高校财务会计档案管理内控制度建设探讨

廖秀娟

（湖北工业大学）

高校财务会计档案管理也是学校财务管理工作的重要环节。这些档案不只是近几年来学校各种活动的最好见证,同时也是记录和反映高校经济业务发生情况的重要史料和证据，属于重要的经济档案,是检查单位过去经济活动的重要依据。所以,有必要建立会计档案保管的内部监控系统。所以我们应该尽早实行会计档案保管管理制度。文章对高等学校的财务会计档案保管状况进行了简要的总结分析,提出了一些比较严重的问题,然后根据问题对高等学校会计学档案保管的内部监控制度建立,提供了一些可行的对策。

一、财务会计档案管理概述

财务与会计档案管理是一个包含了许多具体工作内容和工程量都很大的管理工作,但同时又是学校开展财务管理活动的重要前提保证。为了高校财务和会计档案保管工作的正常开展,就需要相关管理人员严格按照高等学校财务和会计档案的保管方法以及英国国家档案馆管理工作方针,严格规范管理工作。规范、系统化管理会计档案,并进行装订、编目、存档等管理工作,以确保会计档案的有序、科学地管理。另外,在进行财务会计档案管理的过程中,相关人员还必须和财务形成良性的信息沟通和互动,以及时掌握最新的会计档案,并定期检查存档,认真进行档案的日常整理和档案管理,并提供良好的归档保存环境。

二、高校财务会计档案管理在内部控制中的重要性

（一）高校财务会计档案管理体现了内部控制的原则

高校的财务会计档案管理,体现了高校内部的科学管理原则。行政事业单位响应了国家财政部门的号召,重视内部管理工作,在具体实施内部管理工作的过程中,应该贯彻重要性原则、适应性原则、综合性原则和平衡性原则。同时,为了记录各种图像、文本等会计信息的保存价值,并突出其全面性与重要性等原则。在不同的社会市场经济发展背景下,对高等学校财务会计档案管理,也将采取不同的管理方式和模式。因而,在国民经济信息化事业发展越来越成熟的大背景下,高校对财务会计工作档案的管理方法也发生了一定程度的变化,财务会计工作档案的记录方法也越来越先进、科学合理,反映了企业内部管理的适应性原则。

（二）内部控制方法指导高校财务会计档案管理

从内部的管理方式上,对财务会计制度提出了明确规定,政府事业单位应该建设健全财务管理体制、建立财务人员队伍,并不断提升工作人员的技术水平和岗位技能,推行会计人员岗位责任制,规范了会计基础管理工作,特别注重会计档案的管理工作,并对会计文书的管理、会计凭证的管理、财务会计报表的管理和会计账簿的处理程序等进行了明确规定。高等学校财务会计工作档案管理本身便是一项重要的内部管理技术手段与方式,它就需要对高等学校的财务会计档案加以监督管理,以保证档案的质量,并确保各种会计信息资源的准确性与客观性,唯有如此方可真正实现对高等学校的内部管理。所以,学校内部管理办法对于高等学校财务会计工作档案的管理工作有着很大的指导作用,也为高等学校财务会计工作档案的管理工作指明了一条重要的方向和行之有效的管理手段。

三、高校财务会计档案管理现状

（一）财务会计档案存放环境更加复杂

在以往的工作环境下,传统的财务会计档案以纸质档案为主。日常管理的目标主要是对档案的收集整理,同时还必须做好档案的日常管理以保证财务会计档案的完整性和连续性。但是,由于现代计算机技术的广泛应用,传统的财务会计文档已逐步被电子文档所代替,且电子文档的存放环境也较纸质文档更为复杂,对档案的环保要求、照明条件和室内温度等都提出了更高的要求,同时还需要特别注意局域网和信息传输网络系统的安全性,才可以更合理地预测网络通信的安全风险,并做好了安全防护和应急处理的工作,以避免非法入侵,从而保证了档案的完整性与安全。

（二）管理人员专业性欠缺

许多学校并没有专门管理会计与财务档案管理的专职人员,只有财务人员兼职管理。由于并未进行过系统的培训,也并未专门了解业务范围、主管职能、档案管理规范等,使档案的安全性和完整性都没有保障。另外,由于部分高校会计档案保管工作人员的平时工作量很大,会计档案的整理与装订工作主要由学工助理完成，由于学工助理的流动性大，无法保证会计档案整理、装订（特别是会计凭证整理、装订）工作的质量。从而无法确保财务档案的真实、完整和安全。

