办公室精细化管理工作效率的提升途径

2022-12-29杨玉娴

现代营销(创富信息版) 2022年9期

杨玉娴

（广州华南商贸职业学院广东广州 510550）

办公室是企业单位的重要组成部门，主要负责传达和落实企业的各种命令和要求，同时对单位内部与外部复杂的社会关系加以有效统筹，并辅助各项方针政策进行决策，其工作任务繁多。因此，必须着力进行办公室的精细化、规范性、科学化管理，才能提升办公室管理的工作效率，为促进企业的可持续发展提供必要保证。

一、办公室精细化管理的内涵

精细化管理，是一种以组织战略为目标，以内部管理规范化和效益最大化为基础，并根据各企业单位的实际状况所提供的管理和服务手段。精细化管理更讲究科学性和细节性。在具体的管理工作流程上，以办实事及配合各部门的管理为工作职能，并以此提升整体的管理质量和效率。在办公室精细化管理工作中，需要把科学、效率、结果、价值作为管理最根本的立足点，不断顺应时代要求，有效进行管理改革创新，体现管理工作的细节与有效性。而办公室精细化管理工作则是在传统的行政管理工作的基础上，发展起来的一个比较科学的管理模式，以达到对企业单位的有效管理。

办公室实施精细化管理，对一个企业单位的发展而言，一是能够将管理工作规范化、制度化。采用精细化管理模式，能够迅速找到在管理工作中存在的不合理现象，以便于对问题和工作过程加以总结，从而理顺工作关系，更加科学合理地进行各种管理工作。二是能够高效整合资源，降低对办公管理人员时间和物质上的耗费，从而提升工作效率，节省办公成本。三是精细化管理模式能够高效缓解实际工作中的问题，将许多工作提前考虑到位，并做好预防工作，减少后续出现更多的问题，从而提高团队合作意识。

二、办公室精细化管理的必要性

（一）推进精细化管理工作，是顺应时代发展的要求

推进办公室精细化管理工作需要站在更高的视角，大力改革当前的办公室工作方法，进一步优化管理理念，按照精准、细微、深入的要求，抓细抓实企业各项管理工作，顺应新时代的发展要求，促进企业单位的可持续发展。

（二）实行精细化管理，是管理创新的必然选择

办公室作为企业单位的综合部门，其日常管理工作是企业管理活动的重要组成部分。推动企业办公日常工作的精细化监督管理，进一步创新办公室工作管理理念、管理方法和技术手段，由被动工作向积极主动工作转变，由忙碌繁琐向严格秩序转变，由“过得去”向“零偏差”转变，是提高公共服务效率的必经路径。只有按照“精、准、细、严”的精细化管理工作标准来进行落实，企业办公室各项监督管理活动才能稳扎务实并富于实效地开展。

（三）促进办公精细化管理是提升办公管理工作有效性的主要渠道

近年来，办公室在组织行政、管理事务、做好业务工作，以及办文、办会、办公的服务质量与管理水平等均有了明显改善，全方位促进了办公室精细化管理工作的顺利进行，有效解决了目前在办公管理工作中出现的业务流程不优、岗责不细、职责不顺、责任落实不到位等问题，进一步提升了办公管理工作的总体效率，实现了各项工作效率优质、运行灵活、管理有序，从而更好地为企业单位服务。

三、办公室精细化管理工作的注意要点

（一）确保权责一致是办公室精细化管理的关键

要依据“定岗、确责、定规范”的规定，完善企业办公室管理工作的权责管理体系。定岗就是要严格对照企业办公室的管理工作职能和工作流程，科学合理地设定职位。确责就是要明晰划分岗位工作职能，规定各项工作协调衔接的节点和程序，努力做到职责分工明晰、各司其职、协同配套。定规范就是要依据企业局部功效最大化、总体功效最大化的需要，把各种管理规范具体分解到每一职位，形成企业岗位管理工作规范管理体系。在优化业务流程的前提下建立健全管理制度，在制度上确保权责一致和细致，是全面推进办公管理工作科学化、精细化管理水平建设的重要关键点。

（二）规范业务流程，确保有序运转

形成科学简洁、清晰明确的工作业务流程，是促进办公室及其工作人员科学化、精细化管理工作的重要前提条件。要借助现代企业管理理论，进一步完善和优化各种办公工作流程设计。要按照企业办公室职能，认真组织信息调研，使所有工作都依照业务流程运作。在业务流程设计中要实现目标明晰，环节清晰，努力实现各环节之间的无缝衔接，目标有机协调，信息资源共享，既互补又彼此约束，既提高工作效率又降低出错率。

