信息化时代高校学生档案管理规范化发展的机遇与挑战

严竹安,冉育彭

(常州工学院 航空与机械工程学院/飞行学院,江苏 常州 213000)

信息化时代,高校学生档案管理工作的内容和形式都在发生深刻改变。高校应当抓住机遇,调整和优化学生档案管理体系,促进档案管理规范化发展,为学生的学业和就业提供保障。传统的学生档案一般只记录学生的个人信息和学业情况等基本内容,便于学校或企业初步了解学生。信息化时代,为提高社会对人才的利用率,学生相关的资料和信息都被详细记录在案,学生档案数量呈成倍增长趋势,类型更加丰富,既包括基本的文字信息,也包括图像、声音、视频等信息。在这样的情况下,继续采取传统的管理方式会导致学生档案发展不规范、安全性降低等诸多问题,进而影响学生的成长和发展。[1]加强学生档案规范化管理,对于促进高校治理体系和治理能力现代化具有重要作用。利用信息技术手段,建立科学、规范、透明的学生档案管理系统,确保学生档案管理工作的合法性和合规性,能够为高校的现代化治理提供有力支持。

一、加强高校学生档案规范化管理的意义

信息化时代,高校应当围绕规范化和标准化,推进档案“管理”向档案“治理”发展。档案管理是基础性管理工作,具有明显的单向性和封闭性特征。而档案治理是对管理的有效升华,能够将封闭环境转化为共享环境,组织多主体参与到学生档案管理工作中。分析档案管理与档案治理的本质可知,管理着重于“管”,而治理强调“用”,推进学生档案工作的转型意义深远。

(一)适应高等教育改革要求

利用信息技术优化学生档案管理体系,有利于高校深化综合改革,推进教育的现代化、信息化、智能化。2001年,高等教育学历证书电子注册制度已经开始实施,用户登录网站或相应平台即可查阅和验证学生的学历证书及其他学历基本信息。近年来,高校电子档案体系进一步完善,管理逐步趋向规范化和科学化。随着《国家中长期教育改革和发展规划纲要(2010—2020年)》《教育信息化2.0行动计划》等政策的相继出台,信息化建设深入融入了教育模式、教学内容和教学方法等多个层面的改革[2],学生档案可以全面反映人才培养过程和质量,综合利用率得到提高。

(二)加强档案信息安全保障

随着数据信息的增加,传统学生档案管理模式逐渐出现疲软态势。特别是在遇到一些不可控、难以预测的灾害时,档案储存环境发生较大变化,会导致纸质档案损坏或丢失,对学生未来发展造成不利的影响。对学生档案进行数字化处理,上传到数据库,并进行备份,能够为学生档案提供双重保障。即使硬件设备由于病毒侵入、操作不当发生损坏,高校也可以通过备份资料重新获取完整的学生档案。[3]基于信息化技术加强规范化管理,能够更好地应对未知风险,有效提升学生档案的安全性和完整性。

(三)发挥档案综合育人价值

新技术的不断涌现和经济社会的快速发展为高校学生档案的储存和管理工作带来了新的活力。信息化背景下,任课教师可以通过档案存储系统更加便捷地了解学生的个人情况、在校成绩和活动参与情况,制定有针对性的、个性化的人才培养方案。就业指导教师可以根据档案对学生的求职意向和专业特长等进行详细分析,在就业课程或活动中给予其指导性意见或建议。学生求职过程中,用人单位可以根据档案分析与学生专业、特长等相匹配的岗位,实现人力资源的合理配置。[4]

(四)推动高校教育事业规范发展

学生档案具有社会性、综合性、系统性、通用性和竞争性,对其进行规范管理和存储有助于提高教育评估、教学改革、科学研究等工作的效率和质量,提升高校的竞争力和知名度。[5]同时,学生档案是学生发展和成长的见证者,也是学生步入社会的“敲门砖”。推进高校与企业在学生档案管理方面的共建共享,完善信息化档案管理体系,有助于充分发挥学生档案的功能和作用,促进高校与企业合作的深化。信息化时代,实现学生档案管理工作的转型和升级,既是高校提升行政管理效能的要求,也是高校深化产教融合和校企合作、实现可持续发展的需要。

