做好城乡建设档案利用工作的措施分析

2023-03-05刘志超

中文信息 2023年1期

刘志超

（凌源市住房和城乡建设局，辽宁凌源 122500）

城乡建设档案无论是类型还是数量均非常多且复杂，包括了文字、图纸、图标、声像、电子文件以及实物等多种载体和记录形式，无论是管理还是利用均存在着较大的困难。想要充分地挖掘城建档案具有的价值，对其进行合理的利用，使其转化为重要的资源，就需要有专业人员负责，基于档案特点进行综合分析，寻求最高效的利用方法，坚持多措并举，为社会发展提供更多支持。

一、城乡建设档案利用需求

城乡建设档案资源的利用对象主要为工程建设的各参与单位，包括建设方、施工方以及监理方，城建档案管理部门要做的就是根据各单位的实际需求，来对相应档案资源进行开发，为各部门单位提供档案数据的支持，满足其利用需求。工程建设过程中，建设单位需要确定项目的建设规模、总投资额以及建设工期等相关信息，施工方作为工程的主要实施者，对城建档案信息的关键点在于成本、质量以及进度等方面，还需要兼顾安全要求，为工程项目的顺利进行提供支持。监理方主要负责工程实施过程的监督管理，协助建单位解决工程建设过程中遇到的问题，重点在于工程质量、工期以及成本等方面的管理，因此需要查询监理大纲、监理日志等文件，争取可以进一步加快工程建设进程，缩短工期，提高工程建设经济效益[1]。除了建设期间的需求以外，在工程项目投入使用以后对城建档案同样有较大的利用需求，尤其是对于扩建工程来讲，需要在意见项目的基础上对原有设施以及工艺条件做进一步的扩充性建设，甚至是大规模的改造，因此必须要对建筑工程本身有一个全面的了解，即通过城建档案获取到建筑工艺、建筑信息、建筑规模等信息，在结合实际需求确定扩建改造的设计方案，预防施工问题的发生。可以说城建档案在城市的规划建设中起到了重要作用，除了要做好收集管理以外，还要重视后续的开发利用，将其所具有的功能更好地发挥出来。

二、城乡建设档案利用现状

1.档案价值性较差

城建档案利用的前提是要对其进行专业的编研，确定其存在的价值，然后进行分类以及聚合处理，为后续的开发利用打好基础。但是就目前来看，这一方面还存在较多的问题，很多仅仅是就档案的内容形式进行了分类，以及聚合、展览等，信息化处理程度较低，对大数据、云计算等信息技术的应用性低，未对档案信息做更进一步的挖掘，难以体现出档案存在的价值[2]。城建档案在城市发展中具有一定的作用，但是其本身所含有的价值更多，通过有效的利用甚至可以创造出更高的价值量，需要相关部门提高重视。

2.整体利用率偏低

虽然城建档案具有较大的作用，但是对于部分的城市来讲，并没有足够的人力和财力支持来完成档案资源的开发利用，基本上均停留在简单的收集、整理、归档以及保管等简单的工作上，利用更是简单的查阅以及展览等基础层面。目前来看只有部分特大城市加深了对城建档案的开发利用，多数地区则是只编不研，以及只存不用。另外，城建档案本身也就有一定的特殊性，鉴于涉密要求，以及相关制度的不完善，导致大部分的工作人员对档案信息的研究开发重视不足，甚至是对档案数据的信息化处理存在比较隐蔽的抵触心理，从根本上影响了档案利用的发展，甚至还存在着档案损坏、收集不完整以及信息更新缓慢等情况，无法满足档案开发利用的要求，整个工作无法顺利进行[3]。

