新时期高职院校财务管理信息化建设研究

文/张钦 （渤海船舶职业学院）

近些年来，高职院校在政策的支持下快速发展。但学校在财务管理方面存在的问题也日益凸显。愈发复杂的管理内容、逐步扩大的办学规模给学校财务预算、收支管理、采购控制等带来了巨大挑战。面对不断扩张的财务管理需求，仅限于基础核算的财务信息系统，已经不能满足学校财务管理的实际需要。无论是在功能设计方面，还是在系统规划方面，系统都无法与高职院校的发展建设相匹配。因此，全面提升高职院校财务信息化建设水平，实现财务管理工作的融合与创新，搭建符合学校需求的信息化平台，是当下高职院校完善财务管理体系时应当重视的核心任务。

一、高职院校财务管理信息化概述

从本质上讲，高职院校财务管理信息化，即将财务工作与信息技术统一起来，依赖信息系统构建的网络环境、搭建信息共享平台，借此提升财务管理时效性及准确性。区别于原有财务管理模式，财务管理信息化模式将线下数据管理转移到线上，通过系统功能完成财务数据的收集、整理、保存及分析、归类。高职院校实施的财务管理信息化需要打造账务处理系统、财务审批系统、决策辅助系统以及信息共享系统等。通过各系统的匹配，设置审批关卡，控制财务节点，关注资金流动，评估财务数据，分析财务计划，完成预算、采购、收支控制等财务业务的衔接，优化学校资源配置，推动学校实现办学效益最大化。

二、新时期高职院校财务管理信息化建设的重要意义

（一）推动高职院校财务管理质量升级

在如今大数据时代背景下，高职院校财务管理信息化建设不仅是顺应时代对学校管理的要求，同时也是推动高职院校财务管理质量升级的有效手段。借助信息系统对财务数据进行快速统计，评估学校收支状况、综合分析数据反映出的各类问题，能够使学校管理视野脱离单一层次，实现对学校资源的全局把控，全面提升学校财务管理质量。同时，各类数据和信息借助信息系统完成收集与整理，能够选取更具有价值、更能够提升学校经济与社会效益的信息，打破应用局限，提高财务管理对学校管理的服务价值，助力学校提高自身竞争力。

（二）提升高职院校财务风险防控能力

高职院校完善信息化建设，将助力学校构建安全的网络环境，在监管资金流动情况的同时，提高学校财务风险防控水平。一方面减少财务数据传输过程中，由于人为失误或系统漏洞造成的风险；另一方面强化对资金流动的监控，提高学校对财务风险的监管能力。

（三）提升高职院校财务信息透明度

高职院校通过财务信息化建设构建的信息平台，能够实现财务信息的高度共享。学校内各部门以及内外部信息需求者能够借助该平台，了解学校财务数据、分析学校财务状况，对学校财务工作进行及时、有效的监督。这不仅能够提升学校沟通效率、降低沟通成本，同时能够提高财务信息透明度，提高信息平台对学校财务工作的辅助与支持作用。

三、高职院校财务管理信息化建设存在的问题

（一）预算流程的衔接性差

高职院校的财务信息化建设已经取得阶段性的成就，近些年来也在不断进行系统升级和补丁更新。但随着学校办学规模不断扩大、财务制度不断完善，学校的信息化系统在功能设置方面以及系统框架方面逐渐滞后。现阶段运行的财务系统在流程方面不能与财务业务的实际需求相匹配，出现流程融合性差、衔接性差等问题。尤其是预算流程方面，信息系统没有起到应有的链接作用。学校的信息化规划中，各职能部门编制部门预算、领导层审核预算草案，以及重大项目的部门间沟通等流程均需要信息系统的支持，从而实现精细化的预算管理。信息系统的参与能够为预算执行层和预算管理层提供有效的链接，同时将预算编制、审核、监控等流程联系起来，满足预算执行层反映日常支出及专项项目预算执行情况的实际需求。而学校现有的信息系统并不符合高职院校预算业务的实际情况，与信息化建设规划存在差距。系统衔接不畅，易导致数据断层，加剧预算流程的耗时，难以满足学校高效率的预算管理需求。学校部门复杂、预算数据庞大，基础数据不仅覆盖面广，而且涉及多样化的业务。现有系统在预算管理功能方面仍需完善与改进。

（二）部门间信息沟通不畅

随着学校的发展，高职院校涉及的经济业务愈发复杂。各部门根据自身经济业务的实际情况需求对应的财务信息。例如财务部门需要部门预算信息、银行支付信息、收费信息、学校债务信息等；人事部门需要教职工薪酬信息等；资产管理部门需要学校资产信息等；后勤部门需要学校水电费信息等。各部门对于学校财务信息的需求，促使他们应用各自的信息系统收集相应的信息。但各部门应用的系统关联性较差，不同部门间独立存在、无法实现有效的信息沟通。例如，部分学校的财务系统与人事系统不统一，造成薪酬统计方面的差异。甚至有部分学校出现同一部门，针对不同业务应用的系统也相互独立的情况。例如，财务部门实施银行支付转账业务管理的系统由开户行研发，而实施预算支付管理的系统，由财政统一研发或购买专业财务软件，两个系统并不统一。系统之间的信息障碍，无法实现部门间的有效沟通，难以满足各部门的财务信息需求，对各部门实施财务管控造成了巨大的阻碍。

