EPC总承包模式中项目采购合同管理研究

2023-01-12王大鹏

建筑与装饰 2022年14期

王大鹏

矿冶科技集团有限公司北京 100160

引言

EPC总承包项目的采购工作包含较多的环节，在采买环节中，需要注意物资的成本、质量和供应商的资质、技术水平；在检验环节中，对设备的性能和材料的质量进行检测；在交货环节中，需要按照时间的规定进行催交；在保管环节中，注意设备的养护和材料存储的要求，做好数量和型号方面的管理；在运输环节中，注意运输方式和运输路线，掌握物资的运输情况，特别要注意重要的物资。

1 项目采购合同管理现状

一方面，工程项目存在采购合同进度滞后的问题。当设计单位没有按规定时间提交资料时，采购人员不了解设备参数和材料型号，无法进行选货和订货。还有一部分供应商会因为自身的原因推迟交货的时间，影响项目的开展和推进。另一方面，工程项目经常会遇到采购合同变更的情况，合同是在项目开始之前编制的，有很多无法预料的事情，在项目实施期间，有可能会临时出现各种问题和突发状况，使项目的材料、技术和成本发生较大的变化，采购合同管理人员需要收集相关的资料，还要对补签的合同内容进行管理，这些事情都会对后期采购合同管理工作产生影响。

2 EPC总承包模式中项目采购合同管理的对策

2.1 采购进度管理

根据项目采购合同的规定，制定详细的进度计划，按照进度计划进行管理，控制好交货时间，避免逾期交货产生额外的成本。如果没有按时交货，将会对整个项目的进度产生影响，合理安排采购时间，能够增加自身的竞争能力，满足合同进度的要求。采购组应当安排专门的人员，由该人员管理设备和材料，和供应商进行沟通，确定设备材料的验收时间，掌握具体的发货时间，每周都要将设备材料的具体情况总结成报告，上交给采购经理，综合考虑物资情况和现场情况，根据现场对设备材料的需求，确定其他材料的发货时间和运输方式，避免中途停工。采购合同管理最重要的就是采购进度，采购人员要仔细检查供货匹配文件，掌握项目的工期，以此来确定采购进度，制定好进度计划后，要按照计划进行管理和控制。在采购合同管理中，应建立完善的采购进度汇报机制，落实采购进度管理制度，让采购的各个环节顺利衔接，明确各岗位人员的职责，在采购进度汇报机制的基础上建立周报机制和月报机制。

首先，对采购的预期目标进行管理。按照周报和月报的要求进行检查和汇报，及时发现各个采购环节的问题，制定有效的解决方案，以免延误工期和增加成本，确保预期目标能够按时完成。其次，加强设计单位和供应商的沟通与协调。EPC总承包项目的设计阶段涉及较多的内容，设计单位需要定期将当前的设计资料提交给承包商，承包商要加强审核与管理，做好协调工作，供应商需要根据设计资料安排供货的进度，只有两者及时掌握对方的工作进展，掌握具体的资料和信息，才能更合理地安排接下来的工作。最后，建立汇报机制。供应商需要在每月的固定时间汇报物资的准备情况，为了更及时和全面地掌握物资采购情况，承包商需要每周、每月和每个季度进行开会讨论，各部门汇报当前的工作进展，如果个别部门遇到了问题，需要在会议中提出相关问题，在讨论的过程中解决各部门的问题，如果日常工作中突然出现了非常严重的问题，要第一时间进行上报，确定解决方案后，安排专门的人员追踪后续进展，确保问题能够被有效解决[1]。

2.2 全员参与采购合同管理

全员参与管理的方式能够充分满足EPC总承包项目采购合同管理的新要求，要想对材料和设备采购工作的各个环节进行精细化管理，需要得到各方人员的支持，根据项目采购合同的规定详细划分各方人员的职责，参建单位和相关部门应重视采购合同，积极配合采购合同管理工作，保证采购管理的效果。EPC总承包项目采购管理工作包含较多的工作内容、较高的工作要求和较大的工作量，仅仅依靠单独一个部门，是无法对采购工作进行全面管理和有效管理的，必须要联合各方人员，采用全员参与管理的方法，发挥全员参与的作用。签订采购合同时，要有各个参建单位的支持，在采购合同中明确规定各个单位在采购管理工作中的职责，签订之前需要进行讨论，各参建单位可以在会议中提出与自身权责和风险利益相关的问题，进一步完善采购合同的内容，避免后期发生就纠纷问题。每一个参建单位都要在合同管理小组中安排自己的人员，管理队伍中各个单位的人员起到了沟通与协调的作用，如果其他单位在工作中出现了某些问题，可以由委派的人员进行沟通，合同管理小组共同探讨问题的解决方法，采用内部处理的方式，避免出现信息滞后的情况，保证采购合同管理的效果[2]。

2.3 采购合同的全过程管理

EPC总承包项目存在较多的环节，需要较长的建设时间，采购合同管理的时间周期也相对较长，为了从整体上进行管理，提高采购合同管理的质量，可以采用全过程管理的方式，对不同的环节进行管理，确保各项工作有效衔接。首先，在勘查和设计的环节，要收集和保管好各项工作的数据、图纸、资料文件，当后续工作遇到问题时，可以及时查找到前期对应的资料。其次，加强采购合同的策划。策划过程中，注意总承包项目采购合同的规定，全面分析合同中的条款和要求，根据采购合同制定采购方案。再次，对物资供应商进行管理。在选择供应商的环节中，做好资质审核和综合评估工作，与供应商合作的过程中，有可能会遇到临时变更的情况，可以在这个时候观察供应商的应变反应能力。最后，在履行合同的过程中，按照合同的规定进行监管，确保采购工作与设计工作相互衔接，满足采购进度、采购成本和采购质量的要求。

