水电站项目档案管理规范化的关注与思考

周 萌，李光辉，任 威

（山东沂蒙抽水蓄能有限公司，山东 临沂 273400）

当今世界，电能源对经济与社会发展的火车头作用越来越凸显。我国水资源相对充沛，建设与发展水电站，开发与转化水资源为水电能源的科技能力越来越雄厚、实力越来越突出，老水电站在稳定安全运营的基础上扩建增容，新水电站屡见不鲜的投入建设和使用，水电行业的发展与水电能源的产出与供给已经跻身世界先进行列。

我国水电业创优提效的大力发展，依赖水电企业大干快上的柱石与基础作用，水电企业自身发展的能量与质量源于企业加强经营管理的内驱动力。水电企业加强经营管理内驱动力中，档案管理标准化发挥着“以档资企”的重要作用。档案是企业经营管理活动与生存发展最为直接、最为具体、最为现实、最为本真的原始记录与原始凭证，因其所具有的这种特殊属性而尤显珍贵。

企业档案管理规范化是加强档案管理的永恒命题，又与企业发展水平与时代发展水平与时俱进，在所拥有的核心内涵相对稳定的状态下，呈现出现在时与未来时的突出特点。充分认识目前企业档案管理规范化特点，是采取针对性措施、实现并创新档案规范化管理的前提条件，唯有其针对性愈发契合其内在要求、问题症结所在，愈能采取相适应的创优提效对策，由不足以规范化管理的现状向规范化管理的目标求索和推进，迸发和涌流规范化管理效益。因此，进行水电站项目档案管理规范化突出特点与主要措施的分析探讨是一个很有价值的关注点。

1 水电站项目档案管理规范化的基本内涵、突出特点、凸显问题

1.1 水电站项目档案管理规范化的基本内涵

任何管理活动都需要遵循一定的管理规范进行，正所谓没有规矩就不能成方圆，没有规范何谈规范化管理，实施规范化管理才能达成标准化科学化管理。水电站项目档案管理是企业档案管理乃至企业管理的有机组成部分，是国家档案事业的微观组成部分，是指在立项、招投标、勘测、批复、设计、施工、监理及竣工验收全过程形成的具有长期性乃至永久性的资料信息，具有管理性、经济性、服务性、政治性、文化性、历史性等多方面的性质，但尤以为水电企业项目建设提供历史的真实记录，是开展工程建设、管理、运行、维护的窗口展示与重要依据。

进行水电站项目档案管理要遵循国家规范和标准，在符合我国《档案法》、符合相关国家行业的地方企业的相关规章制度进行，确保档案实体的完整与安全，便于档案的提取与利用。因此，水电站项目档案管理规范化的基本内涵体现在归档范围与质量要求上，体现在档案收集、整理、立卷、移交、保管、调用、统计等细节方面，体现在监管要求、验收要求的规范化和标准化方面，而体现在监管要求、验收要求方面，又可以视之为对细节管理和安全质量管理的统领和保障，需要管理主体、监管主体的高度重视，紧密联系和协同运作，需要组织体系和运行机制的有效保障。

1.2 水电站项目档案管理规范化的突出特点

任何事物的突出特点即其主要特征，或称之为本质属性，最能代表该事物的“质量”。水电站项目档案规范化管理的突出特点以其所具有的重要性和使用价值而鲜明。从其所具有的重要性来看，普遍性的广泛性即档案管理对于企业管理的重要性，专指性的特殊性即水电站项目档案管理规范化的突出特点。

