全电发票对高校财务管理的影响及对策

2023-02-12邢香

中国乡镇企业会计 2023年12期

邢香

广东医科大学财务处

一、序言

为了贯彻落实好中办、国办印发的《关于进一步深化税收征管改革的意见》，加大推广使用全面数字化的电子发票（以下简称“全电发票”），至2023 年3 月，国家税务总局已分批相继在上海、广东（不含深圳市）、内蒙古、四川、厦门及陕西、青岛、大连、重庆和天津等多省市开展可开具全电发票试点（具体进程见图1），并逐步扩大受票范围为全国，至此拉开了全面数字化票据时代的大幕。全电发票的推行，意味着税收征管由“以票控税”向着“以数治税”分类精准监管发展，由信息化向数字化、智能化提升跨步。从国家紧密的政策和国税局对全电发票推广进度的关注中可以预见的是，全电发票将很快向全国各地加速推进。但目前全电发票还处在推广阶段，大多数财会人员对于全面数字化电子发票的理解接受和应用程度有限，还只是停留在打印出来报销发票样式出现变化，改变了发票开票渠道等方面。对于全电发票的特性缺乏全面性的认识，对于它所带来的影响未成形成深刻思考。高校作为非盈利事业单位，财务管理的滞后尤为明显，在全电发票全面铺开之际，探析全电发票对高校财务在人才结构、信息化建设水平、网络技术安全等方面的影响并提出相应对策，对于全电发票在高校的落地具有指导和实践性意义。

二、全电发票的优势

全电发票由全国统一的电子发票服务平台24 小时在线免费为纳税人提供全面数字化的电子发票开具、交付、查验等服务。他与传统纸质发票具有同等法律效力，但却无需以纸质为介质，无需再使用税控专用设备、无需核定票种、也无需进行申领和申增等相关操作。同时具有票面信息全面数字化、全国统一赋码、开具金额总额度管理、自动流转交付等高信息化特点。这也就使得全电发票在财务管理的优势明显。

（一）降低财务管理成本

全电发票的不断推广及纵向深度应用，将降低财务管理成本。全电发票以信息技术载体，采用电子发票服务平台税务数字账户的形式，实现从开具、交付、查验及管理等的全路径电子化，大大节约了时间成本及人力成本，也避免了传统纸电发票需要打印交付导致的遗失损毁风险。全国统一的电子发票公共服务平台的建成，使得中小型企业单位可以直接使用国家税务总局开放的技术接口，不再产生额外的成本和其他负担。对于大型企业集团及单位，也可以借助平台的特定端口，开发配套的发票归集管理类软件，减少开发成本。

（二）操作便捷满足个性化需求

全电发票没有特定版式，其实质是一串数字，从开具、传输、交付、抵扣、确认等各种状态都是以数字化方式进行的。为了适应现行纸质发票、电子发票及全电发票并行的阶段，设置了二维码、XML、PDF、OFD 等四种下载方式，形成一个纸质版的样式，满足纳税人用票的便利度。并且根据特定业务场景，显示特定的发票样式，满足个性化需求。红字发票处理流程也更简便，发票未入账时可以直接红字冲销，发票已入账时销售方和购买方均可提出红字申请。

（三）有效规避税务风险

全电发票显示出来的格式简约而不简单，原“发票代码”和“发票号码”被20 位发票号码取代，并且取消了收款人、校验码、复核人、销售方（章）及发票密码区。数字化的票面信息有利于税务管理部门对纳税人及其上下游交易数据的联动，实现全链条发票风险实时监管。而对于发票接收方而言，通过全国统一的发票服务平台税务数字账户，直接接收并核验发票，避免了发票验证不到位带来的税费风险。之前通过发票进行的各种不规范操作行为，在未来将逐渐终结。

三、全电发票对高校财务管理的影响

全电发票作为财务信息化的桥梁，对高校财务管理的影响将是一场深远的变革。全电发票在高校的推进及使用，能够更好地推动高校财务管理的信息化，实现财务共享，对智慧校园的建设也有深远意义。但目前高校的信息化发展状态略显滞后，全电发票的使用会给高校财务管理带来挑战和机遇。

