事业单位人事档案管理创新与服务模式的改革研究

2023-03-09冯文萍

中文信息 2023年2期

冯文萍

（辽宁省营口市老边区社会投资与民营经济发展中心，辽宁营口 115005）

引言

事业单位人事档案管理应重视公众权益，对相关信息资源进行充分整合，从而为大众提供准确可靠的档案信息服务。但在当前的人事档案管理中，还存在一些不足，服务模式也需要进一步优化完善。只有做好这些基础工作，才能为事业单位各项工作的开展奠定良好的基础，保障事业单位的稳定发展。

一、加强人事档案管理的重要性

对于事业单位的工作人员来说，人事档案是其工作和生活中非常重要的一项内容，所以档案管理人员应准确记录所有人员的档案。这样才能充分发挥档案对员工的监督和激励作用，让其之中坚持严谨认真地开展各项工作，自觉监督自觉的言行，树立正确的价值观念。由此可见，人事档案管理对员工的深远影响，也直接关系着事业单位的长远发展。一般情况下，事业单位都设有专门的绩效考核系统，通过人事档案管理工作的开展，能够更加全面地获取员工的工作表现情况，为绩效考核工作的开展提供数据支持，确保人事档案管理工作的高效开展。在此基础上，也能实现对所有员工个人发展的科学规划，对人事管理工作的开展有着极大的促进作用，能够强化其发展规划制定的系统性和全面性。在当前的社会发展形势下，各个企业事业单位对人力资源管理的要求也更加严格，不仅要保障规划的合理性，还要确保使用的科学性[1]。因此，事业单位必须要及时跟上时代的发展，积极对人事档案管理工作进行创新，确保能够符合人力资源规划的需求。同时，在实施档案管理时，事业单位应做好各项基础工作，如档案的储存和整理等，为之后人力资源规划工作的开展提供真实有效的参考数据，才能确保人力资源使用方案的可行性。

二、人事档案管理与服务模式创新内容

首先，构建数字化人事档案管理模式。在事业单位发展的过程中，各项管理工作的支持非常重要，档案利用的效率直接关系着事业单位管理效果。但原有的人事档案管理模式存在一定的落后性，人事档案利用率难以提升，不利于档案管理工作职能作用的发挥。而数字化技术的应用，能够实现对档案信息的实时更新，也能做好相应的分类管理工作，促进人事档案服务水平的提升。其次，建立体系化人事档案管理模式。对人事档案管理模式进行创新时，应将所有内容进行整合，使其形成完善的管理流程。在此基础上，开展后续工作。同时利用信息技术，实现对人事档案的一体化管理。为此，应促进人事档案管理模式的体系化发展，确保能够提高档案信息的利用率[2]。最后，构建自动化人事档案管理模式。要想提高事业单位人事档案管理效率，就要实现档案自动化管理，通过利用电子标签和数字化扫描识别等数字化技术，促进各个环节档案管理效率的提升。

三、人事档案管理与服务模式运行现状

1．管理理念滞后

经过长期的人事档案建设，虽然事业单位人事档案管理人员认识到了人事档案的重要性，但并没有对人事档案管理产生较大的影响，仍然停留在档案接收和保存方面，没有深入延伸。同时，还有一些管理人员没有将人事档案管理加入年度规划中，认为其与实际业务并没有联系。所以只是在人员任免或者有其他需求时，才会开展档案管理服务，使得档案管理工作只能被动化开展，很难主动开展。

2．缺少健全的管理机制

在当前实际落实人事档案管理工作的过程中，由于管理层对人事档案管理工作的认识不够全面，导致相关管理人员的工作态度不够认真，缺少对相关管理机制的建设。在这种情况下，不仅使得档案管理工作被忽视，相关管理人员难以实现自我价值，也会对人事档案管理工作质量产生不良影响。虽然部分单位根据自身实际情况，建立了相应的管理机制，但却没有得到有效落实，使得答案在转递的过程中很容易出现各种问题，阻碍了人事档案管理工作的高效开展。

