多院区医院档案管理探究——以青岛大学附属医院为例

时文馨，闫丽娜，王 琛，董富国，安佰悦，陈祥华

(1.北京大学医学部；2.国家卫生健康委卫生发展研究中心，北京 100000；3.青岛大学附属医院，山东 青岛 266000)

从20世纪90年代起，多院区医院的发展模式崭露头角。时至今日，我国多院区医院的建设发展得如火如荼，医院采取多院区同质化管理，这就为医院档案管理带来新的要求与挑战。

1 研究意义

新环境下，怎样以满足医院管理需求为前提，以尽量少的人、财、物等资源的条件下实现多院区医院档案建设和配置的效益最大化，充分发挥档案信息资源的能力和效益，从而为医院管理提供更加全面和优质的档案资源和服务，也就成了非常重要的议题。

1.1 理论研究意义

多院区档案资源配置不均衡，冗余与短缺并存等特点，使档案资源配置的研究变得更加复杂和有意义。多院区档案资源配置面临的问题、配置目标与原则、配置模式与体系、配置策略与效益等都是需要在理论与实践上深入讨论的问题。

1.2 实际应用价值

多院区医院的档案管理并不是一个机械的整合和简单的加减过程，而是涉及医疗、人事、地域分布和现有档案资源等各方面的一个复杂的系统工程。它的首要也是最重要的问题是如何协调开展档案资源管理，以满足医院管理和发展过程中对档案资源无障碍的利用。

通过明确下一步研究中多院区医院档案资源配置的重点与难点，笔者提出一套较为完善的相关管理制度建设、智慧医院档案馆构建、院区资源整合、档案服务体系构建、特色档案内容建设及各院区档案资源共建共享等方面的多院区医院档案资源建设实施方案，从而对医院档案资源建设工作提供一些参考。

2 管理现状

根据档案管理规范在档案管理中形成的具有保存价值的文件材料，都需要由档案科工作人员指导各部门兼职档案员进行整理归档。并且在归档过程中，有长远利用价值的资料要求永久保管，一般价值的定期保管，分为10年与30年两个期限。

在多院区医院各种档案日常管理期间，研究发现存在以下问题。

2.1 数字化档案建设不足

医院现有的档案类型以数字化档案与纸质档案双轨制存在，而分布于院区的诸多档案还是以纸质档案为主。医院的人事档案、财务档案等关键纸质档案资料均保存于本部。各个院区及科室保存的多是有院区特色的各种类型纸质档案。电子档案虽然也在建设，但普遍存在认可度不够的问题，存在数字化档案，但都需要打印出来形成纸质档案另存，这就造成了资源的浪费[1]。

2.2 各个院区档案管理能力不一致

各个院区虽然进行同质化管理，但由于院区分散的客观因素存在，不同院区的档案管理人员的档案管理意识和能力均有差别。在多院区医院的档案工作中，档案管理工作不仅仅是由本部院区的档案室完成，各种类型的档案来源不同，有关档案的初步管理都需要不同院区的业务部门进行操作[2-3]。除此以外，各个科室也有自己的资料室，里面也存在大量的档案资料。这也就造成了完整的档案管理体系难以建立。

2.3 重视保存而轻开发利用

由于分院区办院的客观情况存在，导致很多档案资料保存于不同院区，虽然做到良好的保存，但难以统一开发利用。这就导致了很多有价值的档案资源长期得不到重视和利用，无法发挥档案所包含的重要价值。医院档案包含着医院运营管理中的重要信息，对医院的管理具有重要的作用，而现有的多院区办院模式在一定程度上影响档案资料的价值和作用的发挥。

2.4 档案管理人员信息化技能不足

档案管理人员中有一部分老员工，对数字化档案技术的接受能力较弱，在进行数字化档案管理时操作速度较慢。档案数字化过程中，会面临很多在纸质档案管理时不同的问题，这就需要新的知识体系，新的技术能力来解决出现的新情况和新问题[4]。工作人员信息化技能的不足，一定水平上也制约了医院档案数字化建设水平的提升。

3 改进措施

医院的扩张造成多院区办院模式的出现，档案数量也伴随着指数级增长，档案资源类型的不断增加，档案保存与管理技术的不断发展和变革，用户信息需求和信息行为的不断变化都促使多院区档案管理需要优化配置。多院区医院档案资源建设应有新理念、新目标和服务新模式，档案建设服务应当可以更好地发挥支持医院管理的作用。

