国有企业物资采购管理常见问题及改进对策

文/徐玉山（南京港机重工制造有限公司）

随着社会经济发展速度加快，市场竞争环境发生了翻天覆地的改变，国有企业一直运行的物资采购管理工作存在诸多弊端，最为明显的是采购流程复杂、采购时间花费较多，整个采购过程监管工作无法起到监督与制约作用，从而导致国有企业发展在很大程度上受到限制，甚至影响发展。为此，就国有企业物资采购管理中常见问题进行有效分析，并针对问题提出科学的改进对策，从而推动国有企业物资采购管理优化改革，降低采购成本，优化资金使用率，使国有企业始终保持有利优势和可持续健康发展。

一、国有企业物资采购管理常见问题

（一）物资采购管理系统不完善

首先，一部分国有企业物资采购管理并未形成具体规程，相对较为分散，尤其是一些二级单位经常是按需自行采购，并未向上级申请或打报告，导致上级与二级单位采购物资重复情况严重，大量的物资被集中采购并存储在一处。企业采取的物资采购管理系统存在诸多不足，比如物资采购流程模糊，物资采购入库时验收松散，物资存储时管理责任模糊不清等，从而导致用于购买物资的资金量增加，购买的物资量多且重复，而真正所需却未采购存储，以至于还要投入更多采购资金进行物资的必要补充。以上种种情况，体现出当前国有企业用于采购的资金量一直居高不下，资金使用率较低情况一直存在且已经体现出负面影响。

其次，一部分国有企业物资采购管理制度不完善，还存在较大疏漏，例如采购审批不严、采购监督疏忽大意、采购检查管理细则缺乏。因此，当采购物资人员在实际工作中遇到问题后，没有解决问题的制度依据，导致问题积压、被放置，最终物资采购问题严峻。

最后，因为国有企业物资采购管理系统不完善，使得一部分思想不正、纪律不佳的采购负责人在实际工作中滥用职权，擅自为自己谋取私利，使国有企业资产浪费情况更加严峻。

（二）物资采购统筹不科学

在实际的物资采购管理工作中，同时存在这样一种现象，一部分物资采购人员出于节约成本的考虑，在采购时更多偏重于价格低廉产品，以此想要达到花最少的钱、获得最大经济效益的采购目的。但往往现实与理想存在较大差距，从而导致采购物资的整体质量与实际需求不相符，甚至有的无法使用，浪费了时间和资金，对企业发展带来制约性影响。以上物资采购工作的开展，将在无形中降低企业自身的市场竞争力，更严重会影响企业健康平稳发展。实际上，从国有企业制定物资采购管理制度的初衷可以看出，其根本目的是想将采购资金使用率提高，避免不必要浪费，使企业有更强的市场竞争力，有效稳定发展。但从目前国有企业物资采购统筹工作中可以看出，其习惯应用的表格式采购单，存在较大弊端，首先无法精准地将物资采购的具体情况一一反映出来，其次也无法向物资采购审核人员提供更有效的判断审核依据，最后无法从表格中获得有效降低采购成本的方法。以上分析可确定当前国有企业物资采购管理工作中还存在的较为显著的管理问题，反映出目前应该从哪些方面、哪些途径进行必要的统筹规划。

（三）物资采购预算编制不合理

国有企业物资采购工作的开展，主要是依据采购预算进行的，可以说采购预算是一切物资采购工作顺利开展的必要环节，更是不可缺少和忽视的环节。采购预算存在着非凡的价值与意义。

首先，通过采购预算，可全面了解到物资采购资金的应用范围与应用量，判断出采购资金的整体使用率，对存在不恰当之处进行合理更改与完善，有效降低甚至避免采购资金的大量浪费；其次，通过采购预算，采购审核人员可发现哪些物资采购不合理，及时将相关采购目录进行更改；最后，采购预算也是采购监管人员对采购信息进行核对的重要依据，便于发现是否存在贪污腐败问题。但在实际工作中，很大一部分国有企业并未重视物资采购预算的编制与审核[1]。在编制采购预算时，相关工作人员大多是依据上一年度的采购预算单进行编制，依据个人主观意愿对其中的一些物资数量进行调整。采购预算不仅编制缺乏一定的科学性和合理性，同时也存在一定的风险性，致使采购预算风险性增大。由于采购预算编制并未进行全面有效的调研后就开始编制，导致物资采购审核人员对采购预算清单内容了解不彻底，无法通过采购预算清单审核出哪些不合格、不合理，监管工作无法顺利开展，监管职责无法充分发挥作用。当采购人员依据采购预算实施物资采购后，出现问题时，追责更难以顺利进行，最终物资采购监督效果一般，监管形同虚设。