（一）加快高校财务管理的信息化智慧化转型

全电发票的应用有利于带动高校向全方位的信息化智能化发展。“校园信息化建设”、“智慧校园的建设”在落实时更多的强调教学前沿的信息化，对作为教辅的财务管理的信息化投入不够，全电发票的使用，给高校财务管理的信息化带来了更多的关注和推动力。全电发票要求填制、核准、数据传输等一系列的环节均需在线上完成。而后续的报销、记账和核验也需要实现电子发票服务平台税务数字账户与高校的财务软件系统对接。而发票完全电子化也有利于带动高校的会计凭证及会计档案的电子化。届时，高校业务数据可以实现电子化，一键进入高校财务系统进行处理，财务系统成为高校管理的中心。高校的各项业务单据、财务单据均可以在系统内查询和追踪，从而加快高校信息流通，实现高校全面实现信息化和数字化。

（二）要求财务人员拥有更高的综合素质

全电发票在财务管理中的作用和优势得到有效发挥，要求高校财务人员既要具备扎实的财务专业知识和过硬的业务能力，还需具备良好的信息化管理能力及数字化思维。而目前高校财务人员的现状是：懂会计不懂管理，懂财务不懂信息技术，懂信息技术没有数字化思维。全电发票的使用需要对接开票系统和财务系统，实现开票接收与财务报账的无缝衔接，而且还需要实现入账和归档的一体化，这些对财务人员的综合能力都提出了挑战。且目前纸质发票、电子发票和全电发票并行，对高校财务管理人员的适应能力，应变能力都提出了更高的要求。“以票控税”到“以数控税”的税务管理方式的转变，也要求财务人员转变纳税思维方式。

（三）冲击现有的财务管理制度及方式

目前高校财务业务报销仍然是以纸质发票为主，财务管理制度也以此为基础。全电发票全流程的电子化，与原制度产生冲突，这就要求高校改变制度制定基础，修订成与全电发票使用全流程相匹配的管理制度。而制度实施不到位，也会阻碍全电发票的适用。2015 年我国就以颁布《会计档案管理办法》等制度的方式明确了电子档案具有单独入档的合法性和必要性，但是从纸电发票以电子档案形式保存的实际情况来看，并没有达到预期效果。高校依然以传统纸质档案的形式整理会计档案，采用统一的档案管理办法。现随着全电发票试点的深入，实现电子化发票报销、入账、归档的管理方式转变已迫在眉睫。

（四）给高校内部控制系统带来新的挑战

在我国，全电发票的应用尚处在几个省市试点阶段，相关的法律法规尚不健全，没有形成统一的行业标准，没有可参考的国内可操作性的成功案例，这对高校内部控制来说是新的挑战。一方面，全电发票是以全新的操作方式在网络平台上开具，这就要求高校在后期的平台升级搭建过程中要考虑到发票开具的智能化以实现风险的规避。另一方面，全电发票上面承载了高校的多项基础数据，与科研、教学、经费来源等都息息相关。而全电发票是通过互联网进行数据交换的，在开具和传输过程中有其便捷性，但是也存在被泄露的风险。虽然电子发票平台采取了信封技术，但如果受到恶意网络攻击，高校的数据会有被盗取和篡改的风险。而为了实现发票全流程的电子化操作，需要建立财务系统与开票系统的链接，这更增加了财务数据风险。全电发票的过渡和全面推广使用时期，如何保证财务数据安全，对高校内部控制建设提出了更高的要求。

四、对高校财务管理影响的应对措施

全电发票全国性推广使用，发票实现全面电子化是大势所趋。高校应顺应这一趋势，积极面对其带来的影响和挑战，尽早布局，制定出应对和管理的方案。

（一）布局业财税融合的财务信息化系统建设

完善的信息化系统建设是实现全电发票全流程应用的基础。运用信息化、智能化技术手段，着手布局业财税融合的一体化信息系统。实现在具体教学科研决策时能利用系统数据考虑创造价值、控制和规避风险；在财务管理时能利用整合的集成化信息实现决出所需数据的实时预测和分析；在税务规划时能够实现数据聚合和多维分析。这对于全电发票的价值最大化、财务管理的信息化乃至之整个校园的智慧化建设，都具有实质性的意义。在具体实施时，全面升级财务系统，实现线上财务资料的审批、报销和流转，提高工作效率，推进高校的财务数字化转型；利用全国电子发票服务平台进行升级搭建，建立与财务系统的链接，实现票据管理与财务核算管理的无缝衔接，提高财务业务的流转速度；梳理教学科研业务流程及财务、税务工作流程，重构线上、线下流程的融合审批与流转，实现全管理流程的协同和运转的集成高效。借助全电发票试点的机会，倒逼业财税一体化财务系统信息化建设，不断优化升级，提高高校应对数字化智能化趋势大潮的能力。

