“互联网+政务服务”背景下房地产档案数字化管理的探索与应用——以日照市智慧房产信息化建设应用为例

文｜日照市住房保障管理服务中心 李国强

【关键字】互联网+政务服务；房地产档案；数字化管理

随着科技革命与产业变革的加速演变，新一代信息技术实现了迅速发展和快速普及，我国的现代化进程不断加快，为社会发展和各行业进步带来了新的机遇与挑战。以信息技术为依托构建的房地产档案数字化管理迎来新的变革，档案管理范围进一步扩大，档案管理方式也在一定程度上得到优化。国家长期以来致力于推进政务信息化工作的开展，房地产档案数字化管理工作的完善，在一定程度上可以反映出房地产行政主管部门的管理和服务水平，进一步改善营商环境，极大的提升人民群众办事效率。

1.房地产档案概念与特点

1.1 房地产档案的概念

房地产档案是指房地产行政管理部门在房地产发证登记、房地产交易买卖、房屋动拆迁、建设用地及批租用地活动中，经过收集、整理、鉴定，按一定的手段形成的反映产权人、房屋自然状况及使用土地状况，应当归档保存的文字材料、计算材料、图纸、图表、照片、录像带、录音带、磁介质软盘等各种载体内容的文件材料。主要包括房地产开发管理档案、房地产经营管理档案、房地产交易档案、物业管理档案、房屋安全管理档案等。

房地产档案是除房地产权属证书外法律认可的、确认房地产权利归属、鉴证房地产权属处置的唯一有效证明[1]。它既是城市档案库中的重要门类，同时也是国家档案的重要组成部分，在房地产市场监管中占据重要地位，对城市经济和房地产市场健康稳定发展发挥着重要作用。

1.2 房地产档案的特点

1.2.1 法定性

房地产档案所包含的各类文件均严格按照国家法律法规标准和地方档案管理具体细则进行保存，电子档案与纸质档案同样具有法定效力，是司法鉴定的有力依据。当房屋在拆除、买卖、继承、抵押、历史遗留问题处理等环节出现纠纷时，为了更好地明确房屋权属关系和法律责任，房地产行政主管部门、司法机关、律师事务所可依法对房地产档案进行调查取证，掌握重要依据以便更好地完成房地产纠纷和物业纠纷处理等工作。

1.2.2 动态性

房地产档案并不是固定不变的，其具有极强的动态性，档案经常处于一种不断更新的状态。如当房地产开发企业上传建设工程进度时需要修改房地产开发管理档案；当物业企业更改公司资质、上报维修资金使用情况时需要修改物业管理档案；当房地产出现转让、租赁、抵押等行为时需要更新房产交易档案；当居民业主在购买商品房缴纳定金、首付款、全款和住宅专项维修资金时需要根据房产交易的发展变化对购房协议、房屋交易合同、缴存凭证等档案进行不断补充。房地产档案应实时全面地反应房屋的各项变化，这样才具备使用价值。

1.2.3 凭证性

房地产档案中包含了很多具有使用价值的原始、有效凭证，例如定金收据、购房发票、契税发票、住宅专项维修资金发票、物业管理收费凭证、维修项目表决结果等，这些文件均可作为单位主体或个人在办理房地产和物业相关业务时的有效证明材料。除此之外，房地产档案在城市建设和管理中发挥着重要的参考和凭证作用，为政府和有关部门进行规划建设、老城改造、社区治理等工作的开展和决策提供帮助。

1.2.4 私密性

在房地产档案的使用过程中，对于涉及到的权利人身份信息、房屋档案信息等根据国家相关法律进行私密化处理；对于涉及到国家机密的房地产档案设置调取权限并对做加密处理；对于涉及到房地产开发项目的档案，不可完全向社会进行公开。因此为了保障房地产档案的安全和相关权利人的隐私，房地产档案具有一定的私密性，这一特性直接体现在房地产档案管理系统的底层设计当中。

1.2.5 开放性

房地产档案作为一种关键的档案类型，在单位和个人的财产档案构成中占有重要地位，直接关系到权利人的经济利益，随着房地产档案的不断更新和完善，社会公众对其透明度和利用率需求越来越高。在保证房地产档案数据防攻击、防篡改的同时，对政务公开范围内的房地产档案以及部分保密期满的档案向社会进行公开并提供档案查询服务，以保障公民对档案的所有权和知情权。因此房地产档案具有一定的开放性。

2.问题分析

近年来各地房地产项目数量呈现井喷式增长，项目建设、房屋交易、房产纠纷、住宅维修等事项的逐渐增多使得相关材料和证明文件的数量越来越多，给房地产档案的管理工作带来了巨大压力，房地产行政主管部门、司法部门、开发企业、物业企业、居民业主在档案管理和使用过程中逐渐发现了传统房地产档案管理的局限性问题。

