浅析建筑工程资料管理常见问题及规范管理之措施

郑丽梅

四川省第一建筑工程有限公司 四川 成都 610000

引言

建筑工程资料作为直接反映整体建筑项目的指标性文件，在项目的跟进、建设、移交和后期的运营维护中都起着重要的作用。而建设工程大部分周期长、中断性明显、根据建筑工程所在地的季节或气候变化而变化，并涉及多种建筑材料、生产工艺，因此对其相关资料的有效整理、汇编、保管显得尤为重要，所以，各工程项目管理单位和后期运营维护单位，应正视建筑工程资料管理的复杂性、随机性、时效性、真实性和综合性，一方面实现资料的科学有效化收集，另一方面通过管理人员素质的加强，实现建筑工程资料的正确化、规范化管理，为后期的信息查阅、使用、检修等提供技术性的保障。

1 建筑工程资料的基本内容

1.1 施工准备阶段的建筑工程资料

在建筑工程的施工准备阶段所包含的工程性资料主要源于地质的勘测数据、工程前期进行测量的相关内容、制定的工程操作计划、指导性文件，管理措施以及审批合格的施工图纸、现场调查报告、基本的工程准备、进展，并一式两份，分为原件和复印件，此部分的工程资料可以为后续工程的开展奠定准确性基础。

1.2 施工阶段的建筑工程资料

施工阶段的建筑工程资料是整体建筑工程中比重最大、内容最多、最为细致的部分，包含了各施工环节的检查记录、维修记录、施工耗材、入场的检验报告、使用记录、各不同施工环节的验收情况、各施工单位所提交的工程需要、人员进出场管理规范、工程变更记录、问题审核记录等各主要和细节部分内容。

1.3 竣工阶段的建筑工程资料

竣工阶段的建筑工程资料是工程的整体性总结性文件，包含竣工验收报告、图纸、检测验收、安全报告以及工程施工过程中的各种协商性文件、往来函件、会谈记录、会议纪要等工程资料 ，是对工程进行多方位验收、整合、总结的重要文件。

1.4 最后整理阶段的建筑工程资料

对工程资料进行最后的整理时要将工程生产建筑过程中的所有资料进行整理，按照建设工程文件归档规范及相关要求进行整理、汇编、装订、归档及移交。既包含整体的工程资料，还包括最后阶段的验收报告、竣工图等内容[1]。

2 建筑工程资料管理的相关要求

2.1 健全的建筑工程资料管理制度

科学有效的管理制度是开展资料管理工作的首要前提，只有拥有正确的管理方式，才能保障管理工作的按序开展、有效开展，并依据建筑工程施工不同阶段随时跟进落实建筑工程资料的收集和管理工作，并避免管理的混乱无序。

2.2 具有综合素质的建筑工程资料管理人员

良好的工程资料管理还要求相关单位委派具有综合素质的管理人员，一方面具有专业的建筑工程资质，可以在收集资料时及时发现相关问题；另一方面具有文档管理的专业性，使资料管理有序开展。

2.3 规范的建筑工程资料汇编或书写标准

对建筑工程资料进行汇编和书写时，必须严格按照国家或地方的相关规定，使工程资料标准化，既可以方便资料的随时调用，也可以方便后期依照工程资料对工程进行分析或管理[2]。

3 建筑工程资料管理中的常见问题

3.1 建筑工程资料管理制度不够完善

由于现有的建筑工程资料管理制度和标准不够完善，导致各建筑工程在实际进行资料管理时存在较多的制度性漏洞，无法对整体管理工作进行有效的束缚或制约，一方面降低了资料的管理质量，无法保证资料的真实性完整性，在后续施工时的再次引用过程中会直接影响整体的工程进度或质量，造成工程的经济损失；另一方面则导致资料管理人员的工作开展混乱，资料收集不够系统科学，信息质量下降。管理的不到位降低了管理的效率、使用效率[3]。

3.2 建筑工程资料管理人员素质能力不足

部分建筑工程管理者在选用工程资料管理人员时缺乏对其专业能力的考核，导致相关人员在进行资料的筛选、审核、保管时，不能依照建筑工程资料的管理经验、管理专业能力，实现有序管理、科学管理、完整管理，严重影响了工程资料管理的质量，导致在施工准备时无法以相关资料指导后续工作、在竣工阶段也出现了资料的遗失缺漏问题。

3.3 建筑工程资料收集不够系统、科学、完整

想要实现对建筑工程资料的准确化管理，前期应该实现资料的准确收集，而部分资料管理人员由于不了解工程开展所涉及的多方面内容，在处理复杂广泛的数据信息时，无法判断其准确性、完整性、细节性，一方面无法实现资料的真实复核和准确对比，另一方面则导致在汇编整理时书写错误，影响资料的有效利用，同时由于收集的资料不够完整，导致各资料之间的协调性不够明显，由于信息错漏或缺失导致整体施工质量出现问题。

3.4 建筑工程资料移交滞后

由于建筑工程本身的复杂性，导致在资料进行管理时需要与多个单位在多个环节进行资料的移交，如与建设、设计、监理和施工部分的工作交接，尤其是在施工竣工阶段，需要将完整的建设工程资料移交到接收单位，但由于工程资料的收集整理缺乏时效性或资料验收制度不够完备，经常发生资料移交滞后的问题，既导致部分建筑企业受到行政处罚，又会对工程的整体完成进度产生负面影响。

3.5 建筑工程资料汇编混乱

对建筑工程资料进行整理和汇编，需要按照固定的标准、采用科学的模式对内容进行整理，但不同的建筑单位工程在进行资料汇编时通常选择利于自己操作的方式，忽略了对工程汇编需求的考量，导致部分资料内容不够真实或资料整理无序，使得建筑工程资料无法准确反映工程的真实情况，既影响后续工程维护，又影响了施工建筑方的施工信誉。

