高校学生学籍档案的标准化管理研究

谢 彤

（南京体育学院奥林匹克学院，江苏 南京 210000）

高校学生学籍资料具有的原始记录功能，主要包括了个人基础资料、入学登记资料、学习资料、在校时间及有关情况、分数、学历变动、学位状态等信息。是十分宝贵的教学资源，是学院和教育部门组织检查、评估学生毕业条件的重要依据，同时也是学生档案本身的凭证功能和原始特征的反映。它在教学管理当中起着关键作用，这是任何文件和材料都无法超越和替代的。因此，高校必须落实信息化的管理体系，并利用新闻宣传、现代信息技术和打破学科人才培养的新方式，做好全面、规范化的学籍档案管理工作，切实反映出学籍档案自身的重要作用。

1 关于当前学籍档案管理存在的问题

1.1 对学籍档案的监管和管理机制有待改进

根据目前状况，学校学籍档案保管机制的不完善情况可以大致分为以下几个层面：一是学校目前的学籍档案保管工作存在着滞后性现象，如高校出于资金等多方面的问题对在校生的学籍资料不能按时更新，且及时性较差等。二是目前高校在学籍档案保管中的工作制度不完善情况也属于重要方面，岗位职责和分工的不清楚等问题，导致学校有关工作人员在对学生学籍资料接收、清理和存档等方面的工作欠缺。三是学籍档案保管的认知困难仍为主要原因，管理人员对学籍资料的了解度不够及档案管理能力弱的现状也导致了档案保管的系统化水平不高，即学籍资料保管能力只能达到应付和整理存放程度之间的水平，难以实现学籍资料保管的真正意义。

1.2 学籍档案移交不及时

学籍档案不但是对教与学进程的最原始、最忠实的记载，同时也是判断高校质量与水平的依据。但是，由于学籍档案管理进程中具有相当多的变数，且由于学籍档案保存人员调动频繁，经常出现学籍档案移交后没有管理人或缺少管理的现象。比如有些学籍异动的情况，由于持续周期较长、变数较大，或是责任人员疏忽了学籍档案的保管，而没有及时查阅和更新资料，且文档流失或损毁的情形也时有发生，这会对学籍档案保管的及时性和完整性产生很大负面影响。

1.3 工作人员思维模式有待转变

长期以来，高校学籍档案保管工作人员对于学籍档案保管的基本思想理念都只是停留在收、藏、管、用、编等方面，因此大多档案保管工作人员都觉得学籍档案保管工作只是在单纯进行归类保管。很少人会将学籍档案管理工作和网络信息技术加以有效的融合。在现有网络信息技术下，怎样转变现有学籍档案保管工作人员的思想意识，使之主动掌握网络信息技术、运用网络信息技术进行对学生学籍档案管理的主要模式将成为重要工作。

1.4 技术手段及标准化管理的要求欠佳

资源的合理配置是影响学籍档案管理工作的基础条件，为实现学籍档案管理工作的标准化，需通过合理配置软硬件设备，逐步实现标准化的网络信息系统。但现实情况中却存在因为资源倾斜不足的原因，高校学生学籍档案管理工作设备资源配备不足，也未形成统一的管理标准，并未形成标准化的技术手段和管理要求，以及未能对学生学籍档案信息系统实施标准化管理，是对目前使用网络信息技术实施学生学籍档案管理工作的基本阻碍。

2 高校学籍档案管理标准化的必要性

档案保管关乎学生日后的工作与生活，而且对学生管理也有着重要指导作用，所以应该受到广大学生的广泛关注，因此档案保管的规范化也存在一定必要。规范后的学校档案管理必须要有与时俱进性的特点、符合时代发展的特点，从当前时代局势考虑，增强了学校对学籍档案的保护意识，同时也要进一步提升对其的管理水平。学籍档案的管理，还可以反映出学校档案管理的自身价值，同时还可以就学校校园建设和发展等问题，来保障其可持续发展。在使用了互联网等现代信息技术之后，网络信息档案管理将更为合理，同时让学生管理也更为方便，可以第一时间了解学生的实际状况，并为其建议工作方针与学习方法。通过学习管理，也可以更为真切地反映学生的实际状况，从而更加尊重事实，时刻从学校实际出发，对学员加以评估与选拔。而目前，要实现这一流程，还需要从硬件与软件两方面着手，强化学生档案管理，才能确保校园管理工作的成功。其具体的流程下面还将更具体地分析。