（三）积极推进工作绩效评价，提升业绩

合理设定工作考评标准，对一些程序性较刻板、客观因素较强的工作，尽可能设计定量指标体系，对一些非程式化、主观因素较强的工作，设定必要的定性评估的指标体系。要采用科学合理的综合考评方式，运用行政信息系统，自主筛选和形成有关工作指标。对部分无法定量的工作指标，辅之以必要的人工方法，人机结合，提升评估效能。坚持将综合考评与分类考核结合，通过综合考评对办公室总体职责的实现状况做出全面评估，通过类别评估对办公室的重要职责状况做出单项评估。

四、当前办公室管理存在的主要问题

（一）管理目标不明确

当前，就整体状况分析，许多企业单位的办公室行政管理工作，由于涵盖了多个领域的各个环节，许多任务常常无法采用定量方法来加以确定，所以，有关企业常常不能制定系统而完备的管理工作计划，相关工作没有精准性与可执行性，在这样的状况下，各项管理工作都无法达到理想的效果。另外，由于企业办公室管理工作人员没有量化指标规定和评价标准，对各项管理项目缺乏明确性的标准，也就不能形成比较系统完备的管理体系，权责没有完全一致，因此在企业行政管理中，许多管理工作项目往往和现实的工作需要并不适应，而且缺乏相对应的奖励机制，从而使企业经常在办公室等管理环节中出现许多问题，影响企业的整体发展。

（二）缺乏科学的量化手段

由于各个企业办公室管理都较为繁琐，包括许多繁琐的管理细节，所以企业针对各种管理常常没有系统完备的量化手段，而这样的状况又使整个企业办公管理服务质量和工作效率都相对落后。首先，在企业管理流程中，常常无法具体量化和细分“品德、能力、绩效”等相关方面的内容，对于具体因素难以进行相对应的区分，同时在实际管理过程中，往往存在“重绩效，轻品德”的问题，从而使企业管理制度缺失，量化手段也得不到充分展现。其次，岗位评估流程中相应的考核指标常常与人员的具体岗位实践出现严重脱节，甚至根据各个职位情况而应用了统一的评估标准，从而对人员实际岗位目标产生了极大误导。最后，管理人员在针对各量化评估指数实施设计工作的流程中，并不能充分考虑到可实施性和时效性，从而造成了有些部门常常敷衍了事，或者只是在形式上完成每月的考评工作，对人员实际的评估质量和管理效益都会产生极大负面影响。

（三）办公室管理人员管理水平有待提高

在办公室管理工作中，已经越来越普遍地实施了精细化管理制度，不过从具体情况分析，一些办公室管理者往往并不具有高度的精细化管理意识，对精细化管理工作的基本内容、实施策略和创新举措等也没有深刻的理解，从而使相关精细化管理措施无法切实落实。此外，由于管理者没有精细化管理意识，从而使每个细节管理的工作都无法得到切实落实和完善，也导致各项管理中出现了不少疏漏，管理工作质量与效果均无法提高。

五、办公室精细化管理工作效率的提升途径

（一）培养精细化管理工作习惯，增强责任意识与精细化意识

要想让办公室精细化管理达到更大的效果，从而提高效率，一方面，必须养成良好的精细化管理工作习惯，在精细化管理工作环境中高效实施管理，并从所有具体细节方面予以有效强化，从而建立一个管理思想共识和实践活动，在潜移默化中逐渐内化管理素养和工作模式，这才能真正从根源上提高管理者的效率，以良好的精细化管理工作习惯为切入点，有效地推动企业管理水平的提高。另一方面，在现代办公室管理中，包括了许多的繁重任务和工作内容，都需要内部交流和外部服务，对于企业管理层和基层人员具有相互协作与交流的重要意义和效果，所以现代办公室管理者必须充分考虑到自己的实际工作职能和任务特点，在现实管理工作中要具备应有的社会责任心和使命感，具有敏感的洞察力，以保证管理工作可以达到较好的成效。同时，要严格贯彻并落实单位的各种规定和细则，在做好本职工作的同时，树立精细化意识，注重进行细节的管理工作，从细节之处表现工作品位，把创新意识和精细化意识渗透到工作中，以便于在精益求精的工作流程中，使办公室管理人员的自身价值和效率得以更进一步提高。