（三）数据信息标准不统一

财务部门是学校经济业务的统筹管理，但同时其他部门也需要参与到学校经济业务中，这就会形成部门间的信息交流。在教研部门、资产管理部门、人事部门的各类财务数据，都会随着经济业务的推进，汇总到财务部门中。通过对汇总数据的解读，财务部门提取其中有价值的数据信息，为学校管理决策提供支持。然而各部门提供的海量数据，由于数据收集者对于数据内容理解的不同、实际工作的差异，汇总到财务部门的数据口径并不统一。差异的数据口径会影响学校管理决策的可靠性。由于部门之间缺乏统一的数据标准、规范化的数据统计模式，财务部门无法直接应用数据，而是需要整理、归类、消除数据差距，这不仅降低了财务部门工作效率，同时也影响了数据的准确性。

（四）风险控制工作不完善

目前，高职院校实施财务信息化建设时，着重关注提升财务工作效率、实现财务管理转型，对于财务风险的管控存在一定的缺失。学校财务系统中针对风险控制工作的支持很少。出现此类问题的原因，一方面在于财务管理信息系统与财务内控规范体系无法有机融合，对于财务信息规范、操作人员权限、业务处理流程并未通过内控制度与细则予以明确，以致财务人员在操作系统时缺乏制度约束，存在风险漏洞；另一方面，高职院校在财务管理信息化建设时，信息技术水平受限、建设经验较少，因此在系统设置、软件管理、系统应用等方面存在欠缺，可能造成系统安全漏洞，引发信息泄露等风险[1]。

（五）财务人才培养未跟进

高职院校财务管理信息化建设不仅要实现各个软件的组合，同时也要强化系统与学校财务制度、内控制度、管理流程、业务程序之间的衔接与配合。而衔接这些要素的，正是运用财务系统实施财务管理的财务人员。如果财务人员对于系统的重视度不足或不具备信息系统的操作技能，将难以推进高职院校财务管理信息化建设工作。目前高职院校财务管理团队打造及专业人才的储备并未受到重视，财务人才的培养始终未能实现信息技术培训的跟进。绝大多数高职院校财务人员具备会计学、经管类知识储备，但计算机信息技术知识掌握较少。掌握财务专业技能与信息技术知识的复合型人才少之又少。培训机制欠缺是出现此类问题的主要原因。也正是由于培训机制的欠缺，学校信息化建设难以取得实质性进展。

四、新时期高职院校财务管理信息化建设优化对策

（一）优化预算管理的系统功能

高职院校打造完善的财务信息化平台，应将预算监管作为管理重点，在预算模块中强化编制、审核、执行及反馈等管理关键点，形成动态的预算监控，强化预算流程之间的衔接。

首先，学校要打破预算编制的固有思维，将精细化管理纳入预算管理体系。在原有的预算系统中，强化事前、事中、事后循环式的预算管理结构。其次，学校要搭建完善的数据处理设施，为财务决策提供服务。尤其是在预算管理方面，为实现精细化管理，搭建更为完善的数据库、云平台。一方面，录入预算明细，推动预算精细化管理；另一方面强化系统结构设计，根据学校实际情况制定具有针对性的预算方案，将信息技术手段与预算管理相统一[2]。增加的数据库功能或云端存储器功能，要特别注意规范化设置预算数据上报标准。第三，预算下达执行后，信息系统要建立预算执行监控方案，实施动态性的监控管理。预算系统要具有差异警示功能，根据预算差异及时发出警报提示，向领导层及相关部门反馈数据及改善意见；向审计部门提出风险控制警示；向管理层提供预算考评数据。一方面，要保证预算执行过程中所有数据快速上传、准确下达；另一方面也要根据预算执行情况实时比对预算指标，将比对结果与最终的预算考评统一起来，提供考评依据，为持续性的预算优化提供支持。

（二）强化部门间的沟通与链接

在原有的信息系统基础上，高职院校要增设信息交换平台，强化部门间的沟通联系。首先，针对各部门业务系统的已有数据进行归纳与整理，同步对不同部门所需的信息数据进行需求分析。一方面，将已有数据中，能够满足财务部门需要，且具有后续使用价值的，导入新建的信息交换平台；另一方面，根据需求分析建立财务信息模块，满足各部门信息查阅需求。其次，强化财务部门对财务信息的提取和整理。财务部门除针对财务部门需求整理各类信息数据外，还要针对其他职能部门需求建立信息收集渠道，将获取的信息传输到信息交换平台中，为有关部门数据获取提供助力。最后，针对信息平台数据录入，学校要建立录入标准、提升录入规范性，借此保证各部门数据交换的准确性、提高数据利用率。通过强化部门间的沟通与链接，全面提升财务管理效率。