二、高校学生档案规范化管理面临的挑战

学生档案信息内容和形式的变化对传统档案管理的理念和方法形成了深刻的冲击,用户对档案的利用、查阅、服务等方面的需求呈现出高效性、跨区域、个性化、多样化等特征。新的管理模式尚未完全成型,在一定程度上影响了学生档案功能的充分发挥。

(一)理念较为滞后

一些高校忽视学生档案管理与教学工作、教育管理工作和学生未来发展的密切联系,没有为学生档案建设专门的管理结构或部门,而是将档案交给一些非专业的或兼职的教师管理。由于缺乏领导层和决策层的支持,这些高校学生档案管理人力、财力等投入较少,缺乏专业性和规范性,存在应付差事的现象。[6]而忽视对学生档案的价值和意义的宣传,又导致一些学生在填写个人信息时不规范、不全面,甚至在档案流动过程中造成档案遗失问题。长期处于被动状态,被边缘化,岗位和职能被占用,严重影响了高校学生档案工作的整体发展。

(二)技术衔接不够紧密

信息化时代,高校学生档案管理普遍实现了利用数字技术和电子设备查阅、存储、传递档案的功能,学生或企业可以跨区域获取档案资料。档案管理形式基于信息技术基础,以电子管理、网络传输为主。档案管理环境具有隐性特征,以云空间、网络或磁盘等为主。学生档案类型丰富,数量众多,且信息资源较为分散。受技术衔接不够紧密的影响,一些高校档案资料难以实现共享,需要进行多个复杂程序才能完成汇总,管理效率低下,信息检索成本增加,存在重复、不全面、不规范等问题,制约了信息化建设的开展。[7]

(三)制度体系尚不完备

基于先进技术的设备设施是促进档案管理工作向信息化、智能化、现代化方向发展的前提。一些高校以办公室代替档案室,既没有引进专业的信息化管理系统,也没有安排专业的管理人员,学生档案存储和查阅的难度都比较大。完备的制度体系是提高学生档案管理规范性的重要保障。职责分工不明确,职位界限不清晰,工作开展缺乏统一的依据和规范的章程,容易使档案管理陷入混乱的状态。

(四)人员综合能力不足

学生档案管理人员的综合能力与档案管理质量和效率存在着直接联系。他们信息化水平高,专业能力强,就能够在有限的时间内迅速整理和归纳各类档案,并将其记录和保存好,为后续查阅、调动提供便捷。[8]一些高校没有配备专业的档案管理队伍,现有档案管理人员对学生档案的重要性也没有充分认识,不具备信息化管理能力,对各类活动的开展造成一定影响。此外,学生档案管理体系激励制度不健全,一些工作人员在长期低薪且没有机会和途径接受专业培训的环境中产生消极的工作态度,习惯于被动收集和记录档案资料,服务意识欠缺,导致学生档案管理工作缺乏创新,表现出不能适应时代发展需求的问题。

(五)信息基础设施有待健全

高校学生档案主要包括个人基本信息、学习状况、科研能力、道德品质、日常奖罚等内容,与学院、教务处、学生处、团委等多个部门相关,分散性强。加强信息化技术的应用可以为学生档案管理的规范化发展提供保障。受资金、理念等多重因素的影响,一些高校学生档案管理的信息化、网络化建设还未被提上日程,信息技术的应用较为有限,档案形式以纸质为主,收集、分类、存储、调动依旧采取手动方式,加大了档案管理工作的压力和强度,降低了工作效率。信息化基础设施不健全,没有专业、统一的数据库,影响了档案信息的共享和交流。[9]

三、推进高校学生档案管理规范化发展的策略

充分发挥信息技术的优势,将其应用于收集、整理、保存、查阅等多个环节,是信息化时代推进学生档案管理规范化发展的关键。高校需要从提高管理意识着手,改进技术标准,完善规章制度,提高管理人员综合素质,为学生档案管理提供保障。

