煤炭企业物资采购内部控制管理的几点思考

2023-01-21山西潞安环保能源开发股份有限公司物资采供分公司

现代经济信息 2022年32期

宋路山西潞安环保能源开发股份有限公司物资采供分公司

现代企业之所以要加强自身的内部控制管理，一方面是为了防范各种外在的财务风险，另一方面也是为了确保企业能够保持稳定健康的发展状态。内部控制管理本身是当前企业所关注的重要内容之一，但许多企业都没有形成完善的内部管控机制，容易在实际的管理过程中出现大大小小的问题。在煤炭企业的生产运营过程中，物资采购属于非常重要的一个环节，针对这一环节展开强有力的内部管控，不仅可以降低煤炭企业的整体物资采购成本，还能够为企业的发展提供物质方面的重要保障。我国的煤炭储存量位居世界前列，煤炭资源非常丰富，是推动国民经济发展的重要能源。物资采购是煤炭企业生产销售和供应的第一道环节，如若这一环节的业务实践效率较低，将会直接消耗大量的采购成本，进而影响到企业内部的供给平衡。面对激烈的市场竞争环境，煤炭企业应当做到稳中求胜，逐步优化物资采购内部控制管理措施，在降低企业生产成本的同时提高经济效益。

一、煤炭企业物资采购的主要业务流程

采购业务是一种最为基础的经营活动，其本身是为了满足企业日常生产需求，通过消耗一定资金成本来从市场上获得所需要的生产资源。作为一般的市场主体，煤炭企业物资采购的主要业务流程包括以下几个环节：第一，提交物资采购申请。煤炭企业的采购部门应当按照生产需求向企业财务部门提交物资采购申请。第二，制定具体的采购方案。在物资采购申请得到批准以后，采购部门要按照生产需求来制定具体采购方案，然后将采购方案提交给企业管理层，由管理层进行审批。第三，确定物资供应商。煤炭企业规模较大，所需要采购的物资也较多，因而往往会涉及大量的资金成本。在确定物资采购订单以后，应当面向市场公开招投标，并对物资供应商进行对比，分别从信誉、质量、成本等几个重要因素出发，选择最为合适的供应商。在与供应商签订物资采购合同时，应当在合同中详细标明双方的权责和义务。第四，验收登记采购到的物资。物资供应商应当按照合同要求，在合同所规定的期限内将相关物资交付给煤炭企业。在采购物资到货后，采购部门要对物资进行验收，只有验收合格才能进行登记入库。相比于普通企业的物资采购活动，煤炭企业的物资采购业务有着相当多的不同，如煤炭企业通常不会采购原材料，而所采购的物资往往是煤炭生产过程中所需要用到的各类生产工具和材料，某些时候还会采购辅助性质的机械设备。这样的物资采购业务整体而言较为稳定，因而一旦找到信誉良好的物资供应商，往往会与其保持长期的良好合作[1]。

二、煤炭企业物资采购内部控制管理存在的问题

(一)物资采购过于粗放，缺乏严谨性

虽然物资采购在整个煤炭企业的生产经营当中属于最为基础的一环，但多数煤炭企业都没有认识到加强物资采购内部控制管理的重要性，依旧保持着传统的粗放型采购模式，相关的物资采购活动缺乏严谨性，容易出现各种问题。煤炭企业的物资采购环节主要由采购部门来完成，很多物资采购人员在采购过程中为图方便，往往会直接选择熟悉的供应商进行采购，不会从质量和成本方面展开详细考虑。虽然与固定供应商合作，能够在一定程度上保证日常生产经营的有序开展，但市场环境并不是一成不变的，所采购的物资也可能会发生价格上的变化。如果不能结合市场实施做出调整，那么必然会对煤炭企业的采购成本形成影响。同时，一些没看企业的采购部门为了提高采购效率，盲目压缩采购成本，直接导致所采购的物资难以保证质量。在标准规范的煤炭企业物资采购环节，采购人员需要合理对比供应商的不足与优势，优先考虑采购成本和物资质量。然而，从现阶段来看，不少煤炭企业的物资采购部门都没有形成严谨性，在采购过程中的整体考虑不足，不仅容易造成采购成本的额外负担，还难以保障基础的物资质量。

