全面预算管理信息系统在企业中的应用

吴 浩

（上海市北高新（集团）有限公司，上海 200436）

一、前言

全面预算管理是集控制、考核、监督、评价、激励等功能系统化内部管理工具，企业借助信息时代的优势，着手构建全面预算管理系统，基于对全面预算管理功能的需求分析，搭建系统框架，提高预算管理编制、执行控制、分析以及考核评价等环节的效率，放大全面预算管理对企业经营的积极作用。

二、全面预算管理信息系统在企业中的应用分析

1.提升预算编制全面性，深化业财融合

预算编制是企业全面预算管理的起点，全面预算管理系统在预算编制环节中的作用显著，如预算基础数据收集更全面、更及时；预算编制期间的各单元沟通、信息共享效率提升；加速业务财务部门融合，提升预算编制全面性等。全面预算管理信息系统在预算编制环节应用过程中，首先，由业务部门依托全面预算管理信息系统对内外部数据信息进行分析，以任务为单位编制业务计划，提出预算需求；第二，负责编制预算的财务人员使用信息系统统计汇编全部业务计划，采集预算需求数据，同时在对比分析上期预算执行结果的基础上，分析预测企业的经营情况[1]；第三，全面预算管理委员会根据企业的战略、目标和分析预测，确定预算目标并下达，全面预算管理信息系统自动预算目标逐级分解形成预算指标落实到相关部门；第四，各部门根据预算指标调整业务计划，根据任务的轻重缓急配置预算资源，并通过系统反馈预算草案；第五，财务部门对调整后的业务计划进行整合汇总形成预算草案，在汇总期间系统可实时分析预算草案与实际的差异，一旦差异过大立即要求对应部门进行整改完善；最后，预算草案经法定程序批准后形成覆盖全方位、全过程的全面预算并付诸实施。在全面预算管理信息系统应用时，通过业务计划与预算的相互转换，业务和财务部门的沟通联系频率明显增加，同时预算管理也是加深业务财务融合的重要切入点，在信息系统的加持下，企业的业财融合速度不断加快，业财联系加深，高效的信息共享促使企业的预算编制数据更加丰富，预算编制覆盖范围广泛，预算编制全面性提升。

2.实施动态监督预算执行控制，降低预决算差异率

全面预算管理信息系统全面覆盖所有环节，系统中的监督控制模块对预算执行环节的约束力较强。分管预算执行控制工作的人员利用系统实时跟踪监督预算目标、指标具体执行情况，而且信息系统中存在多个控制模块，如费用控制、项目管控、供应链等模块，不同控制模块对应不同阶段的预算执行控制。比如日常经营费用预算控制是由费用控制模块完成；投资预算控制是由项目管控模块完成；采购预算控制是由供应链模块控制。基于“无预算不执行”、“超预算不通过”的原则，业务部门在无预算的情况下无法发起签约、支付流程（对于特别紧急事项根据经验系数预留少量应急预算以免耽误工作），对于超出预算的流程，需要特殊程序（追加预算或“三重一大”审议）方能通过。基于信息系统的预算控制可精准把控各个预算执行进度，快速发现并解决预算执行问题，最大程度地降低预算与决算差异率，提高预算有效性。

3.实现及时、灵活的预算分析

企业借助全面预算系统可实现及时、灵活的预算分析，预算信息系统可作为信息分析平台，根据各个部门的分析需求提供分析模板，集成核算、资金、资产、成本等系统中的预算执行数据，进行多阶段、多主体、上期本期预算对比、同期对比的预算分析。系统将分析结果按照依次反馈至相关部门，方便其根据结果对本部门预算执行问题进行整改或者调整预算进度，在预算分析过程中发现重大事项影响预算的情况，由系统立即反馈至全面预算管理委员会处理，看是否有必要按照流程进行预算调整[2]。

4.以精准的考核评估模型，准确评价预算执行情况

全面预算管理信息系统可为企业提供多样化预算绩效考核评估模型，方便企业对不同类型的预算指标进行精准评价，比如对预算基本指标、预算辅助指标、预算修正指标等。全面预算管理信息系统的绩效考核模型中，将定量指标和定性指标相结合，对整体预算执行进行评价，确定各部门预算绩效达成情况，按照企业的奖惩机制对相应部门进行奖惩，同时总结预算执行评价结果，为下一期预算提供预算编制基础数据。

5.发挥预算的先导作用，保障与促进经营目标的实现

信息系统可以充分发挥全面预算的企业战略导向功能，确保系统支撑下各单元按照企业战略目标的统一指引，不断优化资源配置和业务协同，在价值创造、风险管控、结构调整的同时，保障与促进经营发展目标的实现。

