机关档案的数字化标准化建设管理分析

王彩春

（朝阳市生态环境局凌源分局，辽宁 凌源 122500）

在当前时代背景下，所有生产环节都会产生数据信息，在对数据信息进行管理时，传统管理方法已经无法满足各方面要求，需要积极利用信息化技术以及计算机等设备，对档案信息进行数字化管理，才能提高档案管理工作开展质量和效率。机关事业单位要根据时代发展要求，对现有档案管理工作内容进行全面更新，还要制定针对性的规章制度，为各项工作开展提供有效支持。例如，机关事业单位可以积极引进信息化技术，构建数字管理系统，对所有档案数据信息进行高效管理和利用，为自身发展提供有效数据支持[1]。

一、机关档案的数字化建设方法

1.明确数字化技术特点

1.1 技术原理。在对档案信息进行数字化管理时，需要将计算机设备和网络技术以及多媒体技术融合到一起，构建新型管理形态。在进行数据库技术和数据压缩技术以及高速扫描等技术应用时，可以将传统纸质资料信息转化为电子文档信息，降低纸质信息丢失问题的发生概率。在对电子文档进行管理时，可以构建统一的数字信息库，并且对各项档案信息进行分类储存，将传统纸质资源转化为电子化档案资源之后，可以通过数字形式对其进行储存，还可以采用网络传输形式，并且利用计算机设备和信息系统，对档案资源进行综合管理以及高效利用。在对各项信息进行整合应用以及实时共享时，可以为各项工作开展提供有效支持。当前在对档案信息进行数字化管理时，主要存在两方面内容，首先，要将原有纸质档案转化为数字化信息，在这期间需要借助扫描技术开展相关操作。其次，在对电子文档信息进行储存时，需要及时归档，确保内部信息更加完整齐全[2]。

1.2 技术应用形式。首先要构建数字化目录，还要选择合适数据库结构，并且对各项信息进行规范管理，将原有档案信息转化为图像文件，或者利用光学字符技术对信息进行识别之后，采用文本格式进行储存和管理，可以通过数据库对各项信息进行检索和使用。在对数字化档案进行收集和转化以及存储、管理、查阅、利用时，可以通过档案一体化管理模式，对各项文件信息进行及时查询和搜索。借助计算机设备对数据信息进行收集和转化，利用云储存技术对数字化信息进行储存和管理，借助网络技术对档案进行查阅和使用，各项技术在使用时，操作步骤存在一定差异。需要对不同技术应用要点进行全面分析和研究，并且制定针对性管理形式，才能进一步提高数字化建设水平，降低风险问题发生的概率[3]。

2.提高重视程度

2.1 明确建设要点。在进行数字化档案系统建设时，机关事业单位需要提高对这项工作重视程度，要严格按照国家法律要求开展相关操作，还需要将数字化建设纳入机关事业单位战略体系建设中，并且制定阶段性发展规划，确保机关档案数字化管理目标，能够切合机关事业单位发展要求，还要对现有建设路径进行拓展。机关事业单位需要将档案数字化建设，贯彻落实到日常办公环节中，还要加大这项工作宣传和教育。机关事业单位领导层需要对有关档案管理的法律法规进行全面了解，并且制定建设标准和规范，还要构建协同作业机制，要促进各个部门之间沟通和交流，确保各个部门能够配合档案数字化建设工作开展[4]。

2.2 优化系统功能。在对数字化系统进行设计和应用时，机关事业单位需要根据自身需求，对系统功能进行完善和优化，还需要加大科研力度，要将科研成果转化为实际建设方式。在对数字化建设工作进行宣传和教育时，可以通过日常教育和宣传以及树立典型等方式，增强管理人员责任意识，确保管理人员能够自觉参与到数字化建设中，还要在单位内部营造良好工作氛围，通过潜移默化对所有工作人员产生正面影响。在进行数字化系统构建时，还需要根据系统运行需求，加大基础设施建设力度，要对现有硬件设施进行及时更新，还要对软件系统功能进行完善和优化，通过对数字化系统进行定期收集和更新，为信息化管理工作开展提供有效支持。在进行基础设施建设时，要保证所有设备在使用时，能够满足数字化系统运行需求。因此要对设备规格和型号进行正确选择，还要根据数字化系统运行特点，对现有设备进行及时更新[5]。