（二）培育素质全面的财务人才队伍

在全电发票“扑面而来”及数字化建设如火如荼的大环境下，高校必须积极培育一支综合素质不断提升的财务会计人才队伍，来确保全电发票在财务管理中的优势得到有效发挥，切实提高财务管理工作效率与质量，以及实现财务数字化智能化建设。高校具体可从以下几点来培育财务管理人员的综合素质：1.加强财务人员的业务培训，提升其信息化建设水平。财务人员应当适应数字化建设的进程，不断深化学习与财务及信息化相关的新政策、与时俱进。全电发票与之前的纸电发票从开具到管理都有很大的区别。需要对财务人员进行系统的培训学习，更新其自身的知识储备。同时提供场合、时间让财务人员加强内部交流和与其他单位交流学习的机会，提高业务水平。另外，加强财务人员的信息化使用和建设能力，也是推动全电发票普及的基本需求。2.提高财务人员的风险意识、创新意识、安全意识和宣传意识，实现财务人员向财税分析和管理转型。全电发票的运用要求财务人员要时时有风险意识，才能在万变的财务信息制度的变化里“宠辱不惊”。面对当前“纸票+全电”双轨制处理方式，需发挥高校财务人员的创新意识，进行适合本校的制度方式改变，实现票据改革平稳过渡。全电发票的应用需要通过互联网与税局的电子发票进行数据交换，而且也通过平台链接各单位财务系统，数据安全就显得尤为重要，提高财务人员使用开票平台及财务系统的安全防范意识，确保财务人员离职或调岗时，避免高校电子财务数据丢失。财务人员要采取多种渠道和方式对全电发票进行宣传，如在财务处公众号及校园官网上发文、定期开展培训讲座等方式讲解全电发票的使用和报销，实现全电发票的顺利落地。注重财务人员四个意识的培养，数字化思维的培育，不断推进财务人员向复合型人才转变，发挥财务在高校的管理职能。

（三）逐步建立全生命周期管理的配套制度

2025 年前，基本实现发票全领域、全环节、全要素电子化，这是《关于进一步深化税收征管改革的意见》的要求。而目前相关配套制度和细化方案还没有出台，全电发票的实施细节既缺乏行业化的制度依据，又与相关旧有制度不适宜。那么逐步建立全电发票生命周期管理的配套制度，为全发票切实落地的提供保障。高校要做好试点期间过渡改造方案，对现行票据管理办法及增值税、企业所得税等与发票最为密切的法规制度，予以同步修订，以适应全电推行后的税制征管方式。同时，提前梳理并布局发票从开具到归档整个生命周期管理的配套制度，以迎接全电时代的到来。如高校现有的财务档案管理方式不能再适用统一的档案管理办法，而要制定单独的专业性的财务档案管理文件，发挥财务档案电子数据化在高校财务管理中的低成高效优势。

（四）多维度加强高校内部控制建设

面对全电发票推广使用对高校内部控制的影响，除从全流程梳理再造、票据制度更新和人员结构调整等方面来监控前置外，在系统改造升级上的提前监管，会起到事半功倍的效果。构建高校的计算机信息安全体系，并且定期维护升级，这是保证学校所有数据安全的基础；在进行电子发票服务平台的升级搭建时考虑建立税率自动提示提醒，开票风险自动提示以及开具风险发票自动熔断的机制来规避开票风险；在发票的进项端采用自动化应用来解决全电发票要素多、人工审核难的问题，提高风险控制能力，规避潜在税务风险；在发票的管理上建立智能票夹或者发票台帐，对已经解析或者识别的发票进行存储，并进行数据的标记和管理。事前投入相应的人力和精力进行相关风险的建模和预判，事中做通过多维度数据采集分析和对比进行风险识别，事后提供风险追溯并反馈到风控模型，完成风险控制的闭环。