浅谈国际项目投标中采办的风险与控制管理

张荷枝，林春杰，孙 哲

1中国石油管道局工程有限公司，河北 廊坊

2西藏青藏石油管道有限公司，西藏 拉萨

3中国石油管道局工程有限公司第一分公司，河北 廊坊

1. 引言

在EPC 投标项目，询价阶段的风险与预防对项目投标的初级阶段有着重要的影响，做好投标阶段的准备工作，对控制后期中标项目的质量、成本、进度起着非常重要的作用。所以要求采办相关人员需要加强业务学习，提高自身业务能力以及业务质量，建立完善的督办体系以及供应商评价体系，通过投标程序的标准化，专业化能够使投标人员有计划的控制好各项工作的时间节点，合理规避投标风险，全面系统的做好投标工作[1]。

2. 投标管理工作的现状

近年来海外招标项目较多，很多招标信息来自网站或业主方的直接投标邀请，在工作处理上投标相关人员对项目背景缺乏充分的了解，无法形成有针对性的技术方案以及商务报价策略，导致陪标、流标等现象发生，直接影响了中标率，极大浪费了项目资源分配，造成额外资金成本和人力成本，不利于项目长期发展[2]。

3. 投标管理工作存在的问题

(一) 技术方面存在的问题

1) 设计工作存在的问题

一方面，业主招标阶段的技术文件处于设计初设阶段，技术文件不全。多数项目只有设计总图，没有数据单规格书，投标阶段中经常面临设计参数不全的问题。这将导致三方面的问题：第一，直接影响了询价进度，并使供应商所供产品选型造成偏差，进而影响商务报价的准确性；第二，技术参数较为模糊，导致在询价阶段产生的多次澄清，对商务方案的提交产生延期的隐患；第三，业主的设计理念与供应商的技术偏差在工艺，仪表，机械等专业影响颇大，直接导致后期采购成本增加。另一方面，技术文件频繁变更。MTO 料单升级过快，直接影响了询价计划与进展，造成重复性工作，影响了询价阶段的工作效率。

2) 采办工作存在的问题

技术方案的编制包括采办执行计划，人力资源计划以及工期等，在制定过程中由于缺乏对投标文件的认真研读，了解不深入，投标人员经验不足等一些非技术性原因，导致投标文件在业主技术方案评审阶段多次澄清，技术方案最终无法通过业主的审核等问题。

(二) 商务方面存在的问题

1) 询价存在的问题

第一，缺乏有效的沟通机制。在项目的投标阶段，因缺乏与国内外供应商之间行之有效的沟通，出现厂家拒绝报价，延迟报价，不愿意配合等现象；第二，缺少满足设计要求的供应商资源。业主短名单所提供的供货商无法满足询价物资的标准，规范，选型等问题。供应商所供应产品不符合技术文件要求或无相关可供应的产品；第三，供应商资源储备匮乏。在本地供应商资源的选择上较为被动，增加了投标报价的风险，无法保证报价的竞争性。

2) 报价整理存在的问题

投标报价整理不足。商务报价的选择与调整是整个投标阶段的核心工作，直接决定了采购成本的高低。

3) 督办工作存在的问题

督办工作不及时，方式方法不正确。督办工作贯穿整个投标阶段，往往在询价文件发出之后，相关人员对采办包的及时跟进，督办的方式方法，直接决定了报价的收集。在实际投标中，相关人员的综合业务素质，职业素养，工作习惯都成为了督办工作中的不可控因素。

4. 投标管理问题的解决措施

(一) 明确投标策略思路

首先，要做好充足的市场调研工作，有必要的需要进行客户拜访，与业主面对面的交流，减少信息不对称影响的投标方案的制定，使我方能够对投标项目进行分析与甄选，放弃不值得参与的项目，调配资源形成合力争取到对我方有优势的重点项目，力争中标。其次，收集竞争对手的信息，分析竞争对手的报价策略，可以便于投标组制定合理的投标方案。最后，使相关人员加深对项目背景的了解如项目启动会等，可有效的促进施工，质量，采办等部门的沟通，使我方可以更好的分析自身的优势与劣势，无论在投标阶段还是项目执行阶段都有起着举足轻重的作用[3]。

(二) 强化投标技术能力与水平

1) 建立信息互通共享机制，强化投标沟通能力

一方面，充分理解业主招标文件，加强业务人员初审能力。往往招标文件或技术文件中的一些关键物资，业主有指定的供应商。充分的分析和理解招标文件，可使我方避免产生无必要的工作量。另一方面，收到招标文件后，需认真对技术文件、工程料单进行分析与核对。积极与设计进行沟通索取相应文件，确保询价文件发出的完整性和有效性。对设计无法提供相应图纸与技术文件的，需要求设计尽量补充物资描述，确保厂家根据我方提供的参数可报出相应产品的价格。

