对以档案为载体孕育企业管理文化资源的思考

□中铁工程设计咨询集团有限公司 张梅

从形式上看，档案是一种“记录”；对企业发展而言，档案作为保存事实与记忆的历史记录，更是一笔宝贵的企业文化财富。如何以档案为载体厚植企业文化，是创新管理的新视野。

一、档案成为企业文化财富的内在逻辑

首先，从社会发展视角看，档案连接了历史与未来。国际档案理事会以“双面神”为会徽形象，两个朝向相反的面孔喻示着档案是一个兼顾过去与未来的角色，它将过去的记忆妥善保存，并将之传承于未来。

中国“铁路之父”詹天佑有每天坚持写日记的习惯，从他于1905 年至1907 年之间的日记中可以看出当时的政治环境、京张铁路工程的前期准备、修建过程中遇到的困难、勘测数据、每天的工程进度、员工管理等一系列问题，为了解当时的历史、再现京张铁路的修建场景提供了丰富、翔实而可靠的资料。此外，在工程中，詹天佑也注意收集积累档案材料，他几乎将所有的日记、文稿、账册、来信、来文以及工程的草图、底图、蓝图等全部保存下来。

其次，从企业视角看，档案是企业发展的历史记录。企业档案是企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式文件的集合，是企业各种智能活动的历史记录，更是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。档案真实地记录了企业发展的历史，反映了企业发展进程中取得的成绩和积累的经验，是企业有形资产和无形资产的重要凭证，也是企业持续健康发展的重要基础。

企业面对的新情况越来越多。企业投资项目增多、业务领域扩大，都涉及到档案管理的跟进。利用好企业档案，一方面能为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况、适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。同时，企业档案本身存贮着科学文化知识，是对员工进行岗位培训和科学技术再教育的特殊“教科书”，具有知识再生和科技创新的支撑作用。

二、影响档案资源发挥价值的问题与对策

然而，目前企业内部管理中对档案管理仍然存在不少问题。例如，业务部门不重视归档工作，认为档案放在手边，使用起来更为方便，导致大量档案散布在业务部门；档案体系化建设缺失，亟需多方协调配套；档案工作各说各话，导致档案规章制度形同虚设；信息化建设尚处在起步阶段，网上查询、借阅不完备，兼收兼容不完善；传统载体数字化程度低，影响信息共享；信息工具的智能性、高效性没有体现；档案资源开发利用水平低；档案队伍素质能力有待提高。如此种种，导致当前企业档案管理体系建设的整体水平不高，建立健全档案管理体系、加强档案资源建设迫在眉睫。

一是急需建立健全档案管理体系

档案管理具备全员性和全过程性特征。档案管理的全员性，即指企业中凡与文件材料形成、办理、使用和归档相关的岗位任职人员，都具有合规合法地形成和处置文件材料的职责。档案管理的全过程性，即指在企业各项工作的过程中，特别是在文件材料处理的关键节点上，都应当有明确的管理内容和管理要求。因此，明确档案管理人员职责、完善档案管理体系，贯彻档案管理的全员参与和全过程控制, 是提升档案管理工作水平的关键。

二是需要从资源建设高度强化企业档案管理

档案管理效果是通过依法归档和利用来发挥作用和效果的，要建立企业文件材料积累、清理管理制度。文件材料积累是指企业各工作岗位任职人员针对自身形成和处理的各类文件材料所开展的规范化留存，此项工作既是各岗位的日常工作内容，也是保证文件材料高质量归档的基础。企业文件材料清理是指对企业在各项工作中、各个部门（岗位） 中产生和处理的所有信息（包括文件、图纸、程序、报表、单据，以及它载体或数字格式的记录等） 进行有计划的排查，并根据文件材料的有关特征将其系统化。有效的文件材料清理将使企业各类信息数据类有所依，运行线路清晰，相关责任明确，为企业文件材料的归档管理提供准确的数据基础。

三是创新档案管理模式，充分展现其文化资源优势

首先，要求企业档案管理专业人员树立主动研究、精准服务的工作意识。档案管理专业性较强，因此档案管理人员应当对企业有较深的研究。档案人员应当熟悉馆藏，了解企业发展的历史，熟悉企业的内部结构和工作流程。档案人员绝不仅仅是“收发员”，而是应当在资料中总结问题、研究历史，找到对企业发展有用的资料。无论是纸质档案还是电子档案，做到快速检索和借阅是档案人员首要的基本功，也是快捷服务的必需。除了熟练掌握检索工具，档案人员在工作中也应当主动创造更便捷的检索方式。

其次，要从企业战略层面提升全员档案的资源意识。将档案管理作为企业战略管理的重要组成部分，提高管理者和职工的资源意识，这也是创新档案管理的关键举措。以制度化路径监督各部门做好文件积累，为归档工作奠定基础；指导开展文件立卷整理工作，确保归档文件的质量；更应组织档案人员业务培训，提高档案工作能力。同时，要将档案管理中的监督指导职能落到实处，企业档案部门或档案人员应当参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件是否完整、系统。

再次，对档案信息资源进行挖潜与拓展。开发档案信息资源，最基本也最常用的措施是对档案实体的第一次开发，亦称第一次整理，即将档案原件根据一定的原则和要求，进行收集、分类、立卷、排列、编目、鉴定、编制检索工具以及统计等。其目的是方便读者利用，保护原件，尽可能地延长档案原件的寿命。档案部门目前主要的服务方式是“你查我调，你走我收”，属于“被动式”地提供给读者利用。而对档案的二次开发是对档案信息资源的二次整理，要求档案管理专业人员按照企业利用档案信息的客观规律，将价值较高的档案信息从档案实体中抽出来，经过科学的再加工，生产出档案文献信息产品。

第四，推动数字化档案资源管理的落地。信息化管理环境和管理手段对企业档案管理提出了新的要求。随着信息技术和电子政务的发展，电子文件将是未来档案信息资源的主要来源，所以在档案信息资源开发过程中，档案管理部门直接开发电子化的档案信息资源以及将传统档案信息资源进行数字化处理以方便保管及开发利用，是现代档案资源开发的两种基础行为。要逐步将数字化的档案信息资源分等级接入网络，让用户实现分等级网络利用，通过互联网进行档案信息资源宣传，开展档案信息网络化编研，接受用户的档案信息咨询，从而实现档案信息资源的网络化应用。这样做，不仅可以提高档案信息资源的共享程度，方便用户利用档案信息资源，提高利用效率，还顺应了企业管理网络化的趋势，为之后的档案工作发展拓展空间，跟上时代的步伐。

没有档案就没有继承，而不继承就不可能创新。档案记载着企业发展的历程，保证它的完整、准确、系统和有效，充分挖掘它的价值，满足企业各层面工作的需求，为企业的发展战略和重点工作提供全方位、多元素、主动优质的服务，是企业档案管理工作的核心使命和永恒主题。唯有从战略高度谋划企业档案管理工作，方能真正体现其在推动创新、提升管理效率、孕育企业文化方面的独特价值。