(二)物资采购管控体系不完善

在竞争不断加剧的市场环境下，企业为了保持良好的市场竞争活力，必然需要对内部管控加以优化。因此，煤炭企业也应当针对物资采购形成完善的管控体系。但多数企业都没有认识到构建物资采购管控体系的重要性，保持着传统的物资采购管理模式，整体效用非常低。在现代化的煤炭企业物资采购当中，管控体系对于提高物资采购质量有着非常重要的作用，而要想发挥这一作用，需要保证管控体系能够与实际物资采购紧密联系起来，确保管控制度能够落实到整个物资采购环节当中。一些煤炭企业由于缺乏健全的物资采购管控体系，导致实际物资采购整体较为混乱，存在各种管理问题。同时，物资采购管控体系的建立，可以推动物资采购的系统化发展，使得煤炭企业管理层能够直接了解物资采购状况，并适当提出一些采购建议。但多数煤炭企业没有将物资采购融入到系统当中，所有物资采购工作都是由采购部门人员来自觉实施完成的，存在非常大的个人影响因素，如某些采购人员会偏向采购质量，另一些则会偏向成本，导致形成了不同的采购倾向。在这样的物资采购模式下，不仅难以确保物资采购质量，也不利于煤炭企业加强物资采购管理[2]。

(三)物资采购人员缺乏现代化管理认知

虽然在整个煤炭企业的生产运营活动中，物资采购属于最为基础的活动类型，但也有必要紧紧跟随时代的步伐加以调整和优化。在当前的煤炭企业物资采购过程中，一些采购人员并没有树立现代化管理观念，依旧保持传统的采购习惯，整体的内部控制意识相当薄弱。不少煤炭企业甚至没有设立专门的采购管理部门，相关采购管理人员非常少，而这些企业的采购活动会由后勤人员直接负责。在这样的状况下，煤炭企业物资采购管理逐步呈现出了形式化现象，缺乏实质管理成效。同时，采购人员的采购素养也需要不断加以提升。在开展日常采购管理时，采购人员需要具备较高的采购认知，不仅要掌握物资采购成本，避免成本消耗太大，也需要关注采购物资质量。但许多煤炭企业的采购人员在采购方面已经出现了思维固化问题，每次采购都会直接联系熟悉的供应商，并逐渐形成了人情交易观念，即便物资价格提升，他们也不会去寻找更加合适的供应商，而是为了减少麻烦继续选择原有供应商。这很容易带来额外的成本支出，严重不利于加强企业的成本管控工作。

(四)企业内部采购管理部门的有效性不足

煤炭企业在发展过程中，往往都会针对煤炭生产活动设立对应的生产管理部门，但在采购管理方面却很少设立对应的职能部门，使得企业内部采购管理缺乏专门负责人员，相应的管理工作更加无从谈起。同时，煤炭企业内部管理存在严重的职能重复问题，在一些物资采购活动中往往会出现多个责任主体，导致具体管理工作不知道该由哪一方来执行。多数煤炭企业规模较大，内部管理活动繁多，需要各个管理部门保持高度严谨性，严格落实相关管理制度，才能真正提高内部管理成效。但物资采购一直没有专门负责的管理部门，也没有健全的管理方法，导致管理的有效性不足，在很大程度上降低了煤炭企业的内部管理效率[3]。

