大数据时代背景下档案管理工作的研究

◎郭艳红

在社会经济不断发展的过程中，档案管理发挥着越来越重要的参考作用。大数据技术已经被广泛应用到社会各个领域，在档案管理工作中也起到重要作用，不仅使档案管理工作效率得到了进一步提升，也使档案管理模式实现了创新发展，档案的储存质量和利用效率都得到了明显的提高。

一、大数据时代背景下档案管理的主要特点

随着大数据技术的广泛应用，人们的生产生活也发生了极大的改变，尤其是大数据拥有着强大的存储容量，能够自动获取信息数据，深度挖掘有价值的信息。所以说在档案管理工作中，运用大数据技术不仅可以使档案信息数据的处理速度显著加快，还可以使档案信息数据的质量得到提升。

（一）提高了档案信息数据的可用性

在大数据时代背景之下，信息数据呈现出海量增长趋势，这使得档案信息的数量成倍增加，传统的档案管理模式已经无法适应时代发展需求，不能快速高效地深度加工、整理和储存海量的数据信息。在档案管理工作过程中，通过运用大数据技术，能够广泛收集海量数据信息，并对其进行深度加工，从中筛选出更有价值的档案信息数据，以此提升档案信息的利用率。

（二）增加了档案信息数据的动态化

随着大数据时代的到来，数据存储已经逐渐代替了传统的纸质档案存储，使得档案管理在内容和空间上都得到了有效扩展。尤其是档案信息数据的存储并不像以往占据实质性的存储空间，这使得收集和整理档案数据信息这项工作可以随时随地进行。从理论层面上说，档案信息数据存储量非常大，大数据技术的应用使档案信息的动态搜集、整理以及储存得以实现。比如人事档案管理，在人员的招聘、入职以及离职等各个环节，会产生大量的动态档案信息数据，都需要收集、整理等，如果采用传统的档案管理模式，受空间所限，只能挑选关键的档案信息记录在档案中。但是随着大数据技术的应用，档案信息可以非常详尽，这也使档案信息数据更加动态化，进而让档案管理更加全面化和具有真实性。

（三）增加了档案管理的复杂性

随着社会的不断发展，档案信息数据不仅快速增长，在类型上也越发地多样化，虽然能够使不同人群的不同需求得到有效满足，但也使档案管理更加具有复杂性，尤其是在划分档案信息数据种类的过程中，如果无法确定其准确的类型，会使档案信息数据变得较为混乱，档案数据的复杂性也由此增强。另外，在对档案信息进行分析时，如果缺少有效的工具，则无法准确分辨出信息有无价值，而这样会使得一些没有价值的信息数据被输送出去，档案管理的难度也会因此而增加。

（四）提高了档案管理的便捷性

在档案管理工作中，随着大数据技术的有效应用，传统的档案数据收集整理方式已经失去优势，获取档案信息数据的途径也更加多元化，档案信息类型变得更加丰富多样，例如结构化数据、非结构化数据等。相较于传统纸质档案，大数据技术既能够有效保存纸质档案，又能够大量储存音频、视频等档案信息数据，打破了传统档案管理模式的局限性。另外，通过存储不同类型的档案信息数据，可以根据档案管理的实际需求将档案信息数据类型进行相应的转换，深度挖掘档案信息，从中找到更加有价值的信息，这充分体现出了档案管理的便捷性。

二、档案管理工作存在的问题

（一）档案管理理念滞后

随着大数据技术手段的成熟，档案信息资源数据在结构上发生了极大的改变，数量与日俱增，种类也更加多样化，逐渐形成了十分庞大的数据库，而要想深度挖掘出档案信息资源中有价值的信息，就要改变档案管理理念。在实际开展档案管理工作过程中，工作人员应科学合理地利用档案云存储系统，开发出有价值的档案信息数据，可以为广大用户提供更加优质的信息服务，使档案管理工作品质和效率得到进一步提高。但就当前情况来看，仍有些档案管理部门或是档案管理人员采用传统档案管理模式，在理念上也存在一定的滞后性，尤其是未能充分利用大数据技术满足用户的实际需求，这使得档案管理工作无法顺利地朝着现代化方向发展。

（二）档案管理设备尚不完善

档案管理工作要想为用户提供优质高效的服务，就要有完善的设备作为支撑。随着大数据时代的到来，档案管理人员在实际开展服务工作过程中，要想快速高效地完成档案信息数据的储存、利用等工作内容，就要充分借助云平台等设备。然而，有些档案管理部门并没有配备相应的设备，致使档案管理缺少有力的支撑，这样不仅无法有效收集和整理档案信息数据，也无法给广大用户提供远程档案信息服务。总的来说，由于必要的设备严重不足，档案信息数据无法与大数据实现有效融合，这就影响到了档案管理部门工作质量和效率的提高。

（三）档案管理人员缺少安全意识

档案信息资源的安全性对于档案管理系统至关重要。因此，在大数据时代背景下，档案管理工作的开展，必须借助各类先进的大数据技术手段才能顺利实施。在这一过程中，应将档案信息数据的安全性放在首位，切实提升档案管理人员的档案安全管理意识，让档案信息数据库的安全性进一步得到保障，以免因工作人员疏忽大意而发生泄露、篡改等情况。然而部分档案管理部门在安全防控方面缺少相应的技术，致使档案信息数据得不到有效的保护，再加上有些档案管理工作人员安全防范意识薄弱，使得档案信息服务的安全性不足。

