数字化档案管理创新路径探讨

◎杨俊萍

随着当前社会经济的不断发展，档案管理的作用越来越突出，人们对档案管理的重视程度也不断加强。当前数字化技术的发展，也使档案管理工作质量得到提升。为了更好地促进档案管理工作的开展，就要积极应用数字化技术。本文阐述档案数字化管理的意义，分析当前档案管理中存在的具体问题，并针对问题提出可行性的发展路径，以期进一步提升档案管理的质量和效率，为档案管理工作者提供参考。

一、档案数字化创新管理的意义

数字化技术是在计算机信息技术发展的过程中延伸出来的新技术，主要用于数字系统的处理，在应用的过程中具有非常明显的优势。数字化技术在当前大数据处理中的应用非常普遍，对于相关单位的推动作用也非常明显。尤其是在档案管理工作中，数字化技术为工作人员提供了一种新的工作方式，提高了档案管理工作的效率。在当前的社会发展中，只有积极认识到档案管理的重要性，才能为各单位的整体发展提供保障。

（一）有利于新型管理模式的形成

档案管理发展的过程中，为了更好地保证工作质量，就需要进行工作方式的创新，积极利用新技术提升档案管理的效率和质量。数字化技术的发展能够推动档案管理新型模式的形成，从而让档案管理工作变得更加简单，同时还能够保证档案管理中各个环节工作的落实，为更好地促进档案的智能化发展提供必要的条件。数字化技术能够更好地解决档案管理中的一些难题，为工作人员档案管理工作的开展提供更多的支持，减轻档案管理工作人员的压力。数字化技术是当前时代发展的重要标志，只有加强数字化技术的使用，才能形成新的档案管理模式，促进档案管理工作的高效运行。

（二）有利于资源的节约

在档案信息化的管理工作中，为了对档案进行规整，一般都需要大量的档案盒和档案袋等工具，这样就会导致档案信息管理的成本不断增加。同时，档案盒和档案袋在长期的查阅过程中会出现一定的破损，需要及时进行更新，这也增大了档案信息管理的成本，不利于档案工作的长期开展。通过数字化技术，企业和其他相关部门可以根据需要实现档案信息的电子化管理，对档案进行数字化存储，减少档案盒和档案袋的使用，降低档案信息管理的成本。在数字化时代，仅依靠一个硬盘就可以实现对海量档案信息资源的管理，其占用的空间很小，最大限度地实现了资源节约和成本控制。

（三）有利于管理效率的提升

作为一种新型的管理模式，数字化技术在档案管理中的作用十分明显，通过数字化技术的应用，能够提升档案管理的效率，从而为社会发展提供更多的支持。比如在档案管理中，数字化技术能够对所有的档案进行编码，对档案进行更加便捷的管理，从而提升档案查找和档案保存的效率，减少管理人员在档案管理中耗费的精力。此外，在档案管理中应用数字化技术，还能够将传统的人工管理方式转变为电子数字化管理的方式，丰富档案管理工作的具体内容，发挥档案管理工作的具体职能，促进行业工作的开展。

二、加强档案管理数字化创新的必要性

（一）档案管理的发展趋势

在当前的社会发展中，数字化技术已经得到了广泛的应用，对档案管理也具有重要的作用，数字化管理成为档案管理的发展趋势。数字化档案管理是一种全新的管理模式，虽然在数字化管理工作中还存在一定的问题，但其使档案具有更多的可能性，能为未来的档案管理提供关键性技术支持，为档案管理的智能化发展奠定基础。同时，数字化技术的应用也为档案管理提供了新的渠道，为基层的档案工作者创造了新的价值。档案的数字化管理是社会发展的体现，管理者要积极顺应时代的发展要求，保证档案管理效率的提高，从而为社会进步提供新的支持。

（二）规范档案管理流程的需要

在数字化档案管理中，档案管理者要积极借助数字化技术的优势提高档案管理工作的质量，同时提升数字化技术在档案管理中的应用水平。数字化技术的应用能够提升档案工作者的工作热情和档案工作的精准度，节省档案管理工作的时间，规范档案管理工作的整个流程，从根本上保证档案管理工作的高效开展。数字化技术能够在具体应用的过程中，根据档案管理的实际将档案管理的内容和信息系统结合起来，从而将一些传统的人为工作转化为信息系统工作，避免一些机械化的重复工作。因此，在档案管理工作中积极应用数字化技术已经成为当前档案管理工作的重要内容，能够规范档案管理流程，明确档案管理人员的具体工作内容，使档案管理人员更好地履行自己的职责。

（三）降低档案管理人力成本的要求

档案管理是一项非常烦琐的工作，在管理过程中需要耗费大量的人力，对于自然资源和规划档案管理来说，由于档案数量较大，在管理过程中所面临的问题较多，档案管理的成本也更大。在传统的档案管理中，大部分的工作都需要人工进行，包括档案的整理、分类、记录、存档等，使得工作人员的压力较大，通过数字化技术，能够实现档案管理的系统化，对档案进行自动化分类，从而极大地减轻工作人员的工作量。同时，在档案信息储存上，通过硬盘管理就能够存储海量的档案资源，极大地节省档案存放的空间，有利于档案资源更好地利用。

三、当前档案管理中存在的问题

（一）数字化管理过程缺乏规范

数字化技术的应用虽然不断深入，但是在具体的档案管理过程中，由于缺乏具体的管理制度，导致管理人员的行为没有参考的依据，在这样的情况下，就容易出现管理不规范的问题。首先就是在数字化管理中，管理者没有进行深入的调研，导致数字化技术管理没有落实到位。其次是忽视了对数字化技术人才的培养，导致数字化技术的作用不能充分发挥，对系统内部的问题也无法及时有效地解决，不能够为档案的数字化管理提供相应的保障。

