信息化背景下档案管理创新路径研究

◇内江市人事考试中心 谭周扬

现如今，信息技术被广泛运用到各个行业领域中，并在未来时段内对各行业的发展产生重要影响。为了更好地适应时代发展形势，档案管理人员也应树立起信息化管理理念，并积极引入信息化技术，实现对档案管理模式和方法的创新，提升档案管理效率和水平。鉴于此，本文主要就如何利用信息技术实现档案管理创新进行了简要分析。

随着信息时代的到来，越来越多的信息技术研究成果被运用到档案管理工作中，极大的改变了档案管理的理念和模式，解决了传统档案管理中一些难以解决的问题，提升了档案管理的效率和水平。这就要求档案管理人员必须要意识到信息技术的应用价值，并在后续的管理工作中，积极探索和创建全新的档案管理路径，提升档案资源的共享率和利用率，让档案管理的价值充分体现出来，促进行政事业单位的可持续发展。就这一方面而言，加强对我国现阶段科技水平下档案管理工作优化途径的创新是非常具有现实意义的。

1 信息化时代给档案管理带来的影响

（1）给档案管理带来的机遇。信息技术在档案管理中的运用，能够给档案管理理念和模式带来极大的改变，具体表现为以下几点：一是信息检索更加便利。信息技术的运用，可以将纸质档案转变为电子档案，并存放在档案数据库中，档案管理人员和用户只需要登录档案管理系统，则可实现对档案的调阅，提升了档案信息查询的准确性和便捷性；二是规范档案管理。在以往的人工档案管理中经常会因人为因素，出现档案丢失、档案归档不规范等现象，影响到档案资源的实际利用率。而信息技术的应用，则可以有效解决这一问题[1]。在信息化档案管理系统中，会将档案调取、查看和更改等记录保存下来，档案管理人员可以随时查看档案数据的使用情况，规避档案管理和使用流程中的不规范现象；三是提升档案管理标准化水平。在信息技术的支撑下，档案管理人员需要按照相应的档案管理规范对档案进行归档和处理，使得档案资料更加符合技术规范和业务标准，便于管理者更好地管理档案，提升档案管理工作的效率和水平。

（2）给档案管理带来的挑战。虽然信息技术的运用给档案管理工作带来了很多的便利，但与此同时也提出了全新的挑战，具体表现为以下几个方面：一是信息管理模式与传统管理模式之间的冲突。传统的档案管理模式的模式都是基于管理实践和管理经验形成的，有着较强的科学性和稳定性。但档案管理信息化改革中，传统档案管理模式的弊端逐渐暴露出来，如主动性不强、封闭性强，在一定程度上阻碍了档案信息化改革进程；二是档案信息化改革给传统档案管理体系带来的挑战[2]。档案信息化管理建设中，对于档案管理内容、档案管理方式和档案管理标准提出了全新的要求，这也在一定程度上扰乱了传统档案管理体系的秩序和行为；三是对档案管理人员的信息素养提出了更高要求。在信息化档案管理工作中，要求档案管理人员必须要具备良好的业务能力和信息素养，能够灵活运用各种先进的信息技术开展档案管理工作。但当前多数行政事业单位的档案管理人员都不具备充足的信息素养和信息化能力，导致档案管理信息建设工作难以有效推进。

2 信息化背景下档案管理创新路径

（1）提高信息化技术的应用深度。在档案管理中，提高信息化技术的应用深度具体就是说技术的应用程度。不过要想达成理想的效果，首先就得从档案管理需求着手，明确应用目标[3]。比如在知识管理中的各方面内容上，管理员可以借助大数据技术提高隐性知识的管理知识，使其表现出显性化与可视化的特点；其次，从管理质量方面来说，需要提高其应用广度。在档案管理工作开展中，管理者应该从精细化管理角度着手，并在各个档案管理环节融入信息化技术，借助此推动工作质量的提高。比如为了推动档案信息检索服务质量更进一步，可以将分析技术、信息挖掘技术等合理应用起来，如在信息归纳、检索等环节，合理应用这些技术，便能起到很好的效果，提高工作有效性，使信息检索变得更加智能化。

（2）拓展档案管理管理维度。拓展档案管理维度，可以很好推动信息化技术应用范畴的延伸，是其变成决策制定、战略制定等的重要依据。具体可以从以下几方面着手：首先，结合实际构建档案信息管理体系，使档案管理工作和其他业务部门相衔接，以便形成档案数据信息的自动收集与整理；其次，应该将自动化技术、大数据技术等充分利用起来，是档案管理工作表现出规范化、规律化等特点[4]。需要注意的一点，档案管理员应该结合相关数据信息合理开展归纳存储以及分类等相关工作，促进信息资源的整合；最后，构建完善的管理机制，将相关档案信息以信息化技术的方式融入信息管理平台中，这样可以很好减少管理步骤，提高工作有效性。除此之外，在拓展管理维度的时候，管理人员还得注重人才培训，关注他们信息素养的强化。同时，还得注重传统管理模式与信息化建设矛盾的处理，以便在档案信息化建设中更充分的发挥档案管理员的作用。

（3）构建合理的保障机制。首先就是构建完善的监管机制，针对当前档案管理信息化建设中存在的各种问题，构建合适的机制，明确管理人员在其中承担的职责，确定好工作标准与目标，在各方面得到保障的基础上，推动档案管理数字化水平更进一步；其次，构建网络安全防范机制。在档案管理信息化建设中，时常发生网络安全问题，为此，相关方面应该组织负责人从多角度出发，构建完善的防范机制，避免病毒与黑客等的侵袭；最后，构建完善客观的评价审核机制。在档案管理内容创新中，档案管理员肩负着多方面的工作，如信息录入、信息检索以及管理等，要想推动信息化建设更进一步，离不开相对应的评价机制。当有完善的评价机制作为支撑，便能很好地诊断管理员在具体工作开展中存在的问题，然后针对性的优化，推动档案管理质量更上一个台阶。

（4）提高工作人员的综合素质与水平。在社会科技飞速发展下，对于档案管理也提出了更高的要求，相应的，工作人员的能力与素质也应该紧跟其后，这样才能更好满足工作需求。首先，应该注重工作人员工作热情的调动，在档案管理信息化建设中，员工的个人态度在很大程度上关乎到工作有效性；其次，提高员工的信息化能力。档案管理单位可以多为他们提供培训提升的机会，同时鼓励他们自主学习，如参加培训班等[5]。还可以定期举办相关知识竞赛，让他们认清信息能力提升的重要性；最后，注重学习团队的构建，促使他们相互督促与进步，打开全新的档案管理局面。

3 结束语

综上所述，在信息时代背景下，信息技术引入和运用，极大的改变了档案管理的形式和方法，提升了档案管理效率和水平。不过在信息技术的实际运用过程中仍存在很多的不足，影响到信息技术优势的发挥。因此，档案管理人员必要加强对信息化档案管理的重视和研究，深化档案管理和信息技术之间的内在联系，提升档案管理的信息化、智能化水平。