国有企业人事档案管理策略研究——基于专审数据的分析与思考

文/四川大学公共管理学院 何彩溢 史江

近年来，中共中央及地方组织部门开展了多轮人事档案专项审核工作，即通过对人事档案展开审核登记、调查核实和组织认定等一系列工作，审核其是否齐全、准确和真实，以确保纳入组织部门管理范畴人员的人事档案材料可靠可信、工作经历清晰连贯，为后续人事档案利用打下良好基础。

笔者仔细研读和分析相关文献后发现，目前研究成果多为宏观地描述专审中存在的问题，缺乏对具体数据和情况的分析，且多就专审谈专审，较少从专审延展到人事档案管理中。因此，为了提升人事档案管理的质量与效率，本文将对四川省5家国有企业人事档案专项审核数据进行分析，将专审中发现的共性问题延伸至人事档案管理中存在的缺漏，由表及里，层层剖析，希望对专审及人事档案管理的改进有所助益。

一、人事档案专项审核调研数据分析

本次调研涉及的四川省5家国有企业，既包含成立时间较长，历经多次重组合并的省级国有企业，也包含成立时间较短的国有企业子公司。本次调研时间为2022年4月～7月，共包括773名国有企业人员的人事档案，其中干部351名，职员422名。涉及企业及人员数量较多，在一定程度上反映了四川省国有企业人事档案管理的现状。

通过对这5家企业专审数据的收集、统计与分析，发现在773人中“三龄两历一身份”基本无问题的人员有180人，占样本总数的23%；而其余77%的人员人事档案中存在或多或少的问题。

如表1所示，人事档案材料中工作经历、参加工作时间和学历学位存在问题的人数最多，分别占36.4%、32.6%和31.4%，在出生时间、入党时间、奖励材料、考核材料和职称材料中也存在较多问题。具体情况分析如下：

表1 调研所涉企业专审数据分析表

（一）出生时间前后不一致。一是出生时间前后记载相差不大，多数为1个月的差距，有100人，占出生时间存在问题人数的92.5%。此类情况影响不大，通常是由于笔误或是对出生时间有公历与农历的认知偏差所导致，多存在于年龄偏长、材料形成时间偏早的人员及其人事档案材料中，如《入团志愿书》《高中毕业生登记表》等。二是出生时间记载相差较大，最长可达两至三年，有8人，占出生时间存在问题人数的7.5%。经综合研判，这类人员存在获利可能，多表现在为了满足入伍或是招工条件，改大或改小年龄。如某人员在其最新的《职工登记表》中出生时间填写为1982年1月；档案中另有《专业技术人员考核登记表》记载为1981年1月；经查核档案，最早记载其出生日期的材料是《入团志愿书》，记载其出生日期为1981年1月；同时，其档案中《四川省某干部学院考生登记表》和《四川省某干部学院政审登记表》（形成于1998年7月）均记载其出生时间为1980年1月。可推断该人员存在因入学改大年龄的可能性。

（二）参加工作时间记载有出入。一是缺乏原始材料，导致参加工作时间以近期人事档案材料为准，有120人，占参加工作时间存在问题人数的48%，如某人员在进入目前工作单位前已参加工作，因本人无法提供任何有效证明材料，故只能以目前的劳动合同认定其参加工作时间。这类情况中登记的参工时间与认定的参工时间最长相差近20年。二是人事档案所记载的参加工作时间早于全日制毕业时间，有7人，占参加工作时间存在问题人数的3%。按照中组部相关规定，参加工作时间应晚于毕业时间。如某人员的人事档案材料中记载其参加工作时间为2010年10月，但经查核，该人员于2011年6月大学本科毕业，故参工时间不应为2010年10月，应以劳动合同为准，认定为2011年7月。经进一步了解得知，主要是由于该人员将毕业前的实习时间当作参加工作时间所导致。三是存在多个时间点，但有材料可证实最早参加工作时间，有61人，占参加工作时间存在问题的人数的24%。如某人员干部人事档案中记载其参加工作时间分别有2007年7月、2008年9月和2011年6月，最后根据其《工作证明》可认定为2007年7月。但此类证明有些是能够较完整地反映人员在这一时期工作轨迹的材料；有些则是社保缴纳明细；有些则仅加盖了公司公章的工作证明，简要描述其入职和离职的时间，其真实性有待进一步确定。

（三）入党时间空缺及混淆。一是由于缺少入党材料而无法认定其入党时间，有84人，占入党时间存在问题总人数的56%。如缺少《入党志愿书》或转正申请书、预备党员登记表等入党材料不齐全不规范，导致入党时间无法相互印证。二是入党时间记载不一致，如将成为预备党员和正式党员的时间混淆，有30人，占比入党时间存在问题人数的20%。按照中组部相关文件要求，“1982年9月6日至今，入党时间为党员大会接收为预备党员之日”，但部分党员会将成为正式党员的时间登记为入党时间，造成记载不一致。