(一)提高管理意识

高校学生档案的形成和汇总涉及多个部门。只有各个部门都能深刻认识到学生档案对高校日常运行和学生发展的重要性,才能推动相关政策的落实。高校可以设立专业的学生档案管理组,明确划分权责,加强统筹规划。各部门要在专业档案管理组的引导下进行档案对接,提升档案管理的质量和效率。[10]高校要积极宣传档案信息的重要性,引导学生正确认识档案的价值,全面了解调动档案的注意事项,提升档案信息的全面性、准确性和安全性。

(二)改进技术标准

信息化时代,对高校学生档案管理体系进行改革与优化,需要完善技术标准,加强数字化对接。要根据不同部门的业务需求建立不同的学生档案管理标准,明确电子档案制作和利用的要求与流程。学生档案文件可以以学生学号命名,采用电子文档形式存储,按照个人信息、学习成绩、奖惩记录等进行分类管理。要建立严格的档案资料对接标准,厘清学生档案负责人和普通工作人员的权责,将具体责任和任务落实到个人,避免出现相互推诿、工作混乱的现象。建立权限管理机制,规定只有获得授权的人员才可以访问学生档案,加强档案信息的加密和防护。要对相关技术进行创新和升级,建立电子档案管理系统,实现教学、学生、就业等部门档案信息的自动化收集和快速查询与共享,为后续的档案对接提供条件。

(三)完善规章制度

2020年,十三届全国人大常委会第十九次会议审议通过了修订后的《中华人民共和国档案法》,为信息化时代档案管理的高质量发展提供了法制保障。高校应当加强学生档案管理制度建设,明确收集、整理、归档、调动等环节的责任和权力,严格奖惩,推动学生档案管理的规范化、科学化发展。[11]要彰显档案管理的服务性,提高档案管理的安全性和可用性,确保学生档案的真实性和完整性,将各项管理制度有效落实到具体的工作当中。规范学生入学、转学、毕业等各个环节的档案管理流程,明确各个环节的具体操作要求和相关文书材料,确保各项指令都能得到有效执行。明确学生档案的隐私保护原则和措施,查阅、复制和传递必须遵守相关法律法规,严禁未经授权的档案查阅和泄露。加强学生档案的安全管理,确保档案信息不被非法获取和篡改。设立专门的档案安全保密岗位,定期进行档案信息备份和存储。

(四)提高人员综合素质

高校学生档案管理工作具有很强的服务性和专业性,档案管理人员需要具备一定的服务意识、专业知识、信息技术能力以及高度的责任感。随着学生档案数量和类型的不断增加,组建专业的档案管理团队才能确保档案管理工作的有序进行。高校应当组织学生档案管理人员参加专业化培训,要求他们明确自身职责,提高服务意识,自主收集、整理、存储档案,并核验信息的真实性和完整性。学生档案管理人员要具备良好的沟通能力,能够利用现代化通讯工具与学生、家长、教师和其他相关人员进行有效沟通和协调,提高档案建设效率。要引进信息技术专业人才,提升管理队伍的综合水平,提高适应信息技术变革的能力,掌握高效录入、查询和更新档案信息的技能。学生档案管理人员还应具备一定的数据分析能力,能够有效地分析学生档案中的数据,为学校和教师提供有价值的信息和建议。例如:他们可以通过分析学习成绩和行为记录,帮助学校识别学生的问题和需求,并提供个性化的学习和辅导方案。

(五)构建专业信息平台

高校学生档案管理向信息化、数字化方向发展是必然的。在学校合并、升级、变迁等各种环境下适应学生的流动性,确保档案的完整性,做到信息的及时更新,必须推进学生档案规范化管理。高校可以通过购入专业档案管理系统或自主研发档案管理系统的方式,建设高校学生档案信息化平台,同时根据已形成的目录数据库查验已归档的学生档案,并将其存储到信息化平台,将不同部门的档案管理端口链接到一个档案管理系统,包括档案信息录入方法、标准、技术、程序等的对接,以此提升学生档案管理的效率和规范性。在信息平台设置使用权限,简化信息查阅和检索流程,学生、有权限的企业等可以跨区域检索学生档案资料。