档案信息化建设与管理的优化措施浅析

姜晓明

（莱阳市档案馆，山东 莱阳 265200）

在信息时代快速发展背景下，各行业对信息化建设的重视程度也随之不断提升。通过加强档案信息化建设，进一步优化档案管理，能够为未来稳定发展提供有力支持。为此，档案现代化管理工作在具体开展中，要对不断变化的工作需求做出充分考虑，基于对档案工作发展新要求的准确把握来制定出针对性较强，且具有一定特色的数字档案管理方案，以此来促进档案管理工作质量的不断提升。

一、档案信息化建设与档案管理内容

1．档案信息化建设

主要指的是紧跟时代发展步伐，通过对信息技术的有灵活引用，档案管理现代化工作的有效开展提供有力支持，结合新时期面临的新问题，构建出适合度更高的网络环境档案管理服务框架，明确更适合的档案管理方法，为档案信息共享、社会化服务水平的进一步提升提供有力支持。还要积极主动地学习、了解不同学科的知识，只有这样才可以为之后各专业实现协调配合奠定基础，以此来促使各部门之间可以构建起相互协调、多个环节为一体的复杂系统。一般情况下，都是先从局部建设入手，通过不断的调整、完善，逐步发展成整体建设，在宏观体制下，做出更全面的规划、实施，再通过和电子政务建设的有机整合，通过对自身优势特点的充分突显来逐渐发展成国家信息化战略的关键组成[1]。

主要是由以下几个部分组成的：首先，基础设施建设。简单来讲就是信息网络和相关的设备建设，可以确保档案信息在实际传输、交换和共享过程中，可以获得需要的基础条件，也只有先落实好档案信息网络建设的各项工作，档案信息化才能够取得理想的整体效益；其次，应用系统建设。主要指的是对档案相关信息进行全面收集、管理和灵活利用，保障信息安全。应用系统建设水平的高低，会影响到档案信息化建设进程和质量，可以将档案信息化建设效益、档案服务效果集中体现出来；再次，标准规范建设。主要指的是针对电子文件的形成、归档，以及存储与查询等方面制定相应的工作标准，同时对实施过程提供规范指导，就像是“交通规则”一样，能够为计算机管理信息、网络运行安全提供一定保障，具有的意义是非常显著的。作为一项长期工作，档案信息资源的开发与利用水平对档案信息化建设的成败有着直接影响。馆藏档案的数字化建设，还有电子文件的采集与接收同样也是开展档案信息化资源建设过程中不可忽视的关键内容；最后，人才队伍建设。档案管理人才是档案信息化建设的重要内容，不论是哪一阶段的工作都离不开专业人才的有力支持，这些人才除了要能够全面掌握档案管理业务，还要实现对信息技术的熟练掌握，因此，应加强复合型人才的引进[2]。

2．档案管理

档案管理工作在具体开展中主要是针对本单位在各阶段各项工作中形成的相关文件材料做出妥善的保管与整理归档，以此来为档案文件材料的准确、完整与系统性提供一定保障。且还要针对不同文件资料来进行案卷类目的制定，除了要保障存放的科学合理性，在利用、归档这一方面也要提供一定便捷。通过联系实际需求，对档案做出合理得到分类、整理、编目，并制定出与之相适应的检索工具，可以在之后需要引用档案的时候，做到快速准确的查询，还可以保障文件资料的安全，做好保密工作[3]。

二、优化档案信息化建设与管理的必要性

首先，能够有效降低档案管理难度。在信息时代高速发展背景下，若能够真正摆脱传统的纸质档案管理的诸多束缚，完善电子档案的建立，在管理中实现统一数字化处理，既可以使得以往纸质档案在存储等方面的问题得到妥善解决，之后相关信息资料的收集保存处理难度也会显著降低。且建设高品质的信息化档案管理系统，也可以大幅度减少因为存储环境条件发生改变，而给档案资料完整性、真实性等方面带来的影响，能够使得档案系统完整性得到有力保障。