3.缺乏专业技术支持

在信息化水平不断提升的背景下，以往的纸质档案逐渐向电子档案转变，但是整体上依然是纸质档案占主导地位，尤其是早期的城建档案更是以纸质的形式被保存。为进一步提升城建档案的管理与利用效率，在时代的推动下，大部分城市均更新了电子计算机以及网络技术。但是受思想意识以及资金投入等因素的限制，所应用的软硬件系统经常是滞后于市场化需求的存在，部分软硬件刚上线使用不就要面临技术升级乃至淘汰的风险，又或者是与实际业务需求不符，无法达到预期的应用效果，反而会造成更大的经济损失。另外，因为思想上的认知不足，并未为城建档案利用的信息化发展创造有利的条件，很多制度并不完善，或者与实际情况存在着较大的差别，不能够为信息化工作提供指导以及支持，在缺乏专业运维管理的情况下，技术设备盲目上马，必定会与所期望的结果产生较大的差距[4]。

4.部门融合度较差

城市建设进程在不断加快，需要政府各职能部门之间协同合作，面对城市规划建设问题要进行跨部门的讨论，这样就对信息共享提出了较高的要求。但是就城建档案利用方面来看，因为信息化程度并不高，各部门之间的档案信息基本上就处于信息孤岛状态，多数是在部门内部单向流动，无论是查阅还是展览均存在明显的封闭性特点。随着电子政务的不断推进，公共服务部门建立了统一的运行平台，为信息资源的整合与共享创造了条件，各部门之间可实现业务协同办理，信息数据的利用率大大提升。但是对于城建档案信息来讲，其为独立自主的档案体系规则，完全独立于电子政务相关机制规则，因此在电子政务共享平台上的信息资源融合性较差，可以为城建档案开发利用提供的支持有限，还需要对其做更加专业性的二次开发与转码，只有这样才能够更好地融入电子政务共享平台，提高城建档案的利用率[5]。

5.专业人才严重不足

城建档案的开发利用需要有专业人才作为支持，不仅仅是要对其进行初步的整理、归档和管理，更重要的是要利用专业方法深度挖掘档案中存在的价值，然后以合适的方式达到最高效率的利用。目前来看各地城建管理部门中，相关工作人员严重不足，在职人员无论是年龄、知识结构还是技能水平均存在着很大的提升空间，较低的专业技能水平限制了工作模式的创新，面对城建档案利用率底下的情况更是无法认识到其中的不足，缺乏主动学习新技术工具的认知。另外，还存在着部分的身兼数职以及一人多岗情况，也会对城建档案的管理和利用水平产生影响，较大的限制了工作效率的提升，因此必须要提高对专业人才培养的重视。

三、城乡建设档案开发措施

1.重点项目档案

随着城乡建设进程的不断加快，工程建设项目数量在逐渐增多，其中在城市发展的整个历史进程中，更是不会缺少重点工程以及标志性建筑的存在，且与社会发展以及人们生活有着密切的联系，对此类档案信息进行开发利用，可以为城市进一步发展提供更大的支持。应转变传统思想，对相关的城建档案信息进行整合编辑，用以完成对工程建筑的针对性介绍，更可以通过专栏、专刊等方式向社会公布，这样人们会对城市标志性建筑工程有更加全面的了解和认识[6]。在整个过程中城建档案的重要性会被更多的部分和人发现，起到了一定的宣传效果，对于档案价值的开发有明显的推动作用。

2.历史文化档案

我国地域幅员辽阔，历史文化源远流长，在历史长河中留下了大量独具特色的建筑痕迹，以及对应的历史建设档案资料，不仅是城市历史文化发展的重要见证，而且对建筑发展史的研究提供了重要的参考。对城市建设历史文化档案进行开发，在城市宣传中发挥巨大的作用。城市建设发展中历史是不可被忘却的，在城建档案的开发利用中，必须要重视对历史文化类档案的研究，争取将其所具有的功能更大程度地发挥出来。

3.宣传成册开发

城建档案蕴含着丰富的资源信息，与社会效益以及经济效益有一定的联系，包括地下结构建设档案以及城市土地征用档案等，对城市下一步的规划建设有重要的指导意义。选取与当下城市规划关联密切的档案资源进行开发，再以宣传册的形式交由相关单位提供信息支持。即城市工程项目开发过程中，不可避免地会涉及地下管线项目，为尽量避免造成管线损坏，降低施工难度，就需要掌握区域内已存以及在建的管线工程。这种情况下城建档案管理部门就可以为其提供相关的档案资源宣传册，为工程规划以及施工提供参考，可以有效避免很多不必要的麻烦。城建档案管理部门必须要转变思想，根据档案内容进行分类，并有针对性地来进行宣传强化，以满足不同对象的需求，更主动地将城建档案具有的价值更大程度上地发挥出来。