三、企业构建全面预算管理信息系统的步骤

1.确定构建思路

企业构建全面预算管理信息系统应当提前确定构建思路，结合系统的业务定位和逻辑，分析信息系统的具体功能。在构建全面预算管理信息系统建设思路时，需要考虑以下三个内容：第一，预算体系设置，信息系统中应当包括预算体系设置功能，为企业设置预算组织架构、预算维度、预算表格模板提供平台。预算组织架构不完全等同于行政组织架构设置，需要围绕预算责任将组织单元重分类为收入、成本、费用、利润、投资五类预算中心，并根据预算责任中心的类别分别设定其预算管理目标；预算维度方面，需要通过预算系统与财务核算系统的接口，保持预算会计科目与核算会计科目的一致，以便统一收录预算编制和执行数据，并且与会计核算系统内的数据进行比较分析。第二，全面预算管理信息系统建设必须完善预算编制功能，具体包括预算编制、预算审批、预算上报等功能，在编报过程中，可以运用业务计划这一工具，将业财转换封装在预算系统内自动完成，提高预算编制的时效性、准确性和可理解性，为预算执行夯实基础。第三，预算变更调整功能，业务部门可根据实际情况对纳入预算的业务计划提出变化请求，在对计划变动审批的同时，系统将业务计划变化导致对预算结果的影响反馈至预算管理体系，相关人员根据权限审核批复生效后，调整预算考核指标数据[3]。

2.设计框架结构

关于全面预算管理信息系统框架结构设计，具体可以从技术和功能层面入手，一是技术框架，信息系统所使用的技术必须符合当前及未来的主流趋势，且系统需反应迅速、响应及时，在数据采集、加工、整合、传递过程中保持准确。企业在经济实力允许前提下，尽可能选择灵活程度高、扩展性能强劲的技术平台，数据库系统的选择可参考合作软件供应商的意见，整体来看，全面预算信息系统软件应当遵循统一集成、使用B/S模式、主流集成框架、采用容易管理的软件工具等原则。同时全面预算管理信息系统的安全性必须重视，按照国际规范进行系统安全设计，明确划分系统访问、管理、操作权限，针对存储数据设定安全标准，并优化日志监管功能，实时监管操作人员在系统中的操作。二是功能框架，基于企业的全面预算管理流程设计系统功能，分别是：预算体系设置、预算编制、预算监督控制、预算分析、预算变更调整、预算绩效考评。企业需根据实际预算业务需求，结合未来发展趋势涉及全面预算管理信息系统功能框架，在此功能框架基础上企业可按照发展变化继续优化功能，扩大全面预算管理信息系统覆盖范围，充分发挥其作用。

3.设置功能模块

（1）预算目标制定

预算目标制定功能模块有三个子功能，分别是设定预算目标、表单定义和目标分解，具体流程是：预算管理委员会对企业经营战略布局、经营目标进行分析，然后通过预算系统与企业的报账系统、影像系统和数据中心采集涉及预算的各项数据凭证，经过系统综合分析后确定预算总目标。系统将总目标分解至各个业务部门，表单定义则是在预算样表、项目表、指标分析表中选择与企业全面预算管理相关的科目。

（2）预算方案编制

预算方案编制功能模块主要有业务计划申报及审核、预算汇编及审核、预算生效发布三项内容，业务部门通过填报业务计划，提出对预算资源的需求，经业务分管领导的初审，进入待汇总状态；预算系统对初审后的业务计划进行业财转换，汇总生成综合预算[4]，预算管理委员会对汇总后的综合预算（也可以穿透至具体的业务计划）进行审核，根据实际经营走向趋势对综合预算或构成综合预算的单一业务计划予以通过或者驳回，业务部门可以对被驳回的业务计划进行修正，重新汇编提交审核；综合预算（通常经过两上两下）后得到批准执行，系统自动将生效预算涉及的业务计划（同时也是具体的预算任务、目标、指标）实时下发至各执行部门，要求其按照规范执行预算。

（3）预算分析控制

预算分析控制功能模块，应当具备信息共享、数据分析处理和跟踪监督能力，可对企业全面预算管理中的预算基础数据、预算执行数据等进行准确分析，尤其是分析预算执行环节的信息。预算分析控制模块跟踪监督预算执行全过程，动态采集执行过程中产生的数据，将其与系统内生效预算数据进行对比，以便及时发现预算执行实际与预算的差异，从而快速将预算差异控制在合理范围内，避免超预算问题。

（4）预算调整审批

在预算编制结束后，预算执行期间可能发生重大事项导致预算计划与实际情况出现偏差，此时需要预算调整功能对预算计划进行调整，通过变更预算数据达到调整预算目的。预算调整功能模块需要能够进行自主的数据查询、增加、修改、删除、提交上报和撤回，预算管理委员会在系统内审核业务部门提出的预算调整申请，经过严密审核后确定预算调整可行性和必要性，然后根据预算指标和实际差异的原因，制定预算调整方案，下发至相关业务部门，同时也要在系统中调整该部门的预算指标，方便后续考核评价。

（5）预算绩效考评

预算绩效考评模块与预算编制模块、预算控制模块以及财务核算模块，需按照企业技术部门设计的数据接口进行系统对接，实现系统内的数据传输共享。预算管理办公室负责预算绩效考评的人员，利用此功能模块对预算编制、预算执行控制环节实施考核评价，基于系统采集汇总的各类预算数据对预算期内的预算管理工作实施评估。预算绩效考核人员将绩效评价结果编制成表，存储进预算管理数据库中，由数据库管理人员建档保存，形成预算历史数据，方便后期预算管理进行参考。