3 学籍档案标准化管理策略

3.1 建立“生本”服务理念

“生本”的服务，其本质便是要把学校所有工作人员都真正贯彻到为学生服务的宗旨上来。一是管理员需要清楚自己不仅仅单纯地对学生学籍信息加以管理，同时还必须关注学生的现实需要，更加重视学生的基本权利，才能促使学校领导更加关注学生学籍档案管理的重要意义，更加清楚学生自身需要完成的学业任务，以便于更好地和管理人员做好协调，从而实现学生学籍信息的有效记录和更新。二是要充分重视学生的话语权。具体在建立管理体系之时，不仅仅要对学生的基本权益加以考量，而且还要与学生权益相符合，引导学生全面参与其中，并重视其基本要求与意见。此外，具体在管理体系的实施时也不是仅采取惩罚手段，而且还要给予学生更多自由辩驳的机会，把管理教育和惩罚科学融合起来，以进一步保障学生的基本权利，让“生本”服务的宗旨得以充分落实在具体管理工作之中。管理人员还能够运用互联网和其他现代化工具和学生加强交流互动，了解学生的实际心声及其在学习方面出现的一些问题。总体而言，必须一直秉承“生本”宗旨，给予学校全面的支持和服务，全心全意投身学校服务工作之中。

3.2 促进管理制度建设，提高管理效率

高校管理层需要建立一个较为健全且合理的学籍档案规范管理体系，以此提高管理水平，为管理工作的实施提供更多政策性的措施。各高校需要在遵守基本的管理法规与政策的基础上，制定一个与自己具体情况相符合的管理体系，并在实施当中，对其具体的运行与操作过程进行优化。一是必须要建立一个规范、合理、科学的管理体系。具体管理应该根据学生自己的生活实际和学校管理情况进行，但是在这里面还需要尽量符合学校的各种需求和特点，给学生的成长发展提供更多宽松平等的机会，同时尽量使其在学籍上的自由程度提高，包括对学生选课、休学等方面也能够相应予以合理限制，这样就在展现出对学生基本人为照顾的基础上，提高管理的全面性和规范化程度。二是可以直接形成一个多级管理体系，将过去由教务处直接进行管理的方式变成了由几个教育部门共同管理的方式，除了由老师主要完成学校教育、管理等方面的指导工作外，还能够由家长参与在其中加以监管，以此可以使得学校整个管理的开展得以实现高效率运作。

3.3 加强管理工作宣传，进一步开展和落实

在工作开展中，需要树立起始终为学校做好服务的根本思想，不仅要重视学校管理制度的贯彻与落实，还要加强管理制度的教育，进而提高老师与学校对具体管理制度的了解与重视。一是从学生管理方面入手，如在招生初期，就针对学生具体的管理模式展开介绍，学生的具体管理可以利用授课、通过印发小册子等方式进行学习，然后再对大家进行统一测评，甚至还可以通过技能比赛的方式，在调动学生参与度和积极性的基础上，让学生们可以更轻松地了解管理体系当中的内容。另外还可以直接将规章制度印刷起来，贴于校园宣讲栏内，或是利用微信、广播电台、校园官网等现代化发展渠道对其加以传播，让全体师生都可以切实认识到规章制度的基本含义以及自己所享有的权利，最终积极投入到管理之中。二是直接从教育方面入手，即着重对老师进行学校管理规定和法律规则的传播与认知，并以此为学校规章制度的实施基础。在具体实践工作过程当中，还需要通过向老师灌输和教育“生本”思想，使得其可以更有效地改变自己的业务观念，并逐步发展为适应当下教育教学发展需要的工作人员，从而推动学校学籍档案管理的深入发展与实施。

