新时代档案信息化建设的几个问题

朱丽平

山东省烟台市公路事业发展中心 山东 烟台 264001

引言

进入新时代，我国信息化高速发展，数字化、智能化在促进社会经济进步、稳定国家治理体系、治理能力现代化等大小方面发挥着越来越重要的作用。在这场扬帆起航的较量中，档案部门将贯彻我国最新的发展理念，依靠科技手段去化解在档案发展过程中出现的矛盾，提高信息化手段在档案管理中的应用，规范化、科学化去进行档案管理，将信息化作为档案管理的核心来一步步发展。

1 档案信息化建设的内涵

1.1 档案信息化利用

实现档案信息化首要的目的就是为档案利用提供方便快捷的查询。在众多乃至成千上万件档案中快速检索，查到想要的档案，就必须应用计算机来实现高速度检索。档案计算机检索可以分为两种检索方式，即简单检索和高级检索，就是在已知文件大致标题情况下，通过标题中关键字进行检索，可以检索到所有档案标题中包含此关键字的档案[1]。高级检索，就是更加智能一种检索方式，主要按照检索者的意愿和要求将各种检索内容相近任意组合，最终实现归类模糊检索。

1.2 检索档案权限

一般情况，运用计算机软件检索档案首先是检索到是档案数据库中所有档案目录数据，然后进一步检索对外可开放利用的档案目录数据，最终检索到对外开放档案数据内容。在检索档案中，可能会涉及涉密档案目录数据，但是只能浏览档案目录，无法检索到档案实际内容，因为档案检索有权限要求，实行利用等级检索，而绝密档案只有档案管理人员才有权利对档案的标题进行检索。

1.3 档案分类管理

档案信息化管理分类主要有：一是增加新类别档案，根据工作职能与实际需求来划分新的档案类别，档案管理人员要在以往的档案分类情况下，增加新的档案类别。二是消减原有的档案类别，类别中档案要适时鉴定或合并于其他类别之中。

1.4 档案录入

档案信息的录入是实现档案管理信息化关键，档案信息的录入一般主要三种形式：一是档案管理员可以手工录入实体档案。二是通过对实体档案扫描方式录入。三是通过计算机软件直接将电子文件生成电子档案。档案信息录入最关键的是将文件标题和档案分类号录入准确，否则给档案信息检索带来不便。

1.5 档案利用记录

档案管理的最终目标还是如何利用好这些信息，也是体现其根本价值的方式。无论传统的档案利用还是利用现代化手段检索利用，做好档案利用记录是档案工作重要一环。做好档案利用记录，通过网络智能分析，确定档案利用热点和社会效益，启发和决策档案管理人员优先档案数字化方案。

2 开展档案信息化建设的重要性

无数经验证明，建设好档案管理工作的信息化过程是极其重要的。

2.1 推进档案工作现代化

新时代下，随着人们需求越来越高,也对档案工作现代化有了更加严格的要求，传统的档案管理模式受到很大挑战，在档案工作中融合现代信息技术,就可以开启一个新的篇章，产生1+1大于2的效果。随着信息技术在社会上的发展和应用，电子政务在各部门的广泛使用，未来档案馆的馆藏主体部分的趋势一定是现在的电子档案。档案管理部门要积极对传统旧的思维逻辑进行翻新，淘汰传统的运用人力对档案进行整理收集、提供利用等方式，有效融入信息技术，推行现代信息技术管理手段。要创设相关部门与人才去探索发展档案事业，加快档案信息化过程，慢慢占据主动位置，不断增强档案工作效率，努力提升档案服务社会水平。

2.2 顺应信息时代发展步伐

随着信息时代的到来，展现我国国力的一方面就是信息化技术的强弱，各领域信息技术的运用成为科技发展水平的标志。新时代的中国，运用大数据、人工智能等信息技术推动经济社会发展已经是数字城市、智慧城市的标志，电子政务、电子商务、办公自动化的日益普及，网上审批、各地推行“一站式服务”，给现如今的档案管理工作带来了一个崭新的机遇。档案相关部门要对应档案信息化细节流程，推动档案信息化管理，不仅是迎接信息化时代的挑战，也是顺应信息时代发展的需要。各级档案部门应更新观念，充分认识档案信息化工作的重大意义，做好档案信息化工作，推动档案科学管理。

2.3 满足各个企业的档案信息管理工作的便利性

无论是事业单位还是普通民众，对档案工作信息化的要求也越来越高，且对现在的工作效率产生更高的要求。在客观上要求加快档案要更完整的建设信息化进程，充分展示档案信息化之后，可以发挥出更加广泛的社会服务价值。

2.4 为构建社会主义和谐社会做出贡献

随着改革开放的深入发展，档案信息化已经在人们生活的方方面面进行了渗透，参与和利用档案工作的人数在逐年增加，档案在化解社会矛盾、保护群众合法权益、丰富社会资源结构、维护社会稳定等方面的作用越来越大。

3 档案信息化建设的原则

3.1 统筹规划

档案信息化管理是一项庞大的系统工程，需要给予更多的关注，以及投入很多的人力财力。因此，档案部门要以科学发展的战略眼光，立足全局，目光放远，统筹规划，细化到各个阶段实施，一步步的达到每一个要求。还需要根据自身的优势与能力和馆藏基础设施来分析对应实际需求，对馆藏文件的利用率有更高转化。把握轻重缓急，分步分阶段实施，切记好高骛远。坚持以需求为导向，以利用促开发，统筹规划，才能使档案信息化工作创造更大的效益。

