基于信息化背景的财务档案管理新思路

2023-01-08李恩

智库时代 2022年28期

李恩

（鄄城县人力资源和社会保障局）

档案管理工作在企业当中是一种政策性、系统性的工作，尤其是财务档案在一个企业当中的重要性更高。但是在实践当中，企业对于财务档案管理方面还有许多的不足，在各方面给予的支持还不够，因此为了解决现有的问题，需要对财务档案管理相关内容进行研究和讨论。

一、企业财务档案管理必要性

一个企业当中，各方面的档案都有着十分重要的作用，这些档案不仅对于企业整个生产经营项目还有工作有所记录，而且相应地保存了许多很重要的资源内容。其中财务档案在企业档案之中也有着重要的位置，一个企业各项生产发展都离不开金钱的使用，那么也就是说，财务工作涉及到方方面面，因此进行企业财务档案管理是十分重要的。

许多时候，企业在遇到相应的财务问题时，可能并非一次的工作失误造成，而是在过去的大量财务流动以及工作往来之间就已经产生了问题的漏洞。那么要寻找到相应的漏洞存在点，仅凭员工回忆是远远不够的，这个时候财务档案的重要性就浮现于水面。通过对于可能存在问题的所有保留的财务档案进行调取然后进行筛查，就能够更好更明显发现其中存在的问题，也能更好发现问题的源头。由此可见，档案的存在是工作能够更为有效、有序开展的依靠，其会为工作提供相应的参考，从而达到指引作用。而且财务档案本身还有着原始且真实的特性，其中所有的内容和成果都是真实可信的，因此为了后续的生产发展也能起到承上启下的作用[1]。

随着社会经济的发展，各个企业之间的竞争也越来越激烈，想要使企业能在时代的洪流当中站稳脚跟，并占据一席之地，就需要更加积极地开展企业的创新与改革工作。而且在现实生活当中，科技发展使传统的档案管理模式已经逐渐地不符合发展的需求，通过档案要获取的信息量也越来越多。没有信息化技术的支撑，获取信息的效率也不会有所提升，最终对企业发展造成了影响，为了能够更好地发挥财务档案管理的作用，企业应该尽快采取手段对其加以创新管理。

二、信息化背景下企业财务档案管理存在的问题

经过调查，企业当中目前还存在着对于财务档案管理不够重视的问题，这种问题不仅涉及到企业层面，还渗透到企业当中的全体工作人员。在这种问题之下，时常会出现对于相关档案管理技术不加以更新的情况，也就是较少采用信息管理模式，依然沿用纯人力的管理模式。虽然因为信息技术的发展，各个企业也都相应地建设了企业的档案信息管理平台，但是存在着使用情况不佳的情况，实际的操作起来随意性也很大。在全人力式的档案保存当中，最容易发生的就是任意地把档案材料堆放，然后等过一段时间想起来整理的时候已经不能很好地记忆其管理内容，最后造成档案丢失或者难以找到的情况[2]。而且人力找寻档案材料速度是相对较慢的，仅凭管理员的记忆也很难保证第一时间就能找到相应的档案。因为不够重视，也不会更加多地对各种设备进行引入，比如一般的电子档案扫描仪。这都是由于对档案管理内容不够重视所引发的结果。

第二个问题是在信息化背景之下的财务档案信息化程度比较低，上文说到了因为企业对于档案管理的不重视，从而引起依然大量使用人力的情况。而现代信息化档案管理当中有着许多的好处，比如面对着大量的档案文件，这使企业的档案管理部门承受着巨大的管理压力，从而工作当中越发会出现问题，导致管理混乱，也会造成档案存放导致的企业空间挤压以及因此造成过多的成本负担，但是应用了信息化手段就会很好地解决这种局面，其通过纸质转化为电子版的方式，一方面将所占用的空间大大降低了，又能够令后续的工作人员档案查找工作变得简单了许多。明明现在的企业当中各个岗位的信息化系统技术都已经有所进步和发展，也相应地投入了使用，但是对此却依然不加以相关应用，管理和信息内容不能同步最终影响了企业事务的开展和经济效益的提高。

第三个问题就在于企业财务档案管理人员的专业素质水平依旧有所缺乏。经过调查发现，目前企业中的在职档案管理人员的工作情况和工作态度并不符合企业的实际需要。实际上，一个企业对于档案管理人员的要求应该是很高的，而且随着工作年限的增长，还有工作经验的积累，其工作水平应该是达到与日俱增，越来越高的情况。但是现实当中却与之相反，一些企业中的管理人员虽然有着很多年的工作经验，但是工作水平却难以随着时代的发展而有所提升。就以信息化为例，因为在过去的长期实践当中，其一直采取的是人力管理的工作手段，对于信息化不但更加难以接受，而且上手速度也十分缓慢，最终使信息化管理变为空谈[3]。

