“双高”背景下高职院校财务报销信息化建设研究

张宁

摘 要：高职院校财务报销普遍存在报销“难”“繁”和“慢”的问题，其根本原因还是财务报销系统信息化水平低。为解决报销“难”“繁”和“慢”的问题，以“双高”建设为契机，借助互联网和信息技术实现财务报销新模式。本文通过分析高职院校当前的报销模式，阐述了高职院校财务报销系统存在的主要问题与不足，从智能化和信息化的视角提出财务报销系统建设意见，旨在为高职院校财务报销信息化建设提供一定的参考。

关键词：双高；高职院校；财务报销；信息化

中图分类号：F23 文献标识码：A  doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.03.049

2019年3月29日教育部、财政部印发了《关于实施中国特色高水平高职学校和专业建设计划的意见》（以下简称《意见》），提出要集中力量建设和发展世界水平的高职学校和专业群，就实施中国特色高水平高职学校和专业建设计划提出了十三项改革发展任务，其中包括“提升信息化水平”。“提升信息化水平”提出要加快智慧校园建设，促进信息技术和智能技术深度融入教育教学和管理服务全过程，改进教学、优化管理、提升绩效。消除信息孤岛，保证信息安全，综合运用大数据、人工智能等手段推进学校管理方式变革，提升管理效能和水平。财务报销作为高职院校的一项重要工作，其工作效率的高低直接影响财务部门的服务质量和管理水平。高职院校目前的财务报销普遍存在报销“难”“繁”和“慢”的问题，主要原因有两点：一是“双高”资金的下达使得相关高职院校核算资金规模激增；二是高职院校财务报销信息化水平还处在初步阶段，报销系统还不能做到完全线上一条龙办理，需要线下线上两边跑，严重影响报销人与财务人员的办事效率。根据《意见》要求，“双高”建设高职院校进行财务报销系统的信息化建设显得尤为重要。

1 高职院校财务报销的现状

1.1 报销全年总体业务量大，月分布不均衡

近年来，国家对职业教育投入的不断加大、生均财政拨款逐年提高，加上“双高”建设资金的下达，“双高”建设院校核算资金规模大幅提高。高职院校普遍存在全年报销业务量庞大，且月均分布不均衡，这主要是因为报销人大都为学校的教师，平时忙于教学、科研，无暇处理报销业务，往往喜欢在放假前夕和年底前夕抽出时间集中办理财务报销工作，使得出现平时单据量不多，暑期放假前和年底关账前报销单据堆积的现象，使得财务人员在年中和年底不得不加班处理报销单据。

1.2 财务报销系统流程不够优化

以“双高”建设单位—ZJ院校为例，目前ZJ院校财务报销采用网上报销－线上审批或转线下审批模式。报销人可以通过Web端、微信端或者手机APP，输入校内OA账号和密码登录报销系统，报销人通过线上报销端口填写报销单，选择业务类别（主要分日常报销业务、差旅费报销业务和酬金申报业务）、项目代码、摘要、附件张数等信息，并选择提前已认证的发票（通过报销系统的增值税发票校验端，提前扫描认证需要报销的发票）；根据发票的实际报销内容和金额填写报销项目及对应的金额；填写收款人信息，确认提交并选择预约报销的时间和窗口；进入领导审批环节，审批环节设有两个选择（即：转线下审批和直接线上审批）；全部环节完成后，打印预约报销单，并将原始凭证整理装订好后交到计财处财务人员审核，若审核有问题，一般有电话沟通修改或重新走报销流程两种方式。从ZJ院校的报销流程可以看出，报销系统还不能做到完全线上审批，收单及有问题单据还需要在报销人与财务人之间来回传递，无法做到通过“无接触”处理，且涉及资产登记，需要先到资产管理处登记，登记的表格打印出来交给财务才能报销，资产系统与财务报销系统是完全脱节，存在资产和会计“两张皮”的现象。