2.4 采购合同的常见问题和管理要点

EPC总承包模式与常规的工程建设有很大的区别，EPC总承包工程更加复杂，各项工作的控制和管理具有较高的难度，采购合同和采购工作也经常出现各种各样的问题。以设备的采购和管理为例，工程中设备的采购工作和检查管理工作非常重要，如果采购合同中没有明确说明设备的质量要求，在采购管理中没有注意设备的质量性能，将劣质的设备进入到施工现场，将会对工程建设的质量带来较大影响，一旦因为设备的原因出现问题，而且采购合同中没有详细说明此类问题，相关单位往往会相互推卸责任，影响后续的施工，增加建设的成本。采购合同应详细规定设备采购和管理的要求，必须要有质量证明文件，还要对采购的设备进行质量检测，在实际的设备采购和管理中，通常会先接收设备，后期才得到质量证明文件，为了杜绝此类问题，需要做到规范采购和规范管理，严格按照采购合同和采购管理要求展开工作。

要想让采购合同管理更加有效，需要对采购的各个环节进行管理，尤其要重视采购初期的管理和控制。对材料设备的供应商进行调查和选择时，要考虑各个供应商的实力，根据市场占有率进行比较和分析，将市场占有率当成重要的评价标准，尽量挑选排名靠前的供应商。技术评审是采购的重要环节，必须要进行全方位的评价和审查，根据工程建设的标准进行采购和评审，为材料设备的质量和工程建设的质量提供保障。供应商在生产的过程中，要安排专门的人员进行监管，监管人员应具有较高的技术水平，监管人员还要有丰富的经验，及时发现生产中的问题，严格把控材料设备的质量，在验收的时候也要安排专门的人员检测质量，对规格型号和数量进行记录，通过检测且核对无误后，就可以统一对材料设备进行运输和管理。采购合同存在着合同附件，采购合同附件的内容非常详细，要对采购合同和附件的内容进行详细分析。采购合同管理工作还要对第三方资信进行审核，对全部的供应商展开审查，将不达标的供应商剔除出去，根据质量评价结果分析供应商的资质和材料设备的质量，引入资信审核制度，由专门的人员进行审核。

2.5 加强信息沟通

EPC总承包项目的采购工作涉及不同的参与方，如果项目临时出现变更情况，需要改变原本的采购计划，采购合同也要做相应的调整，根据变更的内容重新制定采购计划，重新采买，及时催交，做好质量检测工作和物资运输工作。信息沟通主要体现在以下几个方面：第一，采购方和供应商之间的沟通，采购方要确定供应商的名单和联系方式，针对前期的招投标与合同签订等情况进行沟通，在签订合同之后，采购方还要进行监造和催交，这些工作都需要良好的交流和沟通。第二，采购部门要及时和设计单位进行沟通，采购工作要以设计的内容为基础，设计单位要确定采购清单，将其交给采购人员，为了保证设计和施工快速衔接，采购工作要贯穿到整个建设过程中，要想不耽误施工工作，就要在设计环节加强沟通，及时获得采购清单，供应商的选择、材料设备的生产、质量检测和运输都需要一定的时间，只有良好的沟通才能保证各项工作有序完成。第三，采购部门要及时和施工单位进行沟通，材料和设备是施工的基础，只有确定好物资进场的时间，才能确定开始施工的时间，无论是对施工进度进行安排，还是对采购进度进行安排，都要考虑对方的时间节点，尤其要注重采购的时间节点，采购人员要和供应商进行联系，确定材料设备的交付时间，并将信息告知施工单位。

2.6 严格控制采购成本

采购成本是采购合同管理的要点，在采购成本管理工作中，要严格按照合同规定的数额进行管理。采购部门应建立规范的采购制度，确定采购的流程和采购的要求，在招投标环节秉持公平和透明的原则，对各个供应商提供的价格进行评价，关注市场中材料设备的变化情况，做好统筹安排，寻找更多的货源，从质量、价格、资质等角度进行评价，在保证质量的基础上尽可能降低采购成本，使最终的采购成本低于合同规定的数额。设计环节是成本控制的最佳时期，设计的内容决定了材料设备的数量和成本，必须要对设计进行追踪和管理，加强采购成本的管理与记录，采购部门应当充分认识成本管理的重要性，不断完善采购管理制度，对采购合同的成本和后续支出进行合理安排，避免出现重复采购的问题，在材料设备的使用中加强管理，减少浪费的情况。编制采购合同和确定采购成本时，应参考业主的意见，不同的业主会提出不同的要求，有的业主更注重经济性，想要以较低的成本获得物资，有的业主更注重品质和整体的效果，采购人员可以挑选一些经济和美观的材料，由业主来确定使用哪种材料，根据业主的需求制定采购合同。采购部门应整合供应商的资料，建立供应商数据库，根据供应商的信息进行挑选，对各个供应商进行评价，将挑选出来的供应商记录到数据库中，及时更新各个供应商的价格。在实际的采购中，尽量采用集中采购的方法，较大的采购量能够获得更多的折扣，降低整体的采购成本，满足采购合同对成本的要求。采购人员还要对价格进行分析，判断价格是否合理，以正当的方式进行洽谈，尽量降低采购成本[3]。