四、城市建设档案利用措施

1.基于类型确定利用方向

1.1 声像档案。城建档案信息涉及的形式多种多样，包括文字、图片、音频以及视频等，不仅信息丰富，而且更加真实以及富有冲击力。因此，城建档案的开发利用要适当地对声像档案加以重视，根据需求进行相关档案信息的收集整理，并作进一步开发利用，以更加直观的方式体现出档案内容。随着信息技术的普及，城市建设工程的运行期间，声像档案具有更强的具体性、生动性以及直接性特点，大大降低了开发利用的难度，对于需求部门的共享、查阅等操作更加的灵活，为新的城建项目提供高质量的信息支持[7]。

1.2 电子档案。在计算机技术与信息化技术的支持下，电子政务已经成为现实，城建档案管理部门的信息化水平也在不断地提升，信息化技术的覆盖面积在逐渐扩大。现代工程项目和的建设以及管理正在向信息化管理的方向发展，无论是技术还是工具均在不断地更新换代，所形成的各类数据信息直接被计算机所记录和存储，最终以电子档案的方式被收集和入档。相比传统的纸质档案，电子档案的便利性以及安全性有了巨大的提升，而且可以更好地打破信息孤岛的问题，在不同部门之间实现共享的可能性大大提高，为城建档案的利用创造了十分有利的条件。正是以为电子档案的需求，城建档案管理部门要重视工作模式的转变，加大信息化建设的投入力度，积极推进电子档案管理和开发，为相应部门提供更好的档案支持。

2.创新城建档案管理模式

2.1 转变传统思想。信息化建设是时代发展的必要要求，城建档案管理部门必须要认清这一点，及早进行思想意识的调整，进行档案开发利用模式的创新，大力推进信息化技术的学习和应用，建立专业基础上的信息化开发模式，为存在需求的部门提供可靠的城建档案支持。其中，城建档案的开发利用需要与城市建设进程相结合，城建档案管理人员需要实时了解当下发展的需求，主动自身能力的提升，掌握更多档案管理信息化开发利用的方法，以高新技术作为支持，对城建工程活动的建设文件进行同步跟踪和管理[8]。

2.2 信息管理平台。建立城建档案信息化管理平台，实现所有城建档案信息的集合，所有用户通过验证登录后，便可以根据需求进行查阅和利用，真正做到信息的共享。城建档案信息平台的建立，使各政府部门之间的联系更加密切，可以自助完成工程建设档案的上传，再由档案管理人员进行专业的区分管理，有效缩减了档案收集管理的工作量，为后续的开发利用争取了更多的时间。为提高城建档案的利用率，可以在档案形式以及数据库形式上进行创新，根据档案利用需求的差异性，进行多样化的设计，创建多种形式的城建档案，满足不同用户的需求，以此来刺激其利用档案信息的积极性。另外，信息管理平台的建立和使用要强调安全问题的重要性，进行信息加密和防护，避免信息泄露损坏，提高城建档案信息的安全性。

3.数字化城建档案管理

城建档案高效利用的前提在于高质量的管理，面对时代发展提出的全新需求，在信息化技术的支持下，可以建立数字化城市建设档案管理系统，对城建档案进行数字化处理，同时结合实际需求进行针对性的规划，将传统纸质档案以电子档案的形式管理保存。重视数字化技术和设备的应用，建立专门的数字化城建档案数据库，对所有电子城建档案进行汇集，统一保存在数据平台内，更便于档案信息的开发利用。同时，要落实相应的管理体系，落实管理规范标准，基于网络来实现数字化城建档案信息数据的共享和利用。