（二）健全规章制度，切实有效推进规范化工作管理

在办公室的精细化管理工作流程中，以具体的规章制度为准绳实施高质量的管理工作，能够保障各项任务都有章可循，有据可依，从而促进行政管理工作更加顺利，有相应的奖励制度为保障，能够在很大程度上调动管理者的工作积极性与主动性。在企业实际的工作流程中贯彻规范化的管理制度，能够进一步增强企业精细化管理的工作效果，使各类管理越来越标准化，为企业单位的健康有序发展作出极大贡献。

规章制度建设是企业单位精细化管理工作的重点。规章制度是精细化管理工作的基础，有着强制性的约束力。必须进一步健全办公室行政部门的管理机制，从而保证精细化管理工作的目标落到实处。健全规章制度，必须按照精细化管理工作的需要，构建严格的内部制度，明晰办公室管理人员职能，进一步严格和优化办公管理各项日常工作，促进所有管理工作精细化、量化和标准化，避免管理工作真空状态，实现以健全的规章对日常管理工作进行指导和规范。此外，必须完善督促检查规章制度，进一步强化执行性，保证所有规章制度认真执行。最后，要做到管理制度与时俱进，按照发展需要对现行制度加以修改补充、创新、完善，建立健全合理的规章系统，以高效、精确地贯彻于企业办公管理中，提高办公管理的标准化管理水平。

（三）加强企业文化建设，进一步形成高效的精细化管理文化

当前的企业文化建设起步相对较晚，同时总体发展目标并没有完成，这使很多企业管理层对精细化管理工作形成了错误的认知，使得企业办公室的精细化管理工作一直无法在此基础上实现。这就要求企业管理者必须逐步地转变工作思想，以长期发展和可持续发展的视角，对企业未来的工作方针及发展走向做出更加科学、合理的计划。同时，需要更加注重企业单位管理层的人文建设，对员工工作予以适当指导，在提高企业办公室工作人员积极性的同时，促进各项工作高效运作。通过积极构建企业文化建设的方法，逐步明确工作发展目标，促进办公室管理人员明确精细化管理工作的必要性和重要性，并意识到自己的工作态度及工作作风对单位精细化管理工作产生的影响，严格按照具体的工作流程，以严肃、认真的态度进行每一个工作环节及其工作内容，从根本上推动企业的综合管理实力稳步提高。

打造精细化的企业文化，营建更和谐的企业精细化管理环境氛围。在具体实施工作过程中，采用规范的内容和量化的管理手段，以反映实际的工作成效。建立精细化的企业文化，要全面适应企业管理方式“制度化、流程化、规范性”的需要，提高细致管理方式的质量和效率，促使办公室管理人员形成精细化管理工作思维和理念，实现企业管理方式由制度约束向文化制约进行过渡，以推动管理质量的提高。

（四）提升管理团队的专业能力

加大对办公室工作精细化管理力度，还必须提高内部人员的专业知识水准和专业能力。办公室的管理团队是实施精细化管理的关键，只有将管理团队的所有活动及操作做到精细化管理，才可以确保及时获取工作精细化的重要数据信息。因此，企业需要建立一个专业知识水准相对较高的管理团队。同时，需要形成与之相应的辅助团队，在为内部人员提供基本需要的同时，还要利用这些辅助工作方法提高管理团队的工作规范化水平及专业能力。企业还应定期对管理团队进行专业知识训练，为岗位业绩较突出的管理人员提供出外交流学习的机会，让其接触到更多的先进企业管理制度及运作管理模式，为企业办公室管理提供创新性的企业制度内容和管理制度建议，从而全面提高企业管理团队的专业管理能力和专业技术水平。

（五）进一步完善量化考核评估机制

在精细化管理中，必须重视管理工作成效的反映与考核制度等管理工作，并根据情况加以不断改进与充实，因此，需要建立比较系统完备的量化考核评价体系，从而使精细化管理工作的所有内容都融入这样的机制当中，进行周期评价，并设置相应的奖励方式与方法等，以实现对精细化管理评价与考核的常抓不懈，进而实现各项管理工作内容。绩效评价制度还可以有效融入人员培训和考评激励机制中，即以充分调动人员的积极性、主动性为基本准则，制定相应的执行制度，并着重强调对评估成果的有效运用，以考促管，从而提高企业的整体管理水平。