谈事业单位机构编制档案整理工作

郭法保

（单县机构编制效益评估中心，山东 菏泽 274300）

随着时代的进步和发展，当前各种先进技术层出不穷。实际上，计算机技术的提出，就是源于人类智慧以及科技的发展。尤其是进入到21世纪后，由于计算机技术应用的普及，促使其能够更好改善人们的生活。对于编制档案管理工作开展来说，通过计算机技术的引入，实际上可以更好地减少编制档案管理工作对传统人力资源的耗费，确保在编制档案管理工作践行上，能够立足发展视角出发，提速编制档案管理工作的管理效益。为此本文在观点分析上，结合计算机技术发展背景出发，就目前如何实现计算机技术在编制档案管理工作中的具体应用展开了相应观点的阐释和分析。通过分析，明确计算机技术应用给编制档案管理工作带来的巨大变化，从而促使我们在进行编制档案管理工作践行上，能够充分重视计算机技术的引入，充分借助计算机技术应用，更好为提升编制档案管理工作效益助力。

一、编制档案管理工作中计算机技术应用现状

当前，在我国技术实力不断提升背景下，计算机技术也有了相应的改善和提升。实际上，早在20世纪，在一些大中城市编制档案管理工作中，就已经引入了计算机技术。借助计算机技术的引入，一方面，可以确保编制档案管理工作的效率得以改善；另一方面，也可以确保编制档案管理工作的准确性。此外，借助计算机技术应用推动传统编制档案管理工作模式的变革，能够促使我们在进行编制档案管理上，不仅有更高的管理效率，还可以合理进行相应资料的备份，减少资料丢失的概率。

1.计算机技术应用对编制档案管理工作的价值

计算机技术的提出，显然是人类科技发展的必然结果。从目前来说，计算机技术应用已经得到普及，而且无论是从人们的生活，还是从工作领域来说，计算机技术的引入都有十分突出的价值和意义。对于编制档案管理工作开展来说，显然实现计算机技术应用的引入，是时代发展对编制档案管理工作提出的必然要求，也是编制档案管理工作未来发展的必然趋势[1]。

通过将计算机应用技术引入编制档案管理工作，一方面，促使在进行档案资料的管理上，可以实现机器取代人工，减少了人工繁琐进行档案归类、查找工作，提速编制档案管理工作的效率。由于计算机技术的引入，促使在进行编制档案管理工作践行上，可以完全实现电子化操作，只要将相应的档案数据信息输入到计算机系统，那么就可以通过计算机系统轻松完成档案的归类。另一方面，在进行编制档案管理工作开展上，通过计算机技术的运用，还可以提速档案资料查找的效率。通过在计算机系统中输入相应的关键词，就可以用非常短暂的时间获取到所需档案信息。而且对于部分需要进行档案修改的情况来说，只需要通过计算机系统调取目标档案，借助计算机系统直接进行全新档案的数据，形成数据信息的覆盖，或是进行二次档案版本的创建，就可以轻松完成档案资料的更新。

综合上述分析可知，计算机应用技术引入后，可以确保管理人员在开展编制档案管理工作上，能取得更为出色的管理效益和管理成绩，改善管理工作的效率。而且本身计算机数据信息存储简单，不易丢失，所以引入计算机应用技术后，还可以实现编制档案管理工作品质的改善。

2.编制档案管理工作中计算机技术应用的现状

在前面的观点阐释上，我们已经充分意识到在编制档案管理工作中引入计算机应用技术的价值和意义。那么在当前编制档案管理工作的具体落实上，计算机技术的应用现状如何也成为我们必须关注的内容。实际上，虽然计算机应用技术对改善编制档案管理工作有突出的价值和意义，但是从目前应用现状来说，显然结果并不乐观。

首先是编制档案管理者不具备出色的计算机应用技术认知。由于认知的匮乏，导致部分档案管在编制档案管理工作践行上，对计算机技术应用并不到位，仅仅是简单地在日常编制档案管理工作中进行计算机应用技术的引入，并没有立足纵深视角出发，进一步深化计算机应用技术的应用，也没有充分挖掘计算机应用技术优势[2-3]。由于这些问题的存在，导致目前编制档案管理工作在计算机应用技术的具体引入上，认知匮乏，无法充分意识到计算机应用技术对编制档案管理工作的重要价值，难以保障计算机应用技术在编制档案管理工作过程中的作用和价值发挥。