3.1 建立总-分馆制度，实现院区互通

根据不同院区的特色和功能及学科分布来进行档案资源的管理。本部院区建立总档案馆，保存医院重要的核心档案，以及各个院区和科室的重要档案。分院区建立隶属于院区的档案分馆，保存分院区和院区科室内的一般档案。本部院区将所有的档案资源进行保存是不现实的，建立总-分馆制度，也就需要进行纸质档案资源的共享[5]。除不能进行借阅的纸质档案外，其他类型的档案在使用时可以实现网络或者现场申请，实现“档案动人不动”，从而在不同院区的人员需要借阅档案时打破地域限制，最大限度地保证用户对档案资源的使用权利。

3.2 面向重点需求，加强特色档案建设

本部院区的档案建设应当以满足全院各个方面和层次的档案需求为目标，而不同分院区的档案建设与管理应当侧重于满足院区特色和重点进行建设与配置。面向多院区的档案资源的建设与管理，首先要对不同院区的情况进行分析。分清不同院区发展方向和优势，科室设置等方面。在档案管理中应对现有的档案建设与管理情况进行情况摸查，了解各个院区现有的档案数量和结构情况，了解现有档案管理的优势及劣势，补充不足的资源内容及类型。

3.3 加强科室自有资料室的管理

科室资料室的管理和使用对医院档案管理也有着重要的意义和价值。科室资料室的档案资源大多处于由科室自我建设、管理和使用的状态。大多数的科室资料室未进行专业系统化的管理。而科室资料室拥有科室第一手档案与资料，在科室档案利用时拥有很大优势。为了实现对科室档案资源的有效管理及利用，应当先明确科室资料室与医院档案室之间的业务关系。除此之外，科室资料室的管理应当符合医院归档、库房管理、查借阅等多项制度，促进科室资料室的管理专业化，制度化。

3.4 加强档案数字化建设

多院区办院状态下，加强档案数字化建设，有利于对档案资源不限时空进行使用和借阅。首先要加强对档案数字化建设的重视程度，只有医院管理层面从理念上重视起来，才能有档案数字化的快速发展[6]。数字化档案的管理与建设与以往的传统纸质档案有共通之处，却也有不同之点。原有的档案管理体系和制度已经不能完全满足其需要。应当在数字化建设的过程中不断完善其管理制度与体系。数字化档案的安全和使用问题涉及信息学、计算机学、法学等多个不同学科，除对档案管理人员进行信息化培训与教育外，还应对管理人员进行相应多学科的培训，从而高水平的实现数字化档案的建设、保存、利用、安全等各个方面[7]。

3.5 提高服务水平，扩展服务内容

多院区办院模式下的医院档案管理，应当加强本部院区对各分院区的统一管理和指导。全院所有档案管理均需要统一标准建设，统一管理制度，分院区提供的服务质量与水平尽量与本部院区保持一致。青岛大学附属医院现在使用钉钉网上业务申请，来进行本部院区核心档案部分的借(查)阅、复印申请，这是对档案使用良好的尝试。服务水平的提升和服务内容的扩展需要对原有的档案管理业务流程进行再思考与再设计，从而使档案管理在成本、服务和效率方面获得进一步的改进。伴随着业务流程的再造与改进，档案服务水平与质量也会得到极大的提升。

运用大数据技术及工具，可以实现档案资源的整合和处理。通过大数据分析，可以从医院日常各种数据与档案中获得更加精准的有价值的服务内容。通过对使用者的细分，可以提供个性化和嵌入式的档案服务[8]。

3.6 提高档案管理人员的业务水平与素养

多院区办院条件下的医院档案管理不仅需要制度和新技术的支持，更需要档案管理人员的努力。管理人员的素养和业务水平对档案管理的水平起着最关键的作用。一方面需要对工作人员进行职业感情培养，提高职业意识。另一方面加强老员工的信息化教育，并应新招聘年轻的信息化能力强的优秀档案管理人员。对于档案管理员工，应进行信息分析能力、数据挖掘能力、技术使用能力、网络安全能力以及知识吸收能力5个方面的能力培养。

4 结束语

伴随着多院区办院模式的出现，多院区医院档案管理也出现了很多新情况、新理论和新方法。多院区模式和信息技术的发展，同样也为用户对档案资源的需求带来长远的影响，使得用户对数字化档案资源的利用更为便捷。

新环境下，怎样以满足医院的管理与发展的需求为前提，耗费最少的人、财、物等资源的条件下实现多院区档案资源建设和配置的效益最大化，充分发挥医院档案部门的能力和效益，从而为医院管理更加全面和优质的档案资源和服务，不仅需要理论上的支持，更需要实践的检验。