新时期如何创新国企档案管理工作的若干思考

山西杏花村汾酒集团有限责任公司 靳利敏

一、引言

在国有企业，档案管理是一项十分重要的工作。它是企业生产、技术、科研、经营等各个方面的载体。国企档案管理是一项具有专业性质的工作，其既能保护企业的经济利益，又能保证其合法权益，同时还能展现其发展历史的原貌。近几年，我国经济发展进入了一个崭新的阶段，许多企业通过建立现代化企业体系，增强了企业的实力和核心竞争力。因此，在当前新形势的背景下，国企档案管理部门需要积极转变认识，积极探索制度创新，构建科学的内部管理机制，以适应新的管理体制。作为企业的档案管理人员，更加需要基于新时代的改革和发展方向，树立新型的档案观念并建立一种崭新的档案管理体制，进而为推动国有企业可持续性发展提供助力。

二、国有企业档案管理的重要性

企业档案资料是从企业生产、经营、管理等各个环节中产生的，记录着企业的成长和发展的过程。企业档案信息既是一种具有历史意义的数据，也是企业经营业绩与经营状况的重要指标。随着科技的飞速发展，企业档案的类型、内容也逐渐呈现出多元化的趋势。除了传统的文本文件外，还增加了一些电子文件，如录音、录像和图片，详细记载了国企的全部历史行为，为国企今后的发展提供了有益的参考。在国企的管理工作中，管理者可以通过查阅有关文件或资料，制定出合理的管理方案和管理措施，提高管理的科学性和有效性，为提高管理工作的质量和效益创造了有利的环境。在国有企业的经营活动中，管理者可以根据以前的财务档案，制订出一套科学、合理的防范措施，从而保证国企的经济和金融的安全和稳定。在制定国有企业的发展计划与发展战略时，必须借鉴以往的成功与失败经验，制订科学的发展战略，以达到最佳的资源配置。总之，加强国有企业的档案管理，既是建立科学、有效的企业管理制度，又是优化企业资源配置的有效途径。

三、当前国企档案管理的问题

（一）档案管理意识薄弱

当前，随着市场竞争的日趋加剧，我国大多数国有企业更加重视提高市场竞争力和提高经济效益。但是，却忽略了对档案管理的监督和对企业发展的重视。档案管理工作具有工作量大、信息覆盖面广等特点，是一种综合性的工作。特别是在档案材料的收集、整理和移交方面，更需要各职能单位和员工密切合作。要加大人力、物力、财政等方面的投入。由于档案管理不能为企业带来直接的经济利益，而企业则更注重对其绩效的评价。由于种种原因，我国国有企业的管理者对档案管理的认识不足，对档案管理工作缺乏重视，致使档案管理工作低效。同时，还存在着档案信息不完全的问题，使国企在发展过程中无法充分发挥其重要的作用。除此之外，由于不同国有企业存在着不同的管理体制，导致机构管理体制出现了分散领导的状态，这就容易造成许多国有企业在管理档案时独善其身。显然，这种无法共享资源的行为，使档案管理改革举步维艰，难以取得突破性的进展。许多国有企业虽然意识到资源无法共享带来的弊端，却只是意识上认同，而很少采取实际行动，主要原因可能是我国目前尚无专业机构来规划和协调机构档案现代化资源共享，使得这种协调机制只停留于表面。

（二）档案管理制度不健全

国有企业的档案资料关系到企业的经营和发展。由于档案管理工作在很大程度上不能给企业带来直接、可观的经济效益，因此，国有企业档案管理工作一直处在日常工作的边缘，存在管理不规范的问题。由于我国现行的档案管理体制不完善，使得许多国有企业在保存、整理档案时，只注重对财务档案的收集与整理。忽视了对党政文件、管理制度、科技档案的搜集与保管。这种简单化的档案管理体制，不利于企业管理者对企业发展的历史状况进行全面的认识。因此，从对档案数据的分析来看，国有企业的经营与发展止步不前。有的国有企业没有建立起对现有的档案进行统一管理的体系，各单位按自己的方式进行管理，很难保证档案管理和保管的完整性、安全性。由于我国现行的档案管理体制不完善，造成了档案管理工作的无序化、盲目化，使档案信息不能有效地共享，难以充分发挥其借鉴的功能。档案材料一般情况下都是复杂且繁琐的，因此必须通过科学合理的管理制度，有效提高档案管理的效率。此外，目前所设立相关制度在实际的管理过程中，也难以实现其标准和统一。与此同时，部门彼此之间也缺乏相应的、必要的沟通，无法有效促使信息交流的顺畅进行。对于档案管理中存在的缺陷和不足之处，需要相关的工作人员及时地进行修正，并做好档案管理的工作，从而促进国有企业的可持续化发展。

