事业单位档案管理信息化建设研究

2023-02-27毛宝珍

科学与信息化 2023年23期

毛宝珍

衢州市委党校浙江衢州 324000

引言

事业单位的管理涉及科目、种类、内容等众多复杂要素。要实现科学的档案管理，工作人员需要提高工作效率，清晰检索档案信息，对纸质档案进行分类管理等。随着我国科技水平的提高，引用科技手段成为提高管理效率的有效途径。信息化和互联网的应用能够实现档案和资料的高效管理。互联网技术具备传播速度快、工作效率高、数据分析准确的特征，为档案管理带来了极大的便利。在涉及保密性的档案方面，特殊的档案管理系统能够满足电子档案的管理需求。这些系统不仅能实现档案的普及和使用，还能通过对入库档案数据的分析找出共性，为后续档案使用提供便捷渠道，从多方面提高档案管理效率。本文对事业单位档案管理体系的现状进行了研究，并提出了信息化建设的相关建议。

1 档案管理信息化管理的优势

1.1 功能丰富，效率较高

事业单位档案管理面临着纸质版档案众多、繁杂的挑战。通过引入互联网科技，可以更高效地完善档案管理工作。将纸质版档案扫描成数字化信息，安全、完整地保存在信息化系统平台上，不仅能够节约存储成本、解决空间占用和整理时间的问题，还能通过数字化检索、数据分析、借阅等方式大幅提高档案管理效率。现代化水平的引入使得档案信息化更加顺畅，减少了各部门之间的沟通成本[1]。数字化的档案管理系统平台使得档案能够更安全、完整地保存。这样的平台允许各部门之间共享档案信息，为日常工作提供了便利，增加了各部门交流工作的效率。随着数字化的发展，数字平台能够准确分类、查阅和安全管理所有档案。档案管理人员可以充分利用数字化背景处理烦琐的档案工作，提升管理效率，高效分析和处理资料，确保资料的完整性。数字化管理的优势得以充分体现。

1.2 存储便利，共享性高

传统档案管理依赖于人工手动处理，而档案管理信息化将所有档案转化为影像或电子化资料，不仅减少了存储室的空间、提高了工作效率、降低了存储成本，还确保了档案信息的完整和准确性。互联网存储的便利和高度共享性使得档案信息在使用过程中更为便捷。相较于传统档案管理，信息化技术的运用使得档案的存储、传播和使用更为高效。传统方法需要手动处理和人工参与，导致时间成本和资料完整性都相对较低。而信息化技术的引入打破了传统存储方法，通过各种终端实现信息共享，使用只需账号和密码登录，极大地方便了用户。随着云存储和大数据技术的发展，档案信息化管理和影像传播也在不断进步，提高了资料清晰度[2]。现代信息化档案管理更加完整和开放，不仅方便使用档案资料，还能对其进行扩充和完善，加速了档案管理的发展。在信息化数据管理系统中，档案可以实时更新和传输，实现了多用户同时使用和信息共享，促进了信息传播。档案管理信息化的存储方便和高度共享性是其显著优势。

2 事业单位档案管理信息化建设的意义

2.1 符合现代化发展要求

事业单位档案信息多且杂，这些信息不仅可以准确地展示出单位的经营情况，还给事业单位的发展提供大量的信息支持，以便帮助单位领导做好管理，制定好单位的发展战略，因此事业单位中档案信息管理相当重要，有着非常高的价值和意义。然而在现代化经济发展水平较高的背景下，信息化技术和大数据技术让电子档案管理工作也有了信息安全的隐患和风险，如果档案信息存在病毒，这就增加了信息安全的隐患和风险，如果不能快速处理信息安全的隐患，就会给信息的完整和安全造成威胁，所以在当前事业单位档案管理信息化建设中，保证信息安全尤为重要。这就要求事业单位在建设档案管理信息化的同时，还要对信息全程跟踪，保证档案信息的安全，做好相关信息的备份等。

