建设工程消防设计审查验收档案管理策略探析

夏文胜 （芜湖市城建档案馆，安徽 芜湖 241000）

建设工程消防设计、消防验收、备案和抽查工作作为住房和城乡建设管理的重要工作，其档案的收集、整理、利用和保管将是城建业务档案一项崭新工作内容。

1 消防设计审查验收法律背景

2021年4月29日新修订《中华人民共和国消防法》和2020年6月1日发布实施的《建设工程消防设计审查验收管理暂行规定》（住建部令第51号），进一步明确了县级以上地方人民政府住房和城乡建设主管部门依职责在建设工程消防设计审查验收工作承担的行政职能。作为在城市建设管理等活动中一项崭新的工作内容，由此形成的资料文件对社会具有十分重要和深远的意义，对保障人民群众生命财产安全、社会长治久安和稳定具有重要价值。作为一类城建业务档案，其收集齐全、保存完好、开发利用全面是城建档案工作的一项崭新内容。

2 消防设计审查验收档案收集面临的问题

2.1 多部门实施的不统一

消防设计审查验收工作虽然是住建部门的重要业务性工作，但由住建多部门共同实施完成。以安徽省芜湖市为例，消防设计审查工作由住建局科技科室实施，消防验收工作由市质监站实施，消防验收备案和抽查工作依据工程体量不同分市、区、开发区管委会分工协作实施。城建档案部门需与多部门协调，从不同业务部门手中收集档案资料。

2.2 标准体系的不统一

消防类档案收集，一部分来自市工程审批制度改革平台（以下简称“市工改平台”），其后期要与消防救援机构平台对接实现数据共享。目前，档案信息资源融合面临标准体系不完善的突出问题，档案信息管理系统与其他部门的信息管理系统存在不兼容、不匹配现象，档案长期保存格式标准、数据的备份标准、数据采集标准，以及在互联网背景下软硬件的建设标准，都亟待解决[1]。

2.3 归档渠道的不统一

消防类档案收集除部分来自市工改平台，绝大部分是来自审批过程和现场检查的记录，这就需要消防业务管理部门工作人员紧密配合，按照档案归档要求对资料进行及时收集、整理、上传和补充。

3 消防设计审查验收档案管理建设策略

3.1 加强领导,明确工作职责

作为建设工程的关键组成部分，建设工程消防设计的审核与验收工作贯穿始终。大量的调查研究表明，一些建筑在建设的初期就已存在火灾隐患，对建筑的整体质量与使用安全构成极大的威胁[2]。按照国家法律法规规定，从2020年6月1日起，建设工程消防设计审查验收工作从消防救援机构划转至住建部门，近两年时间产生了大量的消防资料文件，由于认识不足，缺乏专人负责收集鉴定，没有统一的部门整理保管，长此以往必将导致此类资料文件的散失和利用的困难，一旦发生火灾险情必将有不可估量的损失，因此建设工程消防资料文件的收集、整理、归档工作异常重要、迫在眉睫。

安徽省住房城乡建设厅通过前期调研，印发了《安徽省建设工程消防设计审查验收档案管理规定》（以下简称《档案管理规定》），作出对建设工程消防设计审查验收工作中所形成的有保存价值资料作为档案保存的规定，强化过程可追溯性，明确消防业务管理部门、档案管理机构等各方主体在此项工作中的内容、职责和法律责任，进一步规范此类档案管理。各地城建档案管理部门应密切关注和配合此项工作的开展，深刻领会新修订的《消防法》和住建部51号令精神，结合《城市建设档案管理规定》（住建部令第61号）要求，主动作为，认真做好消防类档案归档的流程设计、系统开发、业务指导和共享服务等多项工作。

3.2 规范收集,制定工作流程

根据《国务院办公厅关于全面开展工程建设项目审批制度改革的实施意见》要求，消防设计审查验收工作纳入工程审批改革的四个审批环节中，实行“一张蓝图、一个窗口、一张表单、一个机制”统一审批管理体系，各地市依规建立统一工改平台实施管理。按照《档案管理规定》，建设工程消防类资料文件收集大多来源于此平台，归档流程设计应将项目申报、行政审批、档案归档、数据共享统一考虑，将档案验收要求关口前移，项目申报的材料内容、电子数据格式等按照归档要求来设计，归档时档案系统只需从审批平台统一抓取申报数据，审批过程资料和审批结果资料将进行后期补录、完善归档。

3.3 归档内容和归档形式

《档案管理规定》在归档内容上充分考虑业务申报中需满足的条件、审查验收过程中记录、审批结果等三个方面，列举了特殊建设工程消防设计审查类、消防验收类、其他建设工程消防验收备案和抽查类等归档内容和编目顺序和归档方式。

消防各业务管理部门应在开展业务工作时，同步开展资料收集整理工作，在市工改平台系统中已经存在的归档资料，在业务办结后将自动提交归档，其余资料将由各业务管理部门在档案系统中，按目录提交补充完善归档资料后，一并提交城建档案管理部门归档。同时各业务管理部门需线下提交一套和电子资料一致的纸质档案交城建档案管理机构归档。

