信息化时代医院图书馆精细化管理与服务质量提升

2023-02-27毛伟杨林

科学与信息化 2023年23期

毛伟杨林

昆明市第一人民医院云南昆明 650011

引言

在经济和社会持续发展中，国家对卫生事业给予极大重视，使卫生事业得到长足发展。然而，在目前医院图书馆管理制度还不健全的情况下，经常会出现只注重管理、忽略服务质量的现象，没有注意到对图书馆馆藏资源深入利用，这对医院图书馆精细化管理起到了阻碍作用。医院图书馆是医院文化的集中反映，也是医务工作者的资料保证，所以，提高图书馆精细化管理对于现代医院发展有着举足轻重的作用，医院要持续强化图书馆服务工作，建立起一套更加科学、更加规范的精细化管理体系，推动图书馆服务方式不断创新。

1 精细化服务含义

精细化最早出自泰勒的《科学管理原理》这本著作，这是西方国家在社会经济发展过程中，对社会经济发展和服务水平提高的需要，也是一种先进企业经营理念。精细化服务，简单来说就是指提供个性化服务，打造一种独特服务方式，真正把顾客放在第一位，提供高质量和创新性服务，其主要特点是注重细节、注重过程、注重效果，用心把所有事情都做好，力求完美。它既符合图书馆“以人为本，用户第一”的基本原则，又符合图书馆最终目的，满足科研人员及普通读者的需求。精细化服务可以让读者对图书馆进行再认识，还可以推动图书馆服务内容精细化、服务过程个性化、服务方式人性化，从而提高服务质量和阅读效率，这也是现代医院图书馆知识、信息服务的主要特征。

2 信息化时代背景下医院图书馆精细化管理的意义

在现代医院建设中，图书馆是不可缺少的职能部门，它的建设目的是为提升医院医疗水平，具体内容有，为医院工作人员提供期刊、图书等多种图书资源，并支撑医院科研、学术、教学、医疗等众多工作顺利开展。图书馆的建设与医院科研工作有密切关系，特别对医院可持续发展有重要意义。然而，图书馆管理本身是一项烦琐的工作，它涉及图书资源管理、图书秩序管理、管理工作职责划分及质量评估等诸多方面。促进图书馆管理从粗放式向精细化管理模式转变，是规范图书馆管理行为、提高医院核心竞争力和医学学术水平、建设高素质医院工作队伍的重要举措。首先，在实施精细化管理基础上，可以优化医院图书馆工作过程和服务过程，采用信息化管理方式，可以有效提升管理效率，例如，利用信息化图书资源管理平台，可以有效对图书馆内图书资源进行处理和管理。其次，还能帮助图书馆提高自身综合能力，比如利用丰富服务资源，帮助医院有效进行临床研究、学术交流、实习等，从而帮助医院提高核心竞争能力。最终，通过信息化管理平台应用，能够为医院所有工作人员提供更加方便、高效的服务，有助于丰富自己的知识储备，提升自己的医学文化水平和专业素质。

3 医院图书馆管理工作中的问题

3.1 医院图书馆管理效率低

目前在国内，大部分医院图书馆管理人员都是由医院行政人员担任，但是行政人员对此没有准确理解，造成图书馆管理体系不健全，管理不到位，从而影响图书馆信息化发展。然而，在现代医学发展过程中，由于医学文献的数字化和网络化，使得图书馆信息资源无法及时更新。相关工作人员对图书馆管理不够重视，导致图书馆工作效率很低。

3.2 医院图书馆管理理念落后

因为医院图书馆服务对象范围比较狭窄，它只能为医疗行业专业人士提供文献服务，这就造成医院工作人员知识储备不足，而且医院管理人员也没有把对馆藏资源深入挖掘放在心上，造成图书馆信息资源利用效率很低。与此同时，医院管理人员在管理上比较滞后，他们的竞争意识、主动服务意识和创新精神都比较欠缺，他们的服务方法比较简单，不注意对图书馆信息资源信息化、数字化管理，服务水平比较低。

3.3 医院图书馆管理人员专业水平不足

医院图书馆现代化发展需要有高素质、高水平的专业管理人才，但是现在，许多医院管理者都是由医院里的非专业人员来担任的，他们按照传统方法来管理图书馆信息，缺少专门管理和医疗方面知识，造成医院图书馆管理工作效率不高，对于医院长期发展不利。

4 信息化时代背景下医院图书馆精细化管理的策略

4.1 完善精细化的管理制度

要想使医院图书馆管理工作向精细化方向发展，必须要先从管理制度角度入手，借助管理制度，为相关管理人员提供可靠的管理工作依据。要求管理人员坚持与时俱进原则，不断更新现行管理理念，积极理解和掌握在实现精细化管理模式过程中相关工作流程等核心内容[1]。首先，在建立图书馆管理制度过程中，参照和借鉴国家有关法律、政策等，提高管理制度的规范性、完善性和有效性，同时，要对线性管理制度进行合理修改和完善，并在此基础上，建立信息化数据库管理制度，为管理人员提供可靠基础，也可以通过各种管理制度，比如借阅管理制度、读者反馈制度等，规范和约束档案管理者的行为，并对其进行具体管理，确保能够为管理人员提供可靠的、全面的管理制度。同时，要注重在精细化管理思想与观念基础上，统筹、优化及改进图书馆各项管理工作，科学安排管理人员人事工作，有效整合图书馆内资源，营造良好馆内工作环境氛围等，结合图书馆管理工作需求，建立季度、年度等不同类型工作报表与计划，并进行细化，确保全体管理人员能够妥善贯彻落实工作职责与要求。除此之外，还可以指导馆内全体管理人员，主动学习先进管理技术与服务理念，并对相关档案管理工作文件展开及时发布与更新，再加上切实可行的奖惩制度、监督制度等管理制度支撑，规范图书馆管理人员工作行为，避免管理制度流于形式。

