新时期事业单位档案管理工作优化发展的思考

叶 榕

（邵武市发展改革和科技局）

在我国经济社会推进高质量发展的大背景下，事业单位作为经济水平提升和社会进步的重要助力，对区域的社会可持续发展以及地方经济的提升有着不可磨灭的助力作用。而事业单位档案管理是记录发展和进步不可或缺的一部分。近年来事业单位人员编制精简，但其承担的综合性职能并没有有效的减少，而档案管理工作又是每个事业单位不可减少的一项涉及大量数据和繁琐信息的工作。因此，如何优化配置人员岗位，提升档案管理人员的专业化素养，完善事业单位档案管理硬件设施，成为创新发展新时期事业单位档案管理工作必须思考的问题。为进一步充分发挥档案管理的积极作用，新时期事业单位必须要积极主动地进行档案管理体系创新，紧跟时代发展步伐，提高事业单位档案管理的工作效率，把事业单位档案管理真正改革转变为适应社会发展、促进行业进步的重要组成部分。作为档案管理的参与者、执行者，事业单位档案管理人员必须意识到新时期档案管理工作转型升级的重要性。在日常工作中，以不断积累经验作为促进档案管理工作进步的基础，进一步提升信息化办公能力，提高档案管理工作效率，提升档案管理工作水平。

一、事业单位档案管理工作的现状及重要性

（一）事业单位实施档案管理工作的现状

事业单位作为我国政府机关的一种辅助和延伸，是为社会服务的组织，其职能内容涵盖教育、科技、文化和卫生等涉及人民群众生产、生活的方方面面。因此，事业单位档案管理对服务生产、改善人民文化生活、增进社会福利都具有重要意义。因事业单位具有服务性、公益性和知识密集性的特点，其档案信息往往数量繁多、种类复杂，事业单位档案管理难度也相较其他档案管理有所提高。事业单位在执行档案管理工作时，最主要的问题在于很多传统观念已经根深蒂固，在改革创新时难度较大，具体体现为以下几点：首先，管理难度较大，经常出现管理漏洞，工作执行力不足。其次，职工人员综合素养缺失，面对突发状况时很难及时作出应对，甚至还有工作人员在实际工作时作出边缘化行为。事业单位实施档案管理后，可以解决传统工作模式中的诸多短板，修复管理漏洞，规范组织架构，杜绝边缘化行为。

（二）事业单位实施档案管理的重要性

1.有效修复管理漏洞

首先，风险问题多样性是因为事业单位在进行档案管理时，除人员操作失误等主观因素以外，很多客观条件也会带来一定的安全风险。例如仪器设备故障和数据储存不完善，一直以来都是传统档案管理工作中最为重要的两点。首先，因为传统的档案管理工作需要，相关人员针对各部门所输送来的数据以及相关信息进行整理，再根据各自的词条以及储存方式挑选位置，经过封存、摆放后完成整个档案储存回路，在提取数据时也需要工作人员根据关键词到指定地点进行查验，这样的工作模式就意味着工作人员主要的岗位要求为细心负责，同时可以对专业信息进行基础的判别，在进行人才选拔时不会过于注重其计算机设备使用能力和突发状况应变能力，但设备在长时间的使用过程中会不断涉及到磨损，老化等问题，一旦出现仪器故障，此时工作人员若无法发觉持续使用，很有可能导致信息错误储存，这就会影响后续工作的正常推进，甚至还会影响到决策的科学性带来不可估量的经济损失[1]。其次，管理力度不足主要体现为档案管理工作人员和正常编制的管理制度存在一定差异，大部分情况下，档案管理人员不会接触到过多的技术性问题，但其工作需要涉及到大量的数据，这就意味着其他工作人员进行检查时，其不了解工作进度，对相关数据的摆放以及储存也一窍不通，很难发现工作时的边缘化行为，长此以往甚至会有员工将档案管理工作视作偷懒的内容，不会积极主动地进行整理，只是按照外表的一些关键词条完成整合分类，不仅会为后续的数据查验带来麻烦，还有可能造成时间、人力浪费，后果不堪设想。但工作人员经过档案管理模式的实施创新后，现有的工作模式已经从纯人工手工转变为自动化工作，所有的信息都可以用电子版进行分类储存，即使部分有特殊要求的信息文件，也可以通过打印的方式进行双保险储存到特定位置，有效避免了大部分风险问题。同时现有的工作系统也可以完成自检，平时常见的隐患问题可以实时报警，大幅提升现场安全性[2]。