4 提高建筑工程资料管理质量的规范和措施

4.1 提高建筑工程资料管理的意识

想要提升资料管理质量，首先需要各建筑工程的管理人员充分认知到对工程资料进行有效管理的重要意义：其一，各相关管理部门应该制定相应的法律法规，让各建筑施工单位充分认知到进行资料正确管理的必要性，以法律规定其针对性义务，并严格落实；其二，要加大对此方面工作的宣传性和指导性，让整个建筑施工环节和各部门员工都充分认知和了解到进行资料管理的意义；其三，需要普及相关的专业知识和法律信息，并扩大其影响力度，让各环节各部门员工了解认知到进行工程资料管理与自身工作的必要联系，通过相互监督、相互管理实现管理意识的提高[4]。

4.2 建立健全建筑工程资料管理制度

为规避在建筑工程资料管理时的各种不良问题和现象，要建立健全相关的资料管理制度，将科学化管理落到实处：第一，应明确需进行管理的内容，以量化和标准化实现管理资料的准确性展示，方便管理人员实时进行核对，推进工作进度；第二，制定严格的奖惩机制，对于表现突出的资料管理人员进行相应的奖励，反之则应使其承担因管理不当而产生的后果，以责任制调动相关管理人员的工作积极态度；第三，要制定内部的第三方监管制度，对资料管理工作进行随时的抽查与监督，保证资料的真实性和完整性。

4.3 打造专业的建筑工程资料管理队伍

对工程资料的管理是由人所进行的管理工作，所以相关单位要立足本建筑单位的实际情况和工程开展的具体工艺、周期，打造专业的资料管理队伍，一方面落实管理人员对相关工程的专业性了解和认知，可以在收集资料整理资料时实现初步的基本的判断；另一方面则需要具有良好的文档收集、整理技能，保证资料管理的科学性，规范性，同时还应对资料管理人员开展不定期的培训工作，让相关人员了解工程开展的最新进展、动态、重要环节，对其资料审核和收集起到辅助作用。

4.4 加强对建筑工程资料的收集

对资料进行收集是开展资料管理工作的前提，由于建筑工程的体量大，涉及面复杂，所以在进行资料收集过程中需要依照完整科学的工程管理制度和资料管理人员的专业素养。要做到工程资料收集的科学和及时，对于相关合作方可以适时采用监督或督促的方式，要求其按规定时间提供相应的、完整的工程资料，避免由于资料收集延误导致资料遗失或错落。

4.5 落实对建筑工程资料准确性的审核工作

建筑工程资料除了在后期可以帮助接收单位进行相关工程的维护和保养工作，还直接决定了施工工程的施工和结算工作，所以相关资料管理人员应当确保资料的准确性，在收集时一方面要按照固定的标准和规范进行资料的整理，另一方面要对资料信息进行准确性的审核和检验，并落实签字移交制度，以责任制强化资料移交的准确性，在整理过程中也要标明资料的来源，保证其可追溯性，另外要做到原件、复印件分别存放。

4.6 对建筑工程资料进行整理价值的筛选

虽然建筑工程资料需要涉及整体工程的各环节和各阶段，但不意味着在整体建筑中所产生的每一份资料都需要进行收集和整理，这就需要管理人员具有资料的价值筛选和判断能力，根据已有的资料管理规范和流程，选择具有实际指导意义的资料，并依据工程的实际情况判断其价值大小，分别以文字、影像、录音等形式进行归纳整理和筛选，也可以方便后期进行使用。

4.7 按照相关规定进行建筑工程资料的准确汇编

建筑工程资料体量复杂，相关管理人员在收集和整理资料之后，应当对建设工程进行档案式管理，在归档汇编中要按照正确的管理规范进行分批次、分类别的准确性管理；在对资料进行汇编时要确保资料与签收、验收单据统一完整，字迹清楚，无未了事项，并制作清晰的目录表格对应具体内容；在整理过程中如发现资料存在涂改、损毁或丢失情况，应及时进行反应，并根据资料来源进行追责，如有需要向其他主管部门报送或备份的资料，则需要进行及时的分类存放、封存，并履行移交归档手续。

4.8 利用信息技术实现建筑工程资料的多载体整理和管理模式

常见的建筑工程资料多以纸质为媒体，虽然具有准确性和直观性，但相关单位和管理人员也可以借由高速发展的信息化技术手段扩充资料的呈现或管理模式，如以胶片为基础进行微缩品的展示，或用光盘进行声音、图像等电子文件的存储，但在接收或管理除纸质载体的资料时，首先应该先对纸质内容进行严格仔细的验收，并比对对应的其他形式的资料，保证资料的完整性和统一性；同时有条件的施工监理单位也可以开发相应的管理软件，以移动终端的记录形式提升资料管理的多样性、丰富性、及时性。对于施工现场不方便即刻进行收集或整理的内容，可以以移动终端进行备份，并明确标注待跟进事宜，也可以在资料移动管理中通过在线平台跟踪移交进展，方便第三方监察机构随时进行资料的抽检。

5 结束语

建筑工程资料对建筑工程的顺利开展、管理、后期维护都有着不可替代的作用，在资料管理过程中，相关人员应充分正视管理中存在的不足和问题，依照工程实际情况和相关的标准要求，从制度、人员、具体操作等各流程完善资料管理的具体工作内容和实施方法，以资料的科学化有效化管理提升整体建筑工程的施工质量，并打造相关单位的施工竞争核心力量。