3.2 标准规范

档案信息化是一项以规范化、科学化为基础的建设，需要在系统、规范的环境下开展，不能各自为政。在信息化建设中，档案数据库的建立、数字化加工、电子文件的接收等都需要有一套统一的标准。档案管理部门需要制定和实施一个标准和规范的流程。这是档案信息化工作的需要，也是有效提高工作质量和效率的捷径。此外，档案描述和编目必须有统一的规范和标准。否则，对档案信息化的发展极为不利。

3.3 安全可靠

档案信息化离不开计算机和网络，目前，网络上非法窃取信息时有发生，这就给档案部门通过网络提供档案信息带来安全隐患。因此，我们必须重视档案信息化的安全管理，要采用科学、有效的措施保证档案资料的安全。注重网络信息的安全,最大限度防止档案信息泄露，保证档案信息绝对安全。完善档案安全保密制度，防止档案信息的泄露。

4 档案信息化建设的要素[2]

一是资源建设。第一，建立好科学发展机制。运行机制的核心是以“需求开发利用”，保障信息资源对人民群众有用，根据大数据来建立基于用户需求分析的特征库，挖掘特征信息资源的价值。其次，规范电子档案中的条目，传统档案必须在图书馆等专门储藏的地方进行归档和处理，因此，档案信息资源建设的一个重要任务就是把传统档案归档转变为电子档案的存储。电子文件归档方式必须依托传统纸质文件归档方式进行参考。文件格式、描述、归档方式都是电子档案在入库前需要处理与分类的内容，并为最大化其价值的提供充分条件。信息时代北京下，确保资源实时进行共享是快速提升信息价值的关键点，档案信息化建设还包括建立区域内网络共享体系、构建区域档案信息网络，这都是未来发展之路。

二是服务功能建设。具体来说，可以从两个方面入手。一是优化档案信息资源硬件配置和专业化管理。信息技术发展背景下，社会各领域对电子档案认可和关注越来越高，使用需求与日俱增。优化各领域的资源配置，才能满足用户日益增长的需求，也是以后构建服务功能的基础和方向。归档信息资源的优化配置应从当前的馆藏结构着手分析，以用户需求为根本方向，分析不同层次归档用户群的实际使用需求，配置归档信息资源……在资源管理层面，我们需要关注宏观和微观两个方面。宏观层面是做好要针对单一的馆藏做好具体规划建设，微观层面是提高档案信息化进程，将工作效率提升。同时，针对档案咨询服务中的不足进行优化。咨询服务也是归档工作的重要组成部分，如何提供有针对性的咨询信息，也是体现归档价值的重要方式。

三是预防安全体系建设。实现档案信息化建设最基本的保障就是建设和维护好安全体系，要保证档案信息的安全，才能提高档案信息使用阶段的效率和价值。

5 加强档案信息化建设的对策

5.1 增强意识，树立档案管理信息化新理念

对档案信息化工作愈发看重，是未来档案事业发展的前提条件，也是档案部门一项长期的工作任务。在这种情况下，档案部门要牢固树立档案信息化观念，适应新时代档案工作发展模式、管理理念。一是要转变工作思路，从传统的档案管理模式向现代化管理手段转变，根据本地区信息化建设情况，构建适合自身发展的档案信息化管理模式，同全地区信息化建设同规划、同发展。二是增强档案信息化建设意识，加大宣传力度，积极争取党委、政府的重视，树立危机意识，正视信息化环境下档案工作面对的挑战。三是相关部门要积极配合，加大投入，对档案信息化建设所需的设施、设备等方面要舍得下本。

5.2 掌握标准，构建科学、规范化档案管理体系

档案信息化建设离不开信息化工作标准和规范的支撑，只有掌握了统一的标准和规范，才能确保档案信息化建设有序开展。因此，档案部门要采取有力措施，建立标准规范的档案管理体系[3]。一是要坚持档案基础业务的规范和标准。档案部门在平时的业务指导中，要严格要求，督促基层单位在档案工作各个环节中按照标准、规范去执行，这样就会避免因平时档案业务基础差而影响档案信息化工作。二是坚持档案信息化工作过程中档案软件和硬件的技术规范和标准。一个地区应使用统一的档案管理软件，档案部门在档案信息化工作过程中，无论是在数据库建立、数字化扫描，还是在电子文件管理、信息共享等方面，应坚持“统一流程、统一著录、统一数据结构”原则，确保档案信息化工作可持续发展，促进档案信息化工作规范化运行。三是要形成科学合理的规划体系。档案信息化工作是一项长期的、全面的、系统的工作，档案部门要结合实际，统筹长远规划，分期分步骤制定长期、中期、短期的工作目标，统筹推进、持续进行。

5.3 加强培训，培养一支档案信息化建设专业人才队伍

信息化人才队伍是档案信息化可持续性发展的前提和保障。档案部门一定要加大档案信息化工作的人员培训力度，营造学习新技术和应用新技术的浓厚氛围，档案工作者也需要具备较高计算机的知识和清晰的头脑逻辑，适应档案信息化工作的需要。还要多渠道引进档案专业技术人才，创造条件，让德才兼备、既懂现代科学技术、又懂档案管理的复合型人才从事档案管理工作，这样才能适应当下档案事业发展的实际需要，更好地服务于社会。

5.4 重视管理，健全档案信息化安全体系

首先是保证文件的安全性。在档案数字化过程中，档案部门对库内外档案进行登记，必须加强监控设备的投放，没有特批的文件，严禁将档案带出工作场所，保持档案在进入库过程中完整、有序。二是要确保档案数据安全。在信息化建设中，档案部门要对所有产生的档案数据采取多种方式做好防护和备份，做好异地备份，确保档案数据安全。三是要保护好档案的信息安全。做好保密工作，最大限度降低安全隐患，防止信息泄露。四是保护好网络安全。采取必要的网络防护措施，安装网络防火墙、防病毒软件等，不断地更新、升级，加大档案信息的保护力度，保证档案信息的安全。