3．人员综合素质有待提升

由于人事档案涵盖的范围比较广泛，涉及职工的各个方面，如成长信息和工作发展情况等，具有较高的使用价值，并且要求必须要保密。在这种情况下，对档案管理人员的综合素质也有着较高的要求，不仅要具备传统档案管理能力，还要能够熟练应用计算机。但当前档案管理人员的综合素质有待提升，不能有效满足现代化档案管理工作的需求。并且一些单位从事档案管理的工作人员还不是专职，不能认真对待自己的工作，对档案文件的处理缺乏严谨性，不能够有效保障档案管理质量。

4．信息化建设不足

在传统的人事档案管理工作中，主要以纸质档案为主，而随着科学技术的发展，当前已经融入了电子档案。但在实际开展档案管理工作的过程中，一些事业单位的基础设施比较落后，需要进一步优化完善，缺少扫描仪和计算机等设备，不利于档案管理信息化水平的提升，也对档案管理工作的长远发展起到限制作用。并且一些单位还没有实现无纸化办公，仍然存在文字记录档案的现象，不利于档案的完整保持，降低了整体工作效率。

5．服务体系不完善

现阶段，人事档案管理工作在实际服务环节存在一系列不完善问题，主要受到档案工作和公共服务共同作用的影响。如服务制度存在滞后性，不能与时代发展相适应；档案服务流程与人员实际利用需求存在失衡，不能提供所需的档案服务途径，严重阻碍了档案管理与服务的有效运行。

四、人事档案管理与服务模式的创新改革对策

1．革新管理理念

在事业单位开展人事档案管理工作的过程中，人事档案也有着不可替代的重要作用，既能为人才选拔提供信息支持，也能为岗位的良性流动提供有效保障。为了实现人事档案管理工作的创新，事业单位应先转变档案管理理念，树立主动服务管理理念，对之前个体档案管理模式进行创新，使其转变为团队式档案管理。并对基本档案信息管理进行创新，使其能够凸显人才成长路线，充分发挥人事档案管理的价值[3]。首先，主动服务管理。长期以来，单位人事档案管理都处于被动服务状态，不利于档案管理工作的开展，所以应及时改变这一观念，形成主动管理理念。同时，在实际开展人事档案管理工作的过程中，将其与人才团队建设和人才引进结合在一起，深入挖掘档案中的信息资源价值，从信息层面上为事业单位的稳定发展提供保障。其次，团队式档案管理。在传统的档案立卷管理中，主要以职工个体为核心，能够为职工岗位变动提供有效依据，但这种管理模式与新公共服务理论的基本内容相脱离。因此，应从档案价值研发着手，结合管理岗位和行政岗位等方面的团队梯度建设情况，合理进行信息编制，通过这样的方式，在制定团队发展规划时，能够提供更加全面的参考数据。最后，凸显人才成长路线。在以往的档案管理工作中，为了对人信息的真实性进行判断，主要对其各项社会活动进行简单汇集，在这种情况下，要想从档案中提取相关信息，明确人成长路线基本无法实现。因此，事业单位应原来的基础上，根据职工团队的特征和发展规划，在人事档案中凸显人员成长路线，为档案利用者提供更加优质的服务。

2．建立健全管理机制

对事业单位人事档案管理进行分析，可以发现具有较强的综合性，要想取得理想的管理效果，需要部门所有工作人员的努力，并且实现与其他部门的协调合作。为此，事业单位应根据实际需求，建立完善的人事档案管理制度，对相应责任进行分级，科学划分不同部门的职责，高效开展档案信息的收集和整理工作，促进整体档案管理工作效率的提升，还能够减少成本浪费[4]。同时，还需强化制度化建设。事业单位应根据相关要求，建立从严管档长效体系，对档案管理工作的各项制度进行优化完善。明确档案管理要求，建立相应的管理考核制度和责任追究制度，通过这样的方式，增强档案管理各个环节工作的规范性，这样才能取得理想的管理效果。如建立调阅登记备案制度，不管任何人调阅档案，都要做好记录，在档案转递的过程中，一旦出现错误，应在征求本人意见后进行改进。