2.提升优质人力资源的储备

档案管理工作是团队内部不可缺少的职位，其工作性质是对繁多复杂的档案信息进行分类储存，再根据特定的规律进行集中摆放，当相关人员需要调取信息时可以第一时间快速检索找出相关信息，正因为这样的工作模式使得很多技术人员发现档案管理工作是一项没有难度的内容，主要需要细心和耐心，并且工作耗时耗力，枯燥无味，一直以来都是青少年人才首要排除的学习方向，甚至有很多单位也这么认为。档案管理工作通常是对外招聘一些年龄较大的中老年人进行负责，一天所有的信息需要耗费很长时间来整理，并且检索和数据输送的过程都会带来成本浪费[3]。当工作人员发现档案管理模式创新的重要性后，便开始针对其职能范围进行深入的体系优化，工作人员的综合素质也在随之大幅上升，具体体现为以下两点：首先，随着当前社会的不断发展，科学技术水平进步飞快，工作人员的工作模式也发生了天翻地覆的变化，从传统的纯手工和简单机械融合的工作模式开始向信息化转变，各部门的信息可以通过互联网数据交互网络来进行实时传递。当工作人员在档案室终端收到部门信息时，可以第一时间按照计算机算法进行自我检查，将其明确分类再配合现场观测，确认无误后，根据词条输送到特定区域进行储存。需要调取数据时，只需要反向操作即可，大幅提升了现场的工作效率，但同时也对工作人员的工作能力提出了更高的要求，需要相关人员必须要能够具备基础使用信息化设备的能力，同时对于部分专业软件的应用极为熟练，此时事业单位就会招收更多的全能型人才，虽说普遍年龄较小，但结合传统档案管理人员的工作经验，可以优势互补，带动高龄职员学习新兴技术，为年轻职员灌输工作经验，以点带面，提升整体工作效率，迎接未来多样化的市场需求[4]。

二、事业单位档案管理工作存在的问题

（一）重要性认识不够，档案管理工作边缘化

档案管理工作一直是事业单位发展必不可少的一项工作内容，档案信息也是事业单位发展时所留下的宝贵凭证。事业单位档案不仅是对往期区域专项工作发展推进程度的深入总结，客观展现职能领域范围内社会、政策的发展、变革，更为职能领域未来的发展提供参考。因此，高效优质地开展事业单位档案管理工作具有非常重要的意义。但在实际工作执行过程中，部分事业单位领导对档案管理工作并不重视，对于档案管理工作的内容认识也存在片面化问题，往往是将档案管理工作作为综合办公室的工作内容的一部分，致使档案管理趋于边缘化。认为档案管理工作只是对以往工作内容的总结，既然工作已经完成，记录可有可无的流程没有必要，较多工作完成后并没有真正记录下来，导致事业单位档案存在信息缺失、不完整、等到后续需要借助历史数据时，才发现整个档案信息杂乱无章，信息和数据没有足够的参考价值；同时没有规则的储存想要调取也是非常耗费人力、物力的，直接影响事业单位的工作效率。此外，由于事业单位人员编制较少，尤其是县市一级，普遍事业单位人员编制仅在5名左右。稀缺的人力资源与同等量的职能工作内容产生的矛盾，致使较多事业单位并没有设置专业化的档案管理人员。边缘化的工作机构设置，结合非专业的人员安排，严重影响事业单位档案管理工作效率以及工作成效。

（二）事业单位档案管理制度不够完善

事业单位建立之初，其规章制度便会根据当时社会的发展现状进行良好规范，相应的管理制度也是如此。对于档案工作而言，其内部承载着大量宝贵的数据以及相关信息，对其的管理制度不会松懈，只会更加严格。但随着当前社会环境的不断变化，社会形势也发生了天翻地覆的改变，事业单位现有的工作内容在面临多变的经济形势和政治形势时，很难真正地解决民生老百姓的诸多问题。虽说看似事业单位内部的管理力度有所上升，工作方式更加规范，但其真正的职能却没能良好发挥，群众对其认知度也会下降。由此可见，事业单位如果不做出体系改善和创新，仍然按照传统的管理制度进行管理，显然已经无法满足群众需求，很多工作还会因此陷入混乱的两难境地[5]。另外，工作人员必须明确，在档案管理方面以往的管理制度一定会针对部门责任人进行重点管理，这也意味着事业单位想要进行管理体系的创新，就不能在原有基础上再进行强化，而是要考虑现实需求，找出现有体系中的短板来进行针对性强化，这样才能确保各部门的工作效率显著提升，否则无法达到应有的执行效果，责任落实也会出现不到位的情况，此时会连带性地发生很多边缘化行为，会有越来越多人抱有侥幸心理，档案管理部门在履行职能复杂的工作需求时，便会显得捉襟见肘、慌忙错乱，很难高效完成任务。

（三）事业单位档案管理方法落后

传统的事业单位档案管理方法是以纸质档案为主要形式。工作人员在进行现场核对和分析后发现，这种信息储存模式虽然在短时间内优势明显，但长此以往的储存，很有可能因为纸质陈旧、受潮等多种原因出现档案破损的情况，此时部分重要的数据便会永久性地遗失，即使利用仪器设备可以记录每一个文件的储存位置以及储存年份，现场得不到良好的管理，这些外部记录都只是空谈。另外，传统的工作模式，也造成了大量的人力、物力损耗。很多人认为，档案管理工作只是按照实际需求将档案封存录入即可，不用再进行其他管理，但事实上为应对质变情况，通常部分档案需要派遣专人到现场进行维护。同时每隔一段时间，还要将文件取出保养。这种工作模式不仅会造成人力、物力损耗，有很多不可控的客观因素，还会威胁到文件的完整性。除此以外，事业单位的领导者对档案管理方面不够重视，也使得档案管理方法与手段严重落后，即使有很多优化现有管理模式的软件，也没有系统地投入使用，很多仪器设备还会因为更新不够及时出现隐患问题。一旦导致现场出现安全事故，会造成大量的数据遗失，得不偿失。