一是传统纸质档案不易保管。在实际的房地产档案管理工作中，特别是查阅和整理环节，由于人工操作的不确定性和其他环境因素的影响有时会造成档案文件沾染污渍、破损丢失，直接影响了档案的完整度和清晰度，严重时可能导致档案无法继续使用。此外，纸质档案中书写和印刷的字迹材料容易受到自身材质和存储环境等因素的影响，出现氧化褪色、字迹模糊的现象，直接影响了档案的长期保存和调取使用。

二是房地产档案管理存在较大安全风险。随着房地产业务量的不断增多，档案的调取率和使用率不断提高，房地产档案抵御风险能力有限的问题逐渐被放大。部分地区出现了在纸质版房产交易合同、预售资金缴存凭证、维修资金票据在归档及使用过程中发生人为篡改和故意销毁的情况。给房地产司法诉讼和仲裁工作带来了很大的难度，严重时将产生巨大经济损失，造成不可挽回的结果，危害人民群众的合法群益和根本利益。

三是信息化管理落后制约服务水平提升。当前我国信息化建设正处于飞速发展阶段，为房地产档案管理工作带来了许多便利。但部分地区房地产档案管理系统版本老旧、更新升级不及时，现有新业务无法在旧系统中进行办理，系统也缺乏管理新业务档案及资料的功能，与此同时网络上的恶意病毒不断更新，系统中的已有档案受到很大的威胁。造成了业主办理房产业务困难、新档案存储不及时、老档案面临被攻击等诸多问题，直接制约了主管部门服务水平的提升。

3.应用实践

近年来，日照市住建局深刻贯彻落实国家关于“互联网+政务服务”的改革要求，高度重视房产服务工作。目前，日照市智慧房产涵盖了房产交易、物业管理和住宅专项维修资金管理三大核心业务，应用成效显著。截至目前，系统合计管理的各类档案总数达到260 多万份，房地产档案进入信息化、数字化时代，在业务工作中得到了广泛应用。

3.1 完善规范制度，狠抓档案管理

日照市住建局长期以来狠抓档案管理，从档案管理制度和人才培养制度两个维度出发，不断吸取各地优秀房地产档案管理经验，建设符合日照实际的档案管理制度和人才培养策略。一是严格落实国家颁布执行的《档案法》和《房地产管理办法》等法律法规，以群众的利益为核心，持续探索房地产档案管理制度的创新，明确了档案管理工作的责任、流程、方法和意义，使日照市房地产档案管理得以动态、平稳、高效运行，提高了企业和居民使用档案的效率，得到了社会各界人士的肯定。二是不断加强档案管理专业人才队伍建设，制定了人才培养制度，利用房地产档案管理发展过程中的实际案例进行情景化培训，建立正向的人才激励机制激发工作人员的工作热情和积极性，定期与其他地市房地产档案管理中心开展经验交流活动，营造出了一个有利于优秀人才脱颖而出、专心工作、健康成长的发展环境和工作氛围。通过不断完善档案管理制度和人才培养制度的建设，日照市住建局实现了管理工作的标准化建设，优秀人才潜力的充分挖掘，为充分发挥房地产档案的资源作用提供了双重制度保障。

3.2 夯实数据质量，牢筑档案价值

近年来，日照市房地产行业快速发展，交易数量与事项不断增多，各种手续日渐完善，交易管理更加规范，随着政务服务事项网办深度的不断增强，档案的共享、协同与开放越来越重要。房地产档案主要包含档案原件与档案数据两个部分，档案的电子化管理，主要是在计算机中录入档案信息，并利用相应的系统实现信息的整理、收集、分类等，让传统纸质信息转化成电子信息，方便档案的查阅、修改及保存。而在这个过程中，会涉及从业主体信息(开发企业、物业企业、银行等)、住宅小区信息、房屋信息、业主信息等大量重要的基础数据，这些数据的来源可能包括手工录入、高拍仪扫描、数据共享集成、历史数据迁移等，大量多源异构数据严重影响了数据质量，给后期管理和应用带来极大困难。为了解决这一问题，日照市住建局从源头入手，采用统一的数据标准建立全市统一的楼盘表作为重要的“数字基建”基础数据，同时在数据采集、入库检查、数据维护等各个环节制定统一的技术规范，落实“一数一源”的信息交互与共享机制，保障档案中的关键核心信息与开发项目管理、行政审批、房产交易、物业管理、维修资金管理、不动产登记等数据交换的规范性，提高档案基础数据的质量与使用价值。

3.3 丰富应用场景，提升服务效能

房地产行业具有极强的服务属性，对房地产服务的需求越来越大，这不仅仅表现在真实、准确、全面的信息服务，也体现在高效、安全、便捷的业务服务，这就需要充分发挥档案的支撑作用，解决房地产业务过程中材料繁琐、流程复杂的问题。在“互联网+政务服务”的大背景下，日照市住建局深化放管服改革，通过行之有效的信息化手段，实现档案信息的高度共享，打造了无缝衔接的全链条房产服务体系。