（四）学历学位材料不全有偏差。一是学历学位材料有不同程度的缺失，有230人，占学历学位存在问题人数的94.6%。如缺少毕业证或学位证、入学登记表、成绩单、毕业生登记表等学历学位材料。一般分为三种原因：第一种是全套学历学位材料尚未调入目前单位，仍保留在毕业院校或人才交流中心；第二种是学历学位材料在毕业院校时就已经不完整；第三种是学历学位存疑，如某人员缺少中专学籍材料，只有中专毕业证，但该毕业证无校名、无编号、无公章，且经查核其人事档案发现该人员中专在读时间与入伍服役时间冲突，其真实性存疑。二是学历类型记载不一致，有13人，占学历学位存在问题人数的5.4%。如某人员在其履历表上填写学历为全日制本科，但在查核其学历学位材料后发现其学历应为在职自考本科。其原因一是不了解全日制学历和在职学历的区别，二是有意填错以获利。

（五）工作经历的间断无法证实。主要表现为工作经历间断性缺少证明材料，有282人，占样本总数的36.4%。如缺失原单位的劳动合同，导致多段工作经历无法证实；再如缺少在现单位的职位调动文件，导致人员的履历表与其人事档案中的职位调动文件相差较大。同时，奖励材料、考核材料和职称材料也有不同程度的缺失，并且呈现出普遍缺失的特点，分别占样本总数的13.4%、12.8%和10.4%。

通过对调研数据分析可知，除有意的获利行为外，专审中发现人事档案存在的问题主要有两种：一种是关键信息前后不一致，随意性较大，或是笔误，或是凭借记忆填写，或是混淆一些易错点；另一种是人事档案材料缺失较多，给“三龄两历一身份”的准确认定带来困难，也给人员自身的职业发展带来负面影响。

二、人事档案专审折射出的管理问题及原因

（一）缺失材料补充困难，存在造假现象。通过调研数据分析可知，人事档案中关键信息记载不一致和材料缺失的情况尤为严重。目前国有企业的应对措施主要是要求相关人员提供相应的材料予以证明。但笔者在调研中发现，补充缺失材料的过程中往往存在很多问题，主要表现为材料补充拖延、仅补交了个人说明和简要工作证明、拒绝补交材料等。更有甚者，在专审人员提出存在的问题后篡改人事档案材料或补充虚假人事档案材料。

据分析，造成上述现象的原因主要是部分普通员工认为，要求补充的人事档案材料非“三龄两历一身份”认定的必要材料，或所需补充的人事档案材料虽重要，但这类材料的完整性或真实性对其前途和切身利益影响不大，从而选择不补充。与此相反的是多数企业中层干部及以上人员，其补充材料的数量和质量都远高于普通员工。由此可以反证，需补充的材料与该人员的切身利益是否挂钩是影响人事档案材料补充数量及质量的重要因素。

值得注意的是，人事档案材料补充过程中的造假行为不仅与造假人直接相关，人事档案管理人员也难辞其咎。按照相关制度规定，个人无法单独接触自己的人事档案。因此要想达到造假这一目的，人事档案管理人员须主动或被动地帮助造假人对档案进行篡改。至于双方是出于利益驱动、人情关系还是迫于上级压力，值得深究。

（二）材料日常收集责任落实不到位。调研中所涉及的国有企业多经历了数次的重组与合并，其员工的人事档案也是几经转移。在组织被撤销和重组后，部分人员的人事档案因未及时转入相应的管理部门，造成遗失；部分人员因年代久远，已无法找到或出具相关证明，导致该人员的人事档案材料存在确实无法补充齐全的情况。

人事档案材料日常收集不及时、收集责任落实不到位是上述情况的最主要原因。具体分析可知：一是移交部门应交未交，缺乏主动性。人事档案材料中大部分由相关人事部门、组织部门或党委部门直接批量形成，如年度考核材料、劳动合同、入党材料等。按照相关规定，需在材料形成之日起一个月内按要求送交人事档案管理部门归档并履行移交手续。但从调研来看，这部分材料普遍存在缺失。二是人事档案管理部门日常宣传不到位，导致人员对人事档案材料移交范围认识不够。除企业相关部门批量形成的材料外，人事档案中还包括了一些随着人员职业生涯的发展而不断新增的具有个体性的材料，如新增在职学历学位材料、职称材料、表彰荣誉材料等。由于人事档案管理部门日常宣传的不到位和人员归档意识的缺失，使两者之间存在收集移交的空缺，造成这些材料未能及时归档。

（三）材料审核存在懒政怠政。对人事档案材料进行审核是人事档案管理的重要一环，包括两方面的审核：一是转递关，即对新入职人员人事档案材料进行审核，审核其是否完整规范、真实可信。笔者发现，人事档案普遍存在“档案袋套档案袋”的现象，即人事档案管理人员没有在新入职人员人事档案转入时及时进行审核，而是直接将其放入本单位新的人事档案袋中。这就导致人事档案材料中可能存在的问题未能在转入的第一时间被发现，错失了纠正和补充材料的最佳时机。二是部门人事档案材料归档关，即对相关部门移交的人事档案材料进行审核，确保已有档案与新接收的材料在“三龄两历一身份”等关键信息上前后记载一致、真实可信。但从调研数据的分析可知，人事档案管理部门在接收各相关部门移交的材料时，没有做好人事档案材料的核查和比对工作。

