医院档案信息化建设的价值与必要性分析

2023-03-05付晓雷

中文信息 2023年1期

付晓雷

（凌源市中心医院，辽宁凌源 122500）

引言

医院档案是医院重要的信息资源，真实、客观地记录了医院的运营情况、医疗服务状况，是医院进行科学决策、组织医疗科研、优化配置医疗资源的重要信息支撑。医院的档案不仅仅包括在行政管理中形成的各类文件、文书，还包括在医学、教研、科研等各个工作领域中以纸质、影像、声音等介质存储的大量的专业档案，此外还包括医院基本的工程建设档案、人事资料档案、医保档案以及医疗设备档案等等[1]。随着信息技术的发展，医院的各项业务，尤其是诊疗服务与互联网的融合程度不断加深，这就对医院的档案管理提出了更高的要求，档案管理要更好地为医院运营发展服务，就必须要适应医院现代化建设的步伐，提升医院档案管理的信息化水平。

一、医院档案信息化建设的价值

1.提升档案管理的效率

在传统的档案管理工作中，主要是进行纸质档案的管理，档案的收集、整理、装订以及归档等各项工作大部分都是依靠人工完成的。在信息时代，档案资料的数量与日俱增，对档案管理的效率和质量都提出了更高的要求。加快进行医院档案的信息化建设，能够优化和改进档案管理的流程，依托于信息化的档案管理系统、平台，能够使档案收集、整理的渠道和方法得到创新，解放了人力资源，大大缓解了档案管理人员的工作压力，与此同时也极大地提高了档案信息资料收集的效率和准确性[2]。与此同时通过档案信息化建设，能够使纸质档案逐步转化为电子档案，相比于纸质档案，电子档案更加易于保存和查询，能够有效提升医院档案资料的应用价值。

2.节约档案管理成本

实现医院档案的信息化管理，还能够有效地节约档案管理的成本。传统的档案管理，主要是以纸质档案为主，由于医院的档案具有一定的专业性，尤其是一些医学影像档案，比如CT档案等，都需要进行非常精细化的保管和处理，并且医院这一类的档案资料的数量是十分庞大的，需要建立专门的档案库来进行存储。而为了保证纸质档案的安全性，避免在长期保管的过程中发生霉变或者是虫蛀，在档案库中还需要配置专门的防尘除潮、通风以及除虫设备等等，每年的保管和维护费用就是一笔不小的支出[3]。此外，对于一些重要的纸质档案资料，在进行查阅时不方便进行原件的调取，还需要进行复印，对纸张资源也是一种浪费。而通过档案信息化建设，则可以直接利用线上的档案管理平台，借助大数据、云计算等技术实现海量的线上存储，尤其是对于影音影像这一类的医疗档案资料，可以实现更好地保存和处理，减少一定的成本支出。

3.提高档案服务质量

加快进行医院档案的信息化建设，还能够有效提升档案服务质量。对于任何一个单位来说，进行档案管理的最终目的实现对档案信息资源的价值开发和利用。但是就以往的档案管理工作来看，由于缺乏信息技术的支撑，档案管理主要还是以收集和保存为主，在档案信息服务方面有所缺失。而通过建立医疗信息化档案，医院各科室、各部门在为患者提供诊疗服务的过程中，就可以根据自身的权限和实际需求通过关键词或者是目录检索的方式在档案信息资料库中查询所需要的信息，能够极大地提升档案传递和使用的效率，真正使档案能够为诊疗提供服务，进而为医院医疗质量的提升奠定重要基础。

4.推进医院整体现代化水平

随着医院改革和转型工作的深入开展，越来越重视自身经营发展现代化水平的提升。在大数据时代，医院各类档案信息资料的数量与日俱增，加快实现医院档案的信息化建设，对于医院医疗服务模式的创新、现代化管理水平的提升都有着非常重要的价值和意义[4]。医院通过对档案进行信息化建设，能够为医院的人才培养、学科建设、资源配置提供强有力的支撑，同时也为医院不断朝着智慧化、数字化方向发展奠定了重要基础。