（四）物资采购流程不完善

物资采购流程：①确认物资采购预算清单；②制定物资采购计划；③采购人员进行询价、比价、采办；④采购物资入库前检查采购订单、物资合格证、相关检验合格证等；⑤取样检验物资，记录取样结果，依据结果制作检验报告；⑥检验合格产品出具合格质检报告单合格证，办理入库，填写入库单，完成物料存储工作；⑦检验产品不合格，出具不合格质检报告单不合格证，退货给供应商。从以上物资采购流程的各个环节中可以发现，每一个环节都非常重要且关键，而这其中人起着决定性作用。

目前国有企业物资采购流程不完善主要体现在如下几个方面，第一是整个流程流于形式。因很大部分国有企业对物资采购管理工作意义与价值认识不够，从而对此工作人员部署不重视，相关工作人员安排较为随意，人员素质水平不一。其中很多工作人员在工作岗位上懒散，工作态度不端正，法治意识较弱，职业素养缺失[2]。第二是人情大于法理，在实际工作走访调查中发现，很多采购人员会依据人情办事。比如，采购物资时会选择关系较近或者有一定利益关系的供货方进行物资采购洽谈，对物资采购要求忽视，从而出现采购物资质量不符合要求等情况常存在。第三是存在一定的采购风险，一部分物资采购人员并未意识到物资采购质量对企业发展的影响，从而在采购时更倾向于利益最大化，采购低于市场价的物资，并在审核过程中态度散漫，未进行严格审核，导致物资采购风险加剧。此外，物资采购流程不完善还涉及其他多个方面，都对国有企业健康长远发展带来阻碍，影响其在市场中的有利竞争地位。

二、国有企业物资采购管理的改进对策

（一）完善物资采购管理体系

针对物资采购管理体系不完善这一现实问题，必须重视建设与完善物资采购管理体系，并在管理中有效落实监督管理责任，使各个环节，各个岗位工作人员都积极并高质量完成本职工作。国有企业要重视物资采购管理工作，制定自上向下的物资管理制度。这是因为国有企业包含多个下属各级单位，这些单位的物资采购工作与国有企业物资采购工作衔接较多。因此，可制定统一的物资采购管理制度，一来便于国有企业统一管理，做好物资采购资金的整体规划，提高资金使用率；二来便于国有企业将各方责任具体化，可在物资采购问题出现后，及时找到责任人，做好后续管理工作；三来便于国有企业做好监督管理和约束管理，促使相关工作人员积极高质量完成本职工作。

为此，完善物资采购管理体系，需要国企采购管理实现制度化与规范化。这样就使国企物资采购管理根据设定的模式有序进行，由此减轻采购管理部门的工作压力，让采购部门摆脱繁琐日常采购事务的困扰，可以更好集中精力进行其他事务的决策和思考。当前，实现制度化和规范化工作与国有企业经营管理效率提升密切相关，这既是国有企业经营管理的支撑，更是日常管理控制的根本。通过实施采购管理制度化和规划化，让采购人员的职责得到明确，为后续绩效考核提供了依据。实施采购管理的规范化操作，要求国有企业根据要求设置和明确仓库管理制度、仓库管理员职责、采购质量制度、采购日常报表制度等。其中，仓库管理员要做好原材料按质按量存放的基本要求，以更好满足国企生产需要；而仓库管理制度要求仓库实现规范化管理，严格落实物品材料出入库登记制度；采购质量制度要对采购流程中的环节进行全面的质量把控，做到对采购物品材料质量的有效监督控制；采购日常报表制度可以将采购信息及时、准确地上传给采购管理等相关部门及其人员。国有企业下属各二级单位可依据物资采购管理体系，结合本单位的具体情况制定相关管理细则，将上级部门要求工作全面落实开展，配合相应监督与检查。与此同时，可依据本单位的实际物资需求，做好物资采购预算申请计划，上报上级，层层管理模式下国有企业物资采购管理将体现制度化、系统化、扁平化和有效化，最大程度上将国有企业物资采购管理工作透明化，使以权谋私、利己至上等腐败风险明显降低。