（三）档案管理人员的综合素质不高

在我国国有企业中，管理者的综合素质是决定其档案管理水平的重要因素。由于其在经济上的客观化，很难充分发挥出档案重要的作用，使其无法得到领导和员工的认同。同时，也会直接影响到档案管理人员的整体素质与工作品质。由于国有企业的大量档案管理人员都是从其它部门调来的，他们既没有接受过专业的训练，也没有相应的工作经验，因此，很难推进档案管理方法的改革和发展，甚至无法按照常规的程序进行管理，从而使档案管理工作的整体素质下降，给企业的档案管理工作带来了极大的阻碍。除此之外，档案管理人员在利用档案信息资源时，不仅要具备过硬的专业知识，还要具备良好的信息素养。但通过对现有档案管理人员的深入分析，发现许多档案管理人员的专业素质不高，工作能力低下，无法满足新时期档案资源开发利用的具体要求。还有一些国有企业在招聘档案管理人员时，往往把其他部门的人员安排到档案管理工作中，有的甚至利用人脉关系招聘档案管理人员。因此，国有企业档案管理工作质量较低，难以满足档案资源开发利用的实际需要。

（四）档案保管设施简陋

档案记录着国企的发展历程。当前，部分国有企业没有把文件管理放在首位，在经费投入较少的情况下，使其硬件和软件均无法适应企业发展的需要。其主要特点是：仓库长期处于无人维修的状态，档案保管柜、电子设备、信息管理等方面均存在不同程度的问题。在长期的、复杂的工作条件下，档案管理设备简陋，极易造成档案的遗失，使档案的安全性、完整性难以保证。这严重制约了我国国有企业档案管理工作的开展。当前，部分地区，特别是偏远、落后的地区，财政资金短缺是一项既实际又棘手的难题。由于各地党委政府急切地想要发展经济，想方设法提高营收，导致对档案的投资力度不够。档案管理的数字化建设和智能化建设都是一项巨大的工程，因此，在某些地区，由于财政紧张，档案管理的数字化、智能化和现代化建设难以实现。除此之外，从社会发展的角度来看，档案数字化管理的保障条件还有待进一步提高。例如，目前档案数字化的设备、收集方式、管理手段、服务机制等方面还需要进一步完善。部分地区的档案设施比较落后，安保设备较差，档案数字化管理保障的状况较差。

四、提升国有企业档案管理质量的对策

（一）增强档案管理意识

增强档案管理意识是提高国有企业档案工作质量的先决条件。企业领导应主动改变观念，抛弃传统的档案管理理念，充分认识档案工作在企业生产、经营、发展中的重要地位，提高对档案工作的认识。由于长期以来我国国有企业的档案管理工作一直没有得到应有的重视，因此，要加强对档案管理人员管理意识的培养，任重道远。在企业中，要加强对档案管理的宣传，以促进企业管理者和档案管理人员对档案管理工作的认识。提高对档案管理的认识，是国有企业档案管理工作效率的重要保证。

在传统的档案管理中，大部分的管理都是被动的，并未积极地去思考、去实践，消极地等别人来找档案管理人员，或是上级派给自己的硬性工作。这种消极的行政管理模式已不能满足新时期高质量、高节奏的信息服务需求。要通过信息化手段进行管理创新，首先要从观念上进行更新，要与时俱进、要转变观念，打破过去凭习惯、凭经验办事的观念。勇于接纳新的观念和方法，在新观念、新方式的基础上建立现代化的服务观念，以创新思维方式突破传统的思维桎梏，开拓新思路。同时，要以服务对象需求为导向，逐步扩大服务领域。把非本地客户也列入服务团队，协助他们处理遇到的实际问题。尤其要注意的是，档案工作要有一定的规律性，通过对近年档案使用状况的分析，探索当前档案使用的目标。同时，为用户提供多种途径，方便用户获得档案，积极引导和服务，彻底转变以往的被动式服务观念，突出人性化的服务特色。

（二）健全档案管理制度

在加强档案管理的同时，必须确保其可操作性和实效性，从而为今后的档案管理工作模式、提高管理效能打下坚实的基础。国有企业应在档案管理方法上进行大胆的创新，并积极借鉴国内外先进的国际知名企业的档案管理模式。积极地放开档案的使用与管理，建立起一套崭新的档案监督体系。例如，要建立并完善“三位一体”的档案管理体系，其关键在于把现行的管理流程、管理方法、数据采集标准统一起来，有效地防止档案信息的不完全和企业内部各个职能部门之间的协作不协调，从而，促进国有企业档案管理平台的规范化、科学化，提高国有企业档案管理的整体水平。各级、各部门要建立健全的档案管理体系，确保各级人员在履行自己的职责和义务时，能有章可循、有据可依，加快档案工作的改革。同时，要通过建立健全的奖励与惩罚机制，使员工能够更好地发挥档案管理的作用。加强对档案的检查、监督、管理，落实定期检查、不定期抽查，以保证档案管理的不断完善与发展。