3.构建统一标准

因为在对数字化档案进行收集和管理以及利用时，涉及的工作内容比较繁杂，系统性特征比较强。在对各项工作环节进行分析和研究时，机关事业单位需要构建统一标准，要保证所有建设环节能够顺利开展。地方政府也要提高对这项工作重视程度，要根据不同档案管理使用权限，制定相应标准体系和工作规范，为机关档案数字化建设工作开展提供有效指导。机关事业单位在对现有数字化建设内容进行更新和完善时，需要与时俱进，在现有建设思路上，对所有内容进行开拓创新，要对现有管理和建设规范进行逐步完善。机关事业单位可以根据数字化建设情况，制定新型档案形式，并且出台统一管理标准，要促进档案管理工作向着规范化和智能化等方向进行更好发展[6]。

4.加强风险防控

4.1 强化监督管理.在进行数字化建设期间，会受到多元素影响，容易出现安全风险问题。因为机关事业单位产生的所有数据档案，涉及国家行政机关工作秘密。在对档案信息进行储存和管理时，还需要做好安全防护。机关事业单位需要严格按照国家和上级部门要求，制定针对性安全管理规则和内容，还需要根据数字化建设水平，因地制宜制定安全保障体系，并且在原有安全管理制度基础上，对其进行完善和优化。机关事业单位需要组建专门监督小组，对数字化建设情况进行全方位追踪和管理，还要加强安全防护技术应用管理。要在现有技术基础上，对其进行及时更新，通过引进更加先进防火墙等技术，对各方面安全隐患进行全面预防和控制[7]。

4.2 提高安全防护能力.机关事业单位需要建立健全责任机制，要将权责落实到个人身上，一旦在进行数字化建设期间出现安全隐患问题，需要对涉及的部门和人员进行全面查找，并且由负责人制定专项整改方案，还要及时对问题影响范围进行有效控制。在对档案信息进行安全审查和管理时，需要选择资质更高、经验更加丰富的专业机构进行数字化建设，要通过对现有数字化系统进行定期升级和查漏补缺，提高数字化系统安全防护能力。在对现有档案信息进行传输和应用时，需要通过云备份降低数据丢失风险，还要提高数据传输安全性。机关事业单位需要根据自身数字化系统运行特点，研发防火墙软件，防止在进行数字档案信息应用时，遭受外界病毒攻击出现泄密等问题[8]。

5.组建专业团队

在进行数字化系统研发和设计时，对人才能力存在较高要求，工作人员不仅要明确数字化管理要求，还需要积极学习一些信息化知识和技术，才能提高数字化系统操作水平。机关事业单位在对现有人才队伍进行更新和完善时，需要拓宽人才引进渠道，要从各个层面引进高素质专业人才，还需要做好人才培训和教育，要提高人才综合素质和专业能力，还要鼓励人才学习一些新型信息化技术，并且定期举办专家讲座等活动，提高人才理论基础，还可以制定相应实践活动，丰富人才经验，也可以组织人才外出学习或深造，促进人才进行更好地发展。

二、机关档案的标准化管理措施

1.建立健全管理体系

1.1 明确管理要求.在对档案进行管理时，机关事业单位需要根据数字化建设要求，对原有管理内容进行全面更新，要构建现代化管理体系，还要制定针对性管理制度，才能为各项工作开展提供有效依据。在进行管理体系更新时，首先要明确组织原则，要采用统一管理形式，对所有档案信息进行集中保管，任何管理人员不能将档案信息据为己有。机关事业单位在进行管理机构建设时，要定期向档案馆移交档案，还要严格按照国家规定构建统一管理标准和制度，避免在开展管理工作时，因为各项工作独立性过强，导致管理水平下降。在进行组织领导体系建设时，需要将档案管理工作纳入机关工作计划中，还需要建立健全考核体系，要对管理人员日常工作行为进行定期考核，还要根据最终考核结果，制定针对性奖励和惩罚措施，从而调动管理人员的积极主动性，确保管理人员能够自觉约束自身行为，降低管理缺陷问题发生概率。