四、企业构建全面预算管理信息系统的保障措施

1.建立完善和规范的全面预算管理体系

企业的全面预算管理是一个系统性内部管理工具，其覆盖企业的所有经营环节，而且预算编制和执行工作是企业各个部门协作配合的过程，难度和复杂度相对较高，因此全面预算管理信息系统的建设难度也相对较高。企业构建全面预算管理信息系统之前，需要做好充足的准备，其中建立完善和规范的全面预算管理体系较为关键[5]。首先，企业需要对预算业务流程进行细化改造，加快实现预算流程标准化，针对各项预算业务流程制定管理规范和制度，要求各部门严格按照制度完成预算任务；其次，将预算责任、权利和利益结合，明确划分预算编制、执行、监督、考核责任归属，并且与相关人员的利益挂钩，辅以严格的奖惩机制，进而提高预算人员的工作积极性；最后，深化各个部门之间的协同作用，指导并约束各部门协作配合，共同参与完成预算编制、执行，达成预算目标。

2.成立专业的项目实施小组

全面预算管理信息系统的建设工作需成立专业的实施小组，企业应组织信息技术人员、预算人员和财务人员以及业务人员共同构成项目实施小组，组织完成系统规划建设工作。建设信息系统仅依靠企业内部力量实现难度较大，因此企业需要与外部软件供应商展开合作，共同开发建设全面预算管理信息系统，而系统软件开发需要结合企业的实际情况，所以企业与软件供应商的对接交流效率非常关键。设立全面预算管理信息系统建设小组可以充当企业与软件供应商之间的沟通桥梁，使软件供应商围绕企业预算实际需求优化系统软件功能，项目实施小组根据信息系统建设进度和建设中的问题，对软件供应商提出意见，尽可能保障全面预算管理信息系统符合企业需求，高效辅助企业的全面预算工作。

3.慎重信息系统选型工作

全面预算管理信息系统实质上归属于业务数据分析一类软件，信息系统选型应当将标准集中放在是否采用多维数据仓库以及系统功能是否合理。在系统选型工作中企业必须慎重，仔细且深入地了解数据仓库对全面预算管理信息系统的必要性，避免过去强调信息系统的过程管控，导致预算信息系统与OA自动办公系统同质化，成为填表格、走流程的文件流转工具。全面预算管理信息系统必须突出数据分析功能，企业可在现行系统基础上继续引进先进的数据分析技术和抓取技术，如大数据技术，将其融入信息系统中，进一步提升系统数据采集和分析水平。

3.做好前期需求调研工作

前期需求调研是构建全面预算管理信息系统的关键一步，分析全面预算管理各个环节的信息化需求，方可针对性地开发或者优化功能模块，有效支持预算管理工作。企业全面预算管理信息系统实施小组可分别对预算编制、预算执行、预算控制监督、预算分析、预算调整、预算绩效考核和评价的管理人员进行问卷调查，掌握相关人员对系统功能提出的期望，然后实施小组分别从资金、技术水平和选定的系统软件方面对这些期望进行评估，尽最大努力实现员工提出的合理需求，在现阶段无法实现的功能需求可留在后期进行建设或者通过其他相似功能模块代替[6]。另外，在企业的全面预算管理信息系统建设完成之后，系统运行期间，实施小组也要实时跟踪用户的使用体验，从而及时优化和改善系统功能，避免信息系统无法达到预期效果。

4.加强系统用户培训，做好上线试点工作

企业针对全面预算管理信息系统的应用需要加强系统用户的使用培训，同时做好上线试点运行准备。全面预算管理信息系统面向企业全体员工，员工根据自身拥有的权限对系统进行相应操作，但是操作行为不规范有可能引发内部风险，比如信息泄露。因此，企业可制定统一的系统操作规范，并定期组织员工参与系统操作培训，向员工强调系统权限正确使用的重要性，严防出现内部系统权限私下转移或者权限外借的问题。全面预算管理信息系统建设完成后需投入运行，为避免系统直接投入运行出现问题造成的成本损失过高，企业则应当进行上线试点，先小范围的试行信息管理系统，监测其运行期间是否存在严重漏洞、是否会发生系统崩溃、是否存在数据遗漏、是否存在系统分析效率低等情况，通过运行测试后再全面推行信息管理系统。

五、结语

综上所述，企业建设全面预算管理信息系统并不是一项简单的工作，难度和复杂度较高，全面预算管理信息系统的建设和运行不只需要外部咨询和软件系统，企业的内部运行环境、技术基础也非常关键。结合实际情况来看，企业对全面预算管理信息化的认识全面，在构建信息系统过程中积极性较高，并且投入较多的人力、物力和财力，为保证建设效果，企业则要做好全面预算管理应用需求分析、系统框架体系设计、系统功能设计、保障措施制定等工作，从事前、事中到事后建设全面预算管理信息系统，深化全面预算管理信息系统的应用作用。