信息化背景下档案可视化管理与标准化建设探究

杨燕芬

（漳州高新技术产业开发区廉政文化教育中心，福建 漳州 363000）

档信息化技术的飞速发展为档案管理创造了更广阔的空间。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，新一代信息技术广泛应用，档案工作环境、对象、内容发生巨大变化。随着大数据、云计算、人工智能等技术的逐步成熟，档案管理领域出现了许多新的技术手段，如智能检索、自动分类等，这些技术对档案可视化管理和标准化建设具有革命性的影响。

1 信息化背景下档案可视化与标准化管理现状

在信息化的浪潮下，档案可视化管理成为档案工作的一项重要发展方向。首先，可视化管理使得档案的呈现更加直观、形象，有助于用户更容易理解和利用档案信息。其次，随着数字技术的发展，档案的数字化处理和在线共享日益成为可能，档案可视化通过呈现丰富多样的图形、表格等形式，提升了用户获取信息的效率和体验。从宏观层面看：信息化背景下，档案工作标准主要体现在规范整个档案管理过程，包括数字化收集、存储、检索和分享。《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T 39784-2021）明确指出，当前要建立电子档案进行接收，管理、保存和利用的计算机管理信息系统。档案工作标准作为一种规范化的管理手段，能够在整个档案管理系统中发挥提升工作效率、减少错误和保证信息安全性等作用。档案管理标准不仅仅是一种行业规范，更是推动整个档案工作向着更为规范、高效、便捷的方向发展的有力工具。从微观层面看，档案工作标准体现为具体的档案条目、元数据和文件格式等规定。这些规定对于档案的数字化、可视化处理提供了具体的指导。

以建设项目档案标准为例，信息化时代背景下，建设项目档案标准化体系建设深受数字信息技术影响。从标准的制定到发布、实施、修订都融入了数字信息技术元素，同时也生成了大量的与建设项目档案息息相关的电子文件，这些电子文件是档案管理的核心任务。在档案可视化与标准化管理过程中需要以电子文件档案作为前置条件。针对电子档案管理主要出台了《电子档案管理系统通用功能要求》《建设电子档案元数据标准》《建设电子文件与电子档案管理规范》《建设电子文件与电子档案数据保全技术标准》等标准文件，但这些标准文件并不能全面地涵盖档案可视化与标准化管理的全流程。因此，急需要国家从宏观层面围绕电子档案管理实际，针对可视化领域形成相应的制度标准，更好地满足电子档案高质量管理的现实诉求。

档案数字化需要与之相匹配的制度标准对其进行规范。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，要提升档案管理数字化、智能化水平。但目前在建设项目档案信息化建设过程中标准体系建设还相对滞后，难以满足建设项目档案的技术更新需要，标准部分内容与当前建设项目档案实际管理出现了不适配问题，难以满足新时期建设项目档案高质量发展的现实诉求。加之，当前我国在电子档案管理标准仍然处于起步探索阶段，容易出现元数据规范、电子档案与标准的行业矛盾冲突或“各自为政”现象。因此，新时期在建设项目档案标准体系过程中，既要对接国际标准，吸收和借鉴国际标准的有益部分，结合当前我国建设项目电子档案管理实际，对电子档案标准内容进行优化和完善，并从建设项目电子文件生命周期角度出发，积极搭建建设项目电子档案管理系统。同时要采用当前最先进的技术手段融入标准设计之中，形成具有中国特色、又兼具先进技术特征的建设项目档案管理标准体系，为我国档案可视化管理和标准化建设提供扎实的制度依据。

信息化时代背景下，档案可视化管理需要海量的档案数据作为支撑。但目前在档案管理过程中非标准化的档案数据仍然存在，这对档案可视化管理造成了影响。在档案标准化建设过程中，不同行业、不同地区在数据库标准设计上还是存在着“各自为政”问题，导致重要的档案信息无法在行业间、区域间实现共享，也就无法建立庞大的数据库来适应档案可视化管理的具体要求。当前在档案可视化管理过程中形成档案可视化管理系统并不难，难的是如何将海量的数据进行整合。因此在档案可视化管理过程中，标准化建设就尤为重要，唯有通过标准化建设才能够实现数据的高效共享和系统整合，形成的数据库，才能够为档案可视化管理提供扎实的信息依据。