3.4 促进管理信息化建设，加大对学籍档案管理的资源配置

随着信息技术的发展与提高，运用网络信息技术对学生学籍档案进行集中管理是克服学校现行学籍档案管理繁杂和简单工作困难的关键。因此应当加强对现代化技术和管理手段的研究，逐步引入各种与学校管理实际情况相符合的现代化管理手段，逐步建立学校管理信息网络，以推动学校管理进一步朝着更加信息化和现代化的方向发展。为了运用网络信息技术完成对本科生的学籍档案管理，高校应当加强对基本信息的配置并制定具体的规定。学校可根据各种形式的学籍资料制定和健全学籍资料保管制度，以利于学籍资料保管规范化和统一化的实现，以便于后期学籍资料的检索和存档。目的在于实现数据共享，提高教学效率。例如在教务管理系统下，老师们不仅可以布置、批改学生的教学作业，还可以相互进行沟通交流，共同解决问题，而且还能够开展成绩检查等教学活动。同时，教师还可以运用该管理系统完成科目设定、学科设置、学籍以及成绩管理等工作。总之，结合信息管理平台，学籍档案管理工作可以直接实现多主体的横向管理和纵向管理。

3.5 加强信息库建立和安全管理工作

针对高校的学籍档案信息化建设管理问题，属于学校当前学籍档案现代化管理的重点问题，而进行信息化管理工作时，其重点就是把学校学籍档案变为电子形式并通过网络资源进行共享和检索。针对学校电子档案系统而言，应该进行安全把关，对于如何防止文档流失或篡改也应该视为重点问题。学校需在实际实施管理中重视对案卷的编排次序，并设置电子目录系统，同时高校学籍档案信息库的建立需作为安全预防工作，在满足学校日常调阅和管理之余，还需要注意硬件和软件的安全性和保密性，通过防火墙等实现病毒防控、信息保密等工作，也要从根源上加强管理人员的安全防范意识，做好制度管理工作，以降低人为因素所带来的信息安全损失。

3.6 加大学籍档案管理人员培训，强化人员综合素质

人员是完善学籍档案管理标准化的重要因素。首先高校需构建人力资源评估体系。对于管理者来说，不仅仅需要有规范的规章制度，还需要进一步完善标准化管理的工作环境，从而使得每个管理人员都可以通过自己的能力获得社会广泛认同；其次管理者要走进学校。学生学籍档案与其个人利益密切相关，如果管理人员自己不熟悉情况，势必无法全方位进行有效的管理。所以必须将教育全面渗透到校园文化之中，真正做一个教育者，只有在思想上做好自身教育，才能在行为上养成自觉；再次，管理者也要注意意识和素质的自我提高。管理人员本身也必须不断提高自己业务素质，可通过日常提高对管理现代化技术问题的关注度，并随着时间进展而提高对自身的管理技能熟悉程度；最后是学校要进一步完善现有人才培养的制度。需定期对负责人进行培训教学，以全方位灌输各种管理技术与专业的知识。如可以邀请一些管理经验丰富的从业者，在高校中进行管理经验传授和理论知识讲座；又或是邀请相关专家传授专门的计算机基础知识，以帮助管理者能够更好地运用计算机技术进行管理。

4 结语

学籍管理涵盖于中国高校的教育、运行与管理的各个方面。而学籍管理工作对于稳定学校课堂秩序、准确了解高校学生的基本状况，以及掌握实际教学情况、提升学生素质等方面，有着非常关键的作用。然而当前学籍档案管理存在一定问题，不仅在监管机制和管理上存在不足，在具体工作开展中存在学籍档案移交不及时、技术手段及标准化管理的要求欠佳，以及工作人员思维模式有待转变等。衡量学籍管理的关键标准是学籍信息的真实性。需在使用信息系统的平台上严格标准化规范管理，大大提高了学籍信息的真实性。需通过建立“生本”服务理念、规范操作流程等实现学籍管理标准化的基本理念，需促进管理制度建设、提高管理效率，加强管理工作宣传，进一步开展和落实学籍的标准化管理，需在信息技术上促进管理信息化建设，加大对学籍档案管理的资源配置，并加强学籍档案信息库建立和对学籍档案的安全管理工作，在队伍建设上加大对学籍档案管理人员的培训，强化人员综合素质，实现高校学生学籍档案的标准化管理。