（三）内部把控制度不完善

近年来，随着传媒业的不断发展，我们已多次听到有关大学严重腐败的报道。挪用公款的行为时有发生。一些部门也加大了打击腐败的力度，但收效甚微，腐败问题仍然频繁发生。目前，许多高校已经建立了相应的内部控制制度，它还面临着一些形式上的问题,因为这个规定只有名义上的,而缺乏约束力。所以,它根本就无法实现有效制约。这都是政府财务部门所面临的问题,同时也是政府财务档案管理过程中面临的主要问题。正因为系统的不健全,档案工作者们缺乏一种完善的管理体系能够作为有用的依据,所以,他们无法在平时工作中对这些档案实施科学的管理。而且一些管理人员缺乏工作责任心,还利用了管理制度上的漏洞,为方便自己,减轻了工作量,又或者以对工作任务上的不情愿勉强完成了自己的工作。这些做法都给档案管理工作造成了非常大的困难。

（四）财务管理意识淡薄

在高校财务管理中，由于部分管理者和领导者缺乏管理意识，对有效的财务管理重视不够，相关工作不到位，影响了财务管理的质量。学院和大学主要是学生接受教育的地方。有更多的老师、学生、外勤人员和办公人员，他们有大量的员工流动性，大量的财务收支活动，以及更多的财务联系。在实际会计工作中，由于领导对财务档案管理的认识不够，不了解财务会计档案管理的作用，容易产生一些应付思想，甚至不配合财务人员的工作。例如，在高校的财务活动中，报销有规定的流程和按要求提供原始票据及附件材料，但是，有人认为收集、整理这些是浪费时间和精力，不愿意参与财务档案管理，导致会计信息部分不完整，财务档案管理工作难以实施。

（五）信息化档案建设不足

一些高校在开展财务会计档案管理工作的同时，财务会计的水平仍停留在纸张管理的层面，一些会计人员的知识和技能不能适应信息化的要求，不能熟练运用现代信息软件，导致高校会计档案管理效率不能有效提高。特别是在当前信息化时代，会计电算化更新非常迅速，相关工作者必须不断提高自己的专业水平和操作技能，以适应新时代的发展需要。

（六）高校会计档案管理系统有待升级

近年来，随着我国高等教育的大众化，许多高校扩大招生规模，在校生数量日益增多,学校经营活动也日益多元化。所以,学校会计档案的资料信息也日渐丰富。目前,学校会计档案管理部门大多以文书为载体,对档案信息与数据实施统一管理。由于计算机技术的不断发展与提高,这种相对落后的财务档案管理体制已经凸显出了很多不足与缺陷,无法管理如此海量的信息数据。近年来,随着内部管理规范的建立和不断地发展,财务会计制度也逐渐向着电子化建设的方向发展。随着计算机技术的介入,档案信息系统的保存媒体也将变得越来越多样,而目前的会计档案系统又和其他部门的信息管理系统无法整合,产生了信息孤岛和兼容性等问题。

（七）没有专业人员保护管理 ，会计电子档案容易泄露

随着现代技术的发展,有的高校使用电子文件保存档案。电子文档信息化尽管大大提高了办公效能,但在现代网络环境下,也暴露了信息保密的隐患。在利用、传递和管理过程中,电子文档也可以被盗取或者删除,这也表明了电子文档信息泄露的危险性更大。常用的泄密途径有:利用多个电脑终端实现拷贝,如usb、蓝牙等;计算机病毒可以进行文档的拷贝与销毁;利用互联网传输实现拷贝。电子文档的泄露严重危害高校档案事业发展,甚至带来一定的损失。

四、会计档案管理的内控制度建设

（一）建立会计财务内控制度规范

要使会计内部控制制度取得一定的成效,就有必要形成内部控制制度的标准系统与机制约束。所以,大学要按照其长期发展的目标,针对自己的发展特色,形成切实可行、合理的内部财务管理体系。随着高校招生规模的不断扩大，我国高校的管理规模非常庞大，相关单位和个人需要协调的水平较高、规模也比较大。因此，有必要利用调查的基础数据，做好档案、证件、图书、账单的分类和汇总工作，建立内部控制制度的基础数据库。利用计算机信息技术编制业务平台，建立档案数据库，建立数字化会计内部控制系统，可以在一定程度上减轻会计和财务的工作量，提高档案管理的质量和效率，为科研和管理提供便利。

（二）正确认识财务会计档案管理

根据《档案法》的要求，高校领导应认识到财务会计档案管理建设的重要性。并由专业的档案管理人员对财务档案资料进行收集、整理、归纳、查询利用和存储。加强领导干部的档案管理意识，严格依法管理，保证会计档案管理价值的充分发挥。必须重视和加强会计档案的管理，进一步规范高校财务会计档案的管理，提高会计档案的管理水平，充分发挥高校财务会计档案在各项事业中的重要作用。