2.2 提高整体工作效率

档案管理信息较多，在传统档案管理中，都需要人工进行分类整理，以达成管理的目标，随着事业单位的不断发展，对于事业单位的经营管理也有了更高标准的要求，事业单位要在加强对信息技术应用的同时，还要不断地提高工作人员的工作效率，让自身的行政服务意识更好地提升。这样才能进一步提升事业单位的竞争力，不仅可以满足人们的要求，还能满足社会对事业单位的管理要求和效率[3]。档案信息化管理工作是事业单位现代化发展中的重要一环，事业单位不仅要做好信息化改革，还能提高整体的工作效率，从而进一步提高事业单位的服务质量。

2.3 实现资源协调配置

在事业单位的日常管理工作中，各个部门互通有无，形成连接，档案信息涉及方面较多，一部分是相关单位中的一些证明，作为无形资产，要实现资源协调配置也是档案管理的重要工作内容之一。这就要求工作人员明确档案信息的传播意义，认真记录好单位的日常管理工作。档案信息作为单位可持续发展的重要组成部分，对于事业单位内部来说，资料的重要性可想而知，可以有效促进事业单位的持续发展。

2.4 打造独特文化氛围

事业单位的档案管理工作，需要各位档案管理人员具备较高打造事业单位独特文化氛围的意识，通过档案资料分析和存储，促成单位的经济发展和人才配置。面对所有的档案资料，管理人员要主动寻求资料的宣导和文化的传承，让特色文化氛围得到传承和发展。事业单位管理人员要加强公众对事业单位技术优势和经营特色的了解和发展，从而符合市场发展的需要，最后带动经济发展，打造独特的文化氛围，让文化得到有效的传承。

3 档案管理信息化建设过程中存在的问题

3.1 信息化档案管理制度体系不完善

在档案管理信息化建设的过程中，一个显著的问题是信息化档案管理制度体系的不完善。这一问题的存在可能对整个档案管理体系的有效性和健壮性产生负面影响。首先，不完善的信息化档案管理制度体系可能导致在信息采集、存储、检索和共享等方面存在混乱。缺乏规范和明确的管理制度可能会导致不同部门或个体在信息录入时的标准不一致，从而影响信息的一致性和准确性。此外，不清晰的档案管理制度可能导致信息存储结构混乱，使得检索和管理变得困难，影响了档案信息的高效利用。其次，不完善的信息化档案管理制度体系可能存在信息安全隐患。在信息化时代，档案信息的安全性至关重要。如果管理体系不完善，可能存在信息泄露、篡改或丢失的风险。缺乏明确的权限控制和信息保护策略可能使档案信息容易受到恶意攻击或非法获取。此外，不完善的制度体系可能影响信息的长期保存和合规性。档案管理需要符合一系列法规和规范，确保信息的长期保存和合规性。不完善的管理制度可能导致对这些法规和规范不能遵照执行，使得档案信息在法定期限内无法得到有效保存，甚至可能导致法律责任[4]。

3.2 缺乏信息化档案管理的核心管理理念

在档案管理信息化建设的过程中，一个显著的问题是缺乏信息化档案管理的核心管理理念。这一问题可能导致档案管理系统的设计、实施和运营缺乏统一的指导思想，影响整个信息化档案管理的效果和长期发展。首先，缺乏核心管理理念可能导致档案管理系统设计不够贴近实际需求。如果在系统设计阶段没有明确的核心理念，可能导致系统功能的过度冗余或不足，无法充分满足档案管理的实际需求。核心管理理念的缺失可能使得系统设计过于理论化，而忽视了实际档案管理工作中的具体问题和挑战。其次，缺乏核心管理理念可能导致信息化档案管理的实施缺乏整体性和系统性。不同的管理理念可能导致不同的实施策略和方法，而缺乏核心理念可能使得这些策略和方法缺乏协同性，无法形成统一的档案管理体系。这可能导致信息化档案管理的碎片化，各个环节之间缺乏紧密的衔接，从而影响了信息化档案管理的效率和一体化。此外，缺乏核心管理理念可能导致档案管理系统的运营难以持续优化。核心管理理念应该包含对档案管理工作的长远规划和发展方向的指导，但如果这一理念缺失，可能导致档案管理系统在运营过程中无法适应不断变化的需求和技术发展。这将影响系统的灵活性和可维护性，使得系统在长期运营中难以实现持续的优化和升级。

