“十四五”时期高校图书馆组织机构优化调整思路探索

2023-01-08薛雨

智库时代 2022年30期

薛雨

（山东大学图书馆）

图书馆的组织机构是指为发挥好教育和信息服务职能，图书馆围绕事业发展目标，将文献资源、信息资源、空间资源、人力资源、技术资源等按照一定的有秩序、有成效地组合起来为用户服务的结构体系。从职能角度来看，图书馆组织机构的本质是为实现事业发展而采取的一种分工协作体系，其在运行过程中应随战略发展要求和内外部环境的变化而不断进行调整，以实现科学、合理的分工、分组和协调合作。2015年教育部颁布的《普通高等学校图书馆规程》指出：高等学校应根据图书馆实际工作需要设置图书馆内部组织机构和岗位，明确各组织机构和岗位的职责；高校图书馆要发挥好在学校人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新中的作用[1]。因此，高校图书馆围绕事业发展方向，及时有序地对内部组织机构进行调整优化，既符合学校发展要求，又有助于实现教育和信息服务职能。

2021年，《中华人民共和国国民经济和社会发展第十四个五年规划和2035年远景目标纲要》（简称“十四五”规划）提出“积极发展在线课堂、互联网医院、智慧图书馆”的发展要求，并提出要“建设高质量教育体系”[2]。“十四五”时期，随着信息技术在图书馆环境中的广泛使用，以及用户需求的多元化、个性化发展趋势，图书馆组织机构与管理模式面临来着内外部的双重挑战，而科学有序地开展组织机构变革，将有助于实现文献、信息、空间、人力、技术等资源的有效整合，推进高校图书馆的高质量、可持续发展。

一、高校图书馆组织机构变革历程与发展趋势

（一）国外高校图书馆组织机构变革历程与发展趋势

国外高校图书馆组织机构变革始于20世纪30年代末40年代初。其发展历程大致分为三个阶段：一是20世纪40年代以前，该阶段高校图书馆内设组织机构往往基于文献处理业务流程，内设机构以采访、编目、书目参考、流通等为主；二是20世纪40年代至90年代，该阶段图书馆管理者开始尝试将业务进行分组（主要包括技术服务、公共服务两大类），并将馆内职能部门扩充为办公室、发展部、馆藏管理部等，职能部门又下设多种小部门以实现分工协助；三是20世纪末以来，高校图书馆开始以读者为中心，不断进行资源和服务创新，在该阶段中一些图书馆围绕读者需求设立了新的部门（如信息技术、用户服务、学术交流等）。2013年，贾东琴对国外113家高校图书馆网站发布的组织机构信息进行了梳理分析，并得出国外高校图书馆的组织机构的变革趋势，即：馆藏部门始终占据核心地位；技术服务部与公共服务部以用户需求为导向逐渐走向融合；基于职能创新不断涌现新兴部门；强调图书馆支持教学与科研深入发展[3]。2020年，张利青等以哈佛大学、麻省理工学院为研究对象，总结提炼出国外一流大学图书馆机构改革和结构情况对国内的发展启示，即：合理设置组织机构，自上而下变革；以用户为中心，教学研服务为重点；建立监督与评估机制，及时反馈与调节[4]。

（二）国内高校图书馆组织机构变革历程与发展趋势

再从国内高校图书馆来看，20世纪80年代以前，国内高校图书馆同样基于文献（尤其是纸质文献）处理业务进行机构设置，面向读者进行服务的部门（如流通阅览部门）规模较小，而随着时代的不断发展和图书馆体量的不断扩大，图书馆的组织机构体系也逐步完善起来；20世纪80年代以来，随着自身职能的不断变化，高校图书馆开始更加关注读者服务需求与职能发挥成效，部门设置日渐丰富，组织机构也日趋完善，尤其是进入21世纪以来，随着先进管理理念的引进，高校图书馆在组织机构设置与优化调整等方面掀起热潮。面对这一发展热潮，不少研究者开展了研究讨论，如：耿梅竞基于组织机构发展历程，提出高校图书馆组织机构更加强化服务功能、更加注重对信息技术的吸收和利用的发展规律[5]；杨雯景立足数字化时代背景，提出高校图书馆组织机构变革过程中要坚持以文献处理、职能强化、服务理念为核心[6]；吴焱通过对贵州省10所本科院校图书馆机构设置、重组情况的调查分析，提出图书馆要采用主动对接学校转型发展战略需求、围绕高校办学特点构建特色服务、重视文化建设、强化队伍建设的创新发展路径[7]。许惠玲基于社会发展需求和读者服务目标，提出图书馆在新组织机构构建中的若干核心重点（原则性、合理性、灵活性、开放性、创新性），并提出机构设置要制定周密方案、冲破布局束缚、加强思想交流、反复征求民意、遏制任人唯亲[8]。