1.3 部门间管理系统存在信息孤岛

高校财务报销业务一般涉及学校内部的若干部门，除了财务处外，一般还会涉及到科研处、资产管理处和人事处等，而这些部门一般都会有各自的部门管理系统。如财务处有财务管理系统，而财务管理系统又会涉及财务账务系统、财务报销系统、财务开票系统、预算系统等；科研处会有科研管理系统，资产管理处会有资产管理系统，人事处会有自己的人事管理系统，而这些系统往往是各个部门根据自己部门的工作需求自行采购，由不同的软件供应商提供，没有进行不同系统接口对接，使得部门间相关数据无法互联互通。如果报销涉及不同部门业务时，需要报销人奔走于这些部门分别办理相关业务才能完成报销，对报销人而言，是极其不方便及麻烦的。

1.4 财务人员信息化水平差，对软件公司依赖性强

目前高职院校的财务人员一般具有比较扎实的专业理论和实践知识，但计算机及财务软件相关的专业知识是欠缺的，在实际工作中碰到计算机或财务软件系统相关的问题完全依赖于相关的维护人员或软件公司技术人员，这对实现学校的信息化建设及财务报销系统建设是很大的弊端。在“双高”背景下，财务报销信息化建设除了需要财务人员掌握财务专业知识和技能外，还需要掌握必要的计算机网络、大数据分析技术和财务软件的维护知识。

1.5 纸质会计档案的整理、查阅及保管难度大

目前高职院校的会计凭证及原始报销凭证都是纸质的形式，在报销业务量激增的情况下，相应的会计档案也在增加，在报销业务量巨大的月份，会计凭证的整理、装订、归档也是一项不易的工作，根据会计档案的相关规定，会计凭证的保管时间长达三十年，三十年的会计凭证数量可想而知，那是相当巨大的，万一发生火災水灾等自然灾害或人为原因，发生会计档案的毁损，这将是不可逆的。

2 财务报销信息化建设的意义

2.1 提高学校的财务管理水平

财务报销信息化建设，实现财务报销线上报销审批，打破时间和空间的限制，各系统能跨部门动态收集和处理数据，校内机构成为一个财务报销单位，每个人都能参与财务报销，各个领导能实现随时随地进行财务报销事项审批，财务核算系统能实现会计审核、支付和记账一体化。同时，财务信息系统与业务系统实现互联互通，实现集中式网络财务管理。

2.2 提高财务报销效率

财务报销信息化建设，打破各个部门之间的数据壁垒，实现学校各个部门的数据共享和交换，能极大地提高报销效率，减少报销人为报销而奔走于不同部门，实现“数据多跑路，师生少跑腿”。

2.3 加快财务人员的转型发展

财务报销信息化的实现，财务管理的中心将转移到事前和事中，财务人员的时间、空间和效率观念将发生变化。财务人员不仅要关注过去的财务信息，还要对未来进行预测，并要求不断提高财务信息的实效性。特别是将财务人员的工作转移到了网络财务环境下，财务人员的工作重心也发生了变化，更多地参与业务流程的分析和优化。

3 高职院校财务报销信息化建设的意见

3.1 建立全校统一数据库，打破信息壁垒，实现数据互联互通

高校财务信息化建设已是不可逆的时代潮流，高职院校要坚持全校一体化的要求，重新改造校内所有部门已有的信息系统，打通壁垒，打破信息孤岛，建立统一数据库，对数据进行标准化处理，实现部门间数据互联互通。财务部门在进行财务报销信息化建设时，应主动考虑于相关部门系统的接口对接，实现数据的共享，提高财务管理水平，提高财务报销效率。

3.2 构建全自动线上财务报销系统

3.2.1 梳理各类报销制度，实现报销流程化

高职院校的报销项目类型一般包含差旅费业务、日常业务、酬金业务、往来业务报销，但涉及的资金来源比较多样，不同的经费来源及同一来源不同金额的审批方式都存在差异，在搭建报销系统时，需要充分考虑各类报销各类经费来源的报销流程及审批流程差异，通过梳理各项经费管理办法，对学校内部公用经费、课题经费、招待、差旅、会议、出国、办公等各类经费分类整理，将审批制度内嵌于日常报销流程中，实现单据报销、审批按照固定的流程自动流转，实现财务报销标准化、规范化管理。