3.3 工作人员信息化水平低下

在档案管理信息化建设的过程中，一个突出的问题是工作人员的信息化水平相对较低。这一问题可能导致档案管理系统的使用效果受限，影响整个信息化档案管理的顺利推进。首先，信息化水平低下可能导致工作人员对档案管理系统的使用不熟练。如果工作人员缺乏对信息化工具的熟悉度和操作技能，可能会导致系统使用效率低下，影响档案管理工作的正常进行。这可能包括对系统功能的不充分了解、操作流程的混乱以及数据录入的错误等问题。其次，低水平的信息化素养可能影响档案管理工作的整体效率。信息化档案管理系统通常涉及多个环节，包括数据录入、检索、分析和共享等。如果工作人员缺乏信息化水平，可能导致这些环节中存在操作错误、数据不一致等问题，影响档案管理的整体效果。另外，低水平的信息化素养可能使得工作人员对系统的功能和优势认识不足。他们可能未能充分利用档案管理系统提供的高效工具，因此就无法充分发挥系统在档案管理中的潜在优势，从而限制了信息化档案管理的发展空间。

4 加强事业单位档案管理信息化建设的措施

4.1 完善事业单位档案管理制度

在加强事业单位档案管理信息化建设中，完善档案管理制度是关键措施。这包括规范、流程、权限、安全等方面的优化。规范建设需注重文件、数据录入和检索标准，确保档案管理的一致性和准确性。流程优化应贴合实际工作流程，通过信息化手段提高整体效率。权限管理机制和安全保障体系的健全是信息安全的基础，确保数据隐私和完整性。通过培训和宣贯计划，确保工作人员掌握系统使用方法和管理规范。通过这一系列措施，可以更好地完善事业单位档案管理制度，提升整体管理水平，确保规范、高效和安全的档案工作[5]。

4.2 提高档案信息化管理的标准性和安全性

加强事业单位档案管理信息化建设的措施之一是提高档案信息化管理的标准性和安全性。标准性方面，需建立明确的数据录入和管理规范，确保档案信息的一致性和准确性，防范信息混乱和错误。同时，规范化的管理流程可以提高操作效率，减少工作人员的操作负担。安全性方面，应建立完善的权限管理机制，确保不同层级人员仅能访问其职责范围内的信息，以防数据泄露和滥用。信息加密、备份和灾备措施也是确保信息安全的不可或缺的手段。通过以上标准性和安全性的措施，可以有效提高档案信息化管理水平，确保档案数据的安全可控。

4.3 加大资金投入，强化信息化基础设施建设

强化事业单位档案管理信息化建设的关键之一是增加资金投入，加强信息化基础设施升级。这包括更新硬件和软件，购置高性能服务器、存储设备，引入先进的档案管理系统，以提高管理效能。资金投入也需覆盖人才培养和技术支持，确保工作人员熟练使用系统，建立健全的技术支持团队，保障系统的稳定运行。这一举措为事业单位档案管理的数字化、智能化提供了坚实基础。

4.4 打造专业信息化档案管理团队

推动事业单位档案管理信息化建设的有效途径之一是建设专业信息化档案管理团队。该团队需要具备档案学、信息技术等专业背景，以更好地理解档案管理的需求并应用信息化工具。团队成员应接受相关培训，熟练掌握档案管理系统，具备解决技术问题和应对系统升级的能力。通过建设专业团队，事业单位可以更高效地推动档案数字化、智能化，提升整体档案管理水平。同时，专业团队还能更好地应对信息安全等方面的挑战，确保档案管理的稳妥运行。