（三）转变财务档案管理人员的观念、提升其业务水平

提高财务档案管理人员的专业水平主要有两个方面，一是提高财务档案人员的会计和财务档案管理的理论知识和实践水平。在实施内部控制时，业务流程可以根据每个人员的绩效评估进行重组并分配到新的流程中。培训财务档案人员的会计内部控制理论和财务记录及相关技能，逐步提高业务水平。要特别注意培训应循序渐进，在掌握基础的技能后，才能进行较难的技能培训。在进行培训的同时，我们还可以听取他们的建议，充分发挥他们的主动性。另一方面。提高档案管理人员的职业道德水平，掌握相关法律法规，在档案管理人员的工作中突出职业道德。

（四）创新财务会计档案管理模式

在全新的时代背景下,随着电子文档的产生和广泛应用,学校传统的财务管理和会计文档存储管理模式已经无法满足现代管理的需求,高校也必须进行更有效地变革和技术创新,以顺应时代变革,适应档案保管的技术发展需要,以提高档案保管的有效性。所以,高校在构建全新的财务会计工作档案保管模式时,一定要坚持严格按照《内部会计控制准则》的有关规定和明确划分不相匹配职责范围的原则,对财务会计工作档案管理人员实行授权审批管理,既明确了财务会计档案保管业务的职责范围和管理权限,又确定了管理责任与法律责任,按照要求严格管理。同时,高校财务会计工作档案管理人员要灵活运用现代化的管理手段和软件,进一步优化管理流程和方式,建立科学完善的财务会计工作档案管理内部质量监测系统,实施精细化管理,营造良好的管理环境,从而实现自己的管理目标。

（五）完善监督机制

首先，内部控制监督检查机制的前提是初步建立和完善监督管理机制，而衡量监督管理机制是否符合内部控制的评价标准是是否包括所有环节，是否能够形成一个完整的证据链，所有违规行为都记录在案，形成一个客观的评价指标。其次，监督管理机制的各个控制环节应能够在现有标准的基础上进行监督和控制，实施结果不应偏离学校的实际情况。内部控制和监督机制的目标应与高校的整体发展目标相一致。内部控制机制必须作为实现高校发展目标的工具。另外，内部控制监督评价机制应确保内部控制监督评价机制的经济效益，不能在内部控制监督评价工作中花费大量的人力物力。如果成本过高，从长远来看，内部控制机制将失去其初衷，不能提高高校档案管理的经济效益。

（六）重视档案管理的鉴定工作

高校因为建校的时候已经比较长了,并且财务会计档案也积累了这么久的时间,所以在学校的库房里已经容不下更多的档案了。而尽管多年前的档案已经不存在价值意义,但是它还是占用了很大的库房面积。开展历史财务会计档案的鉴定工作也迫在眉睫，这也给管理人员们增添了相当大的工作量。

（七）优化财务会计档案管理手段

高校会计档案管理有很大的专业性,应由专业技术人员加以严格管理。学校还应落实专门会计档案专项制度。首先，加强高校财务会计软硬件设施管理，及时更新财务会计档案管理现代化设备，只有完善硬件和软件设施，才能促进档案工作的快速发展。此外，高校财务会计档案管理应尽快实现信息化发展，充分利用大数据、人工智能等现代高新技术，充分体现档案信息的价值，为高校财务会计档案管理工作的有序、健康发展提供重要支持。

（八）会计档案管理实现专人专管

高校财务会计档案管理有很大的专业性,须由专业技术人员实施监督管理,因此学校也应当实施财务会计档案的专项管理。在管理实务中,会计档案的收集和整理首先可由会计部门的工作人员完成,在装订、编目后,归档工作就将由专门管理人员承担。在对会计档案系统实施专业化管理工作的过程中,需要全面整合会计档案管理,并进行具体的管理工作,而针对于会计档案的管理工作,则需要确立岗位责任制,以明确档案管理者工作职能与管理工作所要求的各个环节。为达到更良好的管理效果,我们还可以设置评价激励机制,通过奖惩制度来充分调动会计档案管理者工作的积极性与责任感,以便更高效地进行具体的管理工作。

（九）更新高校会计档案管理的基础设施

高校会计档案管理要跟上科技进步的步伐，更新各种硬件设施。随着会计档案的增加，库房建设也应不断完善。做好配套设施配套工作，扩大面积。在这种不断优化的环境中，档案的完整性和安全性可以得到更大程度的保障。这提高了档案管理本身的效率和准确性，在一定程度上也有利于后续需要使用的会计档案工作。

五、结束语

综上所述,我国面临着越来越强烈的国际高等教育市场资源争夺以及越来越错综复杂的政府财政关系,我国各个高校应该完善财务管理,改变传统观念,不断创新,发挥财务的核心作用,以推动中国高等教育的健康发展。