3.4 建立高品质档案管理平台

“工欲善其事，必先利其器”。消防类档案管理工作要充分发挥信息网络平台效应，与“互联网+”、智慧政府建设结合起来，建立档案管理系统。一是要建立与各业务管理系统相互兼容的数据存储格式和备份标准，打通各平台之间数据传输，实现数据资源共享；二是从审批源头对将归档的数字化档案进行管控，对色彩模式、分辨率、图像处理、纸张端正、内容完整、清晰度等数据质量进行设定；三是实现高效检索，系统平台便捷的检索功能，在发生火灾危情时能在最短的时间内得到相关建筑物消防设施信息，同时针对不同工作需要设定相应的检索方式，采用高级检索和模糊检索相结合，计算机能够根据输入的实际指令选择最合适的方式对档案进行检索查询，以满足住建部门实际工作需要[3]。

3.5 加强人才专业培训

消防类档案对于住建业务管理部门和城建档案管理部门来说，都是一项崭新的工作内容，首先城建档案管理部门要积极组织消防类档案专业培训，通过邀请专家进行座谈或现场指导，促进档案管理人员了解消防设计审查验收知识、工作内容和流程，熟练掌握此类专业档案收集内容、模式和系统操作，同时还要结合相应的激励机制，通过提高福利待遇提升其工作积极性，促进档案管理工作质量和效率的提高[4]。其次，城建档案管理部门要与业务管理部门建立工作联动机制，增强业务管理部门工作人员归档意识和归档水平并落实到位，确保归档及时、准确、齐全、完整。

4 消防设计审查验收档案管理的重要性

4.1 有利于形成消防类档案数据库

建筑工程消防设计审查验收工作是以防范建筑工程火灾，减少人民生命财产损失为目的。实行建筑工程消防设计审查制度能够有效减少建筑工程火灾隐患，并在火灾来临时将其隔绝在最小范围内，保证建筑物内人员能够及时逃生，减少火灾对建筑物造成的损坏[5]。《消防法》的修订将消防设计审查验收工作从消防救援机构划转至住建部门，其意在从设计、建造方面把好建筑物消防安全关。工作中所形成的验收申报、材料审查、实施验收和审批文书等四个方面的文件资料正是住建部门在城市管理活动中所形成的，并对未来城市维护、应急管理和风险防范等方面具有十分重要的意义。城建档案部门应加强消防业务档案的收集，建立本地区域范围内统一的消防类档案数据库，并实现与消防救援机构应急抢险数据共享。

4.2 有利于实现科学技术积累

通过档案收集，能够对消防设计审查验收工作进行真实记录和反映，消防类档案中不仅包含大量管理部门审批信息，还包含科学含量高、技术性强的建筑物消防图纸、消防设备配备和安全通道等，长期的档案积累将有利于住建主管部门不断积累建筑消防经验，完善建筑消防专业管理知识和依法行政能力，对提升行业治理、建筑科技和科学化运用，具有十分广阔前景。同时现场评定报告、视频、专家意见和整改证明资料等资料的收集，还能有助于消防责任事故的认定，从而对群众生命财产安全予以维护，对社会和谐稳定起到有效促进作用。

4.3 有利于实施共享助力防灾

建筑消防安全涉及千家万户，关乎人民生命财产安全。各地市住建部门由于地方区划调整、职责划分等多种原因，可能会出现一个行政区域内消防设计审查验收工作由几个层级多个部门共同实施完成，消防类资料散落在各业务管理部门，难以形成全市统一的消防共享数据。城建档案馆消防档案工作有利于实施数据共享助力防灾救灾，首先，城建档案部门作为一个行政区域档案管理部门，能够较完整地反映一个行政区域内消防设计审查验收工作全貌，资料全面、集中、完整，更好地实现与当地消防救援机构实现共享，在防火险情发生时，及时、准确、全面提供建筑物图纸，反映现场消防通道、消防设施等情况，为消防救援工作开展赢得宝贵时间；其次城建档案部门统一的消防档案数据库的建立，更有利于使用数字化技术对消防档案进行分析，实现档案预警，提醒相关部门对于接近使用年限消防设备适时进行检修和更换，发挥出档案社会治理功能。

5 结论与展望

综上所述，消防设计审查验收工作作为住建部门的重要工作，其档案管理是城建档案部门一项新的挑战，在当前没有成功先例的情况下，城建档案部门要全面做好流程梳理、系统设计和收集方式和内容的确定；城建档案管理人员要对消防设计审查验收工作要有深刻的认识，从进行档案收集管理工作中掌握、提炼、总结该专业的档案管理知识和技能技巧，始终秉持实事求是的态度，坚持爱岗敬业的职业素养和全心全意为人民服务的理念[6]，实现档案为经济社会服务。