4.2 整合数字化的医学资源

要想有效回应在信息化时代下图书馆管理工作新形势与新要求，必须顺应时代发展潮流与趋势，推动图书馆管理信息化建设。而数字化图书馆管理资源体系的建立，是支撑信息化图书馆管理模式成功实施的重要保证，具体来说，就是利用先进的数字化、信息化等技术，将目前医学领域中的科研信息、成果和其他方面的图书资源，将其输入到医院信息化管理系统中，以便医院工作人员更好查阅、欣赏和学习[2]。同时，对于医院图书馆内部已有的纸质化图书资源，也要注重推进其数字化、电子化转变，确保能够通过这种数字化资源整合及建设方式，方便医院内部全体工作人员利用阅读类App、微信、门户网站等多元化在线学习途径，方便地进行查阅、浏览和学习，从而明显提高相关图书资源利用率。最后，医院要注重增加在数字化图书资源建设上投资，比如可购买医疗领域方面先进数字化资源，并利用专题知识模块将有关方面优秀图书资源进行系统化整合，这样能更好帮助有关管理人员开展管理工作，能够更好为医院内全体工作人员提供更好的服务；可以与其他图书馆或医药领域方面数据收录机构和部门紧密协作，促进有关馆藏资源的横向整合，保证通过医药图书馆联盟建设，充实馆藏资源，提高资源利用率。在数字图书馆建设过程中，为节约资金，可以通过“协同”方式，将各大医院图书馆资源进行整合，通过一种新型资源共享方式，既提高资源利用效率，又减少各大医院对数字图书馆的投资。

4.3 优化图书馆的管理体系

在以精细化管理模式为基础进行图书馆管理工作过程中，要注意适应信息化时代发展新常态，大胆运用新技术、新思想、新理念等对图书馆管理体系持续优化，特别注意与医院全体工作人员的反馈整合，确保更好地为他们提供服务[3]。首先，工作人员要不断推动数字图书馆发展，比如，可以建立网络门户，建立官方微博和微信公众号，这样就可以更好地为医院员工提供更多信息，比如，可以利用这些信息，为员工提供更多方便。同时，要注意与图书馆管理需求及要求相结合，以动态化管理理念，建立专业化图书馆管理队伍，同时注意将图书馆精细化管理工作责任、义务等分配给他们，做到责权相应、以人为本，真正实现全心全意服务医院全体医护人员，提高图书资源利用效率。在此过程中，一定要与医院当前图书馆建设和使用状况相结合，并从提升精细化管理品质入手，建立一套全新管理体制。另外，要与医院图书馆实际管理需要相联系，以提升图书资源服务品质为出发点，有效创建和管理当前图书馆内部阅读环境；增加经费投入，改进现有图书馆管理的软、硬件条件，利用阅读设备和资源，更好地满足广大读者需求；注重全体读者阅读喜好、需求等方面进行分析，建立个性化阅读模式，确保能够为不同读者提供适合其阅读需求的资源，通过开展多样化阅读文化活动，不断提高图书馆管理实效性。

4.4 培养精细化管理人才

现代信息化社会对医院图书管理人员素质提出更高要求，医院图书馆管理员除要注重提升自己的专业知识储备及计算机操作能力外，还要注重表达能力及人际关系的处理[4]。伴随以计算机为核心的网络技术持续发展，图书馆管理工作变得更加复杂，它牵扯到医学专业知识、文献信息管理学知识以及计算机网络技术等多方面内容，医院图书馆管理人员正朝知识化、专业化及年轻化方向发展，所以，医院必须选择具有较高综合素质、专业知识管理人员，持续提高图书馆管理人员工作能力和管理水平。

与此同时，医院还应注重对图书馆管理者全面素质和管理水平的提高，通过专门培训、讲座等方式，对管理者的知识结构进行优化，提高他们精细化服务意识，提高他们工作水平和创造力，并建立一个学习型管理团队，让管理者更好地相互交流、相互学习，从而培育出一批更好更精细的图书馆管理人员。

4.5 服务方式人性化

4.5.1 便于碎片化时间的利用。在当今快速发展社会中，由于医疗、教学、科研等方面需求日益增多，读者的时间也从原来的整体性走向了碎片性。与此同时，随着手机、平板电脑等多种移动通信工具的广泛应用，交流的便捷性让人们更好地利用碎片化时间成为一种新潮流，因此，移动阅读方式也变得越来越受到人们的欢迎。因此，人们对知识、信息的接收方法也改变了。精细化信息服务必须跟上时代步伐，以微信、微博、QQ、电子邮件、App等便携读物形式，为用户提供精细信息服务，开拓新的传播途径。为满足那些因为工作太忙而无法来馆的专家和学科带头人需要，图书馆使用虚拟专用网络，让专家学者在外出开会、研究时候，可以在任何时间和地点，都可以安全访问到医院图书馆的电子信息资源。该系统突破医院局域网限制，可以实现远距离、高质量资源共享，提高医院图书馆优质信息服务水平。

4.5.2 与用户交互式沟通渠道的建立。在精细服务开展过程中，也要对其进行持续调整，必须与客户建立互动交流通道。在充分利用微信、微博、QQ、邮件等方便快捷现代联系手段之外，在整体战略中，还可以安排专门人员，与使用者进行“一对一”的个人沟通，与使用者建立密切联系，为使用者提供他们所需的信息或资讯产品，以取得最好的服务成效，提高使用者的满意程度，提高信息服务的精准度和效能。