水电站项目建设有着多种多类，可从水电站集中水头方式的不同、厂房布置形式的不同而有区别，可由水电站的扩建、维修项目不同乃至工程量的不同而有所区别，亦可因项目建设与施工方的不同而有所区别，譬如抽水蓄能电站工程项目投资大、周期长、内外协作关系复杂、隐蔽工程多。但所有的区别都掩盖不了项目建设过程中将会产生大量的档案资料的事实，其中有文件、图纸、照片、报表、工艺和器材、生产技术装备、财务乃至方方面面林林总总的实据，反映出水电站具体建设项目的原始凭证和真实记录，必须完整准确的收录入档，哪一部分的细小缺失和损坏都会影响对项目建设全貌的了解掌握与后续的调用备查。可以说，水电站项目档案管理是一个系统庞大的工程，某一项水电站建设施工项目的档案专卷，就是这一项水电站建设施工项目的“脸谱”和“画像”，某一项水电站建设施工项目的档案专卷的完整安全，就是这一项水电站建设施工项目的“脸谱”和“画像”的真实面目，决定这一项水电站建设施工项目能否通过竣工验收，在水电站全部经营管理活动中，必须高度重视和积极加强建设项目档案的规范化管理。

1.3 水电站项目档案管理规范化的凸显问题

其一主体认识程度不足。这方面的不足是影响水电站项目档案管理规范化的首要问题，也是目前水电站企业档案管理普遍反映出的问题。其主要表现是：主管领导、主管部门、主管人员规范化管理意识欠缺，在某种程度上轻视项目档案管理工作，将项目档案管理视为“自动化流水线”，习惯于寻常规、走老路、按惯式完成工作任务；甚至存有错误的认识，认为项目档案管理是项目建设中的“软任务”和“衍生物”，有怎样的项目建设水平，自然会有怎样项目档案信息进入档案管理流程，缺乏项目档案管理标准化以人为本的正确认识。

其二制度机制约束力不足。规范化管理必须依赖制度建立的完善与制度执行的严谨，扎紧制度的笼子，才能将管理活动与管理效率规范在制度框架中，发挥出制度的刚性规范力。水电站项目工程档案管理工作内容纷繁，专业技术性很强，涉及到的事项复杂，施工单位多主体且施工人员呈流动性，投入使用的经费、技术、设备、材料数量多，恰恰因为制度约束力不足，造成了施工单位、建设单位、监理单位及设计单位之间，在收集档案、整理档案、上报档案、监管档案方面不能相互沟通、密切合作，出现某些疏漏环节与应收资料遗失的情况，甚至出现某些细节问题和某些事项无人担责，影响竣工验收正常进行。

其三第一手资料源头关把握不足。档案是真实记录与真实凭证的属性决定其“第一手资料”的本质，这“第一手资料”从哪里来？其源头是从产生档案信息资料的所有事项和环节中来。因此，在档案界有“人人档案”之说，也就是说档案信息来自于档案应收尽存内容的每一个人、每一个工作节点、每一个产出单位都有关系，但出现这方面问题的表现却是，某些参建单位、某些人员只重视工程建设，不承担档案资料收集、整理、完善、安全的责任，在他们手中形成的档案资料质量不足。档案第一手资料源头关把握不足导致档案管理规范化先天不足，其先天不足注定会增加水电站项目档案管理规范化的难度，造成这方面人力、物力、时效的浪费。

2 水电站项目档案管理规范化的端正认识、优化对策、大数据手段

2.1 水电站项目档案管理规范化的端正认识

现代企业管理积极提倡和追求规范化的实现，对于水电企业说来，管理规范化既是针对整个企业来说的，也是针对企业管理的各个组成部分来说的，水电站档案管理处于企业管理的大系统中，项目档案管理处于档案管理的子系统中，尽管以形式逻辑的种属观念做区分，项目档案管理只不过是企业规范化管理中的“螺丝钉”，但“螺丝钉”的作用却是确保这个企业规范化管理系统中不可缺失的组成部分，唯有从企业规范化管理系统中的某一子系统、乃至子子系统扎实规范化管理的具体工作任务，才能确保企业规范化管理这个母系统的规范化管理。现代企业管理规范化是基于组织管理、制度管理、流程管理规范化进行的，水电站项目档案管理规范化的端正认识，既应从这项工作对水电站建设发展的意义和作用上端正认识，亦应从组织管理、制度管理、流程管理规范化实现的层面端正认识，这样两个层面相组合才能形成水电站项目档案管理规范化较为完整的端正认识。

