ERP系统助力企业内控管理应用研究

郗海燕

（青岛政建投资集团有限公司，山东 青岛 266000）

一、引言

企业的发展需紧跟时代的步伐，拥有发展机遇的同时也面临竞争压力，鉴于此，企业若想在激烈的市场环境下生存和发展，应注重强化内控管理的作用，发挥内控管理的优点，规范企业内部工作流程，保护资产的安全，提高资金的利用率。企业选择ERP系统在内控管理中的应用是市场经济发展下的产物，是企业提升财务管理效率促进财务管理工作的有效手段，故企业要提高对ERP系统的认识，以便为企业的发展创造更多的机会，有效的促进企业节约成本，实现经营目标。

二、ERP系统概述

1.ERP系统的概念

ERP系统起源于美国，主要是对企业内部所有资源进行有效的分配，确保企业资源最大化的利用，同时ERP系统也是企业规划资源的应用系统。ERP系统的核心内容是财务管理工作，通过建立信息系统，链接企业内部各个系统，以实现资源数据互通共享，利用真实的财务数据信息，掌握企业各个工作流程的资源使用情况，将各个业务流程进行无缝链接，以便企业提高管理效率，提升财务数据的准确性，保证企业业务流程的精确度，最终促进企业的经营适应现代化的发展要求，优化企业运行模式，降低企业经营成本，为企业的发展创造更多的利润[1]。

2.ERP系统的应用特点

企业的ERP系统主要是运用计算机技术和信息系统为企业提供完整的资源规划，以便企业在完善管理系统的基础上，确保资源和资金最大化利用，实现企业财务管理的工作目标，有利于推进企业管理现代化的进程。企业借助ERP系统的数据信息来制定管控策略，制定动态化的管理，按照企业经营规划的要求，在分析市场变化情况的基础上，为企业的经营管理提供科学的依据，方便企业管理者建立良性的管理体系，为企业的经营管理创造更多有价值的信息。企业ERP系统的应用要坚持客观性、共享性、真实性、全面性、规范性和发展性的特点，坚持客观数据为基础，注重数据分析的重要性，以促进企业实现管理和业务双重提升的效果。

企业ERP系统是一个全面的信息系统，包含企业所有的经济活动，是企业财务管理和业务系统的融合，对企业整体的资源规划产生重要的影响，所以企业ERP系统具有全面性的特点。同时企业的ERP系统主要通过信息数据的互通共享，为企业各部门的工作提供便利，为此，企业ERP系统具有共享性。企业ERP系统需要企业内部各个部门以及工作人员的配合，才能保证数据来源真实，为信息数据的使用者以及企业管理者的经营决策提供真实的财务数据，为此ERP系统具有真实性的特点。随着企业在市场经济中的经营管理，企业需要不断的扩展经营范围以便适应不断变化的市场环境和经济形势，ERP系统需做动态的管理，才能更好的为企业发展提供服务，为此该系统具有发展性的特点。企业ERP系统具有规范性的作用，能够规范和约束企业内部的管理工作流程，对提升企业内控水平，促进内控发展具有重要的意义[2]。

三、ERP系统在企业内控管理中应用带来的价值

1.改善内控环境，完善内控管理体系

企业ERP系统是一个信息系统，主要借助信息技术手段，实现企业内部控制的信息化和网络化，促进企业内部各个工作都实现信息化，建立信息平台，提高企业办事效率，强化企业内部管理能力，为内控发展提供一个良好的工作环境，同时为企业的经营提供便利，提升企业解决管理问题的能力，促进企业整体的运营和发展。

2.有利于实现企业财务精细化管理，提高企业财务管控能力

企业采用ERP系统主要是通过信息系统的建立，促进财务管理工作水平的提升，财务管理需要信息系统提供准确的数据信息资源，财务数据信息来源于各部门的上报以及积极配合，完整的数据信息有利于企业制定经营规划，企业对数据信息统一管理，可以更好的分配资金、资源等，帮助企业实现财务精细化管理的同时，为企业经营管理提供重要的数据信息，为企业的经营提供便利，及时的查找相关的数据，制定好解决问题的措施，企业按照市场经济的变化，为正常的发展创造良好的氛围[3]。

3.有利于企业开展成本控制，避免财务管理问题

ERP系统的运用使企业可以准确的分析数据信息中的失误，企业的成本规划和预算管理依靠ERP系统的良好运用，在此基础上企业可以合理的编制预算，实现全面成本控制，一旦成本规划不合理，企业就可以依据ERP系统及时的对错误的信息进行客观的数据分析，以便企业及时的调整成本规划，有效的开展成本控制，为企业的经营规避成本问题，提高企业的经济效益。

