基于智能城市背景的智能档案系统建设研究

2023-01-31郑迪心

智能城市 2022年11期

郑迪心

（中国飞行试验研究院，陕西西安 710089）

智能档案的发展，对于城市档案系统建设产生深刻的影响，是智能城市建设中的重要组成部分。以大数据技术、云计算技术以及物联网技术为代表的多项信息技术，在现代档案管理工作中具有良好的应用效果，但由于缺乏实践经验，当前城市智能档案系统建设还存在一些问题，导致智能档案整体效果无法满足实际发展需求。因此，需要加强智能档案系统的建设研究，结合智慧城市建设的主要发展趋势，对智能档案系统进行完善。

1 智能城市背景下智能档案系统建设的基本原则分析

1.1 通过技术带动，加强技术融合

智能档案系统建设需要以技术为基础，通过“技术融合与迭代”的方式，加强现代化信息技术的应用，确保信息技术的优势能够充分发挥，为智能档案系统建设提供支持。在智能档案系统建设过程中，结合大数据、物联网等新兴技术，是当前智能档案系统建设的基本方式。多技术模块的应用，能够进一步提高智能档案系统功能，使得智能档案系统建设更加完善，为相关部门的档案资源共享、资源利用等提供支持，使智能档案系统建设水平，满足现代化智能档案系统的应用需求[1]。

1.2 以创新为引领，惠及民生

智能档案系统建设不只是多项现代化技术的简单融合应用，需要做好管理模式、体制机制以及行业标准的补充与创新，关注智能档案系统模式发展以及城市居民生活品质的提升，提升智能档案系统建设过程中协同创新能力与市场开发程度，全面提升智能档案系统的服务水平，提升城市居民的档案信息获取利用能力，确保群众能够充分享受智能档案系统建设带来的好处。

1.3 以重点突破为基础，示范带动

智能档案系统建设需要以城市经济发展、城市建设以及社会公共服务为重点，按照不同档案部门具有的优势以及发展规划，充分满足群众对于档案利用的需求，加强对传统管理模式的突破，在具有良好条件的部门进行试点运行，从而推动智能档案系统整体性建设，保证智能档案系统建设工作能够稳步推进。

1.4 加强基础夯实，分步落实

将提升档案工作信息基础设施与智慧应用基础设施放置在突出的位置，强化与信息技术企业、电信部门等主体的合作，提高对智能档案系统安全性建设的重视程度，完善各项基础保障设施，以此提高智能档案系统建设效果，逐步完成社会各单位与组织机构对智慧档案信息共享的目标[2]。

2 智能城市背景下智能档案系统设计方案分析

2.1 智能档案系统顶层设计

从智能档案系统的顶层设计角度来看，应充分保证档案系统内部与外部框架的科学性及合理性。在顶层设计方案中，主要包括政策发挥、资源保障、组织领导以及安全保障4四个模块。

综合应用体系是实现档案部门电子政务管理、业务流程管理以及社会服务管理的技术支撑体系与智慧化项目应用体系，是智能档案系统结构的核心部分，主要包括基层服务模块、行业应用模块以及集成应用模块三个模块工程。

基层服务模块是智能档案系统建设的前提条件，包括多种档案数据源、软件与硬件设施以及相关信息技术，主要提供数据、网络以及技术服务；行业应用模块是实现档案馆自身内部管理的基础，包括常规业务管理、业务流程管理等；集成应用模块具有档案部门与社会部门沟通的功能，协同应用与交互服务是其主要内容，能够为政府、城市居民以及社会组织提供服务[3]。智能档案系统的各模块设计如图1所示。

图1 智能档案系统的各模块设计

组织领导体系是推动智能档案系统建设的组织领导部门，主要负责协调沟通与专家咨询机制构建，是智能档案系统建设的重要基础；政策法规体系是智能档案系统运行、管理与服务的法律制度，能够为智能档案系统建设提供保障；资源保障体系为智能档案系统建设提供技术与资金等支持，是系统建设的核心内容；安全保障体系为智能档案系统建设的安全管理模式，是智能档案系统建设的关键所在。

2.2 档案分类建设

智能档案系统在建设过程中，为了提升档案管理工作效率，需要做好档案的分类工作，按照档案不同内容、形式等，将其划分为不同类型。结合H市智能档案系统建设的实践经验，该城市在智能档案系统建设中，采用的分类方式部分内容如表1所示。