3.2.2 加强系统功能宣传，实现全面线上审批

当前的财务报销系统一般还保留着审批转线下的功能，主要是考虑到有些领导对财务报销系统的运用不够熟悉。财务部门应对各个审批节点的领导开展专题的培训，加快审批人对系统的了解，逐步取消线下审批环节，全面推广线上审批，加快财务报销的信息化建设步伐。

3.2.3 打通系统间经脉，实现线上报销畅通

线上报销想要一路畅通走得顺，离不开各个系统之间实现互联互通。线上报销系统包括报销单据的填写、网上报销、费用支付、预算控制及账务管理等。线上报销系统要实现随时随地报销，领导随时随地进行单据审批，报销与预算系统紧密衔接，建立全预警的预算控制模式实现实时的预算管理；通过银企直连实现实时资金管理，提高报销支付效率；建立中间库，实现报销系统与资产系统无缝对接，实现资产与财务账的一致性，减轻财务人与资产管理人的核对工作量，避免了资产与会计“两张皮”的现象。

3.2.4 借助人工智能等技术，实现会计档案电子化

在报销系统中可以借助一些智能识别程序，自动识别报销单据。如OCR票据自动识别系统，可以用来识别增值税发票，火车票、财政专用票据，报销人只需借助手机拍照采集，系统会自动将相关的发票信息（如发票号码、收款单位、金额等）抓取到报销单中，报销人核对无误保存即可，财务人员在审核单据时直接在系统中核对报销发票，无误后自动生成记账凭证，并与对应的发票绑定，形成电子档案，大大提高了报销的效率，实现财务工作的进一步规范化。

3.3 加强网络信息安全，筑实数据保护城墙

在计算机技术渗透在经济社会生活方方面面的当今时代，网络信息安全问题是一个不可避免的、必须面对的问题，数据信息安全一般包括用户隐私安全及财产安全，优化高校线上报销流程依赖于发达的互联网信息技术，而互联网作为一个开放的数据信息共享平台，高校线上财务报销系统涉及高校的财务状况、科研经费、人员信息等重要数据，其未知的安全风险带来的损失对高校来说是灾难性的，因此加强计算机网络安全变得非常重要，高校应建立全面的数据安全体系，除传统的防火墙、VPN等防护手段外，还应加装堡垒机，对敏感数据和私密数据进行脱敏和加密处理。

3.4 加快财务人员“业财融合”

自2019年新政府会计制度正式实施后，互联网、区块链技术的快速发展，高校内在高质量发展必须顺应大环境进行管理创新，传统的财务报销应不在适应高校的财务管理需要，新的财务信息化管理模式必须贯穿业务全流程，也就是“业财融合”。财务报销信息化改革，离不开财务人员的对新系统的学习和不断地实践。在学习中实践，在实践中学习。对财务人员来说，必须要深入了解各个报销业务活动，特别是需要将财务管理前端转移到业务前端，通过对数据的预测和分析，反馈给业务部门，使高校的决策更加科学。财务人员要转变学习和工作的重心，要与时俱进，不断自我更新，适应新形势及高校的发展需要；除了平时的报销处理工作外，要积极参与到业务流程的分析和优化、分析业务活动和报销人的需求，为系统的不断改进建言献策。高校财务部门应加大“财务+IT”复合型人才的引进，积极培养本部门专业技能过硬且有一定IT知识的财务人员向复合型人才转变；高校也应定期对财务人员进行必要的业务学习和专业培训，除了学习最新的财务专业知识和法律法规外，还应加强对计算机网络和人工智能信息的学习和培训，比如系统的管理学习、后台的运行和维护等。

4 结论

在“双高”建设背景下，加快建设财务报销信息化已是不容刻缓的工作。高职院校应从全局出发，建立统一数据库，打通各个部门信息壁垒，实现数据互联互通；构建全自动的线上报销系统，实现资产、预算、财务数据实时对接，实现线上报销无障碍；实现线上审批流程，真正做到“数据多跑路，人员少跑腿”；借助智能识别等手段，票据自动识别，实现会计资料电子化，减少纸质会计凭证带来的保存风险；通过财务报销系统信息化建设，实现财务报销流程化、规范化和智能化。总之，财务报销的信息化是提升高校信息化的主要环节，对提高学校财务管理水平和强化内控管理都至关重要。

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