2 信息化背景下档案可视化管理与标准化建设的要求

信息化背景下，档案可视化管理与标准化建设是一项动态的系统工程，需要在标准化建设过程中坚持动态原则，在具体实施过程中应由档案管理部门和标准化部门共同牵头，在原有的技术标准上不断地进行完善和优化，结合档案管理实际需要搭建档案综合管理系统基本框架，完善档案标准系统，提升档案管理质量。

第一，搭建档案综合管理系统的基本架构。《档案信息化标准体系建设指南》明确指出，构建由资源层、服务层、保障层和应用层组成的档案信息化参考架构。在信息化背景下，档案可视化管理与标准化建设要求从系统层到数据层、平台应用层再到软件应用层、最后到数据接入层形成一个有机整体。这种整体性的架构设计有助于提高档案管理的智能化水平，使得档案工作更具可操作性和适应性。第一层系统层：搭建档案综合管理系统首先需构建坚实的系统层，包括：网络平台、硬件平台、系统软件平台。网络平台的稳定性、硬件平台的高效性、系统软件平台的兼容性直接影响档案管理系统的整体运行。第二层数据层：在数字档案建设中，数据库是关键的数据管理工具。使用高效的数据库，如ORACLE 和SQL 数据库，是确保数据安全、快速检索的重要保障。第三层平台应用层：这一层应实现数据接口、文件检测、全文检索、打印报表等基础性功能。强调平台应用层的高度可定制性，以满足不同档案管理需求。第四层软件应用层：实现综合管理、信息发布、电子文件归档等功能性操作。软件应用层需要具备灵活性，以适应不同类型档案的管理要求，从而提高工作效率。第五层数据接入层：此层应确保数据的高效接入，使得各类档案信息能够流畅、快速地进入管理系统。关注数据接入层的安全性和有效性，以保障信息流的畅通。

第二，完善档案标准体系。随着信息技术的飞速发展，档案管理正经历着深刻的变革。数字化转型背景下，电子档案的大量产生使得管理任务更为复杂，因此，建设档案标准体系的建设变得尤为迫切。档案标准体系是整个标准体系的基石。《电子档案管理系统基本功能规定》（GB/T 39784-2021）指出，各类档案部门应重视开发和应用电子档案管理系统的规范化建设。标准体系的形成旨在规范和统一建设项目档案管理中的各项标准，确保整体管理达到一定的标准化水平。标准体系要求具备完整性和成套性，完整性意味着标准体系应包括各方面、各层次的标准，覆盖建设项目档案管理的方方面面。成套性则要求各个标准相互关联，形成一个相互补充的完整体系。标准体系的要素包括标准对象、标准要素和标准结构。标准对象是标准所针对的具体事物，标准要素是构成标准的基本元素，标准结构是标准要素的有机组合。这三者的协同作用构成了标准体系的基本骨架。通过不断优化标准体系，推动信息化背景下档案可视化管理与标准化建设，这不仅有助于规范建设项目档案管理行为，提高管理效率，同时也为建设项目档案的长期保存、利用和价值挖掘奠定坚实基础。

第三，提高档案管理质量。《电子档案管理系统基本功能规定》（GB/T 39784-2021）指出，要确保电子档案真实、完整、可用与安全。随着数字化技术的快速发展，档案的可视化管理使得信息检索更为迅捷，实现了对档案信息的全方位监控。通过建立标准的可视化界面，操作人员能够更加直观地了解档案的存储情况、检索历史以及更新状态，有助于及时调整管理策略，确保档案的完整性和可用性。通过制定统一的标准，确保档案管理的一致性和规范性，有助于降低信息化档案管理的复杂性。标准化建设包括但不限于档案分类、命名规范、数字化存储格式等方面，通过统一规范，不仅提高了档案管理的效率，也降低了操作人员的学习成本。标准化建设还能够为档案管理提供技术支持，使得档案数据在信息化背景下更好地迁移、共享和交流。通过建立完善的权限控制机制，确保档案的访问仅限于授权人员。《档案行业网络与信息安全信息通报工作规范》明确指出，要重视档案信息安全。完善数据加密、备份与恢复机制，是提高档案安全性的重要步骤。标准化建设需要兼顾大数据时代的特点，确保档案标准的可扩展性和适应性，以适应信息量巨大、多样化的管理需求。