（三）构建标准化系统数据格式

高职院校推进财务管理信息化建设，最主要的目的是为财务管理流程打造通畅的信息沟通渠道。每一个单元数据的格式及标准都会影响信息沟通渠道的通畅性。因此，学校要构建标准化的信息系统数据格式，借此将不同业务的数据串联起来，推动财务管理改革。

首先，针对现有信息系统的财务服务模式进行创新。主要的创新点要落在数据共享上。所有数据沟通路径均要形成系统链接，避免只通过人工处理方式进行传递。学校要尽可能减少需要大量信息输入的单一数据传递，避免工作步骤的重复、工作节奏的拖沓。其次，分析学校目前所有的经济业务，建立统一且能够匹配业务需求的数据录入标准口径。每一个部门以及每一个业务环节，都要具备读取其他部门或上一环节共享数据的能力。例如，学校资产采购初始环节，资产管理部门建立标准化采购信息单，录入信息共享平台。财务部门、资产管理部门以及设备实际使用部门，均能够读取该信息单，并根据相应的权限，修改其中的内容[3]。通过标准化的数据链接，每一个业务环节都紧密衔接起来，学校既能够提升经济业务执行透明度，实现实时的监管，同时也能够借助及时的数据更新、快捷的数据查询，快速处理突发状况，提高学校财务管理效率。

（四）加强信息化财务内控管理

随着高职院校的持续发展、业务范围愈发广泛，学校的资金规模也在持续扩张，这意味着学校面临的财务风险越来越多。信息系统的建设，不仅要解决学校财务数据传递工作量大、耗时长的问题，同时也要解决错误率高、信息安全隐患的问题。要借助信息化建设，强化财务内控管理。进一步满足高职院校财务管理的需求。

一是强化高职院校财务信息系统与财务信息、业务信息、内控管理的链接。既要将教育教学、资产管理、人事管理等涉及的业务经济活动统一起来，由财务平台集中进行数据管理。同时也要将审批环节、沟通环节、信息查询环节纳入信息系统中，利用信息系统完善内控管理体系。例如，将差旅费报销进度信息查询、收费账户数据查询、预算方案审批、薪酬发放、采购审核等环节纳入信息系统中，最大化地实现线上操作，借此强化内控管理链接，提升信息流转速度，减少人工处理环节带来的信息失真风险。

二是加强高职院校财务信息化内控监管力度，制定完善的信息化操作规范。基于现有系统，进一步优化内控监管，发挥内控监督职能。针对各业务子系统加大监督力度，针对信息交换平台监控数据精准性和安全性，降低风险发生概率。

三是积极借鉴企业信息化建设成功经验，在系统设置、软件管理、系统应用等方面注重信息安全管控。除积极更新安全系统、保持良好的安全系统运行状态以外，还要按需备份财务系统数据，避免数据丢失；设置系统查阅权限，避免数据泄露。

（五）培养复合型财务人才队伍

复合型人才将对高职院校未来发展产生重要性。因此，学校要高度重视复合型人才的培养，结合财务信息化建设规划，打造专业化、复合型的财务团队。

一是从引进角度考虑复合型人才队伍的组建。在招聘之初就要考虑招纳具有财务专业知识和信息技术的复合型人才。通过提高对人才的要求，为学校信息化建设工作注入新鲜血液。针对引入人才，强化专业技能，知识储备，以及职业道德，信息技术实践能力等多方面的考量，借此全面提升人才队伍的综合素质，同时提高学校在招聘工作、人资管理工作方面的精准性。二是从后续培养角度关注财务人员培养，打造递进式的培养机制。按照初步的岗位职责、专业技能；到进阶的财务专业知识、法律法规培训；再到更加完善的信息技术知识培训，全面提升财务人员的综合技能，助力财务团队转型，为学校提供更加优质的财务服务。

五、结束语

财务问题将影响高职院校的建设与发展。面对信息化时代给学校管理发展带来的调整，学校要真正地落实信息化建设，借此提高办学效益，从管理角度，关注综合实力的提升，专业技术人才的培养。高职院校要借助信息化建设，优化财务管理模式，为学校发展提供充裕的经费保障、提升学校办学效益、助力学校发展和进步。通过对目前高职院校财务管理信息化建设的分析，学校目前在预算流程、部门沟通、数据标准、风险控制、财务人才等方面存在不足。学校要加强重视，推动管理变革，实现管理创新。加快财务管理信息化建设工作的革新，优化预算管理系统功能、强化部门沟通与链接、构建标准化数据格式、加强信息化财务内控、培养复合型财务人才，借此实现财务管理系统的优化与改造，助力学校长远发展。