“互联网+”时代采购档案管理工作探析

文/操天明 柳群英 郝敏

社会经济的快速发展在一定程度上推动了信息化发展进程。在“互联网+”背景之下，档案事业面临较大的机遇和挑战，尤其是采购档案，随着国家对采购领域的廉洁治理，采购档案记录了采购全过程，为采购活动中存在的贪污腐败现象提供了重要的查找依据。采购档案管理工作的创新转型，能够使采购档案管理工作更具个性化和智慧化。档案管理人员在档案信息资源整合过程当中可以借助现代化的设备，创新管理理念，提高采购档案利用率和查询效率，促使采购档案管理逐步迈向数字化、网络化和集合化。

一、新时代背景下采购档案管理存在的问题

1.重视程度不够，发展速度缓慢

采购档案是指在采购过程中形成的具有保存价值的各种形式或载体的记录材料，是全社会重要的不可或缺的信息资源，但是在很多单位采购档案管理工作并未得到重视，档案管理还是停留在纸质档案管理的模式，发展比较缓慢，采购档案管理水平也难以提高。由于政府采购档案管理缺乏专门的法律法规，很多高校并未制定采购档案管理制度[1]。由于采购项目牵涉的部门繁多，档案分散在不同的部门，收集档案工作一般比较滞后。另外高校一般重采购，轻档案管理，导致采购档案丢失情况屡有发生。近些年，随着高校的快速发展，很多高校在档案管理方面的人力、物力、财力等方面的投入未能跟上时代发展步伐，导致档案管理工作缺乏动力。

2.存储形式单一，空间占用严重

采购活动中形成大量过程材料，包括采购公告、采购文件、供应商购买采购文件记录、供应商登记表、投标响应文件、专家登记表、评审报告、中标（成交）通知书等，这些材料以纸质文件为主。很多采用公开招标、邀请招标、竞争性磋商、竞争性谈判等采购方式的采购项目归档资料都是很厚的几本，非常占用库房空间，而扩建档案库房的经济成本巨大。“互联网+”时代，未来采购过程管理必然以电子化为主，电子化档案必然会逐步取代纸质档案，目前，高校的采购档案电子化管理未能跟上信息发展的需要。

3.档案信息化建设迟缓，共享水平差

档案信息化建设需要投入大量的资金，对纸质档案进行扫描、识别、录入、关联等一系列加工处理，而且档案信息化建设是一个见效慢、周期长的系统性工程，导致信息化速度迟缓。一方面，高校普遍对档案管理方面的基础建设不够重视，投入不足，不能跟上现代化发展的需要[2]。另一方面，由于各部门之间信息化工作各自为政，信息之间没有共通性，档案信息化工作缺乏统一的标准，每个单位的信息化数据也仅限本单位内部查阅，共享水平较差。

4.人员流动性较大，水平参差不齐

档案管理工作对档案的分类、整理、立卷等都要具备相应的专业知识，很多高校采购档案管理人员由采购人员兼职，由于采购工作事务繁杂，采购人员一般主要精力都在关注采购项目，对采购档案工作的重要性认识不足。采购部门作为高校的廉政风险易发和多发的领域，采购人员经常会被要求轮岗。另外，高校配备的档案管理人员其中有很大一部分不是科班出身，缺乏基本的理论知识和现代化管理意识，如若有岗位调离的机会，他们就会抓住机会转到其他岗位工作[3]。因此，采购档案管理水平很难得到提高。

二、“互联网+”时代采购档案管理的特征

1. 电子采购档案易于保存

档案保存以纸质文件为主，管理主要是通过人工方式整理归档，按案卷方式或一文一件方式进行归档，这种方式不仅费时费力，利用的时候查找效率也不高[4]。随着电子化招标的发展，很多采购项目实现了无纸化，若是为了归档再重新打印相关资料，不仅浪费，同时增加了供应商的成本。高校可以通过建立电子档案库，将互联网与采购档案管理融合在一起，整合各类信息资源，利用网络技术将采购过程中形成的电子文件整合到电子数据库中，并建立关联关系，直接传输进档案管理系统经加工整理后以电子形式归档。