2.2 水电站项目档案管理规范化的优化对策

其一以人为本。很赞成有研究者所提出的企业管理需要“三大关键支柱”有力支撑的观点，“三大关键支柱”即：人员、技术、制度，而且将人员的支柱作用排在首位。确实，任何管理活动的实施、任何管理工作的进行、任何管理成效的取得，都是由人员来进行的，人员的作用是起支配作用和能动作用的管理要素，其他方面的作用，也即包含在技术与制度之中的作用，相对于人员的作用来说都属于工具性能的作用，都必定受人员作用的支配，只不过其工具性能是否更能适合利用其工具性能达成工作目标的效率和质量会有优劣比较而已。那么，水电站项目档案管理规范化的以人为本包括哪些人员呢？当有普遍的涵盖与专指的涵盖。广义的涵盖是与水电站项目建设的所有人员有关，人人既是工程项目的建设者，也是档案信息的产出者，人人都应具备对档案规范化管理重要性必要性的认识，人人都应立足岗位为档案规范化管理负责、做贡献。专指的涵盖是所有富有档案管理责任的领导人员与专兼职档案管理人员，职责本分所在，必须具备履职尽责的足够认识，认真做好项目档案规范化管理的安排部署与组织落实，将项目档案规范化管理的具体责任与自身工作水平紧密挂起钩来，应该负起组织领导责任的不能轻视和弱化这方面的责任，应该负起具体责任的要积极加强业务学习，也要积极向先进典型学习，不断提高业务能力和业务水平。更精辟地说，以人为本的契合对策，所要强调的是管理者的因素，既要坚持以人为本，又要在坚持以人为本的基础上，向着以人为本的责任心、能力水平、管理质量为本的标杆拔高。

其二以制度成规范。实现水电站项目档案规范化必须以严格的制度约束为保障，以制度打出档案规范化管理的具体设计和具体要求，形成纵向到底、横向到边、管有抓手、督有戒尺的规范，落实到制度执行层面的真知晓、真落实、真督查、真规制、真整改，坚决改变档案管理制度不严密、档案管理制度流于书面形式、档案管理制度在执行过程中走样等种种问题的出现。更为具体地说，就是要形成一套完整的从文件资料的形成、日常管理、收集整编、移交保管等相应的管理制度，严格贯彻执行，按高标准做好基础资料，严格考核，避免发生材料不规范、文件遗失等问题，既能够将项目建设档案管理的源头抓实，对项目档案管理的各个环节形成事前的标准约定，又能将苗头问题控制在最小，对已经发生的问题进行规章制度下的严格治理，始终保持制度建设的完善、周延、实际、实用。

2.3 水电站项目档案管理规范化的大数据手段

当今世界已经进入信息化网络化的大数据时代，网络技术、通信技术、移动设备技术的高度发达及其与人的高度融合，产生了爆炸式增长和高度复杂化的数据集合，大数据正在成为国家和政府层面的发展战略。大数据不仅是一种海量的数据状态及其相应的数据处理技术，更是一种思维方式，一项重要的基础设施。在社会政治创新实践领域，大数据的全数据分析功能正在为政治创新、政策创新、实践创新提供更为充分的技术支撑。网络社会的大数据化对社会治理创新提出了更高的要求，并在科学化、程序化、专业化、系统化等方面提供了更具技术性的支持。将大数据环境特点与大数据社会治理创新与水电站项目档案管理相联系，基于大数据提高档案管理能效，是全部档案管理活动的客观要求，也是具体某一方面档案管理实务的客观要求。尽管档案管理数据化已经成为客观现实，在工作实践中多有运用，但对水电站项目档案管理提供了新方式新挑战，充分认识大数据环境下档案管理的鲜明变化与突出特点，提高大数据环境下项目档案管理的适应能力与应用水平，都是水电站项目档案管理规范化如何利用好大数据手段所必须面对和解决的问题，在这方面，水电站档案管理部门和档案管理人员都必须做出积极的努力。