三、大数据背景下提高档案管理工作水平的策略

（一）树立大数据档案管理意识

在档案管理工作过程中，要想使大数据技术得到有效应用，就要树立大数据管理意识。首先，积极转变档案管理思想。在开展档案管理工作过程中，通过科学合理地运用大数据技术，并在充分考虑广大用户实际需求的情况下，进一步强化档案管理人员的大数据思维和档案服务意识，创建一套具有现代化特征的档案管理模式，由传统单一化的管理模式向大数据管理模式转变。在实际工作过程中，加大大数据技术手段的应用力度，为广大用户提供更加优质的档案服务。其次，不断完善创新档案管理体制。档案管理部门应始终秉持着开放性的原则，在开展档案管理各项工作过程中，科学合理地运用大数据技术，不断完善创新档案管理模式，以此使大数据技术的效用充分发挥出来，推动档案管理工作紧跟时代发展步伐，进而实现持续稳定的发展。最后，着重提升档案信息数据的远程服务水平。档案管理部门通过运用网络化、信息检索智能化以及GIS等先进的现代化信息技术，使档案管理系统功能更加强大，进而使档案信息数据管理效率得到提升，使档案信息检索更加精准。与此同时，通过积极创建档案网络远程服务平台，让档案信息管理不论是在工作效率上，还是在服务品质上都得到明显的提高。

（二）不断完善创新档案管理机制

档案管理部门在创新档案管理机制的过程中，通过多方面运用大数据技术，使其与档案管理实现全面化融合，从而在设计新型档案管理机制的过程中做到规范化、系统化，以此营造一个良好的运行环境，确保档案管理服务体系得到进一步的完善，并推动档案管理工作的高效开展。随着大数据技术的广泛应用，信息共享已经成为必然趋势。因此，档案管理部门要想在档案管理水平上有显著的提升，就要充分子解广大用户的实际需求，遵循信息共享这一发展理念，积极打造共享信息服务平台，在档案信息数据安全性得到有效保障的基础之上，与其他地区或是行业的档案管理部门建立起良好的合作关系，使档案管理系统协同开发，以此使广大用户群体的不同档案信息需求得到有效满足。也就是说，用户在登陆档案信息系统，或是在搜索查询档案信息的时候，都要经过大数据安全技术平台来进行身份的验证才能够正常使用。与此同时，针对不同的用户设置不同的访问权限，以此保证在共享档案信息数据的时候，数据的安全性不会受到影响，从而打造一个具有互联、互通、共享的档案信息服务体系，为广大用户提供更加便捷高效的档案服务。

（三）创建智慧档案管理平台

随着档案管理工作的不断深化，档案工作人员已经不再是只对档案信息数据进行简单的罗列就可以了，而是要科学合理地运用大数据技术，广泛收集、整理、深度加工以及全面应用档案信息数据。这样一来，档案管理所涉及的环节会越来越多，就需要对档案信息数据进行智慧化的管理和应用。要将工作重点放在档案管理技术的提升上，运用相应的技术创建档案管理智慧化平台，充分发挥其辅助作用，以便于在管理上能够更加高效地运行。与此同时，还要深入分析广大用户各方面的需求，基于此来创建档案管理智慧平台，从而为用户提供全方位的智能化管理服务。

（四）建设一支高素质的档案大数据信息管理队伍

随着大数据技术的不断深化应用，档案管理人员要由传统的纸质化管理向信息化技术管理方向过渡，这就需要档案管理人员积极提高自身业务能力，熟练运用信息化技术，这不仅是进行现代化档案管理的必要条件，也是档案管理实现优化升级的重要途径。现代化档案管理模式需要相关工作人员向专业能力强、综合素养高以及技术技能过硬的全能型人才方向发展，可以将信息化技术、数字化技术以及档案管理等科学合理地融合在一起，从而使档案管理的品质和效率得到有效的提升。因此，在档案管理由传统向信息化过渡的过程中，要对档案管理人员进行培训，通过定期组织开展培训、交流会以及邀请专家讲座等方式来提升他们的业务素养，并制定相应的奖惩机制。例如在工作中表现良好的员工可以在薪资、职位以及福利待遇等方面给予适当的奖励；而对于那些在工作中表现消极的员工，则应给其调离岗位等适当的惩戒，督促他们积极提升自身的专业技能，从而为广大用户提供更加优质的档案服务。

（五）不断完善大数据档案信息安全保障机制

在大数据时代背景下，档案的归档、收集、利用以及挖掘等都要通过特定的软件才能够实现，并且为了使档案的管理、调阅更加便捷，档案信息平台的开放化成为必然的发展趋势。而在这一过程中，确保档案数据的安全性是极为关键的，因此，要创建完善的档案信息安全保障机制。一方面，应对与档案信息有接触的工作人员开展安全性管理培训，切实提高档案管理人员各项工作水平，建立起完善的人才培养及其晋升机制，尽可能地避免人才流失，与此同时，在组织开展培训等学习活动过程中，应着重培养工作人员的道德品质和职业素养，以免工作内部出现安全疏漏。另一方面，应对档案做好相应的备份工作，以免发生火灾等意外情况而导致档案损毁、丢失等。还要加大资金投入力度，及时更新升级硬件设施，使电子信息设备更加高效安全，在推动档案管理工作平稳发展的同时，为用户提供良好的档案信息服务。进一步强化系统的安全性能，及时更新防火墙和杀毒软件、密保方式等，让系统的运行更加安全可靠。

四、结语

综上所述，科学合理地运用大数据技术，已经是开展档案管理工作的必然趋势。因此，作为档案管理部门，要充分认识到大数据等先进信息化技术的重要性，积极转变管理思想，不断探索档案管理工作实现优化升级的方式方法，紧跟时代发展步伐，推动大数据与档案管理工作实现有效融合发展，从而使档案管理工作水平得到全面提高。