二、部分“双一流”高校图书馆组织机构变革与优化调整现状

结合国内外高校图书馆组织机构变革规律以及诸多专家学者的研究成果来看，目前高校图书馆整体上呈现出三种发展形势和变化规律，即：其演变初衷以图书馆能更好实现职能定位和目标使命为核心，其演变过程与信息科学技术（尤其是在图书馆中具有良好适用性的技术）发展密切相关，其演变结果较好实现了图书馆服务能力的全方位提升。现以部分“双一流”高校图书馆组织机构变革与优化调整情况为例进行论述。

（一）部分“双一流”高校组织机构设置现状

笔者于2022年初对部分“双一流”高校图书馆的组织机构设置情况进行了网络调查，调查方式主要包括门户网站访问、文献调研等，被调研的高校图书馆主要包括42所“双一流”高校。经调研，这些高校图书馆在内设组织机构的名称、数量、类型等方面各不相同，其中：从内设机构名称来看，虽然办公室、文献建设部、技术支持部仍然是高校图书馆在机构设置方面的基础部门，但其名称各不相同，不同高校图书馆的办公室有“综合办公室”“馆务办公室”“行政办公室”“总务办公室”“党政办公室”“综合管理中心”等多种称谓，而文献资源建设部门也往往会呈现采访与编目合并或分离的两种不同组织机构情况；从内设机构数量来看，不同的高校图书馆在内设机构数量方面也各不相同，有些图书馆仅有5个内设机构（包括最基础的办公室、采编部、技术部、信息咨询部、读者服务部），有的图书馆内设机构高达10余个甚至20个，内设机构的职能也各不相同；再从内设机构的类型来看，不同的高校图书馆在内设机构的类型与分布方面也不相同，有的高校图书馆将所有内设机构按照名称依次排布，有的高校图书馆则将内设机构分为管理机构（职能部门）、业务机构（业务中心）、校区图书馆（分馆）和附设机构（挂靠机构）等不同类型，并在管理运行和对外展示的过程中予以区分。

近年来，各高校图书馆也围绕自身事业发展要求，对组织机构进行了优化调整，常见的组织机构类型包括“直线型”“总分馆型”“职能划分型”“中心+工作组型”等[9]。其中“直线型”组织机构的主要特点在于能够直观、清晰地展现基本业务内容，部门之间职责权限较为清晰，指令传达与执行情况一目了然，这也属于一种扁平化管理模式；“总分馆型”组织机构则一般由总馆承担主要工作任务（如全馆统筹管理、文献资源建设、信息咨询服务、网络技术服务等），各分馆通过成立办公室和读者服务部门来面向读者提供基础服务或学科服务，并积极配合总馆完成各项业务工作；“职能划分型”组织机构则是指图书馆基于自身工作性质和工作内容，将其下各部门划分为职能机构（管理部门）、业务机构（业务们）和挂靠机构（或附设机构）等，以便于图书馆管理者能够按照分工情况对各部门实现分类聚合管理；“中心+工作组”型则是改变传统组织机构中相对固定的部门组成，设立更多的实体业务中心，并在业务中心下面设置多个虚体工作组，以便于在临时性攻关任务和紧急重大任务中能够灵活机动调配人手，实现人力资源的有效管理和任务落实的快捷有序。

