新时期机关办公室公文处理面临的挑战及破解路径探索

文/泉州市丰泽区人民政府办公室 郭育欣

随着机关单位发展过程中内外部环境不断变化，对公文处理工作提出了更高要求，因此，在选择公文处理方法时，一定要紧紧围绕实际，树立创新理念，将机关办公室的职能作用充分发挥出来，同时为管理体系建设提供非常重要的基础条件。

一、当前机关办公室公文处理过程中存在的问题

（一）公文的文种使用不够规范。个别基层人员对公文处理系统掌握不全面，操作不熟练，影响了办文质量。比如，该用请示的事项用报告的形式，将部门、街道申请经费写成报告，实际应该用请示文种；又如，平级或不相隶属机关之间的公文通常用“函”，但诸多单位为了表示尊重，向不相隶属的上级机关用“请示”文体。

（二）公文的审批流程不够规范。多数基层单位虽然建立健全了一套较为完整的公文审批流程，但在文件处理流程中，随意性较大，未能严格按照审批规范进行逐级审核把关。比如，有的单位公文未经主要领导审批，便由副职直接签发；有的单位的公文未经本单位办公室处理，而直接由承办部门签拟办意见报局领导批示；有的单位未严格审核公文，经常出现错字、漏字、叠字问题，甚至同一份公文，出现单位名称前后不一致等等，已经影响和制约了公文的严谨性、权威性。

（三）公文的签发管理不够规范。当前，基层单位公文签发不规范问题仍然比较突出，一些单位对系统内收文既有通过公文系统处理的，又有通过纸质文件传递签收的，甚至一些单位应该从公文系统下发的正式文件，只是在局域网进行发布，文件传递比较随意。又如，涉及多个部门职权范围内的事务，有些单位在部门之间未协商一致的情况下，直接以联合部门的名义对外擅自行文，这些现象直接影响了公文处理的运转效率和法定效力。

二、正确理解和掌握机关办公室公文处理的要求

（一）严把格式规范要求。目前，党政机关公文处理的文件要依据中共中央办公厅和国务院办公厅2012年印发的《党政机关公文处理工作条例》及2012年发布的国家标准《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）、中共福建省委办公厅2021年1月修订的《福建省党的机关文件印制规范》、省政府办公厅2012年印发的《福建省人民政府公文格式细则》认真执行，要认真对照条例及政策文件的要求，逐一逐项学懂弄通，确保公文处理工作始终在政策规定的轨道上规范运转。

（二）严把职能转变要求。如今，政府将职能转变放在了非常重要的位置，大力推进行政审批制度改革工作。对于各机关单位而言，作为非常重要的子系统，在内外部环境不断变化的背景下，需要加快从微观到直观、从直接管理到间接管理的转变，转变传统的行政管理模式，将系统治理方法应用其中。基于宏观视角，要想提升管理工作效果，就需要做到简政放权，转变传统思想观念，对现有的方法进行创新与完善。各级机关部门需要紧紧围绕目前时代发展形势，全面掌握新的要求，从而与公文处理工作之间进行有效融合。

（三）严把依法执政要求。对于公文而言，本身具有一定的法定效力，所以，机关办公室在处理公文时，一定要树立依法执政的重要理念，在对公文进行办理的过程中，需要对行政行为合法性引起重视，保证行政程序满足一定的规范性要求，同时各类行政事务一定要公开、透明。同样，如果公文当中的内容存在违法现象时，公文不但不具备法定效力，同时也会成为违法行政的重要证据。

三、做好机关办公室公文处理工作的策略

（一）立足首要前提，准确把握公文处理的基本原则。在机关办公室公文处理过程中，需要遵守相应的基本原则，具体主要体现在以下几个方面：第一，务实性原则。对于公文处理工作而言，求真务实是一项非常基本的工作要求，在公文处理条例中有着明确规定。比如，公文处理工作要满足时效，同时要达到一定的目的性以及可操作性。在公文起草环节中，一定要严格遵守实事求是的原则，具体问题具体分析，所采取的措施应满足一定的可行性，同时明确部门所涉及的相关职责，将公文的严谨性充分体现出来，同时方便各部门对公文内容的全面理解，有效防止因为行文问题而出现推诿责任的现象。在公文审核以及签发环节中，需要对依据以及程序引起重视，保证在职权所规定的范围内开展活动，从而有效防止错误问题的产生。第二，精简性原则。精简是理念的总体要求，并且在操作过程当中，起到了非常重要的指导作用，所以，应将该原则落实到行动当中，将数量精简作为核心内容，从而提升公文处理工作质量。另外，对文件的制发规格进行合理控制，针对必须印发的文件，一定要保证公文的质量以及时效性。公文行为具有一定的权威性，将行为职权设置在比较小的范围之内，在此基础上明确相应的发文权限，从而有效避免职权滥用问题的产生。第三，高效性原则。对于任何一项工作而言，效率都是衡量工作质量的重要指标。公文处理工作需要满足一定的高效性，是机关办公室职能不断完善的重要结果，同时也能促进办公室其他工作的顺利开展。公文处理流程的规范性，以及各部门之间是否进行沟通与交流，都会直接影响到公文处理效率。在实际的操作过程中，需要对紧急文件引起高度重视。同时，在面对一些不符合规定的公文时，一定要在第一时间退回。要及时关注领导的具体行程，保证第一时间让领导审批文件，同时做好催办以及督办等工作，在更大程度上提升机关办公室公文处理工作效率。

