基于全生命周期的事业单位固定资产管理探讨

2023-01-09张海帅北京市密云水库管理处

品牌研究 2022年36期

文/张海帅（北京市密云水库管理处）

贯穿固定资产从入口到出口的全生命周期管理理论，把固定资产存在的全过程囊括其中，对固定资产所处的各个阶段进行规范化、合理化的监管、控制。2020年财政部颁发了《关于加强行政事业单位固定资产管理的通知》，通知中明确要求各级行政事业单位必须进一步贯彻“过紧日子”要求。事业单位应对当前在固定资产管理中存在的问题进行剖析，采取有效的措施确保事业单位固定资产高效使用、全面盘活，避免出现资产流失、重复购置、闲置等问题，在全面提升固定资产管理水平和效率的同时，大力推进固定资产管理体系和管理能力现代化的实现。因此，在行政事业单位的固定资产管理中充分运用全生命周期理论有利于实现对国有固定资产的高效率管理，这对有效降低财政支出、提升财政资金的使用效率有着极其重要的意义[1]。

一、相关概念阐述

（一）行政事业单位固定资产的基本概念

行政事业单位的固定资产主要是行政事业单位为了适应自身业务活动或者相关活动而进行控制的，使用期限在一年以上，单位价值超过固定资产规定的标准，并且能够大体维持原始状态的资产。这其中主要包括：房屋及构筑物、专用设备、通用设备等。

（二）固定资产全生命周期管理的相关概念

固定资产全生命周期管理是一项全面的、完整的、系统的、动态化的管理过程，其管理对象是固定资产，并且对固定资产的预算规划、采购、初始计量、投入使用以及报废处置等各环节从入口到出口进行全方位的分析和管控。

（三）行政事业单位固定资产的基本特征

1.具有无偿性

行政事业单位的固定资产等国有资产主要是依靠财政拨款来购置，在购置资产和使用资产时必须严格遵循国家的相关规定，这也充分表明行政事业单位的固定资产具有无偿性。

2.具有非经营性

行政事业单位的固定资产是在替国家履行其社会管理职责，并且为社会的发展提供公共服务，在非特殊情况下，行政事业单位并不直接从事生产经营活动，这充分体现出行政事业单位的国有资产并不是以盈利为目标，具有非经营性[2]。

二、基于全生命周期事业单位固定资产管理中存在的问题——以A事业单位为例

（一）A事业单位基本情况介绍

A事业单位成立于1963年，管理层级为省级，性质为全额拨款事业单位，预算级次为二级，编制人数669人，职责主要是贯彻执行国家和本市关于开展相关工作的法律、法规、规章、行政规范文件等。

（二）A事业单位固定资产管理中存在的问题

1.固定资产岗位分工缺乏明晰性

目前，A事业单位固定资产管理中的大部分工作由财务部门和其他部门共同完成。这样的职责分工缺乏明晰性，导致固定资产在管理的过程中，财务部门和职能部门各自为政，互相之间缺乏有效的信息沟通，这样容易导致固定资产管理效率低下，一旦出现问题后，各个部门之间相互推卸责任。例如：A事业单位在岗位设置上并未完全按照内部控制的要求做到不相容岗位相分离，存在固定资产的采购、验收由同一名工作人员完成的现象，很明显这完全不符合内部控制规范性的要求，长此以往，也会为该事业单位的腐败埋下隐患。

2.固定资产预算编制不完善

从表面上看A事业单位的固定资产预算管理流程从预算编制开始，一直到预算的审批、执行基本符合新预算法提出的要求。但是在实际的预算编制过程中，固定资产预算编制还不够完善，预算编制十分草率。例如：A事业单位在固定资产的预算编制上，存在采取增量预算法的现象，预算的数额也是根据上一年度的实际采购为基础来确定下一年度的预算数额，很明显这样的固定资产预算编制过于草率，并未根据本单位的实际需求、市场的调研等来进行编制。为了顺利完成固定资产的预算编制任务，A事业单位每年9月进行固定资产预算编制都是以上一年的实际发生数为基础，按照5%～10%的比例上浮来确定下一年度的固定资产预算数额，而对于这一比例并未经过科学的、充分的论证，如此草率的固定资产采购预算编制为后续的固定资产分配带来了问题，导致有些部门已经存在的固定资产又进行了重复购置，而有些部门未按实际需要购置相关固定资产，出现固定资产分配不均的情况[3]。