究其原因，在于材料审核工作存在懒政怠政的现象，即人事档案管理人员对待审核工作的不敢担当和不作为。一方面是怕担责，转递关不打开人事档案袋进行审核，一定程度上就不必为转入人事档案材料的不齐全和不真实负责；另一方面是不严谨，部门人事档案材料归档关对于移交的人事档案材料未比对或未仔细核查。此外，目前我国人事档案事后管理的工作方式也是造成人事档案管理存在上述各种问题的重要原因之一。通过运动式专项审核来对以前的错误与缺失进行整改和追补缺件，仅能亡羊补牢，不能从根本上改变人事档案管理中存在的诸多问题。

三、人事档案管理的改进措施

（一）细化相关条例办法。目前，企业人事档案管理部门所遵照执行的是中组部于2018年修订颁发的《干部人事档案工作条例》，但该条例较为宏观且较少涉及材料的补充事宜。因此笔者认为，为了增加人事档案材料收集和补充的灵活性和可执行性，各省组织部门可根据实际情况对条例中不明确的条款进行细化和解释。可以按照必要性对人事档案材料进行重要程度划分，明确哪些材料是必要不可少的，哪些材料是非必要的。再针对以上两种情况进一步细化和解释。一方面，针对必要材料，如涉及“三龄两历一身份”的认定、干部提拔和退休等，在无法提供原件的情况下，应如何规范补充。如复印件是否有效，入党材料原件保存在党委部门，人事档案可否使用复印件替代；确属无法补充的某类材料时可否用同一性质的材料来替代，是否可以用工资单或人员名册替代劳动合同以证明工作经历等；另一方面，针对非必要材料，可细化其类型以便执行，如与学籍学历无关的培训材料、非本单位获得的荣誉表彰材料等，可不再进行补充，但在以后的档案材料中应不再填写等。

（二）明确岗位职责并纳入目标考核。为了加强相关部门和人员的责任意识，弥补制度上的漏洞，可通过明确岗位职责，加强目标考核的方式来保证人事档案材料收集的齐全完整。一方面，针对移交部门，明确其定期移交的职责，把握重要工作节点，在人事档案材料较为齐全时及时收集归档，避免遗漏；另一方面，针对人事档案管理部门，明确其定期催交和定期宣传教育的职责，如以半年为期，与相关部门进行沟通，发送催交通知，并通过入职培训、座谈会、安排学习任务等多种方式对人员进行关于人事档案的宣传教育，督促各人员按照规定及时归档个体性的人事档案材料。同时，移交部门和人事档案管理部门可以对彼此的工作进行目标考核打分，若相关部门未定期移交则由人事档案管理部门扣除其目标分。反之，若人事档案管理部门未定期发送催交通知或定期宣传教育，则由相关部门扣除其目标分。二者相互监督，打造独具特色的人事档案收集考核机制，确保人事档案的完整性。

（三）建立健全复查及追责机制。为确保人事档案审核工作的严肃性，进一步提高相关人员对人事档案重要性的认识，笔者认为要建立健全复查及追责机制。首先要建立复查机制，以抽查的方式确保日常审核及专审所提出的问题得到解决。一方面，人事管理部门要定期对本企业的人事档案进行复查，如以人事档案总量30%的比例，复查日常审核是否到位、所提出的问题是否得到解决等；另一方面，组织部门要在专审结束后进行复查，以10%的比例进行二次抽检，重点审核是否存在补充虚假材料或篡改原有材料的情况。其次要健全追责机制，细化追责程度和追责方式。针对复查结果，相关人员予以追责。主要对两种情况进行追责，一是工作疏忽不负责，如相关人员不配合补充材料，或是人事档案管理人员未审核或审核不细致，以上情况按照百分比予以扣除目标分或者行政处分等不同程度的追责。二是人事档案造假，造假人以及人事档案管理人员按照相关纪律和法律予以追责。

（四）加强人事档案信息化建设。目前人事档案材料主要以纸质档案为主，但在2018年新修订的《干部人事档案工作条例》中新增了有关人事档案信息化的规定，2020新修订的《档案法》设“档案信息化建设”专章，“十四五”全国档案事业发展规划也提出了档案工作基本实现数字转型的发展目标。可见，人事档案信息化是未来的发展方向。随着我国步入大数据时代，区块链、云计算、人工智能等新技术为人事档案管理提供了技术方案，尽可能减轻管理过程中人为的影响，提高人事档案管理的效率和质量。如利用图像加密锁定技术，可以使人事档案材料的电子图像保持高分辨率真色彩的原貌，有效遏制涂改造假等。顺应时代发展潮流，加强人事档案信息化建设，能够以技术优势弥补传统人事档案管理的弊端。