三、加强煤炭企业物资采购内部控制管理的实践策略

(一)加强对物资采购合同的审核管理

在煤炭企业物资采购过程中，采购合同签订属于最为重要的一环，不仅意味着采购方与供应商形成了契约关系，也明确了双方的责任和义务。在优化物资采购内部控制管理时，煤炭企业首先便应该从物资采购合同出发，要求管理人员加强对物资采购合同的审核管理。物资采购合同是维护企业利益的重要保障。煤炭企业采购部门在与供应商签订采购合同时，应当在合同上详细标明采购供应商双方、采购价格以及采购方式，从而对合同双方的责任和义务加以明确，并按照相关权限来签订合同。在对采购合同加以审核时，若是其中出现一些较为复杂的法律关系，那么便需要及时进行沟通了解，必要时还可以对外咨询专家，确保不会对自身利益产生损害。煤炭企业管理人员要对合同审核保持严谨认真态度，结合物资采购相关需求来确定采购条款的合理性，如果存在不明确的地方，需要及时与供应商沟通联系，并做出适当补充[4]。

(二)构建完善的采购业务管理控制机制

为了加强物资采购的规范性，煤炭企业应当结合采购业务的实际开展状况，构建完善的采购业务管理控制机制，首先，煤炭企业应当建立物资采购监督小组，由采购部门的管理者担任组长，其他采购人员则作为监督小组的成员，互相监督，有效确保物资采购业务不再出现人情交易现象。其次，煤炭企业应当将物资采购内部管理控制融入到整个内部管控体系当中，并作为日常的主要管理活动来开展，以督促所有人员重新审视物资采购管理的重要性，形成全新的内部管控观念。再次，物资采购管理控制机制应当与时俱进，不断跟随物资采购需求的变化做出调整，在最大程度上保证采购业务管理控制机制的先进性和适应性。最后，物资采购部门应当做好基础的采购信息记录工作，每当完成一次采购业务后，都需要准确全面记录相关信息，并将这些信息提交到企业的数据库当中，便于财务部门展开后期的审核工作，明确采购业务的执行情况，确定其是否与最初的预算相一致。如在审核过程中，发现采购业务有额外的成本消耗，需要找到出现这一状况的原因，并对后期的采购计划做出修改完善，提高采购管理的科学有效性[5]。

(三)开展市场调研，建设物资采购信息平台

市场环境长期处于不断变化当中，煤炭企业物资采购部门要实时根据日常生产经营活动的开展状况，对物资采购市场展开全面合理的调查与分析，着重了解物资材料的市场分布与价格状况，然后对不同供应商物资材料的质量和价格展开对比分析，接着了解这些供应商的资质与经营状况，并对这些情况进行总结，得出准确的评估结果，最后可以结合评估结果来选择合适的供应商。为了提高整个市场调研效率，煤炭企业还可以建设基于大数据技术上的物资采购信息平台，利用先进的计算机信息技术来搜集整理所需物资在市场上的价格变化。同时，采购部门也可以将采购计划与物资结算资料及时上传到这一信息平台上，便于管理层结合这些信息来准确了解相关物资的使用状况，一旦物资库存不足，就可以加快部门审批，及时开展物资采购业务，保障生产经营活动的有序进行。如果煤炭企业需要采购新型物资或者设备，那么在前期的物资采购环节，还可以结合市场变化来设计招投标计划，对于大型设备可以优先设定招投标的具体范围和标准，从而确保招投标工作的公平性。

(四)提高物资采购人员的现代化管理素养

在煤炭企业物资采购工作中，采购人员是各项采购业务的直接执行者，如果这些人员不具备现代化管理素养，那么便容易给日常的物资采购管理工作造成诸多不良影响。因此，煤炭企业应当积极开展对采购人员的管理培训，定期进行思想教育，引导这些员工形成正确的采购管理认知，不再保持原有的人情交易思想，转而会从成本和质量的角度进行考虑，选择合适的供应商。同时，煤炭企业应当强化采购人员的风险防范意识，结合采购业务的具体流程来制定防范机制，要求所有采购人员严格按照管理机制来开展日常采购工作，不得出现徇私舞弊的行为。