2.电子采购档案易于查档

拥有丰富的电子化档案信息是保证有效利用档案信息的根本前提和必要基础。“互联网+”时代就是充分运用数字网络的优势，开发各种网络利用平台，可以通过APP、网页、微信公众号等方式进行业务办理，通过网络把档案数据直接推送给用户，大大提高效率，方便用户。同时，通过互联网服务用户，也可以及时和用户进行沟通反馈，及时了解到查档人员的需求，根据经常性被查询到的档案内容，针对性地调整服务方式，提升采购档案服务水平。

3.采购档案来源多样化

高校档案管理涉及多个领域，采购项目品目繁多，采购活动现阶段主要以委托采购代理机构组织实施为主，虽然多数采购代理机构实施采购过程形成的依然是纸质文件，但是随着电子招标的不断发展，市场上出现了多种电子招标管理系统，各家标准不统一。采购过程中形成的文档不统一，为后续采购档案的管理带来了一定的挑战。采购档案形成的渠道多样性丰富了档案内容，做好各系统数据之间的对接，直接整理归档有利于提升归档效率。

4.促进信息共享

“互联网+”时代，行业间的融合变得逐渐容易，采取合作方式提供档案利用服务是一种新潮流，也是一种共赢。档案信息资源共享是大势所趋，通过建立资源共享平台，档案信息资源会呈现翻倍的增长，档案管理部门间通过协作配合、交叉作业的频次也会空前加剧。同时，档案信息的类型也会多样化、多元化，不仅有纸质文字，也有视频、声频、实物等载体，档案信息资源的收集、数据存储、使用等方面也会变得方便、快捷、高效，为以后用户的使用提供了极大的便利[5]。

三、“互联网+”时代下提升采购档案管理的主要措施

1.依据校情，制定适宜的采购档案管理制度

规范管理，制度先行。健全的采购档案管理制度是保障管理效果的前提，高校应结合学校工作实际，制定符合时代发展的采购档案管理制度。“互联网+”时代，数字化档案是时代发展的必然趋势。采购工作正逐步向电子化发展，虽然现阶段还是以纸质文件为主，随着电子化招标的不断推进，电子招投标也是必然趋势。高校应紧跟时代发展的步伐，未雨绸缪，尽早制定纸质档案和电子化采购档案管理规范，做到采购档案的归档工作有章可循。

2.做好顶层设计，促进档案管理水平

“互联网+”时代下的采购档案管理要想提高，必须要构建一个完整的、符合档案管理、采购管理相关法律法规的档案管理体系。档案管理要有针对性，不同类别的档案可以分类管理，建立科学合理的管理模式。通过现代化管理理念，顺应时代发展，理顺档案管理与其他业务部门之间的关系，将各业务系统与档案系统关联，实现资源共享。充分利用档案资源，提升档案开发利用水平，更好地服务教学、科研。

3.转变管理思维，创新档案管理模式

传统的档案管理受“白纸黑字、立据为证”的观念影响，档案归档材料主要是纸质文件。随着高校信息化建设的发展，管理过程很多实现了网上管理，但在归档的过程中，经常是被要求打印纸质文档加盖相关公章后以纸质文件形式归档。现阶段，虽然纸质作为主要载体依然普遍，但是随着现代化技术的发展，需要档案管理人员转变管理思维，提升信息化思维，适应互联网时代的管理特点，建立良好的电子化档案管理流程和使用规范。

4.加强从业人员培训，引进复合型技术人才

档案从业人员的职业素养对档案工作的发展起着至关重要的作用。在“互联网+”时代，档案从业人员不仅要懂得档案管理的相关知识，还要懂得信息化技术、大数据技术等相关知识。在档案的日常工作中，要加强对档案从业人员的培训，开展包括档案管理、计算机技术、互联网技术等相关知识的培训，积极培养综合性人才。同时要加大引进信息化人才的力度，让新的工作理念和工作方式为行业发展注入新的活力，促进档案管理信息化的提升。

结语

随着社会生产力和信息技术的不断进步，“互联网+”已成为发展趋势，成为各行各业创新发展的主要内容。在档案管理的过程中，充分借助于现代化技术，实现档案资源建设与“互联网+”相融合，既有利于提升档案管理水平，也有利于更好地提升档案资源的开发利用。因此，“互联网+”背景下，档案管理人员应紧跟时代发展的步伐，创新思维，不断改进管理模式，更好地服务广大师生和社会大众。