4.有利于企业实现业财互通，提高办公效率

企业运用ERP系统改变传统的工作模式，借助信息系统的优势，节省了数据信息的统计、核算、整理、分类及分析的时间，致使员工的工作效率明显的提升。企业实施ERP系统后，业务和财务工作实现了对接，业务和财务的有效沟通有助于企业提高工作质量和效率，以便企业规范操作流程，通过开展内控管理，实现企业经营的目标[4]。

综上所述，企业ERP系统的应用和实施有助于企业流程的规范化，并且保证企业内部人、事、物品、各个环节与业务、财务工作有机结合，实现数据统一化的管理，并且有效的解决内部信息滞后的现象，实现资金、资源共享，方便企业管理者准确的制定发展规划决策，提高企业内部管理水平，促进企业发展。

四、ERP系统在企业内控管理中的应用现状

企业要想发挥ERP系统在企业内控管理的应用，需要有专业的数据信息，但是由于企业内部工作环境不稳定，管理者的思想意识落后，以及各部门之间有限的沟通等，导致ERP系统在应用的过程中不可避免的存在各类问题，现总结如下。

1.企业管理者对ERP系统的应用意识淡薄

企业管理者对内控的重视程度决定了内控的发展前景及质量，在ERP系统应用在内控管理过程时，企业内部缺少稳定的工作环境，导致ERP系统的实施未能体现应有的成果。企业管理者对ERP系统存在片面的认识，单纯的认为ERP系统即是财务系统，仅财务部门使用，对ERP系统其他方面的作用处于忽视的状态，因为这种认识不透彻的现象，不利于ERP系统的使用和推广。企业内部对ERP系统的宣传力度弱下，各部门的配合程度较低，对其功能和使用了解不透彻，限制企业内控管理工作的发展，成为阻碍ERP系统应用的主要因素，不利于企业开展数据共享和信息传递。

2.企业缺少完善的ERP系统使用行为规范

企业ERP系统若想得到合理的应用需要有规范的工作流程，目前企业不重视ERP系统的应用，加之ERP系统的应用时间较短，企业缺少这方面的经验，在内控管理工作中不能有效的实现ERP系统的作用。企业ERP系统的应用组织架构不健全，认识存在片面性，通常将ERP系统应用的工作职责下派至财务部门，其他部门对ERP系统的应用主动性不强。企业对各部门以及工作人员的ERP系统使用工作职责划分不清，存在重复工作的现状，而且ERP系统的使用不规范，缺少制度的约束，对其使用未做精细化的管理和规定，对系统的操作规范、岗位职责，报告制度、考核制度等不明确不健全导致ERP系统的应用效率低下[5]。

3.企业监督机制不健全

企业内部的监督机制不健全，导致ERP系统在应用过程存在诸多问题，主要原因为企业对ERP系统的缺乏正确的理解，监督工作不独立，受到企业管理者思想意识的制约，企业管理者将监督工作派至财务部门中，降低了监督工作的质量和效率。企业对ERP系统的应用未设定专门的监督管理部门，兼职的监督人员开展工作的态度比较散漫，工作不积极，而且相关的监督工作不全面，一般都只注重ERP系统应用的结果考核，缺少整个过程的监管，企业ERP系统的规范应用全程得不到保证，增加了企业财务管理的问题以及风险出现，不利于企业将ERP系统应用在内控管理工作中，增加了企业的经营成本，降低了企业的营运能力。

4.企业绩效考核机制不完善，缺少ERP系统应用人才

现阶段企业之间的竞争是人才的竞争，企业应该注重培养专业的ERP相关人才，就目前企业的发展经营来看，企业缺乏该方面的人才，主要原因为企业对ERP系统的应用不重视，绩效考核机制不完善，相关的绩效评估指标设定不合理，导致绩效考核缺少公平公正性，降低了企业员工的工作积极性，不利于增加工作责任感和凝聚力。企业对工作人员的知识结构更新不及时，不注重学习能力的提升，不开展相关的培训及学习，员工在日常工作中都是凭借经验工作，此种状态下一旦员工对ERP系统的认识片面，则会影响企业ERP系统的整体使用效率。企业对系统的操作和相关技能培训不及时，导致员工就信息系统操作流程不规范，同时会降低内控的质量，阻碍内控的科学管理进程。

5.企业ERP系统应用存在风险性

企业ERP系统建设不完整，对系统的管理权限设定不合理，严重威胁到数据的安全，增加企业内控管理的风险。企业对ERP系统的风险要素识别不准确，未发现潜在的风险，此类风险一旦凸显，会致使企业陷入严重的经营管理危机中。企业对ERP系统的应用风险预警机制和防范措施不到位，信息处理不及时，对工作人员的岗位职责界定不清晰，导致遗漏一些问题和工作，不利于企业全面内控管理。企业ERP系统的基础设备更新速度慢，降低数据分配和管理的工作效率，不利于数据共享和各部门之间的有效沟通，信息系统模块设定不合理，阻碍企业ERP系统的管理应用质量[6]。