二、医院档案信息化建设的必要性

1.时代发展的需求

医院档案的信息化建设是适应信息时代发展的必然要求。在新一代移动通信技术的支持下，我们迎来了信息爆炸的时代。在这个时代人们需要在海量的信息当中精准的获取那些有价值、有针对性且具有较强时效性的信息，并且对于信息资源共享的需求也十分强烈。这就对医院传统的档案管理模式提出了一定的挑战，在进行医院档案管理的过程中，不能再用传统的管理理念、管理方法去笼统的进行档案资料的整理和收集，而是要从信息服务的角度入手，提升医院档案的信息化管理水平和服务质量，利用数字化以及智能化方式来对档案信息资料进行科学分类，并且提供智能化检索服务[5]，从而切实提升医院档案信息资料的利用率，满足医院各科室、各部门对精准化信息服务的需求。

2.医院可持续发展的需求

医院档案信息化管理的实现一定程度上可以推动医院整体的数字化建设，医院在进行档案信息化管理的过程中，能够培育高素质复合型的档案管理人才，为医院的后续发展形成重要的人力资源储备。除此之外，依托于信息化档案，可以为医院临床医疗、学科建设以及科研等各项工作的开展提供必要的信息支撑。就比如病历档案，病历档案是患者诊疗全过程的完整记录，在病理档案当中既包括患者的就医情况又包括后续的诊疗措施、康复状况等等，是进行医学研究、学科建设非常重要的案例依据[6]。通过档案资料的信息化管理，在进行相关的项目研究时，能够直接通过信息资源的共享缩短调研周期，提升工作效率，促进医院的健康与可持续发展。医院档案的信息化建设已经日益成为医院未来适应社会发展的重要手段。

3.医院档案管理水平提升的需求

医院档案的信息化建设，除去时代需求和医院发展需求这样宏观层面的必要性之外，就档案管理工作本身而言，也是提升医院档案管理水平的必然要求。当前，信息化已经成为衡量医院各项工作水平的重要标准，信息技术已经成为医院现代化管理的重要工具，医院的经营管理和服务模式也在发生深刻的变化。在这样的背景下，医院档案管理实现全方位的信息化建设已经成为必然[7]。就当前的实际情况来看，不少医院，尤其是基层医院，其档案管理的信息化水平普遍偏低，管理理念、管理方法也比较滞后，缺乏科学有效的信息化管理制度，且存在一定的人才短板，这些都阻碍了医院的现代化发展。基于此必须要深入推进医院档案的信息化建设，从理念、方法、制度、人才等各个角度入手提升档案管理的信息化水平。

三、医院档案信息化建设的原则

1.规范性原则

医院在进行档案信息化建设的过程中需要遵循一定的原则。首先就是规范性原则。医院要制定和实施专门的档案信息化管理工作标准和规范，与以往的档案管理规范不同的是，要着重重塑档案信息化管理的流程标准。在进行医院档案收集和整理时，要遵循统一的格式、公文规范，尤其是在进行电子文件传递时，所采用的文件格式、字体、压缩大小、上传路径等都要进行统一。另外针对传统纸质档案的数字化处理，也要严格相应的数据交换标准，做好有序转化，避免电子档案内容的重复性。

2.安全性原则

医院档案信息化建设的根本目的是提升档案服务效率和服务能力，促进诊疗服务水平提升，最终惠及广大患者，为其提供优质的诊疗服务。由于医院档案存在一定的特殊性与敏感性，尤其是病历档案，会涉及患者的个人隐私，因此医院承担着保障信息安全的重大责任和风险。伴随着数字化以及网络化时代的到来，网络信息环境存在较大的安全隐患，医院在进行档案信息化建设的过程中，一定要注意加强网络安全防护，投入必要的资金进行网络安全技术的引进与研究，确保医疗档案信息安全。