其次是在进行计算机应用技术与编制档案管理工作结合的过程中，对计算机应用技术的价值挖掘不到位，导致在管理工作践行上，仅仅是立足浅显层次出发进行计算机应用技术的运用。具体表现在，当前很多档案管在开展编制档案管理工作方面，计算机应用技术仅仅被用来进行档案的简单归类和档案的查阅，并没有充分进行计算机应用技术的优势挖掘，也没有充分进行计算机应用技术对编制档案管理工作价值的深挖，导致在计算机技术应用方面，依然存在较多需要改进和完善的地方。

二、编制档案管理工作中计算机应用技术运用的问题

虽然目前随着技术的改善和提升，计算机已经得到普及，很多企业也基本达成了办公自动化的要求。但是立足编制档案管理工作开展而言，固然借助计算机应用技术引入能够改善编制档案管理工作的效益，但是在具体的实践应用层面，通过现状的解读，我们也可以发现过程中存在的很多问题。

1.财务档案信息化不到位

在进行编制档案管理工作践行上，会计信息档案是其中一个十分关键的构成部分。立足发展的视角来说，显然在进行财务信息编制档案管理方面，虽然已经有计算机应用技术的引入，但是在具体的管理工作开展过程中，计算机应用技术的优势没有得到充分的发挥，资源整合不到位。

在目前会计档案信息管理上，虽然已经有计算机应用技术的引入，而且通过计算机技术也确实在一定程度上改善了目前会计信息编制档案管理的效率和效益。但实际上从会计信息管理本质来说，其并非是独立的存在。要想确保会计信息管理取得更为出色的管理效益，在过程中，重视信息的整合和联动十分关键。目前在会计信息编制档案管理工作开展上，尚未真正达成信息整合运用的要求。

2.档案信息管理工作缺乏系统性

之所以要将计算机应用技术引入编制档案管理工作，一方面，通过计算机管理取代传统的人工管理模式，从而确保在进行档案信息管理上，能够充分达成自动化管理要求；另一方面，引入计算机应用技术，还可以确保在进行档案信息的使用上，充分满足系统内不同部门或是机构进行档案资料使用需求。但是结合现状来说，在编制档案管理工作践行上，缺乏系统、完善的整体性管理系统构建，这也致使计算机应用技术的优势难以得到全面发挥。

完善、全面的档案信息管理系统建设能够确保在进行编制档案管理工作开展上，提升管理工作效率的同时，充分满足系统内不同部门使用档案信息的需求。由于缺乏完善档案信息管理系统的建设，导致在进行档案信息调取上，依然需要知会编制档案管理部门，通过编制档案管理部门获取相应的档案信息。可见，由于缺乏完善的档案信息管理系统构建，不仅会导致编制档案管理部门在编制档案管理工作开展上会有更大的工作压力，同时也不利于系统内部各个部门轻松进行部门相关档案信息的调取，导致在编制档案管理工作上缺乏联动[4]。

3.档案信息安全管理不到位

档案信息是一个企业十分关键的内容，编制档案管理工作是否有较高的安全性保障，往往与企业自身的管理以及经营效益之间有密切关联。本文在观点分析上，结合当前企业档案信息管理工作进行评估发现，虽然在编制档案管理工作方面引入了计算机应用技术，但是在过程中对档案信息安全管理匮乏，导致安全管理工作依然存在较多需要改善的地方。

若是在编制档案管理工作践行上，不具备出色的信息安全保障，很容易导致档案资料的外泄，这不仅不利于档案信息安全保障，甚至对档案信息的拥有者带来一些不可逆转的损失。所以重视档案信息的安全管理十分必要。