2) 制定精细化方案，提高投标技术水平

技术方案编制过程中要注意3 点：第一，要对招标文件要进行彻底的研读以及充分的理解，才能对业主提出的要求进行逐条的响应；第二，对招标文件中的叙述疑惑或者概念模糊不清的及时进行总结和记录，向业主集中进行澄清；第三，对设计或业主返回的意见认真了解，避免因为低级错误导致文件的多次流转[4]。

(三) 提升采办效率与效益

1) 做好供应商与设计方案精准化匹配

第一，加强供应商风险识别，降低询价风险。加强对其资金状况、财务报告、公司信誉、供货业绩等方面进行充分调查和了解。第二，加强供应商寻源，施工供应商分级管理。鉴于业主对供应商属地化要求越来越严格，需要大力拓展本地供应商资源，充分利用展会，互联网搜索，在建项目推荐等渠道，与供应商建立长期合作关系。第三，优化供应商选择，预防质量风险。在供应商的筛选上，化被动为主动。根据各地区的市场情况建立供应商资源数据库，有利于投标以及在建项目中供应商的选择，逐步降低投标以及采购风险，并将供货商开发常规化，加强供货商资源储备管理。第四，建立有效沟通机制，供应商管理常态化。包括：与供应商建立合作关系，并注重与供应商关系的维护；加强与供应商的沟通联系，邀请潜在供应商进行会谈与交流；做好供应商人员对接工作，建立联系清单；在投标阶段，针对各采办包供应商的合作情况，要求业务人员做好对供应商的评价。

2) 加强报价分析管理，做好整理阶段风险控制

报价的收集与整理工作是整个投标工作的重中之重，为了能够更合理的权衡厂家报价，保证价格的准确性。第一，做好报价质量控制。在询价过程中，普通物资一般会要求返回两家以上价格，关键性的机械设备尽力保证收集三家以上报价，保证报价的质量与有效性。第二，加强数据分析，比价、议价能力，对收集到的报价做好复核工作。例如：所报设备参数是否准确，币种是否符合要求，数量是否有误，价格是否符合市场趋势等。并将其投标价格与同等水平厂家进行比较，也可参考其他中标项目的价格，保证所收集到的价格具有竞争性。

3) 完善督办体系和规范化投标管理

加强督办过程的规范化管理，提升采办工作效率。需要确立督办体系以及预警机制，对所有物资在询价过程中的进展情况、状态和存在问题可以做到风险识别，制定风险管理持续改进措施，有效降低风险发生频率：第一，建立高效的督办机制以及预警机制，提升督办质量。询价文件发出后，业务人员需要及时跟进进展并对问题进行记录总结，形成日记录，周总结的良好督办机制，并对供应商进行电话访谈以便更好的了解工作进展。在报价截止日期前3 天进行电话预警，到期未提交的进行再次邮件提示。预期有迟提交报价或拒绝报价风险的，需要寻找短名单外供应商进行补发询价，对供应商选择顺利为：国际知名供应商，国内知名制造商，本地贸易商。第二，提升业务人员综合能力，规避采办风险。尤其是与国外制造商的沟通能力。确保供货商能够按照计划节点提交商务响应文件。督办能力，充分体现了采办人员的综合素质。第三，注重平台搭建，建立文件统计表。对业主、设计或供货商未按时反馈的文件及时跟踪。积极跟踪文件的流转情况，不等不拖不靠，明确各采办包人员的分工[5] [6]。

5. 多措并举提升投标工作风险管控能力

投标阶段的准备工作，对控制后期中标项目的质量、成本、进度起着非常重要的作用。近几年，国际市场不断向新的地区蔓延，投标工作的精细化管理使我单位在国际市场上影响力进一步加强，在2019年初授标的某项目的投标过程中，因询价时间较短，料单版本升级较为频繁，工艺要求较为复杂，为保证关键物资RTP、RTR 管报价的有效性与及时性，投标相关人员在2018 年3 月邀请沙特RTR/RTP 管制造商FUTURE PIPES 进行面对面洽谈，RTR/RTP Pipe 最终报价在原有基础上调降了15%，大幅降低了投标成本，为项目中标奠定了基础，有力的支持了国际项目的发展。投标工作任重而道远，只有树立良好的职业道德意识、风险意识和服务意识是做好投标工作的根基，建立有效的沟通机制以及各项投标体系，使业务人员具备较高的综合素质，才能提升投标质量，提高整体的投标水平。做到把风险防范在前，将风险转化为项目稳健发展的新机遇。