1.2 优化管理形式.在进行组织架构建设时，需要构建协调作业机制，要配置专业管理人员以及兼职管理人员，并且组建完善管理网络，通过构建相应组织架构，促进管理工作顺利开展。机关事业单位可以根据管理部门发展要求，对人力资源进行优化配置，并且由各个科室指定人员，承担资料收集和整理以及归档工作。在进行经费体系建设时，要为管理工作开展，提供充足资金保障，并将档案经费纳入机关年度财政预算中。在进行基础设施和设备建设以及维护时，需要对各项费用数据进行全面记录，并且将其作为管理依据。

2.加大宣传力度

目前在对档案进行管理时，主要涉及档案收集、整理、归档、保存、鉴定、销毁、开发、利用和统计、移交等内容。因为在开展管理工作时，涉及的工作程序比较烦琐，且各个管理程序在开展时存在具体要求，需要将管理工作细化分解为具体内容，才能降低各项失误问题发生的概率。机关事业单位需要对档案管理工作进行大力宣传，要保证所有部门工作人员都能明确管理工作重要性。机关事业单位还可以利用国际档案日，制定针对性宣传活动，并且借助多媒体技术，通过微信公众号等平台，对管理规定进行宣传和教育，也可以制作宣传手册或海报，对管理内容进行详细讲解。机关事业单位还要在内部营造积极愉悦的工作氛围，并且扩大管理内容覆盖面，确保所有部门都能配合档案管理工作的开展。

3.加强管理人员考核教育

机关事业单位在进行管理人员选择时，需要设置岗位准入门槛，要保证所有管理人员能够持证上岗，同时要做好管理人员业务培训和教育。机关事业单位要通过日常教育，确保管理人员能够具备牢固理论基础，还要制定相应培训活动，增强管理人员实践能力，要保证所有管理工作在开展时，能够做到有迹可循。机关事业单位需要建立健全人才培训机制，要根据管理工作发展需求，对现有培训内容进行定期更新，还要做好人才培养，要根据人才发展需求，制定针对性的培养机制，通过对现有薪资待遇和福利体系进行定期更新，留住更多人才，并且促进人才进行全面发展。在对管理人员进行考核时，机关事业单位需要根据不同档案管理要求，制定针对性考核内容，要从各个层面对管理人员能力水平进行全面了解。如果发现管理人员能力不符合岗位要求，需要对其进行再次培训和教育，要组建高品质管理团队，才能促进档案管理工作健康发展。

4.采用全过程管理形式

在对档案信息进行管理时，需要改变原有静态管理形式，要采用动态全过程管理模式，通过对所有档案信息进行全方位管理，从各个层面对数据应用风险进行预防和控制。机关事业单位需要制定阶段性管理计划，并且将管理内容细化分解为具体建设行为，管理人员要与工作人员进行及时沟通和交流，从而对数字化建设期间存在的各项缺陷问题进行及时发现和解决。管理人员还要明确数字化建设要点，在对数字化建设行为进行监督和管理时，需要对不规范行为进行及时发现和纠正。在开展管理工作时，管理人员还可以借助一些智能技术和终端，对数字化建设情况进行实时监测，并且建立健全风险防范机制，对建设期间存在的风险问题进行有效预防。机关事业单位还要建立健全应急预案，要对数字化建设期间出现的突发性事件问题进行有效控制，避免影响范围不断扩大，对数字化建设和标准化管理工作开展产生不良影响。

结语

综上所述，在对机关档案进行数字化建设时，要想实现标准化管理，机关事业单位需要建立现代化管理体系，并且对所有管理技术进行全面更新，还要引进更加专业管理人员，才能对管理过程中存在的各项问题进行及时发现和解决。在进行数字化管理系统应用时，机关事业单位需要对网络环境安全性进行重点管理，还要对管理缺陷问题进行及时发现和解决，要从各个层面对档案数据应用风险进行全面预防，还要对档案资料应用价值进行深度挖掘，要保证所有档案信息在使用时，能够发挥更大的作用。