三、编制档案管理工作中计算机应用技术的应用实践

实际上，没有真正促使计算机应用技术发展其优势，借助计算机应用技术更好改善编制档案管理工作是目前遇到的问题，降低人工进行编制档案管理工作开展的压力，提速编制档案管理工作的效率和效益，则必然要充分重视计算机应用技术引入可能给编制档案管理工作带来变革的深入挖掘，立足实践层面出发，确保计算机应用技术的优势得以充分凸显，从而真正确保计算机应用技术引入后能够为改善编制档案管理工作提供必要的支撑和保障。

1.建设财务档案信息化

在互联网发展的大背景下，传统的会计档案终会被可以适应时代的计算机技术支持下的会计编制档案管理所代替，这就要求我们必须对财务会计档案进行创新和发展，要把计算机技术作为会计档案创新的目标中心，对档案资源和信息技术两方面的优势进行充分的发挥，从而使企业的会计编制档案管理效率及整体表现都进行一个全面的提高。所以对企业会计工作中的信息资源要进行合理的整合，从根本上对不适应时代发展的会计档案处理方式进行改变，积极地使用计算机技术，从而有效推动现代企业档案信息管理模式的健康发展。腾讯公司的财务档案整合堪称是企业的典范，它的发展更多时候有着浓浓的传奇色彩，它通过“免费社交服务+有偿网络游戏”的商业运行模式，在很短时间内就确立了自己在网络游戏行业中的领头地位，作为我国国内最受推崇的网络游戏平台，腾讯公司仅在网络游戏方面，在2014年的收入就高达450亿元。

2.档案系统工程的建设

档案信息化建设是企业信息化建设中的一项系统工程，是由软件开发、总体设计、档案整理、安全措施、设备选型、扫描录入、光盘备份、系统管理、查询管理等共同构成的一套硬软件综合系统。文字档案在各事业单位每天的日常工作中会产生许多，而这些档案都要需要进行录入处理，使用磁盘阵列存储、双服务器、高速扫描仪集中扫描、磁带双备份就可以很好的解决这一问题。档案查询系统也是必不可少的，它可以极大提高档案的利用率。除此之外，电子档案还要进行细分，如卷内目录管理、操作目录管理、档案密级管理、系统环境管理等，使得档案信息共享效率提高。

3.保障档案信息安全

安全性在档案信息管理中是重中之重，事业单位的机密信息一旦泄露，对一个企业的发展是毁灭性的打击。所以保障信息的安全是编制档案管理中的要害点。而一套科学合理的安全保障制度是信息管理安全的保证。所以要积极地利用计算机技术设计杀毒软件，保护档案信息免受病毒侵扰，把入侵检测、漏洞扫描技术、二级防火墙在档案系统中作为系统安全的核心内容，可以对内外攻击进行有效的抵御，通过防火墙日志，档案系统安全状况就可以通过实时的监控系统进行掌握，对问题及时发现并采取相应解决措施[5]。还可以正在档案系统中进行安全区域划分，如隔离区、外网区、和内网区，这样就可以以不同级别指令为依据，严格端口和服务限制。其他人员的操作权限在系统管理员的限制下，个人指令就会被阻止，而只允许查询操作的进行。而且防火墙可以对移动网络的接入点进行隔离，扫描所有进入系统内部的信息，危险操作一旦出现，档案系统技术管理人员就可以及时发现并做出相应的应对策略，入侵者的欺骗性攻击就可以被有效的阻止。

4.人事档案规范

在事业单位的发展过程中，员工管理有许多地方存在规章制度方面的漏洞，使人事管理人员在实际的工作中无章可循，有时会出现违章性行为，使得各类违规事件频发，这时候就需要利用计算机技术综合档案资料，发现总结事业单位人事编制档案管理中出现的问题，以这些问题为依托，借鉴别的地方对于这些问题的解决经验，有针对性地制定规章制度，保证事业单位的健康可持续发展[6]。

结语

在事业单位档案信息管理中应用计算机技术进行创新，不仅可以提高企业档案信息管理效率，还可以对企业未来的规划提供详细的参考。各企业档案信息管理人员要勇于面对来各方面的挑战，积极制定相关的策略来处理来各种影响企业档案信息管理健康发展的问题，利用计算机技术提高档案信息管理效率，更好地促进企业快速稳定的发展。