（二）档案管理手段相对落后

在传统的档案管理中，对于档案的排查和信息的统计大部分都依靠工作人员手工记录，管理设施相对落后，信息化技术的使用较少。这种情况一方面降低了各单位档案管理的效率；另一方面，也增加了数据统计出错的概率，不利于各单位的发展。在档案管理中，由于其系统的功能较少，只能进行简单的数据储存和记录，导致各单位在进行信息利用时，无法对现有的数据进行深层次的分析和加工，最终呈现的可用结果也较少。同时，部分单位使用的是纸质化的档案管理和储存方式，工作人员在档案管理的过程中会出现不小心损坏档案的情况，导致档案数据出现错误或者信息无法辨认，增加了档案管理风险，降低了档案管理效率。

（三）档案管理的数字化技术应用不全面

目前，档案管理的数字化技术应用还没有彻底普及，在具体的工作中还存在一定的片面化情况，数字化技术对档案管理工作的促进作用还有待提升。主要的问题体现在当前档案管理数字化技术应用的制度还不够健全，首先就是工作人员没有彻底更新档案管理数字化技术应用的理念，忽视了数字化技术的进一步落实，使得相关工作的效率无法提升；其次是数字化设备建设和数字化专业人才的引进不足，使得数字化技术的功能和作用无法完全发挥，在很多时候数字化设备都处于闲置的状态；最后是数字化管理安全方面还存在一定的不足，容易受到一些网络黑客的攻击，导致档案管理的重要信息和数据流失，给行业部门的发展带来了一定的威胁。

（四）档案数字化管理比较孤立

目前，由于档案管理的数字化应用还不够全面，导致档案管理工作比较孤立，在管理的过程中往往会使得各个单位之间的信息不能有效联通，最终对档案管理的统一化标准形成不利影响，导致档案数字化管理中各个部门之间形成一定的信息壁垒，从而阻碍档案数字化管理的高质量发展。出现这种问题一方面是因为数字化档案管理发展的时间较短，在发展的过程中还处于起步阶段，还没有形成有效的管理规范以及管理制度；另一方面是因为受到当地实际情况的影响，不同单位的档案数字化管理也会有所不同，从而形成档案管理孤立的情况。

四、提升数字化档案管理的创新途径

（一）加强档案管理制度建设

在数字化技术应用的过程中，要积极建立档案管理的相关制度，分析档案管理工作中需要注意的重要内容，有效提升档案管理的质量。同时，还要对档案储存和档案分析工作进行详细的了解，保障档案管理工作质量。工作人员可通过二维码管理的方式，将档案管理依托于工作人员的证件当中，通过设置具体的密码来保障档案的安全，进一步提升档案管理的规范性，提升档案管理工作的效率。此外，还可以应用RFID技术对档案进行更加高效的管理，促进档案管理和信息化发展的有效融合，实现对档案管理的全面管控。

（二）创新档案服务模式，提升档案价值

为了进一步保证档案管理的质量，就要在工作的过程中应用数字化技术来创新档案管理模式，提升档案的价值，同时为档案需求者提供更好的服务。比如在档案管理过程中，可以利用微信等社交软件为档案需求者提供更多的选择，不断地拓展信息管理系统的服务功能。另外，要及时为档案需求者提供检索的学习资料，让相关人员在使用的过程中逐渐了解档案管理系统，从而为档案管理工作的开展奠定良好的基础。还要体现档案的实际价值，及时对一些重要的档案进行分类，制定成电子信息系统能够识别的图片档案，进一步增强档案的耐储存性。

（三）加强档案管理中数字化应用的深度

在档案的数字化建设和创新发展中，要提升数字化技术的应用深度，就必须引进先进的管理技术，将档案的分类、记录、分析、检索等功能进行流程化的管理，提高工作效率，为档案利用提供更多的便利，进而提升档案管理的质量。比如在数字化档案管理工作中，相关单位要加强技术实践，加大信息化设备的采购，为大数据技术的应用创造条件，结合数字化技术实现档案管理质量的有效提升。随着数字化技术的不断发展，数字化技术在档案管理中的应用也更加深入，在应用的过程中能够及时发现档案管理中存在的问题，从而针对存在的问题提出科学的解决措施，更好地做好档案管理工作，为单位整体工作的开展提供更好的帮助和支持。

（四）全面建设数字化档案管理系统

数字技术的应用需要构建全面科学的数字化档案管理系统，因此，在档案数字化管理中，要进一步提升数字化档案管理系统之间的有效衔接。首先，要进一步规范传统纸质档案管理模式，利用现代化的数字技术为档案管理提供更多的形式，不断提升档案管理的效率。其次，要在系统管理的过程中增加数字化管理的功能，为档案管理者提供更多的帮助，进一步满足档案管理中的不同需求。及时了解市场发展的需要，从而制定档案管理措施，提高档案管理质量。最后，要根据实际情况增加档案管理的权限，为使用者提供更加周到的服务，最大限度地激发数字化档案管理在社会各个行业发展中的实际作用，为单位工作开展提供更多的帮助。同时，还要重视对数字化人才的培养，为数字化技术的应用提供更好的保障，提升数字化档案管理水平，为未来档案数字化管理的发展提供更多的支持。

五、结语

综上所述，在当前的社会发展中，为了进一步发挥档案管理的作用，就要积极研究数字化技术，更好地应用数字化技术，从而实现行业的升级发展，提高档案管理的效率和质量。相关单位要积极研究档案管理中存在的问题，积极应用数字化技术创新工作方式，促进档案管理工作的顺利开展。