三、新时期事业单位档案管理优化发展的策略

现代社会档案信息共享和信息现代化转变，已经成为行业不可阻挡的主流趋势。这些新兴技术的出现，也为档案管理工作的创新优化做出了重要贡献。对此，相关人员必须意识到新时期对档案管理工作的具体要求以及优化的主要方向，科学合理地运用电子信息技术，确保档案管理工作的优化，能够紧跟时代发展脚步，在原有的基础上进行行之有效的创新，同时也要为事业单位的未来发展提供原动力和市场竞争力，确保档案管理的重要作用得到良好发挥，规避风险问题。

（一）依托完善的管理制度，促进管理水平提升

完善的档案管理制度是事业单位提升档案管理效率的重要手段，同时也能帮助其他方面工作协调发展，这也是事业单位应当重点关注的课题。基于此，首先，事业单位相关工作人员必须要进一步提升对档案管理工作的重视度，对其工作模式形成正确认知，积极主动地借鉴以往的工作经验，结合单位自身特点，创立更适合实际的管理模式，有重点、有方向、有层次地对档案进行分类管理。同时建立行之有效的管理制度以及档案信息储存以及调取模板，进一步提升工作规范化。其次，必须要对档案管理工作的优化形成正确认知，将其作为一项日常管理内容不断地积累经验，找出现有工作体系的短板，明确行业未来发展所需要的真正动力，减少不必要的隐患问题，以制度为基础，规范科学的落实档案管理，进一步提升其实际工作水准，为其他职员做出榜样，共同促进档案管理模式的优化。

（二）实现行业现代化转型，合理利用信息化技术

档案管理模式的创新就是实现新时期事业单位档案管理工作的要求，对此，职工必须要明确事业单位的工作要求，是基于市场发展以及相关技术的具象化体现，其本身就具有一定不稳定性，而信息化档案管理便是行业发展的主流趋势，也是当前社会发展的大方向，只有积极主动进行信息化技术的应用，并不断积累经验，优化现有的工作体系，适应网络技术飞速发展的当下，普及更多的计算机网络知识，才能为事业单位未来健康平稳地发展以及信息数据资源化奠定良好的基础在此过程中，事业单位的档案管理人员需要在软件上建立符合单位性质的信息交互平台以及工作系统行之有效的进行档案文件的梳理以及排版，储存在实际工作时需要录入信息，便将历史档案进行扫描上传，并将信息在数据库储存，同时再利用打印设备进行纸质文件储存，确保后续工作人员需要调取数据时，可以利用多种方式来服务工作，有效杜绝大部分风险问题。

（三）培养专业化团队，实现人才创新

随着人才强国理念的不断深入，越来越多的管理者开始意识到，人力资源才是核心竞争力，没有人力资源的事业单位无法长足发展，在面临多样化的市场需求时，会越来越显得捉襟见肘，带来不必要的成本损失，重则会导致事业单位出现重大事故。基于此，各职工需要对人才管理工作形成正确认知，明确其重要的推动性作用，在实际工作时关注工作人员的技术水平高低，明确其对待工作的态度以及工作理念是否符合时代发展的要求，工作质量是否会因此受到影响，故而为进一步创新档案管理模式，工作人员需要针对性地提升档案管理效率，并由事业单位牵头培养一支具有新型管理理念和高信息化操作水平的专业团队。此时，在进行人员招收时，便需要提高门槛，除要求其具有基础的理论知识储备以外，还要具备足够的动手操作能力以及突发状况应对能力，并且特殊岗位在进行入职之前，必须经过妥善的面试培训并检查其各项专项技能证书是否合理合法，相关人员还要意识到人才培养并不是一项短期的内容，随着市场经济的不断扩大，内容也在不断更新，越来越多的新兴技术层出不穷，对此工作人员必须意识到其重要性。

四、结束语

综上所述，随着国家社会经济的不断发展，事业单位其工作压力直线上升，传统工作模式中的短板也逐渐显现，随着用户需求的不断多样化，若管理单位针对现有的管理体系一味地安于现状不去创新优化，只会成为事业单位发展的掣肘，不仅会频繁带来不必要的成本损失，甚至会引发安全事故。基于此，本文通过总结事业单位进行档案管理工作优化发展的具体思路以及现存的诸多问题和应对方案，旨在帮助事业单位整合多方资源，明确优化方向，为未来发展和社会进步奠定良好的基础。