其次，能够更便捷的查询档案信息资料。在以往的档案管理中，用户能够获取的档案信息大多时候都是分散的，使用者要想做到对数据间因果关系的准确把握，就必须要花费一定的时间和精力来分析分散数据，但很多时候，只是将这些数据单纯的结合，是难以发现其中存在的内涵信息和关联性的，这也是以往大多用户对档案信息服务满意度不是很高的主要原因之一。就档案管理部门来讲，在信息管理中会有大量档案信息资源产生，若一直沿用以往的管理操作模式，要想引用电子档案资料，通常都需要经过复杂、繁琐的数字扫描、电子存储等诸多程度来查询电子信息，难以从总体上提升管理效率。而通过建设高品质的档案信息化数据库，结合管理工作提出的实际要求来对档案信息化、档案现代化管理体系做出进一步优化，既可以高效率的帮助用户完成档案信息资料查询检索应用的任务，还可以为档案资料的及时有效查询、使用、公开借阅提供一定便捷。

最后，档案管理的途径发生了很大变化。随着大数据时代的快速发展，数字化建设也逐渐成为了档案信息管理发展的关键组成部分，也为该行业的改革与创新发展带来了新的启发，尤其是跨界、跨行业信息资源整合创造了有利条件。但就以往依然沿用纸质档案信息管理方式的时期来讲，一些档案管理部门掌握的数据信息虽然也不少，但数据结构形态给其带来的影响也是不容忽视的，无法确保其数据信息的积极作用可以得到有效发挥。但通过进一步加强社会档案系统的信息化建设，之后再实施现代档案管理系统信息化综合业务模式的时候，就能够在电子数据文件结构化方式的有力支持下，将相应的档案资料更清晰、准确的呈现出来。巧用信息网络平台，档案信息内容的综合收集、整理、存储和使用都实施统一管理。若可以彻底改变档案管理途径，整个档案信息服务管理行业工作效率的显著提升也可以获得有力支持，档案信息资料综合利用率也会得到大幅度提升。

三、档案信息化建设与管理现状分析

1．档案信息化建设与管理重视不够

当前，很多地区在档案管理发展中，对信息化建设的重视程度都有待提升，在推进相关建设工作时，投入的人力、物力、财力与精力相对较少，不仅会制约档案信息化建设发展，也不利于整体运作效率的显著提升，信息化管理质量有待提升。特别是馆藏量不断增加下，档案管理工作的完成度、难度也会受到影响，因此，在新时期下，相关部门应结合实际需求，合理增加在档案管理工作方面的投入。

2．档案信息化建设与管理不够标准

很多单位都习惯围绕自身档案的具体发展情况来制定出更科学适合的档案、信息化体系建设方案，在信息化管理体系中，也习惯沿用传统较为单一的档案管理业务模式，为档案业务管理、信息化建设成果的进一步优化提供有力支持。但就现阶段来看，很多单位为未联系自身实际，制定出更明确、适合的档案信息化建设标准，再加上各行业档案管理部门在不同时期，面临的信息化建设情况也是不同的，导致很多用户都无法在日常管理工作中实现统筹管理，经常会出现多重设计标准，极易给档案信息化建设流程、系统管理带来不利影响，难以取得理想效果。如，系统数据因为存储记录方式、软件接口技术存在一定差异，会在一定程度上阻碍档案信息交换共享利用、传输流通，进而制约档案信息化系统建设与管理服务水平的进一步提升。

3．档案管理人员整体素质有待提升

部分企事业单位、地方党政机关等部门对档案管理工作的重视程度不够，进而导致很多地区的档案管理工作人员都存在综合素质能力有待提升、档案专业岗位技能掌握不够，以及信息技术采集能力有待提升等情况。就现阶段来看，很多地区还未改变以往的档案管理服务模式，不仅不利于档案工作效率的提升，也会在整体上，给档案事业的改革与创新发展诸多制约。另外，档案管理机构的一线工作人员，业务能力也有待提升，缺少规范服务意识，各项管理程序的落实也不够规范，这也是档案信息使用效率难以得到显著提升的主要原因之一。

