借助新媒体 创新管理模式

◎文 孙小程

新媒体对企业办公室管理的影响

革新管理理念随着信息化时代的到来，大量企业都将新媒体技术作为自身产业转型的重要手段之一。新媒体技术不仅对产业结构造成了影响，也对传统的企业办公室管理模式产生了冲击。目前，新媒体的应用还处于起步阶段，其在办公室管理中的理念还尚未成熟，这也导致办公室信息管理效率仍旧较为低下。近年来，企业逐渐意识到办公室管理效率提升的重要性。因此，不少企业开始思考如何充分利用新媒体为办公室管理提供高效可靠的服务，同时也要求新媒体管理人员注重客户需求，为其定制个性化服务，此外还要重视对客户隐私的保护。

在新媒体环境下，办公室管理理念在逐渐得到完善的同时，信息管理效率也将得到提升。办公室采用网络系统完成信息传输和档案管理，可以打破时空限制，确保管理更为高效，能够顺应当下的办公室管理理念。

促进信息推广以往，办公室的信息传递多以纸质文件等形式完成，效率较低，且不利于档案留存。例如，过去企业工作人员在外出办事时，如果办公室要向其下达信息，很难第一时间通知到位，更难以及时完成完整的资料信息的传递，导致工作效率下降。新媒体技术的出现则有效解决了这一问题，办公室工作人员可利用新媒体技术建立企业官方微博、微信公众号等进行信息的推广和企业宣传，不仅宣传受众群体更广泛，信息推广效率也势必更高，再加上近年来移动通信技术的不断升级，工作人员可随时、随地进行办公室信息共享，极大地提高了办公室信息的利用效率。

满足信息交流的双向互动需求信息管理质量提升最大的受益者为信息的使用者。办公室的信息交流多为双向性的，办公室管理人员除了需要关注信息的发布和传播效率之外，还要考虑到信息使用者对信息检索的体验。新媒体具有互动性和信息双向传播的特点，这也改变了传统的传播方式，打破了传统的办公室信息管理者与使用者之间的边界。

提高行政管理效率行政管理是办公室的重要功能之一，新媒体的应用彻底打破了传统条块管理的模式。传统的企业办公室大型会议会务管理工作复杂繁琐，而新媒体的应用则打破了诸多局限，如视频会议、电话会议等，均突破了以往受地点限制等问题，无需员工本人到达会场也能完成会议，不仅提高了会议效率，也在一定程度上降低了成本。

新媒体在企业办公室管理中的创新应用

创新管理方式在科技飞速发展的今天，企业应保持不进则退的危机感，不断提高自身的竞争能力、创新和创造能力。企业办公室是联系企业内部各部门的纽带，也是承担各类行政业务的职责部门。大量企业的成功经验、失败教训等是弥足珍贵的财富，需要办公室帮助全体人员进行消化学习，才能保证企业内部形成合力，实现可持续发展。基于此，企业办公室要重视对上述资源的整合利用。同时，也要结合同行经验和企业发展进程，创新自身的管理模式。

创新信息安全管理在新媒体营销背景下，办公室管理必须重视提升信息化管理水平。企业信息本身是一把“双刃剑”，其能提高企业经济效率以及创新能力，同时也隐藏着极大的安全隐患。因此，企业必须要重视信息安全管理，从源头上避免黑客攻击，预防信息失控、恶意软件等的出现。

创新沟通机制企业办公室的沟通机制包括对内和对外沟通两个方面。在信息化时代，企业与内部员工、外部客户之间的沟通方式也发生了较大的变化，因此，办公室需要尽快创新沟通机制。

随着新生代逐渐步入社会，已经成为了部分企业的员工主体。因此，传统的“家长式”沟通模式已经不再适应当下的管理需求，甚至出现了部分企业员工在新媒体平台发布对企业不满、曝光企业内部问题的情况。由此也可以看出，企业员工管理也会受到社会舆论的影响，如不能及时有效地加以处理，将容易带来危机，影响企业的健康发展。而作为员工管理的主体，要想确保内部的和谐，办公室就需要认真制订新的内部沟通制度。

首先要创新管理理念，创建彼此尊重、互相学习的沟通环境。其次是要创新沟通交流的工具，充分挖掘新媒体的作用，营造开放式的沟通氛围。办公室管理要善于利用当下新生代认可的新媒体手段，如微信、微博、抖音等，从而拉进员工之间的距离，缓解沟通压力，使企业焕发出勃勃生机与活力。

其次，企业办公室与外部的沟通也极其重要，而开放、自由的新媒体也在不断推动着企业外部沟通机制的创新。只有构建良好的外部沟通机制，才能帮助企业树立起良好的形象，防范危机的发生，同时也能助力企业顺利度过危机，降低负面影响。

在新媒体环境下，企业办公室的管理仍然面临诸多问题，如人才结构不平衡、法律问题突出、隐私安全隐患重重等。企业应重视新媒体在管理中的应用价值，真正利用好新媒体技术，把握信息化技术高速发展的机遇，克服困难与挑战，切实提高企业办公室的管理效率。