（二）部分“双一流”高校组织机构设置与优化调整特点

整体来看，被调研的高校图书馆在组织机构设置与优化调整方面大致具有以下三个特点：一是组织机构设置更具多元化，为满足用户的多元化需求，不少高校图书馆将业务从传统组织架构中剥离出来，成立实体业务中心，如北京大学按照新的业务发展方向将实体机构规划为7大中心（资源建设中心、学习支持中心、研究支持中心、特色资源中心、信息化与数据中心、古籍图书馆、综合管理与协作中心），其中前6者为业务部门[10]；二是组织机构管理更具体系化，不少高校图书馆采用“职能部门（管理部门）+业务部门+专业图书馆（学科分馆）+挂靠机构（附设机构）”的架构模式来推进管理与服务各项工作，必要时还通过成立工作专班、工作团队、工作组等方式来完成一些临时性重点任务，通过实体机构与虚体团队相结合矩阵式管理方式，实现对全馆管理与业务工作的高效有序推进，进而提升读者服务的专业化、精准化水平，如上海交通大学图书馆除管理与业务机构外，还在组织机构布局图中列出了项目组、工作组[11]；三是组织机构优化更具发展性，一些高校图书馆在组织机构调整中新建情报研究部（中心）、科研支持部（中心）、发展研究部（中心）等以实服务与发展延伸，如清华大学、西安交通大学等，而且随着《高校知识产权信息服务中心建设实施办法》的提出，部分“双一流”高校图书馆纷纷成立知识产权信息服务中心，知识产权信息服务也作为一种专业性较强的服务，被纳入图书馆知识服务范畴，成为图书馆提升服务水平的重要支撑。

三、“十四五”时期高校图书馆组织机构优化调整思路

2021年，教育部高等学校图书情报工作指导委员会发布的《大学图书馆现代化指南针报告》提出了大学图书馆现代化发展的七大趋势，对大学图书馆如何响应国家和高等教育号召，实现内涵式发展、整体发展、高质量发展、科学发展和可持续发展指明了道路[12]。报告还提出大学图书馆在新发展格局构建方面需要围绕主责主业，综合协调和理顺多方面的关系。图书馆组织机构优化调整同样适用于该要求，“十四五”时期，高校图书馆面临着来自内部发展与外部需求的多重压力与挑战，其组织机构优化与调整将有助于更好地反映时代和专业特征，更好地融入所在高校和高等教育发展目标，更好地破解图书馆事业发展难题，围绕主责主业实现创新发展。当然，因《普通高等学校图书馆规程》对各高校图书馆具体的组织机构设置与岗位职责并未作出明确要求，且各高校图书馆所处的发展环境、确立的发展方向以及服务的对象目标各不相同，因此在组织机构优化调整方面图书馆要充分结合自身实际情况，对各类外界因素和内在需求等进行综合分析，以促进图书馆管理与发展为核心，开展好组织机构优化调整工作。整体来看，各高校图书馆可以考虑从以下四个方面入手。

（一）开展环境扫描，确定调整方向

在开展组织机构优化调整前，高校图书馆要对自身所处的内外部环境进行全方位扫描。一是锚定高等教育发展方向，围绕高校学科建设与人才培养任务，挖掘自身在学校人才培养和科学研究中的要素，广泛了解信息技术发展趋势，全面了解用户需求，获取对外部环境的整体感知；二是立足本馆事业发展目标，对机构设置、管理运行、人力资源等进行全面分析，挖掘组织机构优化调整的合理性与必要性，明确当前需要破解的发展难题，明确组织机构调整方向。

（二）做好项目论证，设计调整框架

在组织机构优化调整工作中，高校图书馆管理者还要充分认识到打破原有机构体系与重新做好职责分配的相互关系，让更多的部门、职工和读者参与到机构优化调整项目论证中。一是通过听取多方意见建议，更加合理地将管理与业务权限分配至相关部门，并在“用户中心”理念指引下实现管理与业务的创新发展；二是通过多部门和职工、读者群体的协同论证，让部门、职工、读者能够更好地适应机构优化带来的挑战，从而提升管理与服务效率，畅通意见反馈与接收渠道。