三、信息化背景下优化财务档案管理的对策

（一）提高财务档案管理重要性的认识

根据上文对于目前企业当中财务档案管理存在的问题的讨论，发现了企业因为不够重视相关工作而对其不加以投入的情况。因此为了使财务管理能够第一步进行优化，就需要先将企业对于财务档案管理的理念加以转变。

首先，要转变理念，就需要理解财务档案管理的优势还有在企业当中的重要性。实际上要想让企业转变认识，主要转变的就是企业管理者的认识。这就需要企业当中的相关管理人员对此方面加强学习。但是在一般情况下，要让其主动转变理念是很难的。因此就需要上级部门以及社会层面的协助。比如在大学相关企业管理课程当中，需要着重对于企业档案管理相关内容进行教学，从而使后续的所有企业管理人员能够认识到相关档案管理的重要性。这种方法主要面对人群是企业管理预备人员。针对现有的企业管理人员，就需要企业的上级管理部门采取手段，比如党务部门可以积极开展档案管理的任务布置，开展相关的讲座或者邀请管理人员去档案管理工作做得比较优秀的企业进行参观，从而告诉管理人员档案管理的重要性。最终使其能够转变现有的理念。

其次，就是企业财务人员也可以通过自身的专业素养，积极地与企业管理者沟通，将档案管理的重要性加以告知。有些时候通过员工之口传达给管理者的信息可能不能很好地被接受，要想能够让企业管理者认识到档案管理的重要性，最好的方式就是为其在这个方面创造出相应的利益，但是在没有企业支持的情况下也很少有员工能够主动做到这一点，因此可以以相关优秀管理案例的举例在企业大会或者其他场合下展示给企业的管理者，员工需要做好充足的准备，从而才能够更好地使管理人员接受这一点。准备的时候，最重要需要展示的方面就在于做好相关工作能够为企业带来的利益方面，然后争取相应的资金拨款，最终对目前的财务档案管理工作进行相应的信息化更新和优化。

最后，随着企业管理人员的管理认识转变，要带动企业所有员工相关档案意识的转变。档案管理工作不仅仅是档案管理人员一个人的工作，其还要涉及到整个公司的全运营流程当中所有岗位的工作人员。要使所有人都能支持档案管理工作，并能相互协助，需要管理人员组织开展相关内容的学习，以及相关制度的制定。在开展学习方面，可以采取统一培训的方式，讲师就由档案管理人员担任，在课中，内容也需要包括具体档案管理工作内容以及相应的能够与其他各个部门相关联的工作内容部分。最终使所有员工都能相应地对如何做好档案保存还有相交叉的部分的基本工作内容。在制定档案管理制度的时候，需要明确管理人员所需进行的各个工作的内容，并相应地规定好流程。在开始制定相关制度时，先要保证其合法合规，制定人员需要相关法律法规，避免造成后续工作有不合法现象。所规定的工作内容和流程也需要明确细致有章法，最终实现工作人员能够依据规定的指导实现更好的管理效果。

（二）加大对企业技术档案管理工作投入

信息化时代背景下，许多新型设备也都有所产生和发展，由此对于工作人员能够掌握的内容也有所增加。因此要加大投入不仅需要在设备，还有技术方面加大投入，还需要在人员方面增加一定的投入[4]。

设备方面，因为目前信息化档案管理平台已经有了一定的发展，企业当中也对于相应的信息化平台有所建立和建设，因此针对此只需要对相关设备的增加做好相关工作即可。在规划设备投入之前，相关人员需要与档案管理人员进行沟通，或者直接由档案管理人员直接对设备进行采购。结合该企业目前的设备情况，对一些缺少的设备进行清单的罗列，还有对于一些比较老旧的设备，时间比较长经常出现故障的或者是功能已经不能满足现代化需求的设备也需要进行更换。在采购之后凭借收据等由企业财政部门做好报销工作。

对于人力投入方面，因为现有的一些员工并不能很好的对信息技术加以操作，也不能很好地上手。因此需要再进行雇佣一到两名有相关技术操作经验的工作人员。或者开展培训活动，提升目前工作人员的工作水平还有技术。所有的资金拨付都要应用在实际当中，而且资金使用一定要有效，这才能更好地为财政档案管理工作的开展产生积极的作用。