四、优化档案信息化建设与管理的对策

1．构建完善档案信息化资源管理体系

作为一项涉及到诸多复杂环节和内容的系统工程，档案信息化建设工作在实际开展中，除了要考虑到各种基础设施，以及信息资源建设与应用系统之外，制度规范、安全保障体系建设等内容也是不可忽视的。对此，档案监管部门应从整体上增强对这一系统工程的重视程度，在实现健康可持续发展的同时，将信息化平台建设的实际效果充分体现出来。同时还要结合具体情况来统计分析各档案管理部门在落实各项工作时遇到的不同情况，然后制定出具有一定的时代性、针对性特点的建设方案，只有这样才可以确保各阶段档案管理信息化建设工作质量。通过综合分析档案现代化管理方法的实践成果来进一步了解传统档案管理服务工作方式与当前信息化建设情况存在的差异。同时在具体推进档案信息化工作时，对电子、数字档案的具体情况也要做出充分考虑，对档案管理工作内容与方式做出合理调整，进行完善科学化管理体系的创建，以此来促进档案管理科学化效能的显著提升。一方面，档案业务管理部门可以基于对信息化系统建设工作实际需求的考虑来制定出更完善的制度规范。并基于制度规范内容来制定出与之相适应的档案管理方案，对具体流程做出进一步优化。针对档案管理工作中出现的一些问题，可以联系实际情况合理调整管理措施，以免给档案信息化建设的完整性带来影响，妥善解决各类问题。另一方面，档案业务管理与工作单位应坚实做出与时俱进，对现行档案信息管理规范制度做出不断优化，创新不同类型的档案信息服务管理工作制度，对档案信息系统管理、制度框架建设给予持续完善，以此来促进档案信息使用效果的显著增强，为之后共享现代档案服务管理信息化建设成果提供支持。

2．优化档案管理信息化技术体系

教育对档案管理工作信息化平台建设是必然发展趋势这一现实背景的考虑，档案管理部门在日常工作中，要对档案管理工作的有效开展需要数字化信息技术力量的大力支持这一方面有充分认识。通过对馆藏档案信息管理工作手段的改革、创新探索，引进更新颖、先进的数字化管理运作方式，既可以确保数字信息资源可以得到充分利用，也能够为档案业务工作、信息化建设的一体化发展带来一定的推动作用。为此，档案管理部门应紧跟时代发展步伐，结合实际工作需求，加强对高素质信息化技术人员的引进，这样在获得更多专业人才的有力支持后，档案管理工作的信息化技术体系也可以得到进一步优化，为档案管理工作信息化程度、安全性提供有力保障。另一方面，可以对档案管理工作实际需求的综合考虑来加大技术研发力度，确保每个阶段的档案信息化管理工作都可以获得先进技术手段的有力支持，为工作科学性、高效性的实现提供支持。同时，还要联系档案综合管理发展的实际进展情况来进行档案馆信息化技术管理与相应体系的构建，这样既可以为档案信息化专业水平的不断提升创造条件，也能够确保档案技术管理工作的信息化发展可以获得有力支持。

3．注重档案管理工作者的教育培训

档案信息化管理工作在具体开展中，涉及到的程序较为复杂、琐碎，对参与档案信息化建设与管理的工作人员来讲，具有一定的技术难度要求，同时还需要面对较高的安全风险。所以，档案信息化管理体系建设往往都离不开技术人员的有力支持，强调其工作人员要做到对信息专业理论知识的扎实掌握，还要不断提升信息化应用管理技术水平。基层档案管理工作人员也不例外，只要正确认识到了加强档案信息化管理建设的重要性，才能够全身心参与到实践探索当中，为档案管理信息化建设进程带来一定的推动作用。就现阶段实施的档案业务信息化系统建设服务工作流程来讲，还要从整体上提升工作人员的业务能力，还需要组织管理人员定期参与相关制度的学习培训，以确保在职工作人员可以学习到最新的专业重视，及时更新自身工作理念，增强主动服务意识。为此，要对各部门档案资源需求做出深入分析，进一步优化档案管理工作服务体系，以确保档案管理工作具有的综合效能可以得到充分发挥。同时，通过定期组织相关工作人员参与业务知识培训，以此来促使专业队伍可以在密切联系实际情况的基础上科学落实各项档案管理工作。另外，各业务单位领导也要结合实际需求，组织大家及时的参与档案系统工作的指导交流活动，这样既可以引导档案人员在日常工作中始终保持积极进取的态度，也能够加强创新探索，为档案管理工作的长久、稳定发展提供有力支持。

结语

总而言之，在档案信息化管理中，要想促进管理技术应用水平的不断提升，就要增强对信息化建设的认识，通过对现有资源条件的有机整合与充分利用来提升信息化管理水平，为电子文件管控工作的高效开展提供有力支持，以此来显著提升档案管理活动中信息技术的应用成效，为档案信息化建设工作的顺利开展创造更多条件，通过对各项管理措施的进一步优化来为档案信息化管理成果提供一定保障。