人民群众的公共服务需求，事业单位档案管理的建设也需要引进更多的高端电子和通讯设备，而这些设备通常也都是非常昂贵的，以目前我国事业单位在档案管理方面的投入来看，还不能有效满足建设需求。首先，就我国事业单位经费的来源而言，以政府财政为主，社会团体所提供的经费占比则很少。地方政府更倾向于将资金投入到能够促进当地经济发展的领域，或者是与社会的生产、生活息息相关的项目，因为档案管理本身就是一种行政性的工作，特别是事业单位的档案管理，并不能直接产生经济效益，综合因素之下，也导致政府和事业单位都不愿在档案管理建设中投入过多的资金，所以事业单位档案管理工作的创新发展也缺乏保障和动力。

三、事业单位档案管理创新的策略分析

1．升级管理理念，推进档案工作改革

在事业单位的各种工作中，档案一直没有受到足够的重视，其常常担负着基础保障性的任务。档案管理工作既要求员工有体力，又要有智力。在档案管理工作中，要注意搞好各部门间的关系，以促进档案管理的创新[4]。比如，除了需要对传统的纸质档案形式进行管理，也要重视电子档案的管理，落实双重管理方式，推进档案管理信息化的改革。不过在管理实践中，有些单位虽然在实行“双轨制”时，但是并没有了解到双重管理模式的核心，往往会将纸质文件直接丢弃，从而导致原有的文件遗失，影响档案的正常运行。因此，在创新工作理念的同时，还应注重方法和手段的有效使用，在确保档案真实性和完整性的基础上，进行档案管理的创新。

2．完善档案管理制度

在建立有关制度法规时，可以参考国外先进的管理经验，并在管理实践中严格遵守有关规定和措施，确保档案资料的完整性和真实性。比如某些类型的电子文档必须长时间存放，必须与同一内容的纸质文档一起存档，而对具有机密性的电子文档，应采取安全措施，并对涉及机密的电子文档实行全套密码管理，禁止对外公开，定期检查网络环境和信息系统，防止黑客或病毒侵入。在进行系统建设时，可以从信息收集、档案保管等多个环节来完善流程，让所有的管理工作都能参照相应的管理制度来进行，从而防止因工作人员的疏忽而导致不规范[5]。

目前，我国的事业单位档案管理体制还处于封闭状态，从档案管理体系的构建上来看，机关机关与公民之间的交流并不多，市民的意见难以吸收、借鉴，工作成效也不能得到客观的评价。工作人员长期得不到有效的约束，自然而然地就会产生一种松懈的心态，因此，他们的档案管理水平也相对较低。推进事业单位档案管理工作的创新，也需要充分发挥公民的监督作用，吸收公众的意见，并不断完善其监督机制。首先要从档案管理体系的建设入手，加强对档案的内部监控。强化内部监管要求建立一支监管团队，规范监管的内容与标准。而在强化外部监管方面，事业单位要对公民进行档案管理的宣传教育，首先要让公民认识到其内涵、特点，从而使其对事业单位档案管理的水平做出客观的评价，督促事业单位开展高质量和高效率的档案管理工作。

3．加强培训，强化档案工作人员的职业素养

目前，随着信息化技术的不断发展，档案管理工作的信息化水平也在不断提高，档案管理工作也逐渐进入到了一个新的高度。提高档案管理人才的专业化水平，是实现档案工作优化的关键。具体来说，可以从以下几个方面着手：一是要重视优秀人才的引进，在招录阶段要注重资质审查，按照档案工作的发展趋势，优先选用信息化管理人员，并通过提高福利待遇，增加对高层次人才的吸引力；第二，要加强对档案管理人才的培养，从理论和实际两个方面加强档案管理人才的综合素质；第三，加强对档案管理员的评价，并对其进行不同程度的奖励和惩罚，这是一种有效的激励机制，但在考核前，要明确评价的标准，保证评价的客观公正。

4．加强信息化管理模式的建设

4.1 做好信息化管理系统的规划。编制档案管理信息系统，可以为档案工作的信息化管理提出具体的实施方案，明确工作的方向，为单位的可持续发展提供良好的服务。在全面、系统地分析了事业单位的发展特征与发展目标后，要对事业单位信息化建设的基本需求进行科学的规划，并在技术层面上对事业单位的管理制度进行进一步的改进，以推动事业单位档案信息化管理的长期发展。在档案规划方面，要强化各部门之间的合作，增强档案管理模式的适应性、灵活性，并不断拓展档案管理的范围。在推进档案管理信息化的工作中，要有一个综合性的规划，为今后的档案管理工作打下良好的基础[6]。

4.2 健全档案管理网络系统。通过构建完善的档案管理网络系统，为开展信息化的管理实践奠定基础。尤其在新的发展阶段，事业单位更需要强化信息化的管理意识，以公众的档案需求为导向，不断完善档案的查阅和共享功能，为档案管理工作的长远发展形成支持。同时，要将档案管理与事业单位的体制建设相结合，促进档案资源的共享，促进档案工作的社会和经济效益。

4.3 加大资金投入，升级信息管理设备和技术。要真正提高事业单位档案管理工作的信息化水平，就要充分认识到档案工作的重要性，确保档案工作的开展具有足够的资源基础。事业单位应摒弃传统的档案管理观念，在解决问题时应借鉴先进的信息管理思想，而非仅凭人力来实现。另外，要增加资金投入，从而引进更多的先进设备，同时还要重视技术升级。需要注意的是，为了提升资金的使用效率，也需要结合具体的工况选择合适的设备和技术，避免造成资源的浪费。同时，还可以通过引入高科技手段来加强档案工作的整体管理职能。此外，档案管理的安全性也需要得以保证，可以引入相应的安全软件，为档案管理的信息化建设以及模式创新形成有力的保护[7]。

结语

事业单位档案管理工作具有公共性、服务性和保密性的特征，为了进一步发挥事业单位档案的价值，进行档案管理创新也极具必要性。不过在创新发展的过程中，也受到了多方面因素的阻挠，比如：当前我国事业单位的档案管理理念落后，管理机制不健全；从业人员的专业素养有限；档案资源使用效率低；及资金投入有限等。因此，为了提升事业单位档案管理的创新效果，也需要不断升级管理理念，推进档案工作改革；完善档案管理制度；加强培训，强化档案工作人员的职业素养；最后，还需要加强信息化管理模式的建设。只有如此，才能保证我国事业单位档案管理工作的质量，才能更好地体现出服务职能。