工程档案可视化管理与标准化建设研究

王雅华

（漳州靖圆发展有限公司，福建 漳州 363600）

工程档案可视化管理与标准化建设紧密关联于工程项目的日常运作，为此国家出台了《建设项目档案管理规范》（DAT28-2018）、《建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法》《档案行业网络与信息安全信息通报工作规范》《档案信息化标准体系建设指南》等相关文件。在大规模工程项目中，涉及众多参与方和庞大的信息流，如何高效地管理和利用这些信息成为一项迫切的问题。通过可视化手段，可以使各方更直观地了解工程进展、问题和需求，提高沟通效率，减少误解和错误。同时，标准化建设则能够规范信息的采集、存储和传递流程，确保信息的一致性和可靠性，为工程项目实施提供依据。

1 工程档案可视化管理与标准化建设的基本原则

《建设项目档案管理规范》（DAT28-2018）明确指出，坚持归档要求与项目档案管理的原则。工程档案可视化管理与标准化建设作为一门前沿领域的研究，立足于解决传统工程档案管理面临的信息化和标准化难题，是工程管理与信息科学交叉融合的产物。传统档案管理已难以满足信息化和高效管理的需求，需要在制度层面和技术层面进行创新。为提升工程档案可视化管理与标准化建设质量，需明确其基本原则。

1.1 科学分类管理原则

在工程档案可视化管理与标准化建设中，科学分类管理原则是确保档案信息有序、高效管理的基本原则之一。科学分类管理的实施不仅有助于提高档案检索效率，还能够为工程项目的可视化管理提供有力支持。首先，基于工程项目特点的科学分类。在实施科学分类管理时，需要充分考虑工程项目的特殊性质，采用合适的分类标准。《建设项目档案管理规范》（DAT28-2018）明确指出要确保勘察、设计、监理、施工、总承包、检测、供货等多个环节档案管理的规范性。可以根据项目的不同阶段、性质、规模等因素进行分类。例如，可以将档案分为设计阶段、施工阶段、验收阶段等，或者按照不同专业、工程类型进行分类，以满足不同管理需求。其次，遵循标准化的科学分类体系。建立和遵循标准的科学分类体系是科学分类管理的重要保障。通过采用国家或行业规定的标准，确保档案的分类方法与其他工程项目保持一致，提高信息共享和协同工作的效率。标准化的科学分类体系有助于形成通用性的管理模式，降低管理成本，提高档案的可比性和可视化管理水平。最后，结合信息技术的科学分类管理。随着信息技术的不断发展，可以采用先进的信息系统、数据库等技术手段，对档案信息进行数字化处理，实现档案的电子化管理和可视化呈现。这样可以更方便、快捷地进行检索和利用，也有利于实现档案信息的全面、长期保存。通过科学的分类方式，结合项目特点、标准化体系和信息技术手段，可以更好地实现工程档案的有序管理，为工程项目的高效运作和决策提供强有力的支持。

1.2 全生命周期管理原则

2018 年，国家档案局的《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）中，对新时期工程档案管理提出了新的要求，在工程档案管理过程中，要以项目文件和档案全生命周期作为管理指导思想，在档案管理过程中进一步明确标准化具体要求，各参建单位和相关工作人员在文件档案管理过程中要履职尽责，这既是建设项目档案管理的现实诉求，也是建设项目档案管理的基本原则。首先，强调全生命周期信息的一体化管理。全生命周期管理原则要求在档案接收工作中，不仅要关注工程建设的设计和施工阶段，更要注重项目的运维和维护。这需要工程档案工作人员在接收档案时，充分考虑项目的整个生命周期，确保档案中包含设计、施工、运营等各个阶段的信息，以实现全面管理和长期保存。其次，传统建筑工程档案与BIM档案并存的原则。在当前建筑工程中，BIM（Building Information Modeling）技术得到广泛应用，生成的BIM 档案包含了丰富的工程信息。工程档案工作人员在接收档案时，应当将传统建筑工程档案与BIM档案有机结合，使其在同一管理平台上并存。有助于更全面地记录和展现工程信息。最后，强调传统建筑工程档案与BIM 档案内容互补的原则。传统建筑工程档案和BIM 档案各有其独特的优势，工程档案工作人员应当在接收档案时，充分挖掘两者之间的互补性。传统档案可能包含更为详实的手工记录和纸质文件，而BIM 档案则提供了数字化的、精准的建筑模型和工程数据。通过使两者内容互相补充，可以实现更为全面、立体的工程信息管理。工程档案工作人员应当灵活运用这一原则，将传统建筑工程档案与BIM档案合理整合，既保留传统的管理方式，又借助现代技术手段，以期实现工程档案的全面、高效管理。