（二）科学进行物资采购统筹

针对物资采购统筹不科学的问题，需要从问题产生的根本原因之处进行对策的研究。

首先，针对盲目追寻采购成本降低，对采购物资的质量把控不严问题，需重视摆正物资采购态度，科学进行物资采购统筹，尤其是国有企业相关部门需重视对拟合作的物资供应商的资质进行严格审核，对不符合相关规定要求，或资质符合但物资质量不符合标准的供应商要予以拒绝，重新选择适合的物资供应商。对物资供应商的资质进行有效审核，是为了更好地确保物资采购流程更加规范化和有效化，降低物资采购成本[3]。并且，在实际开展物资采购过程中，供应商所能提供的供应服务、售后服务等的质量与效率也将对国有企业自身发展有直接影响。因此，供应商资质的审核与严格管理是非常客观且重要的工作内容之一。对供应商的选择，可从以往常合作的供应商中进行第一次选择，确定其中是否有合乎标准的。若有符合标准的供应商，可继续进行下一步的针对性考核；若没有符合标准的，则可进行第二次的扩大范围选择。总之，供应商的选择与国有企业经营发展关系紧密，应重视选择并加强审核。

其次，针对目前国有企业应用的采购表格要进行针对性的优化与完善，确定的采购单要利于物资采购审核人员对采购物资进行全面细致审核，要利于判定采购数量符合具体需求，避免出现重复采购、采购资金大量占用、采购资金使用率不高等现实问题。当以上问题解决后，国有企业物资采购统筹工作将会更科学地开展，确保物资供应的时间适宜，质量符合标准，保障国有企业稳定且长远发展。

（三）优化物资采购预算编制

针对目前国有企业物资采购预算工作存在的问题，可知采购预算在编制时，相关工作人员并未进行全面科学的调研，而是将上一次的采购预算进行重新编制，依据经验对采购数量和内容进行增减，看似工作已经完成，但实际上却存在很大纰漏。其中最为明显的就是信息的虚假与错误，上一次的采购预算与本次的采购预算存在很大差别，编制人员并未进行实际调研就确定采购预算，将会造成采购与需求不符的问题，使得采购资金大量被占用，实际需求无法得到有效解决。为此，针对这一实际情况，需重视优化物资采购预算编制[4]。在当前信息技术普及应用的新时代背景下，信息技术已经在各行各业充分发挥作用与价值，国有企业要积极地在物资采购预算管理中应用信息技术，一来可有效地将物资采购工作效率提高；二来便于编制工作人员更全面、更有针对性地进行预算编制，提高工作质量，使国有企业采购资金最大化利用。在应用信息技术后的物资采购预算编制工作开展时，工作人员可通过关键词查找的方式定位采购数据各项信息，依据实际需求编制采购预算，让物资采购工作更加科学与合理。同时，采用信息技术手段后的物资采购工作将更加透明化，使各方信息不对等问题得到实际解决，既便于国有企业物资采购监管部门做好监督与审核工作，又利于更科学地配置企业各项资源，助力企业可持续健康发展。

（四）完善物资采购流程

针对物资采购流程不完善问题，尤其是流程过于形式化、人情大于法理以及存在一定的采购风险等，必须重视构建更加科学完善的物资采购计划，完善物资采购流程[5]。国有企业物资采购流程要进行细化分析，比如重要物资、一般物资、周转材料等要建立独立的物资采购计划，分开管理与审核，制定不同的审核标准。比如，重要物资采购流程，可以招标的方式开展，制定物资招标计划与方案，计划审查批准后，要对供应商的资质及相关信息进行调查与审批，确定合作供应商，签订供货合同，组织进货，在物资交接时要注意做好验收检查工作，对各项审核材料全面收齐后归档保存，接着做好入库保管存储工作，最后相关人员要依据物资申请表提取物资。从以上的物资采购流程中，可以发现，各个环节是环环相扣的，任何一个环节若出现差错或问题，都需要进行重新审核，重新走一遍流程，这样将会把过往采购流程过于形式化的问题彻底解决，将人情大于法理、采购风险存在等问题进行有效控制[6]。一切物资的采购流程都按章办事，按制度执行，不仅物资采购整体工作效率提高，工作质量也得到充分保障，国有企业将会在完善的物资采购流程中更好地使用采购资金，实现采购目标。

三、结论

综上所述，可知国有企业物资采购管理中常见的问题为物资采购管理系统不完善、物资采购统筹不科学、预算编制不合理、流程不完善，如形式化严重、人情大于法理及存在一定的采购风险等。因此，针对上述问题提出改进对策，完善物资采购管理体系、科学进行物资采购统筹、优化物资采购预算编制以及完善物资采购流程。在改进对策的实施下，国有企业物资采购管理工作顺利开展，并稳步提升工作质量与效率，推动国有企业较好发展。