新能源项目档案管理的探讨

●马骏

为加快绿色低碳发展，在未来的能源供给和消费领域，我国的能源结构和产业结构将持续推进优化调整。预计到2030 年，非化石能源消费比重达到25%左右，为实现2060 年碳中和奠定坚实基础。国家有关部委和各级地方政府正在积极推进风电、太阳能发电开发，加快大规模多能互补新能源基地建设。到2030 年我国风电、太阳能发电总装机容量将达到12 亿千瓦以上，在未来十年中将进入新能源项目快速建设时期。

新能源工程档案是科学、准确、及时记录从项目前期到工程建设再到生产运行的全过程的历史记录，既是工程建设的重要组成部分，也是工程建设及竣工验收的必备条件，且还是工程检查、维护、管理、使用、改建和扩建的原始依据，具有很高的保存价值。由于风电项目从前期到投产通常控制在18～36 个月、光伏项目往往需12～18 个月即可建成，且建设单位新能源项目点多面广，多采用小业主大监理的管理模式，容易忽视档案管理。因此，做好新能源项目档案管理工作显得更为迫切。

一、档案管理的现状和不足

目前新能源项目档案管理除依照档案法等有关法规、制度以外，主要工作依据的是《风力发电企业科技文件归档与整理规范》《光伏发电建设项目文件归档与档案整理规范》。但由于多方面因素影响，或多或少存在对档案管理重视不够、工作统筹性不强、体制机制不健全、设备设施投入不足等问题。

（一）对档案管理重视不够

新能源项目在获得建设指标后往往要求1 至2 年内投产。为适应新能源项目核准备案后尽快开工建设的要求，多数项目开发企业档案管理准备不充分，不能在事前对档案工作作出统一安排部署，做不到贯穿项目建设的始终。甚至个别企业出现了无档案管理机构、无档案管理岗位编制、无熟悉档案人员，现场工程资料无人管理、设备开箱验收资料无人收回等问题，很容易造成资料缺失，给后期工程验收和生产运行带来很多障碍。

（二）档案管理工作统筹性不强

由于单个新能源项目容量通常只有几十到几百兆瓦，分散式风电和分布式光伏项目容量更小，相对于常规大中型电力建设项目工程建设和生产运行管理机构简化，大部分新能源建设基层企业不设专门的档案部门或档案管理岗位，多数由专业技术人员兼职，且岗位调整变动频繁。兼职档案人员不掌握档案专业知识、缺乏管理经验是普遍现象，在很多项目上存在不能准确辨识归档资料、重要归档资料缺失、归档不及时、档案分类不准确、档案移交不齐全等问题。

（三）档案管理体制机制不健全

电力系统大型国有中央企业、地方国有企业多年来普遍比较重视档案管理工作，但部分档案人员对新能源工程有别于其他电力建设项目的特殊性掌握不具体，固有的传统观念不能适应新能源项目档案管理的新特点、新要求和新变化。另一方面，近年来新能源项目建设骤然增加，档案主管部门组织的有针对性的档案专业培训远远不能满足新能源发展的要求。大部分档案管理人员按照各自理解来工作，新能源档案管理的规范性不够。

（四）档案管理设备设施投入不足

新能源自身的资源条件决定了绝大部分项目所在地远离城市，往往地处戈壁沙漠、崇山峻岭或是偏远乡村，自然环境条件相对较差。考虑项目投资控制，永久生产生活设施不多，很少能考虑到现场档案保存要求，大多是在办公区域放置一些铁皮柜子代替，一定程度上存在档案资料遗失、鼠咬、虫蛀、发霉等风险，最终影响档案的完整性和美观性。

二、加强新能源项目档案管理的措施

档案工作是工程项目管理的重要组成部分，新能源项目建设客观上推动了档案工作的进一步发展，档案工作融入到项目建设的每个环节已经成为新能源发展的必然要求。

（一）完善管理体制机制

完善档案管理体制，一是要明确开发建设单位档案分管领导责任，充分认识档案工作的重大意义和重要作用，提高重视程度，为档案工作提供人、财、物的坚强保障。二是结合新能源开发一套人马多个项目的现状，可考虑由能源开发建设单位成立统一的档案管理机构，配齐配强档案管理人员，组织新能源档案专项培训，建立专业化档案管理队伍，发挥集中管理优势，提升档案工作的规范化水平。三是档案管理人员要增强主动服务意识，跟踪项目建设运营的全过程，做到开工建设去宣贯、建设过程做指导、竣工验收去考核。四是要深刻认识到档案管理工作并非单纯是档案部门的责任，应明确包括各参建单位在内的各级管理人员、专业技术人员从项目前期到生产运行全过程的档案管理职责，组织有关法律法规、规程规范学习宣贯，不断增强全员档案管理意识，确保各类资料应归尽归、应收尽收，确保归档工作及时、完整、准确。

结合新能源开发特点，建立延伸到新能源项目相关部门、各个专业、各参建单位的档案管理网络，统筹部署项目全过程档案工作，形成工程节点验收与归档资料同步验收机制、竣工验收与档案移交验收同步机制和定期监督检查工作机制，将工程管理与档案管理深度融合，为档案工作有序开展保驾护航。按照档案工作要求构建完善的档案制度体系，明确档案的归档、保管、保密、借阅等制度，将每一个工作制度进行细化，明确相关人员的工作职责并落到实处，确保工作能够规范化标准化的开展。形成自上而下的定期或不定期深入新能源项目现场监督、检查、指导的工作机制，让专业档案人员与兼职档案人员经常性互动，持续有效贯彻档案管理要求。