3.固定资产采购存在较大的随意性

A事业单位在固定资产预算编制中缺乏完善性和较为草率，使得事业单位的固定资产采购方面存在很大的随意性。例如：A事业单位对于集中采购目录外的固定资产采购缺乏有效的约束力。就近几年来该事业单位固定资产的采购情况来看，其中一大部分的固定资产采购并没有在集中采购的目录中，集中采购的固定资产只有计算机、打印机以及服务器等办公设备，其他固定资产的采购是通过自行采购的方式完成，虽然自行采购具备快捷、方便以及及时的优势，但是该事业单位并未在内部构建一套完整的、科学的制度来对自行采购的固定资产进行规范和约束，虽然表面上有报价和比价环节，但这些自行采购的供应商都较为固定，这就导致该事业单位的采购存在很大的随意性，稍有不慎很有可能为权力寻租留下可能。

4.固定资产初始计量存在偏差

首先，A事业单位确定初始计量成本时存在只计量购买价款和相关税费，不计量运输费、安装费等其他费用的现象，导致初始成本的计量不符合管理制度要求。其次，管理制度要求当固定资产的各组成部分符合使用年限不同、服务方式不同等情况时，要按各组成部分确认单项固定资产，A事业单位在此类问题上，并未进行单独确认，比如：在X项目中，视频成像仪和硬盘录像机折旧年限分别为5年和6年，使用功能也不相同，应当分别确认为单项通用设备，而A事业单位并未进行拆分，将两个设备直接确认为一项视频设备，导致后续报废阶段出现账实不符的现象。再者，制度要求使用年限超过1年的大批同类物资应当确认为固定资产，例如，采购单价900元的办公桌15台或者单价800元的柜子50个，虽然办公家具的使用年限为15年，但因A单位相关管理制度中并未明确规定具体金额和数量，此类大批同类物资均未确认为固定资产，存在此类资产流失的现象[4]。

5.固定资产使用阶段中的管理问题重重

A事业单位在固定资产的使用过程中要求财务人员必须定期对固定资产计提折旧，并且将固定资产的折旧等财务数据向单位领导汇报，以便为领导能够做出更符合单位需求和实际状况的决策提供数据依据。目前A事业单位所采用的是年限平均法来完成对固定资产折旧的计算，这种折旧计算方法适用于寿命长、耐用度高的固定资产，所带来的问题为是否使固定资产的实际价值得到了真正的体现。比如有些专用设备损耗性大，更新换代快，往往未达到使用年限就已经不具有使用价值，长期处于闲置状态，降低了使用效率，未达到预期使用效果。并且，A事业单位未建立资产清查小组，固定资产盘点形式化，未能全面掌握账实情况和固定资产使用状态等，未形成有效的固定资产盘点报告。另外，A事业单位固定资产的保养维修缺乏有效的存档资料。A事业单位的家具、通用设备等需要进行日常的修缮或保养，只是通过固定资产的使用部门与后勤部门进行联系后，或者是作出口头说明后，后勤部门直接向与本单位建立了长期合作伙伴关系的修理工派遣任务来完成对固定资产的修缮或保养。事业单位固定资产管理的要求中规定：必须科学地论证固定资产在使用过程中设备存在的不足和故障，根据业务的需求升级改造固定资产的功能，在降低固定资产运行成本的同时提高效益，然而A事业单位的工作人员缺乏对固定资产维修保养、使用成本等方面的全面掌控，并未在单位内部制定科学而完善的固定资产维修保养制度，固定资产的维修保养记录也并未进行存档，对固定资产申请保养和专人鉴定的工作流程也不到位[5]。

6.固定资产报废处置阶段缺乏有效管理

A事业单位缺乏对固定资产报废处置阶段的有效监管。首先，各部门申请报废计划时，经常出现未到使用年限就申请报废的固定资产，或者已经到达使用年限，但仍然需要使用的固定资产，导致实物报废发生时，才发现一些固定资产使用状态良好，又因未申报预算计划不能进行购置，导致与该类固定资产相关的工作无法正常开展。其次，有些部门未申请已到达使用年限，无法正常使用的固定资产，或者存在国家行业要求禁止使用，又因未到达使用年限，固定资产状态良好，达不到A事业单位报废标准的固定资产，导致A事业单位固定资产账面价值虚增，存在大量的“僵尸”资产。另外，A事业单位未建立有效的固定资产报废审核流程，未实地考察各项固定资产的使用状态，报废鉴定流于形式。