（二）聚焦关键环节，准确把握公文处理的写作技巧。在机关办公室公文处理工作中，公文写作属于一项非常重要的基础工作，为了在更大程度上提升公文写作质量，将公文本身的价值作用充分发挥出来，办公室人员必须掌握灵活以及多样化的写作方法，保证与公文使用以及机关单位发展相适应。因此，在公文写作环节中，需要对以下几个方面引起重视：第一，正确理解领导意图。机关单位在部署各项工作时，领导意图起到了非常重要的指令作用，同时也明确出了所希望达到的具体目标。因此，在公文写作环节中，只有紧紧围绕领导意图，才能更好地传达领导的思路与精神。在获取领导意图时，可以采取多种方法，比如，主动询问领导，或在领导的批示中领悟，或者是在交谈过程中获取重要的内容。把握领导意图一定要保证准确性，严格遵守实事求是的原则。第二，在公文写作阶段，还应该严格遵守相应的写作规范流程，明确公文构成要素以及对于首尾部门内容的有效连接。正式起草成文，严格遵守文以载道的基本原则，正确把握核心思想，在写作过程中，做好相应的修正工作，从而更好地满足领导决策以及机关单位发展需求。

（三）紧盯办文质量，准确把握公文处理的程序规范。基于新时期发展背景下，机关办公室工作效能实现明显提升，从而对于公文处理工作质量提出了更高要求。要想从根本上提升机关办公室公文处理工作质量，就必须保证处理工作满足一定的严谨性与规范性。第一，严格把握程序，提升公文处理水平。对于机关办公室公文处理工作来说，其拟定、办理到最终管理，各项流程之间有着非常密切的联系，从最开始的起草到贯彻落实，再到最后的立卷归档，需要经历非常多的程序，这些程序之间彼此联系，形成了一个系统的整体。在开展日常处理工作时，机关办公室工作人员需要对程序进行严格把关，从而在根本上提升公文处理水平。第二，严格办理程序，保证公文处理形式规范。保证公文办理的准确性，是提升公文质量的基础条件，同时也是首要要求。比如，在公文拟定以及审核环节中，无论是从思想还是公文结构上，都必须对其进行严格把关，避免在内容上出现差错，尤其是在公文起草以及审核等工作中，一定要紧紧围绕领导思路，所撰写的公文应该将领导的意图充分体现出来，才能准确执行领导的决策部署。在公文处理过程中，需要对时效性进行全面掌握，任何公文的办理都有具体的时限，同时具有最佳办理时期。因此，机关办公室工作人员在对公文进行处理时，应该准确把握时间，在合适的时间范围内对公文进行处理，不能延误时间，更不能出现盲目超前现象。现如今，机关部门已经制定出了完善的工作制度，同时形成了比较便捷的公文处理流程，保证公文处理各细节之间实现密切联系，从而实现各政策的准确传递。第三，严格审核程序，科学处理公文内容。公文作为机关单位比较普遍的文件形式，在不断宣传精简公文的环境下，在公文办理程序开展之前，需要对拟定的文件初稿进行严格把关，保证最终下发的文件能直接反映出实际问题，避免形式主义的存在，同时也有利于提升公文的严肃性以及权威性。第四，严格督办程序，保证公文处理效能提升。在机关单位日常管理工作中，经常会遇到会上讨论过的事项，在面对这种问题时，需要在保证公文有效处理的基础上，全面做好督办工作，从而保证各项工作顺利开展。

（四）突出安全保障，准确把握公文处理的保密要求。机关办公室在对公文进行处理时，保密性属于一项非常重要的工作准则，办公室工作人员在对文件进行处理的过程中，应该做好保密以及回避等工作。一般机关办公室人员会面临非常多的紧急以及重要性文件，一定要对文件内容做好保密性工作，严格按照相应的规范要求，将保密制度进行全面落实。同时，不但要提升工作人员自身专业性与素质水平，同时还需要做好保密检查工作，将保密工作中的安全防护工作进行全面落实，在此基础上制定完善的安全防范制度，保障公文处理的安全性与保密性。比如，设置总负责人领导各对口责任人，将业务与保密工作列入重点管理项目中制定安全使用流程，重视公文的保存、使用方法完善等，对正文的存储传递以及销毁等工作流程进行细化管理，加强公文跟踪定位以及重点分管等工作。对于年度办结完成的文件，应该在公文管理规定的时间范围内，移交本单位档案管理部门进行保存。

（五）注重创新前行，准确把握公文处理的发展变化。随着科学技术水平的不断发展，信息化技术在公文的纠错防范、规范管理、运转效率等方面发挥着日益重要的作用。对此，要顺应形势发展变化的新要求，在公文处理信息化管理水平方面下功夫。第一，应加强计算机知识普及工作，每位工作人员应结合自身岗位要求，掌握先进的计算机知识，为实现办公自动化提供良好的基础条件。第二，加大对信息化建设的投入力度，进一步健全完善OA公文办理系统，切实发挥智慧管理系统在流程审批、个人办公、文件资料、信息发布、行政人事、即时通信等功能，全面提高公文质量和办理效率。第三，加快打造一套标准化的操作规程，借力现代信息手段，对公文种类、公文格式、行文规则、公文拟制、收文办理、公文归档、公文管理等各要素各环节逐一、分项建立规范化、标准化的借鉴模块，确保公文处理各项工作有规可依、有章可循。

四、结语

综上所述，机关办公室公文处理工作，具有非常明显的复杂性与系统性，所以对于公文处理工作方法有着非常严格的要求，在操作过程中应该严格遵守相应的基本原则，同时做好总结性工作，从而及时发现公文处理过程中存在的不足。现如今，基于现代社会经济发展背景下，传统的公文处理方式已经无法满足机关单位发展要求，需要转变思想观念，对现有的公文处理方式进行创新与完善，不断提升机关办公室工作人员综合素质水平，同时树立责任意识，才能将公文文件的价值作用充分发挥出来。