2 工程档案可视化管理与标准化建设的现实要求

工程档案可视化管理与标准化建设的研究既扎根于学术理论的深厚土壤，又深深植根于实际工程管理的需求。通过对信息技术和标准体系的深入研究，该领域不仅有望推动传统档案管理的现代化转型，也为工程项目管理提供了创新的解决方案。

2.1 严格控制工程档案质量

严格控制工程档案质量是实现可视化管理与标准化建设的前提。《电子档案管理系统基本功能规定》（GB/T 39784-2021）指出，要确保电子档案真实、完整、可用与安全。只有在信息真实、完整、准确的基础上，结合相关法规和标准，采用先进的技术手段，才能真正实现工程档案的高质量管理，为工程建设和运营提供可视化决策支持。首先，确保信息的真实、完整、准确。在信息化背景下，档案可视化管理的核心在于数据的真实性、完整性和准确性。为此，工程档案管理者应对档案信息进行严密的审核，确保每个阶段的数据都得到真实记录，信息不受篡改，以满足可视化管理的需要。此外，引入区块链等先进技术手段，加强对档案信息的安全性和可追溯性的管理，进一步提升信息的可信度。其次，符合相关法规和标准。工程档案的规范性管理需要与时俱进，紧跟国家和地方相关法规、标准的更新和升级。档案管理者应深入研究最新的法规和标准，调整档案管理体系，确保档案的组织结构、命名规范、格式规范等方面能够适应信息化背景下的要求。此外，还要建立工程档案管理的评估机制，定期进行内外审查，及时发现和纠正不符合法规和标准的地方。最后，采用先进的技术手段确保可视化质量。随着信息技术的快速发展，引入更为先进的技术手段成为提升档案管理质量的必然选择。工程档案可视化管理可以通过引入人工智能、大数据分析等技术，实现对档案信息的智能化处理和全面分析，从而确保信息的质量和可读性。逐步实现档案的数字化和虚拟化，为信息的全生命周期管理提供更多可能性。

2.2 提高档案开发和利用水平

在当前信息化背景下，提高工程档案的开发和利用水平显得尤为重要。首先，建立科学的档案分类体系。在政府层面，相关技术标准的制定需要集思广益，特别是档案管理部门更是要组织制定相关制度，规范档案的分类标准，以确保档案信息的有序存储和高效检索。《电子档案管理系统基本功能规定》（GB/T 39784-2021）指出，各类档案部门应重视开发和应用电子档案管理系统的规范化建设。工程档案管理者应当在此基础上建立内部的科学分类体系，将工程档案划分为不同的类别和层级，使之更符合实际管理需求。科学的分类体系建设有助于信息的组织和整理，也为后续的档案开发和利用奠定了基础。其次，借助先进技术手段提高档案的可视化水平。政府的技术标准应当鼓励和引导档案管理者采用先进的可视化技术，如虚拟现实（VR）和增强现实（AR），将工程档案呈现在更直观、生动的视觉形式。这不仅能够提高档案利用的效率，还能够推动档案管理向着更为智能化和人性化的方向发展。最后，注重人才培养，提高档案管理团队整体素质。技术标准的推动离不开专业人才的支持。《“十四五”全国档案事业发展规划》明确指出，要重视档案人才队伍建设。因此，企业应该在档案管理领域培养具备信息化背景的专业人才，使他们掌握最新的技术和理论，能够灵活运用在实际的档案管理工作中。此外，注重团队协作和沟通，提高整体素质，以适应不断变化的信息环境和技术标准。