三、基于全生命周期的事业单位固定资产管理水平提升的有效措施

（一）加强对固定资产全生命周期的成本管控

首先，事业单位应在单位内部搭建固定资产全生命周期成本管理模型。事业单位搭建全生命周期成本管理模型能够对固定资产全生命周期成本进行科学的预测与分析、有效的管理与控制，使固定资产在生命周期内的综合成本达到最低值。其次，事业单位应尽快完善固定资产预算编制流程，从固定资产生命周期一开始就要对其预算管理予以高度重视，从申报采购预算开始，各职能部门应根据新一年度的工作计划、本部门的实际需求申报固定资产的采购预算。最后，事业单位可以采用层次分析法深入开展研究评标各因素的权重，充分挖掘出各个因素之间存在的内在联系，将定性评价转为定量评价与分析。

（二）强化对固定资产全生命周期的风险管控

第一，尽快完善固定资产投入运行的系统化管控与考核。各事业单位应增加固定资产的线上验收环节，事业单位可以通过在OA系统中增加固定资产线上验收投入运行的环节，验收的各个相关人员可以在OA系统上直接确认验收结果，最后由系统自动生成验收结果的通知单，固定资产才能投入运营或正式使用，财务人员再在财务管理系统中将固定资产做入账处理。第二，全面提升工作人员关于固定资产的知识水平。事业单位应尽快结合本单位的实际状况，对固定资产管理人员进行培训，要求他们尽快掌握固定资产全生命周期管理的相关理论知识。第三，制定科学而完善的固定资产验收投入使用考核制度。为了积极推进事业单位固定资产的及时验收工作，必须增强工作人员办理验收投入运行和使用手续的积极性与主动性，要求事业单位应建立固定资产验收投入使用绩效考核制度。第四，对固定资产的清查实施高效化管理。事业单位可以成立专门的资产清查领导小组，认真划分固定资产清查的任务，指派各职能部门中认真负责、工作细致的人员担任本部门的资产清查管理员，资产管理部门必须对固定资产清查进行全过程、动态化监督与管理。

（三）全面提升固定资产全生命周期效率管理

首先，促使固定资产全生命周期管理的信息实现集成化。事业单位充分利用固定资产全生命周期的信息集成化管理能够从根本上打破在不同管理阶段、不同系统之间存在的壁垒问题，实现固定资产管理信息数据的流通与共享，并且能够快速查询到固定资产全生命周期内的各项数据信息，最后对数据信息进行统计与分析后出具各式报表，以此来满足事业单位管理层业务的需要。其次，优化固定资产的报废审批流程。这就要求各事业单位必须依据实际状况优化固定资产的报废审批流程，使固定资产的报废变得更合理、更灵活，从而全面提升固定资产全生命周期的管理效率。

（四）加大对固定资产全生命周期内部监督的力度

事业单位应充分并统筹考虑固定资产在全生命周期每一个阶段的状况和管理特征，在严格遵循国家相关法律法规、本单位内部规章制度的基本前提下，开展对固定资产的内部审计工作，可以审查固定资产在全生命周期的各个阶段是否具有规范的流程、各项手续是否完整、对固定资产的使用和处置是否还存在不合理和不合规的问题、固定资产内部控制是否得到有效落实。事业单位还应该定期或者不定期对固定资产进行日常的检查。

（五）提升固定资产全生命周期效益管理的有效措施

首先，分类处理报废的固定资产。事业单位应根据本单位固定资产的现状对其报废进行分类管理，将固定资产结合当前的使用状况进行分类，如：A类固定资产可以定义为无法继续使用的报废资产，B类固定资产可以定义为能够继续保持正常运转的报废资产。其次，在事业单位内部构建闲置资产再利用制度。事业单位对于闲置的资产可以进行改造，结合当前的技术水平和技术人员提供的专业改造方案考察改造的可行性，一定要避免投入大量的人力、物力、财力后仍然不能够被使用问题的发生。再者，根据不同资产的特性，科学制定维护保养制度，维修记录合理存档，以防资产严重磨损，失去使用价值。最后，要在改造方案中对改造的成本和未来预期的社会效益进行科学而准确的评估，一定要确保社会效益最大化。