表1 H市智能档案系统分类信息

采用上述分类方案，能够将不同内容的城市档案，依据其主要特征划分在智能档案系统的不同区域中，可以有效提升档案管理的便捷程度，对智能档案系统分类处理工作具有重要意义。

3 智能档案系统建设的有效措施分析

智能档案系统建设对城市发展具有重要的作用，在城市智能化建设过程中，需要加强对智能档案系统的建设，发挥出智能档案系统的作用，为城市智能化建设发展提供助力。

3.1 完善智能档案系统应用体系构建

在智能档案系统建设过程中，需要以用户需求为导向，将社会各主体力量充分发挥，按照智能档案系统建设重点内容，开展相应的规划建设，利用智能应用示范带动新技术、新模式以及新业态的创新引领。现阶段，智能档案系统建设需要做好以下几项工作：

（1）电子政务管理。需要结合智能档案系统建设中存在的薄弱环节与重点内容，提升智能档案系统建设效率，同时促进档案管理部门社会服务能力提高，推动不同档案管理部门之间的信息整合，全面提升档案信息共享化程度，发挥智能档案系统优势。

（2）业务流程管理。以智能档案系统为基础，提高多种智能技术在档案收集、整理、存储以及利用方面的应用，构建完善的智能档案系统基础数据库与平台，确保智能档案得以高效利用，从而提升智能档案系统整体水平[4]。

（3）社会公共服务管理。智能档案系统的建设，需要以社会需求为导向，包括教育、经济、卫生以及社会保障等多个领域，加强不同社会职能部门之间的协同，全面推动面向公众社会事业管理与服务的智慧应用，加快推动公共服务体系建设，构建完善的智能档案系统服务平台，为群众档案资料使用提供相应的技术支持，能够有效促进智能档案系统建设水平提升，满足智能城市建设对智能档案系统的实际需求。

3.2 加强智能档案系统基地建设

需要构建完善的智能档案数据基地，构建包含市民健康档案数据中心、社会信用档案数据中心、社会保障档案数据中心以及社会安全档案数据中心，采用统一的建设标准与规范，提升档案数据中心、网络交互中心以及档案数据容灾中心的建设，确保档案数据异地备份完善性，构建完善的智能档案收集、存储以及挖掘基地，为智能档案系统建设提供基础性支持。

需要做好智能档案系统软件产业基地建设，推动建设行业、地区、区域性档案智能服务及软件创新设计与研发，建设智能档案系统独有的“应用软件技术体系”以及公共服务平台；以智能档案系统开发过程中的“软件产业基地”为基础，加强与高校、科研机构的合作，重点引进并培育具有较大规模或相关软件研发能力的企业，加强社会资本与技术人才的引流，从而为智能档案系统建设提供技术与人才支持。

需要做好智能档案管理与服务示范地基建设，加强对传统档案服务模式的创新，从而辅助智能化转型，在基础较为完善的档案部门深化信息网络技术应用，并确保在重点行业培育智能档案管理与服务基地建设，提升智能档案系统建设能力。结合我国档案管理部门的资源优势，构建完善的综合档案管理主体，构建“跨行业、跨系统、跨部门”的智能档案基地，推动区域性智能档案系统建设发展。

3.3 推动智能档案信息基础设施建设

需要强化智能档案系统的网络基础设施建设，结合当前先进的网络技术，如5G技术等，构建完善的基础服务设施，加强网络整体优化，为智能档案系统运行提供良好的网络条件；在信息基础较为完备的档案部门进行网络融合工作，探索符合三网融合的发展模式。

需要加强档案云计算基础设施建设，利用大数据、云计算等技术，推动智能档案系统软件与硬件配套设施创新，整合档案工作网络、软件与硬件以及信息资源，构建档案云计算服务中心，加强服务平台建设。对智能档案进行统一化分析，能够有效提升智能档案利用率，向社会提供技术先进、标注统一以及安全稳定的智能档案云服务。

加强档案信息基础安全建设，构建完善的智能档案系统保障体系，加强网络防护技术的应用，确保智能档案系统具有良好的信息安全处理能力[5]。

3.4 提高智能档案资源共享性

在智慧城市建设过程中，需要不断提升智能档案的资源共享性，确保智能档案能够在城市发展中全面推广，加强智能档案系统开放性建设。在智能档案系统共享模式建设过程中，需要加强现代信息技术的利用，在社会重点领域，如教育、医疗等方面，全面提升智能档案系统运行效率，为城市发展决策制定等提供支持，是推动智能档案系统建设的重要举措。