企业“全宗卷”及其规范管理浅析

文/张 伟

全宗卷是由说明和记录全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具，是“档中之档”“档之精华”，是考察一个全宗管理情况的唯一凭证。目前，很多企业由于对档案工作的重视程度不足、缺少稳定的专职档案人员、缺乏档案管理相关制度等因素，全宗卷质量参差不齐，未能很好发挥应有价值。本文就企业全宗卷管理现状、全宗卷的规范管理做如下浅析，以供企业档案人员参考借鉴

一、企业全宗卷管理现状及存在问题

1983年4月，国家档案局发布的《档案馆工作通则》第十一条规定：“每个全宗都要建立全宗卷，记载立档单位和全宗历史演变情况”。2012年11月国家档案局发布了中华人民共和国档案行业标准《全宗卷规范》DA/T12-2012，自2013年1月1日起实施。虽然国家档案局已先后发文对全宗卷管理进行了规范指导，但在实际工作中，很多企业全宗卷建立还存在诸多问题，存在无全宗卷、全宗卷断代、整理不规范等现象，全宗卷管理工作参差不齐。

1.企业对档案工作重视程度不足

企业对档案工作重视程度不足是制约企业档案发展的瓶颈。现在大多数企业对档案工作还存在一些误区，认为档案工作无法创造价值，投入专人和大量资金去管理是一件得不偿失的事情。常常汇报起来很重要，实际状况却是人员资金跟不上、遇到检查搞突击，没有真正从对历史负责、对企业负责的高度去重视档案工作，没有树立企业档案是企业重要资产的理念，导致企业档案馆（室）没有或不注重全宗卷的建立，特别是一些新立档单位甚至不知道需建立全宗卷一说。

2.企业缺少稳定的专职档案人员

缺少专职档案人员和档案人员频繁调动都是影响全宗卷管理的重要因素。部分企业档案管理人员多为兼职，没有系统学习过档案专业知识，不知何为全宗卷，不知其重要作用；有的虽然知道全宗卷，但不了解全宗卷包含什么内容、全宗卷应当如何整理；档案管理人员频繁变动，使其对档案工作缺乏责任心，产生了消极、懈怠心理，也因缺少持续性的继续教育和培训，导致业务能力不强，造成档案管理力量薄弱，档案工作前后脱节，严重影响全宗卷的编制质量和管理成效。

3.企业缺乏全宗卷管理相关制度

部分企业因缺少全宗卷管理相关规范制度和考核指标，对全宗卷的建立健全情况缺乏有效的监督和考核。日常管理也缺乏连续性、规范性、科学性，档案部门对全宗卷编制全凭经验，暂时找不到依据的资料，也未进行深入查考，没有做到有机联系、卷实相符、查漏补缺；更没有做好全宗的开发利用，充分发挥全宗卷的价值。

二、企业全宗卷整理要点

2012版《全宗卷规范》对全宗卷的管理具有很强的指导意义，明确了全宗卷主要有全宗（馆藏）介绍类、档案收集类、档案整理类、档案鉴定类、档案保管类、档案统计类、档案利用类、新技术应用类、综合全宗卷9大类构成，具有极高的参考借鉴作用，作为档案人员应该充分了解并熟练掌握全宗卷整理技巧。

1.全宗卷日常收集

建立全宗卷是做好档案工作的重要一环，全宗卷的形成是随着档案的形成而形成的，需要不断积累、不断完善。各企业要对全宗卷进行有效管理，不仅包括日常的收集整理，更重要的是要将没有完善的内容进行进一步补充，真正使全宗卷发挥应有的作用。

2.全宗卷质量要求

全宗卷内的文件材料，应按照其固定特点保持内在的有机联系，以便于保管和利用。全宗卷内的文件材料应力求全面性及实用性，来源要真实可靠、准确无误，并做到在内容上与档案馆（室）藏同步。笔者所在单位1984年设置档案室，档案管理工作于1990年12月29日经陕西省档案局检查验收，被命名为陕西省先进单位，这些信息记载全部出自全宗介绍。

3.全宗卷整理排列

根据全宗卷的数量，全宗卷的整理可按照年度——全宗类别每年及时编写，全宗类资料数量过少时也可每2-3年进行一次编写，但不可拖得时间过长，原则上不建议多年一次性编写；全宗卷数量较多的档案馆（室）应单独存放全宗卷，并实施统一管理，不能与其他资料混放，更不能将其作为全宗内的一个案卷对待。

三、企业全宗卷规范管理措施

1.加强档案宣传，培养档案人才

全宗卷管理中存在的问题，充分暴露了部分企业对档案工作的重视程度不足，企业档案人员频繁调动、无专职档案人员、无专项经费、业务工作不受支持等因素制约着档案管理工作。这就要求档案管理部门一定要加强档案宣传，切实增强全员的档案意识，引起全员的重视，特别是高层的重视。既要让领导在思想上高度重视，又要在行动上积极支持，设立岗位、培养人才，让档案人员获得归属感、责任感、荣誉感，愿意全身心投入档案事业，这也是干好档案工作的前提条件。

2.建立管理制度，加强考核监督

各企业档案馆（室）应依据《全宗卷规范》建立企业全宗卷制度，并将全宗卷的规范管理作为一项基本的常态化工作，日常要加强对全宗卷文件材料的形成、收集和积累，适时更新完善全宗卷内容，确保全宗卷能真实反映档案馆（室）藏内容及企业历史全貌。全宗卷的很多问题与监管不到位也有很大关系，全宗卷的建立要列入年度档案工作计划，并作为档案检查的必查项目，作为检查档案完整程度的尺度，通过监督和考核使之规范化。

3.加强业务钻研，提升综合能力

全宗卷的规范管理，是一项实践性很强的工作，非常考验档案人员的综合能力。档案管理部门应把建立全宗卷纳入专业培训范畴，有步骤地开展专项培训，提升档案管理人员专业素质，改变档案管理人员对全宗卷的模糊认识，逐步养成积累和管理全宗卷的良好习惯。档案管理人员在日常工作中不能只满足于收集、整理、归档，必须加强综合能力的提升和业务钻研，不断学习和探索档案工作的新模式、新途径，使档案工作实现新的跨越。

不言而喻，在科技不断发展的今天，当我们追求档案数字化信息化、服务高效快捷便利、资源开放共享的同时，全宗卷收集整理这项基础性的工作，更需要档案人员沉下心来，放慢节奏，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的工作宗旨，潜心钻研挖掘。各企业可以根据档案馆（室）实际情况和档案事业发展的现实需要，对《全宗卷规范》进行合理取舍，并进行继承性的创新开拓。