3 信息化背景下档案可视化管理与标准化建设的保障措施

信息化时代背景下，档案可视化管理与标准化建设要形成完善的保障措施。要从档案管理实际出发，加强档案管理人员队伍建设，强化档案管理人员保障。《档案信息化标准体系建设指南》明确指出，标准化是档案信息化建设的重要基础。因此，要完善档案信息化标准体系，为相关工作开展提供依据。

3.1 强化档案管理人员保障

《档案专业人员继续教育规定》明确指出，不断提高档案专业人员素质。在信息化背景下，强化档案管理人员的保障不仅仅是提高档案管理水平的需要，更是保障信息安全、推动数字化档案工作的关键。通过系统培训，使档案管理人员具备综合素养，为档案可视化管理与标准化建设提供有力支持。首先，从专业培训的角度来看，确保档案管理人员具备信息化时代所需的专业知识和技能是至关重要的。信息技术的不断发展，要求档案管理人员具备对新技术的敏感性和适应性。因此，建立定期的培训机制，使档案管理人员能够及时了解最新的信息技术发展，学习相关知识，提高其信息化档案管理的水平，保证管理人员在实际工作中能够熟练操作和有效利用信息化工具，提高整体档案管理水平。其次，从安全意识的角度考虑，档案管理人员在信息化环境下需要具备高度的安全意识。建立健全的安全培训体系，使档案管理人员时刻保持对潜在风险的警觉性，从而更好地履行档案保护的职责。再次，从团队协作的角度来看，建设高效的档案管理团队也是信息化背景下的重要措施。最后，从法律法规遵从的角度来看，档案管理人员需要深入理解和遵守相关的法律法规，保证档案管理的合规性。档案管理涉及的法规体系日益复杂，要求管理人员不仅具备专业知识，还要具备法律意识和法规遵从能力。通过开展法律法规培训，使档案管理人员了解相关政策，确保档案的管理在法律框架内进行，防范潜在法律风险。

3.2 完善档案管理制度保障

信息化背景下档案可视化管理与标准化建设的保障措施需要从法律法规、技术标准、人才培养、监督评估等多个层面进行综合考虑。《建设项目档案管理规范》（DAT28—2018）明确指出，要不断完善建设项目档案管理规范，制定和完善相关制度机制。只有建立完善的档案管理制度，才能更好地推动信息化档案管理的发展，提高档案管理的效率和水平。首先，建立完善的档案管理法规体系。要深入研究国内外相关法规，包括档案法、信息安全法等，通过定期修订和更新，使其与信息化发展相适应。同时，建议在法规中明确信息化档案管理的标准和规范，以确保档案的合规性和安全性。其次，建立信息化档案管理的技术标准。在信息化背景下，新兴技术如人工智能、大数据等的应用日益广泛，为档案管理提供了更多可能性。因此，制定技术标准，规范信息化档案管理的技术流程和数据格式，有助于提高档案管理的效率和准确性。再次，健全档案管理人才培养制度。培养具备信息技术和档案管理双重背景的专业人才，提高其信息化时代的综合素养，是推动档案管理与标准化建设的基础。可以通过设立相关专业课程、举办研讨会等形式，促使相关人员了解最新的档案管理理念和技术手段。最后，建立完善的监督评估机制。通过设立独立的第三方机构或建立内部审计团队，对档案管理制度的执行情况进行定期审查和评估，以发现问题、改进机制，确保档案管理制度不断优化和完善。

总之，为系统推进档案可视化管理与标准化建设，在具体实施过程中要坚持整体性、协调性、目标性原则。既要充分认识到当前档案可视化管理与标准化建设的紧迫性，也要对接国际标准，吸纳国际档案管理标准体系建设的诸多优点，紧跟国际标准发展动态，坚持问题导向，通过标准管理体制改革，实现管理标准与技术标准有效衔接，形成以技术标准为核心，以可视化管理为载体，以工作标准为基础，以管理标准为依据的建设项目档案管理标准体系。