五、ERP系统助力企业内控管理应用措施

1.明确ERP系统的重要性，强化ERP系统的使用意识

企业的发展受市场经济形势的影响，为使企业更好的强化内控作用，对ERP系统的应用需强化思想意识，尤其是企业的管理者要提高认识，全面的对ERP系统有一个充分的了解，认识其内涵以及工作的重要性，企业应为ERP系统的使用营造良好的工作环境。同时企业管理者带头重视ERP系统在内控管理中的应用，对系统的重要性做好宣传，宣传的方式考量多面性，按照企业实际的工作要求，明确ERP系统的应用目标，鼓励各部门强化思想意识，积极参与到ERP系统的使用过程中，以便企业可以明确ERP系统的使用职责，为内控管理水平的提升提供助力。站在企业发展的全局角度，充分重视ERP系统在内控管理中的应用，为实现企业数据共享，提高数据信息管理能力奠定思想基础。

2.制定精细化的ERP系统应用制度

企业若想利用ERP系统助力内控管理工作的发展，首先需建立健全ERP系统的使用行为规范，完善相关的制度，对制度做精细化的管理规定，以便企业发挥ERP系统的作用，强化内控管理的作用。企业明确ERP系统的使用工作目标，完善应用过程的组织架构，明确相关人员的工作权责及义务，有利于管理者及时准确找到问题出现的原因。企业细化ERP系统的管理制度时应多角度多维度进行考量，包括工作行为规范、岗位职责、绩效考核等基础的工作制度以及信息技术的收集、整理、运行、共享、报告等操作流程，不断规范管理工作内容，确保ERP系统运行的畅通。优化和创新ERP系统，使ERP系统更加科学化和多元化，让ERP系统具有更多的功能，以此满足各种不同的工作需求。

3.建立健全监督机制

企业对ERP系统的应用全程都需要监督机制的管控，通过管控促进企业ERP系统合理的应用在内控管理中，并发挥其作用，提高企业内控质量。企业按照ERP系统的应用流程规范监督工作机制，明确监督工作的目标和工作职责，建立监督人员队伍，对监督人员开展培训，提升专业性，强化思想道德教育，并派专人负责监督工作的开展，保证监督工作人员的责任性和专业性。监督工作需贯穿至ERP系统应用的前、中、后全过程，有效的发挥ERP系统的作用，监督人员的全程参与，可以清晰的掌握整个过程，便于及时的更新数据信息，同时可规避因工作人员操作失误带来的风险。监督最终形成的报告对企业内控管理的发展具有借鉴性的意义，所以企业应该重视ERP系统应用过程的监督，提高企业内控的质量[7]。

4.建立科学的绩效考核机制，培养专业人才

企业对ERP系统的应用应坚持以人为本，发挥人才的优势，以便提高ERP系统的应用效果，同时促进内控管理工作的发展。结合企业日常工作流程及场景，对ERP系统的技术人员和相关工作人员开展培训，制定培训方案，对ERP系统进行专业知识学习，同时注重系统的使用培训，保证企业员工的工作规范性，提高员工对ERP系统的认识，加强各部门的沟通，提高ERP系统的作用。在此基础上企业还应建立科学的绩效考核机制，注重考核指标的评估，不仅关注工作质量，将工作态度和责任心同时纳入考核指标中，有利于增加员工的责任感，同时绩效考核的结果公平公正，能激发员工工作的主动性和积极性，有效提高工作人员的整体素养，保障ERP系统的有效运营。

5.注重ERP系统的风险管控，明确管理权限

企业ERP系统在内控管理中的应用需明确管理权限，强化风险意识，以便企业可以保障信息数据的安全。企业按照ERP系统在内控管理中的应用，需设定工作人员的管理权限，完善相关的工作业务操作流程，便于员工能够及时的发现工作中不合理的现象，及时处理不正确的数据信息，保证数据信息真实完整。企业需建立健全风险预警机制，制定系统风险防范管理方案，保证企业各部门之间建立有效沟通的同时规避系统的使用风险，提高工作质量和效率。积极规范ERP系统的应用，严格遵守各项管理制度，逐步优化线上控制，及时跟踪与反馈各种风险信息，确保ERP系统的标准化、科学化，提升企业风险管控能力，促进企业发展。

六、结语

信息时代背景下企业的发展需借助信息技术的优势，以便顺应时代的发展，走现代化企业发展道路。企业内控管理水平的提升可以借助ERP系统的应用，但需建立在企业内部对ERP系统有一个充分的理解和认识，构建完善的ERP系统应用制度体系，培养专业的工作人员，增强风险预警和防范的能力，以便企业有效的解决内控管理工作存在的问题，进一步提升ERP系统应用的全面性，为企业内控管理工作的开展奠定良好的基础，提升企业的竞争力，实现企业可持续发展。