在房地产项目开发建设阶段，开发企业通过系统在线填报电子版《房地产开发项目手册》，同时通过数据共享拉取预测绘、实测绘信息，生成新的楼盘表，并在系统中归档留存，市住建局基于此开展项目管理和资金监管工作。

在房产交易阶段，涉及新建商品房预售（销售）的，开发企业需将《国有土地使用证》《建设用地规划许可证》《建设工程规划许可证》《建筑工程施工许可证》《商品房销售（预售）许可证》《住宅质量保证书》（五证一书）等材料通过系统进行数字化处理，直接上传主管部门备案，部分材料可以通过数据共享获取，不再要求企业提供。签订合同时，为保证房源的真实性与合法性，维护购房人合法权益，系统首先通过对接产权档案对房源进行核验，核验通过后生成结果报告，方可进行签约。系统内置合同模板和电子签章，买卖双方可直接在线签订合同，涉及资金监管业务的，系统会根据资金交易状态生成交存通知书、拨款/退款通知单等材料。整合房产交易阶段中采集、上传、生成的各类材料，经审核后均实时归档留存，全程留痕可查询追溯，降低交易风险。

在物业管理方面，主管部门首先对全市住宅小区的物业服务合同进行数字化备案，作为管理的基础依据。系统同时提供了物业费线上自助交存、报事报修等多样化便民服务，其生成的交费凭证、电子发票、服务工单及现场照片等材料均作为物业服务档案进行归档留存，方便物业服务企业和业主查询。

在维修资金管理方面，维修资金交存前，系统首先通过对接网签数据获取房屋档案、业主档案和合同档案，自动计算金额并生成待交费信息，群众通过“日照市维修资金”微信小程序即可实现维修资金“零资料”线上交存，方便快捷。交存完成后系统自动生成电子票据推送业主移动应用并归档留存。办理维修资金使用业务时，申请主体可通过山东政务服务平台进入系统，将项目申请材料、维修和更新改造方案、实景图片、工程招投标证明、施工合同、分摊清册等档案进行数字化处理，统一上报业务主管部门，同步发送至“日照市维修资金”业主小程序进行线上公示和表决，最终将所有涉及使用业务的档案进行归档。在档案开放利用方面，办事企业和群众可以通过统一的政务服务平台和“日照市维修资金”小程序入口，自助查询和使用维修资金档案，安全高效。通过信息化建设，日照市维修资金核心业务均实现了线上即时办结，群众满意度大幅提升。

3.4 创新技术应用，安全规范管理

日照市智慧房产推动了档案存储管理工作的改革与创新。首先，系统根据市住建局要求对档案数据共享接口、档案类型、档案管理人员、档案格式、归档方式等基础规范进行定义，业务人员可通过电子填报、OCR 识别、数字化扫描、影像上传、Excel上传、数据共享等多种方式进行档案信息采集。针对数字化档案和影像档案，实行“机控+人控”双重验证方式，对格式规范和档案质量进行审核。在业务处理过程中，系统通过预设规则自动判断当前节点档案是否需要归档，归档时通过支撑网络化系统运行的数据库进行存储，并根据档案类型和业务划分进行分类编目，以实现更高效的网络化利用。归档后的电子档案可以对分类目录、保管期限、保密级别和开放范围进行配置，当对档案进行申请、查询、下载、打印、共享等操作时，系统自动记录操作人员、当前时间和档案信息生成使用记录，方便查询与追溯，实现了档案全生命周期动态管理。

针对“互联网+政务服务”下社会广泛关注的信息安全问题，日照市住建局多措并举，打造了完善的档案安全防护体系。日照市智慧房产依靠先进的技术手段支持和严谨的业务流程约束，多维度有力保障房产业务的规范性和信息的安全性。首先在硬件和网络基础环境层面，日照市智慧房产依托政务云资源建设，能够在网络安全、应用安全、数据安全等方面提供充足的基础保障。其次在业务应用层面，所有从业企业与人员都必须通过系统备案才能开展业务，居民则需要完成实名注册和实人认证，系统采用了人脸识别技术验证居民身份，以确保业主本人在进行房源核验、费用交存、电子表决等操作时的真实性与合法性。最后，在房产交易过程中，所有涉及法律风险或企业个人身份隐私信息的档案，如合同类档案、业主表决结果等，均通过权限管理和加密算法合理控制开放利用范围，在提供便捷、公开、透明的房地产服务的同时，保护企业和居民的隐私安全。

4.结语

当今社会已全面进入信息化时代，房地产档案的数字化升级是大势所趋，是充分发挥房地产档案管理作用的必然途径。实现房地产档案的数字化管理，一方面可以极大地延长档案的保存时间，并且解决纸质档案占据空间大的问题；另一方面，实现房地产档案的分类管理将使档案的储存、传递、使用等操作更具有规范性和便捷性，有效提高档案管理效率和政务服务水平。从促进国家政策实施的角度来讲，对房地产档案进行信息化管理，有利于有关部门调动资料并对我国房地产行业进行深入分析，从而制定符合我国房地产行业发展情况的政策[2]。