（三）做好财务信息收集工作

要保证档案信息的全面性还有真实性。需要档案管理人员与其他岗位的工作人员进行协同工作。只有收集的全面、完整、没有缺漏，才会使档案本身发挥自己的作用。在一些企业当中，对于档案内容的收集已经做的比较全面，但是在有些企业当中，相关收集工作还存在着一些漏洞。经过研究发现，造成这种问题的原因在于部分负责归档的其他岗位的工作人员没有足够的责任心，从而使工作并没有做到位。还有一种原因是档案管理方面没有对归档等内容进行好相应的指导，从而使其他岗位人员不能很好地完成工作。因此财务档案管理人员，需要对相关内容进行指导教学，并参与到各个岗位的工作当中，一边指导一边监督。因为是财务工作档案，主要需要联系的部门就是财务部门，对于每一次的资金流水还有项目资金流动都要加以相应的核对和检查，从而实现信息的真实不缺漏。

但是因为每个企业的档案管理人员有限，不可能在同时开展多个项目的时候对每一个项目的信息收集进行相应的管理和监督。这时相关信息技术平台就能够派上用场。财务档案管理人员可以通过要求岗位上的实际工作人员在获取到一定量信息的时候就立刻进行扫描和上传，务必保证在项目进行到一定阶段关键点的时候能够进行相应的上传工作。管理人员也要根据每个项目开展之前的工作计划和工作流程去计算应该进行相关信息收集数据上传的时间，并在相应的时间对项目财务工作人员提出上传数据的要求[5]。在平台当中应该有专门的窗口，主要负责相应的财务管理分批次信息上传。这样不仅降低了工作难度，还能够相应地提高信息的时效性，也会更好地梳理时间脉络。对未来档案搜寻还有信息查找都有许多好处。

（四）加快档案数字化进程

在这种需要加快档案数字化进程的背景下，档案内容处理主要集中于生产经营当中已经产生的极大数量的纸质档案。需要做的就是尽快将已有的纸质版档案扫描为电子版并录入的工作。在许多的企业中都会认为不需要对过去已有的纸质档案进行处理，只要使其依然保持着原有的状态即可。但是实际上因为在现在的工作进程当中，往往需要对过去档案中的内容进行查询，人力寻找就会付出很多的人力和物力，而且因为过去工作的不严谨，导致很多档案内容有所缺失，长时间的存放还会造成一些信息的损坏，也会对于公司的实际工作占地面积有所影响，成本也随之提高了。为了解决这种问题，企业可以通过在业务淡季分配大量的工作人员进行纸质档案的信息网络录入工作，按照时间顺序将纸质档案进行扫描，并相应地上传到各个年份的信息文件夹当中，最后由档案管理工作人员进行检查和上传到档案信息管理平台的工作。如果企业全年没有工作量较少的时间段，就可以采用外聘数字化管理人员的方式，进行一个临时的档案文件处理，从而在不占用工作人员时间的情况下完成过去内容的数字化。

（五）开发财务档案价值

档案如果一直放置在档案库中或者一直在信息网络平台当中不被使用就会失去储存它的意义。为了能够不使耗费了大量资源的档案成为一堆废纸，就需要对财务档案的价值进行深度的开发。

往往在使用相关档案的时候，档案管理人员都会采取一种被动工作的模式。只有在其他部门对于档案有所需要的时候，其才会进行相应信息的检索和查看。但是要使档案价值更好地发挥出来，最好能够化被动为主动，通过主动将档案送到相关部门或者开启预约查档等方式，将利用档案的功能加以创新，使工作人员不再抵触查档，不再怕查档麻烦。在进行改造过程中，要思考其他各部门使用档案的目的，还有其中到底能够包含什么重点内容，可以由档案人员先行将档案内容加以总结和重点的摘出，并在归档的时候将内容重点总结大纲或者概要表现在信息平台当中，这一工作也可以要求归档人员在归档之前做好，从而能够在使用的时候以最快的方式解决燃眉之急。

（六）保证财务档案网络安全

只要是网络信息平台，就可能会面临着一些网络安全风险，比如黑客攻击导致的信息泄露，病毒造成的档案丢失等等。档案的丢失会对企业造成很严重的影响，不仅是财务档案内容，还有企业可能的专利档案或者项目安排等一旦泄露，都会对企业产生无法估量的损失，因此为了能够更好地避免这些情况的发生，需要对于企业档案信息平台的安全性加以巩固和保障。企业可以通过聘请专业的信息技术工程师对整个企业当中的所有工作系统进行安全防范，比如建立起相应的防火墙。还有针对可能会出现的档案丢失情况，需要建立起相应的云备份。由于一个企业当中的档案数量十分庞大，因此需要外部云端备份系统进行协助，技术人员需要对于备份平台加以选择，并做好云端保存时限的安排，实现整个档案管理信息平台中的内容能够在上传好数据的同时完成云端备份，并不会在有效时间范围内灭失，最终达到数据保护的效果。