3．提高人员的综合素质

人才能够为事业单位的发展提供源源不断的推动力。所以，在事业单位实际开展档案管理工作的过程中，应加强对人才的重视，明确其在档案管理工作中的主体作用。为了提高人事档案管理工作的效率，确保事业单位能够得到长远稳定发展，就需要打造一支综合素质较高的档案管理团队，促进档案管理人员专业能力的提升，引导其形成正确的职业素养。通过教育培训和考核的方式，帮助档案管理人员实现自我成长，确保能够满足当前档案管理工作的需求。为了实现这一目的，需要加大教育培训力度，在组织专业培训的基础上，邀请专业档案管理专家到单位开展讲座，了解学习优秀的工作经验，学习先进的档案管理理论知识，帮助其掌握更加规范的管理技能，并对新型理论和方法进行探讨分析，促进档案管理人员综合素质的提升，实现档案管理工作的高效优质开展。在当前的信息化时代背景下，还需帮助档案管理人员加强对信息技术的学习，能够适当信息化档案管理工作的开展。同时，在人才选用的过程中，要加强把关，确保选择的人才具有过硬的专业能力、较强的责任心以及优良的工作作风，在此基础上，做好上岗培训工作，确保选用人才能够在短时间内适应工作岗位[5]。另外，还需完善绩效考核激励制度，将档案管理人员的薪酬与绩效考核相联系起来，充分激发其工作积极性，促进档案管理效率和质量的提升。

4．加强信息化建设

在当前的信息化时代背景下，事业单位必须要紧跟时代发展，不断完善基础设施建设。如在建设档案库房的过程中，应有效把控库房空间大小、硬件设备的质量以及通风条件等，并做好隔断处理，降低其他危险因素对人事档案的影响。在信息化技术不断深入发展的过程中，人事档案电子化管理是必然趋势。由于人事档案涵盖的范围比较广，所以储存量也比较大，具有较强的管理难度，仅仅依靠人力难以高效完成工作。因此，在实践过程中，事业单位应加大资金投入，根据实际档案管理需求，配备相应的电子设备，并实现对先进信息技术的有效应用。通过电子化档案管理系统的建立，实现对所有档案的统一化管理，以电子化的形式开展档案管理工作，能够缓解工作人员的压力，也能保障档案数据信息收集的准确性和高效性。同时，网络时代带来便捷，也会面临更大的威胁，在传输电子档案的过程中，很容易受到计算机病毒的感染，并且一些不法分子也会攻击信息化档案管理系统，一旦出现信息泄露的情况，将会造成负面影响[6]。因此，在建设信息化档案管理的过程中，事业单位应加强安全防范，通过提高档案管理人员的安全意识，促使其认识到安全防范的重要性，并根据相关规范要求，制定完善的安全保密制度，起到人员行为的约束作用。并明确所有人员的工作职责，以免由于人为失误导致原始样本出错。加强对电子档案的查询管理，监督其使用情况，防止出现资料泄露问题。从技术层面出发，强化对信息化档案管理系统的保护，有效应用芯片智能识别技术和加密技术等，确保档案信息的安全性。

5．完善服务体系

对于事业单位人事档案管理工作来说，完善的服务体系有着重要的影响，涉及服务流程、制度以及方式等方面。对于事业单位服务部门而言，应根据相关法律规定对服务体系进行完善。首先，对服务流程进行规范。对于人事档案线下服务行为和线上管理模式，为了实现二者的同步，事业单位应编制规范性文件，为服务流程规范奠定良好的基础。基于此，开展相关培训工作，提高档案管理人员的服务水平，实现标准化服务，为档案服务对象带来更加舒适的体验。其次，对服务方式进行创新。加强各档案部门之间的联系，全面收集利用率较高的人事档案，为后续服务方式的创新提供相应途径，主要包括开通“就地查询”“馆社联动”等功能。并加强与其他人事档案管理机构的合作，进一步拓展档案服务网络范围，提高人事档案数据利用率。最后，对服务制度进行优化完善。根据人事档案规范要求，事业单位应根据相关法规要求，科学建设服务制度，如建立档案利用体系等，增强服务制度的科学性和合理性。