（二）加强档案队伍能力建设

档案管理是一项专业性很强的工作，涉及企业党政群团、财务经营、工程建设、安全生产与运行等各个方面。在新能源建设比较集中时期，开发建设企业应积极组织档案人员参加行业培训和专业交流活动，不断提高档案队伍专业素质能力。开展档案法等常用法律法规、规章制度、行业标准培训的同时，重点开展新能源项目前期、工程建设、生产运行相关知识学习，不断推进档案工作与新能源工程建设和生产运营业务的深度融合，更好促进档案工作的发展。

档案工作是一项单调、枯燥乏味的工作，往往在一定程度上易形成工作惰性，专业人员的发展得不到足够的重视。企业要教育引导档案工作者深刻认识国家推动绿色低碳发展过程中做好本职工作的重大意义，克服长期重复性劳动的厌倦心理，增强新时期做好档案工作的荣誉感、紧迫感、责任感，主动适应“3060”新能源发展战略要求。要不断完善档案专业人员的成长成才机制，将档案工作纳入评先评优和绩效考核，按照业务精、作风硬、纪律严的标准建设好专业档案队伍。

（三）实行标准化规范化管理

档案规范化标准化既是档案管理现代化的重要环节，也是各类文件资料规范统一的重要基础，关乎到企业的管理水平和工作效率。新能源集中开发建设时期，缺乏统一规范的基础性管理将严重影响档案工作效率和档案质量。因此，在统筹布置新能源项目档案工作的过程中，应将档案规范化标准化工作贯穿文件资料的形成、收集、整理、立卷、归档、保管和利用的全过程。

细化文件资料制作要求，为档案标准化打好基础。对文档文件、报告报表、图纸图片等包括附件在内的资料，在纸张大小、排版形式、装订方式、文件格式等方面提出尽可能详细的规范要求，并严把资料收集环节审查关。严肃档案工作纪律，严格执行工作程序，既要保证档案形成过程不丢不漏不错，也要进行过程文件与结论报告、纸质资料与电子文档的互相印证检查，确保档案形成过程和档案内容的双重真实性。严格执行各类业务文件资料审查审批、移交接收程序，审签移交手续不完整的必须补充完善，防止无效资料进入档案。在资料整理过程中要分门别类区分不同内容、不同工作、不同形式、不同结果的文件资料，突出重点核心，降低资料整理的重复性操作。加强资料分类整理经常性沟通交流和监督检查，统一档案分类原则，杜绝不同人、不同时期、不同项目档案分类不一致现象。按具体事项闭环原则立卷、归档，建立科学的相互检索关系，提高档案利用效率。将档案移交作为参建单位工程尾款结算的前置条件，避免因新能源项目工期短、退场快，竣工后无人负责档案移交情况发生。

标准化档案室、库房建设是档案规范化保存的重要措施，是确保档案安全的重要保障。新能源项目新建的档案室、档案库房必须严格落实《档案法》《档案法实施办法》《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术要求，配套必要的防护设备，做到安全保护“九防”“两控”要求。有条件的新能源项目工程现场可以建设一体化智能化库房，不具备条件的应在现场配备符合保管要求的专用档案柜，解决现场保存不规范、不安全等问题。由于单个新能源项目档案资料相对较少，每个项目都设专门库房经济条件不允许，可以考虑由新能源开发企业统一建立标准化档案库房，按项目建设节点分阶段移交，多个项目档案集中保管，既能够保证档案管理硬件设备设施投入，也可以提升档案保存的现代化水平。

（四）推进档案信息化建设

在工程建设的同时，加大对档案信息化软硬件的投入，抓住新能源项目建设过程数字档案易于形成的有利时机，及时完善办公系统、工程管理等信息化系统与档案信息化软件系统的数据接口，实现归档资料自动移交。要同步做好电子文件积累、鉴定、整理、归档等工作，保证各新能源项目建设全过程有保存价值的电子文件真实、完整、有效，实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。在项目招标文件编制过程中应约定数字化资料、档案移交要求，为实现外委单位移交档案的信息化做好铺垫。在档案形成过程中，可向项目参建单位开放一定权限，在专业档案人员指导下同步开展电子档案和实体档案的整理、分类、编号等工作，严格落实电子档案和实体档案同步移交。坚决防止由于新能源项目建设快、设计施工监理等单位退场快影响数字档案建设情况发生。

充分发挥互联网技术的优势，建立档案信息平台，完善数字化档案库，丰富数字档案资源，开放网络档案检索、传输通道，创新档案服务手段，实现档案资源企业内部网络共享，提高档案利用效率。定期开展档案信息检查工作，保证档案数据真实、完整、有效的同时，数字化档案应与实体档案保持一致。加强档案系统的安全管理，档案数据库的存储设备应与外网实行物理隔离，采用身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，确保档案信息和信息网络传输的安全，防止失密、泄密的发生。积极组织档案信息化培训，加快数字化、信息化知识普及，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术技能。

三、结语

档案作为国家经济社会发展建设情况的真实记录，是促进我国各项事业科学发展、维护国家和人民群众根本利益的重要依据，在新能源迅猛发展的关键时期，各有关单位和相关人员有必要认真分析档案工作面临的新形势新困难新问题，采取积极务实有效的应对措施，加大对档案工作的支持和保障力度，将能更好推动档案工作的高质量发展。