3.效益性原则

医院要根据自身的档案资源基础，包括现有的纸质档案、电子档案存量以及相关的信息化设备设施等，按照实际情况来明确自身进行档案信息化建设的需求。在此基础上，根据档案信息资源的利用率、重要程度来进行档案资源的等级划分，对重要且利用率高的档案优先进行信息化、数字化建设，确保其能产生较大的经济效益、社会效益，实现对有限人力、物力、财力资源的优化配置。

4.一体化原则

医院在进行档案信息化建设的过程中要遵循一体化的建设原则。首先，文档一体化，也就是要将档案信息化与办公信息化、自动化进行有机结合，档案管理信息系统要并入到医院的办公平台之中，设立单独的系统接口，这样医院各科室、各部门在可以更加方便地进行电子文档的传递。其次，电子档案与纸质档案的一体化管理，在进行档案信息化建设的过程中，要逐步实现纸质档案向电子档案的有序转化，但是需要注意的是，电子档案并不能完全取代纸质档案，两者必须要一同归档、同一管理[8]。

5.前瞻性原则

医院档案的信息化建设还要遵循前瞻性的原则。医院要将目光放长远，认识到档案信息化建设的终极目标是建立数字化的档案馆，将档案资源和档案各项管理通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现对档案信息、数据的合理配置和开发利用。在进行医院档案的信息化建设时，需要分阶段、分层次、分步骤地进行，每一步都要做到科学论证，结合医疗大数据发展的趋势和信息产业发展的特点，制定完善的档案信息化建设规划。

四、医院档案信息化建设中需要注意的问题

1.制度问题

医院在进行档案信息化建设的过程中，首先要解决的就是制度问题。没有规矩不成方圆，只有加快建立健全档案信息化管理的制度体系，才能为促进档案管理标准化、规范化水平的提升。一是医院要制定档案信息化管理的标准，明确档案信息化收集、整理、传递的各项标准，编制相应的档案信息化管理系统。二是要建立医院档案信息化管理的责任制度，明确信息化管理岗位及人员的职责范畴，做好档案管理的部门协调工作，一旦出现档案信息失真、不完整等的质量问题，进行严肃的责任追究。三是建立档案信息化管理的安全保障机制。针对医院不同的部门科室，要进行相应档案信息系统访问权限的设定，制定网络安全管理办法，加强档案信息安全防护。

2.平台问题

医院进行档案信息化建设的主要目的是提升医院的综合实力与现代化发展水平，医院要着力解决档案信息化建设中的平台问题，注重完善局域网络平台，提升软硬件实力，实现资源共享。在进行网络平台建设的过程中，要注重临床，面向管理，提升档案信息化服务的深度和广度。医院可以建立高标准的电子阅览室，按权限分级进行档案资料的查询。此外，医院针对医师、管理、后勤等不同专业的人员，可以开发适应其工作需求的实用软件，为其提供更加便利化的服务。

3.人才问题

医院在进行档案信息化建设的过程中大多面临着人才短板。新时期的医院档案管理工作对档案管理人员提出了更高的要求，既要熟悉档案管理的专业知识和流程，同时又要熟练操作有关的软硬件系统，具备较高的信息素养。但是就当前的实际情况来看，很多医院的档案管理人员是办公室行政人员兼任，能力素质参差不齐。基于此医院要更加重视建立和完善档案管理的信息化组织，加大人才培养的力度。首先，医院要优化现有的档案管理人才结构，针对档案信息化建设成立专门的管理机构，并且优选出领导班子，统筹负责医院档案的信息化工作推进。其次，在成立专门工作机构的基础上，为保证各部门各科室档案信息化管理的协调性，还要在各科室、部门设立专职的档案管理信息员，负责进行本部门的档案信息化收集、整理，确保专人专岗。最后，要求医院要做好针对档案管理人员的培训工作，加大培训投入，通过定期集训或者轮训的方式，组织专题培训，提升医院档案管理人员的信息化水平，并配合一定的绩效激励机制来调动档案管理人员的积极性。