3 工程档案可视化管理与标准化建设的方法策略

工程档案可视化管理与标准化建设是一项系统工程，需要根据国家相关的制度标准对工程档案收集管理进行细化，确保工程档案信息收集的真实性和全面性。同时在管理过程中要按照高质量原则，落实好相关制度机制。此外，以工程档案可视化标准建设推动档案可视化进程，主动的引进现代信息技术，提升工程档案的利用开发效果。

3.1 依照工程档案标准实施分阶段收集和规范化管理

《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）明确指出，要做好相关部门及参建单位项目文件的形成、收集、整理和归档工作。在工程档案可视化管理与标准化建设中，依照工程档案标准实施分阶段收集和规范化管理非常重要。首先，从工程项目的不同阶段出发，有针对性地进行档案收集。在项目启动阶段，重点收集与项目背景、立项和预算等相关的档案信息；在设计阶段，则应当聚焦于收集设计文档、技术规范和方案等；而在施工阶段，需强化对施工图纸、工艺流程和材料验收等档案的系统搜集。这种分阶段、有针对性的档案信息收集，可以更好地满足各个阶段的档案管理要求，为后续的规范管理提供充分的数据支持。其次，对于不同阶段的档案，需要进行规范化管理，确保信息的一致性和标准化。例如，可以制定符合工程档案标准的文件命名规范，规定文件的存储格式和结构，以及明确各类档案的元数据标准。最后，强调信息技术在分阶段收集和规范化管理中的应用。当前信息技术发展迅猛，采用信息化手段能够更好地实现档案的数字化、可视化管理。通过建立信息系统，实现对各类档案的全面监控、检索和开发利用，提高档案管理的效能。同时，还应充分考虑信息安全和隐私保护等方面因素，确保信息的完整性和可靠性。依照工程档案标准实施分阶段收集和规范化管理是一项全方位的工作，涉及项目阶段的精准收集、规范管理以及信息化技术的应用等多个层面。通过细致而全面的工作，可以为工程档案可视化管理与标准化建设提供坚实的基础，提升工程档案管理水平。

3.2 以工程档案可视化标准建设推动档案可视化进程

《档案信息化标准体系建设指南》明确指出，建立兼容性好、开放性强的档案信息化标准体系。在工程档案可视化管理与标准化建设中，工程档案馆对信息可视化模型档案的管理主要包括归档前和归档后两个阶段。首先，对于归档前的管理工作，工程档案馆需要在纸质档案、电子档案和BIM 模型的收集整理与移交过程中提供业务上的指导。《建设项目档案管理规范》（DA/T28-2018）明确指出，电子文件归档在内容、格式、相关说明及描述上与纸质项目档案保持一致，且二者应建立关联。这就需要在各类档案归档过程中要明确收集要求和标准，推动纸质档案和电子档案向数字化过渡，并规范BIM 模型的整理和移交流程。通过建立规范和标准化的操作流程，提高信息的准确性和完整性。其次，在归档后的管理工作中，工程档案馆需要对档案实施全流程管理，完善档案检索系统，以便用户能够迅速、准确地获取需要的信息。最后，工程档案馆应将现有的BIM 标准与建设工程档案相关标准进行对接，编制一套可行的标准体系。这涉及BIM 模型与档案的数据格式、命名规范、元数据等方面的一致性。通过统一的标准，可以实现BIM 模型与建设工程档案的有机结合，确保信息的可视化管理更具科学性和规范性。在整个过程中，工程档案馆需要结合信息可视化的最新技术和标准，不断地对标准体系和相关系统进行更新。

随着我国经济社会的发展，项目建设越来越多，对工程档案管理工作也提出了新的要求。特别是在技术标准制定和技术融入方面更是要与时俱进，工程档案可视化管理与标准化建设符合工程档案事业未来发展预期。在具体实施过程中工程档案管理者应当注重协同合作，形成完整的档案管理体系。只有在信息真实、完整、准确的基础上，结合相关法规和标准，采用先进的技术手段，才能真正实现工程档案的高质量管理，为工程建设和运营提供可视化决策支持，推动整个行业朝着更加规范、高效的方向发展。