（三）提升档案管理人员的综合素质

档案管理人员的素质是保证档案工作顺利进行的关键。第一，在选择档案管理人员时，应尽量选择细心、耐心、有一定经验的人才。第二，要加强对档案工作人员的职业技能培训，提高其对档案管理的认识和责任心。提升管理人才的业务素质，积极引导并激励档案工作人员学习有关档案管理的资料，提高员工的业务素质。第三，档案管理员要加强对档案管理的认识，在遇到疑难问题时，要主动向领导、同事、专家咨询，以扩大自己的眼界和综合素质，为档案工作的开展打下坚实的基础。第四，要加强对档案管理人员的培养。这样既可以扩大档案管理的人才队伍，又可以为档案管理工作提供新鲜血液。在高素质的档案管理人才的引领下，国有企业档案工作人员的综合素质必然会随之提高。在大数据时代，对专业技术和信息素养的要求越来越高，因此，需要加强对专业技术和信息素养的培训，培育高素质、高技能的复合型人才队伍。在选拔人才时，要注重挑选具有较高专业素质的人才，加强队伍建设，通过对现有人才进行培训，提升其综合素质，积极采用微课、慕课等多种多媒体技术，以激发档案工作人员的学习兴趣，提高档案人才的培训效果。

（四）创新管理方法

国企要建立健全信息的收集与接收机制。要改变传统的档案交接方式，运用信息化技术进行档案交接，提高档案资料的完整性和及时性。首先，要坚持对档案的管理方式进行改革，及时搜集与企业生产、经营、发展有关的音频、视频、图片等，并备份重要文件，以防止因突发事件而造成的不良后果。其次，要积极构建大型、高效的档案管理信息化体系。同时，要加强对网络的保护，如防火墙等，以保证文件的安全，以达到共享的目的。除此之外，要改变目前“被动式”的服务方式，坚持“以人为本”的理念，在充分认识到档案使用者的特性和需要后，由“索取型”转为“推送型”，将相关资讯、资源不定时地向使用者推送，让使用者随时掌握档案资讯的最新动态，以一种全新服务方式，改变过去档案部门只是资料仓库的传统观念。档案的使用不仅要保证其内容的真实性，还要体现其主动性、时代性等特征，而不是只为“阅读”的文件提供原始的资料和数据来源，而要把这些信息经过加工、处理，让使用者能够从“提供信息”向“提供答案”转变。

（五）加大对档案管理工作的资金投入

档案管理的软硬件设备质量的好坏，直接影响到档案管理的成效。对档案保管柜进行及时更新，并定期对其硬件设备进行安全检查。一旦发生潮湿、腐烂等现象，应采取有效的措施加以处理，从而为档案管理提供一个良好的环境，并从根本上保证文件的安全。同时，要提高档案管理的信息化，积极引进高安全性、高科技的档案管理系统，从而提高档案管理的效率与质量。

（五）加大对档案管理工作的资金投入

需要加大对国有企业档案管理的资金投入，配备数量充足、性能优良的计算机、通讯设备等基础设施。二是建立健全的软件系统，使国有企业档案管理部门的各项工作得到合理的细化，对国有企业档案整理进行科学的规划，统一进行国有企业档案的分类和归藏，例如：国有企业档案的存储方式，存储格式等都要有统一的标准，对国有企业档案整理进行科学的规划，提高国有企业档案的管理效率。三是要定期检查照片、录音、录像等，充分利用现代数字技术和互联网技术，增加省级国有企业档案的存储载体，通过刻录光盘、网络虚拟硬盘等方式，对保存条件较差的省县国有企业档案进行永久、长期保存，以确保档案内容的完整性。四是信息化管理系统需要细化国有企业档案分类，不仅要区分不同类型的国有企业档案，还要细分行政人员、业务人员等，对同类单位员工划分在一起，这样更便于国有企业档案管理。在信息化管理中，还要及时对国有企业档案进行控制，检查各时期国有企业档案是否保存完好，是否及时归档，反复检测是否能查阅到每位单位员工的国有企业档案信息，避免在使用时出现问题。

五、结束语

近几年，随着全球经济一体化的不断加速，市场竞争日趋激烈。国有企业在追求经济效益和社会效益的同时，也应认识到档案管理在企业生产、经营、发展中所起到的重要作用。企业需要充分重视档案工作中出现的各类问题，建立健全档案管理体系，革新档案管理手段，进一步提高档案工作的成效与质量。