人事档案管理在信息化背景下的问题探究

卜 晶

（吉林油田公司钻井工艺研究院，吉林 松原 138000）

引言

在新时代的背景下，信息技术也逐渐得到了普及。时代的高速前进也使得传统人事档案管理面临着日益严峻的挑战。因此，要想更好地适应社会的进步与发展，就必须要加强人事档案信息化建设。人事档案信息化管理主要就是将信息化技术有效地运用到人事档案管理当中，采用先进的计算机技术来对人事档案进行对应的采集、管理以及运用，主要目的是利用一系列手段使人事档案资源实现信息化、标准化和数字化，使人事档案资源的接收、传输和应用一体化，并使人事档案资源得到共享，推动国有企业人事档案管理工作良好开展。

一、人事档案信息化管理的重要性

1.工作效率的显著提高

人事档案全面信息化管理，意味着改变了以往人事档案管理方式，相对减轻了人事档案管理人员工作量，实现了管理工作自动化，管理水平将得到提高。

人事档案的电子信息既能输入又能输出，缩短文件信息处理中所耗费的时间，增加人事档案信息时效性，传统国有企业人事档案管理只重视文档实际管理工作，信息管理工作者手动收集，整合后，供给部门使用，工作量很大，而且工作效率非常低。而将计算机引入企业的人事管理工作中，就能有效地解决这一问题，使人事档案管理工作更加科学高效。实行档案信息管理后，档案管理更能体现出自动化和时效性，信息数据只要一次录入就可以反复使用，管理内数据共享[1]。

此外，因为在对人事档案进行信息化管理之后，想要添加新的档案信息是较为便捷的，能够随时对工作人员的工作表现进行检查，这也能够提高工作人员的积极性。总之，信息化管理是企业人力资源管理发展的必然趋势，它将给企业带来巨大的经济效益和社会效益。因此，我们应该加大对其研究力度。使之更好地为社会服务。

2.保证档案信息的真实完整

在企业的经营期间，对人事档案信息的利用效非常高，工作期间有许多工作需要对相关人员的信息进行查询，传统管理当中，文档袋的重复拆卸和安装给人员带来了更大的压力，并使资源易遭到破坏。人事档案信息化管理可以通过电脑来实现信息的有效运用，降低工作人员工作量。计算机防御科技和管理监督科技都是人力所无法比拟的，因此能够在较大程度上防范文档信息内容的流失，也能够规避文档的重构，在很大程度上确保了文档信息内容的完善和真实性，也规避了原始纸质文件被破坏的可能[2]。

3.充分利用人事档案信息

人事档案管理是一项专业性比较强的业务，在具体的操作过程中需要耗费很多的人力、物力。传统的档案管理方式已经无法满足当前社会发展的需求，因此必须要加快改革步伐。在以往文档信息输入、查询及条目信息添加等过程中需要浪费大量时间与人力，且尚无法确保资讯的完整有效，但是经过信息化管理工作后，只需在初始时输入便可以永续查询，明显提升文档效率。

另外，随着社会信息化、网络化程度的加深，企业可以在互联网上直接查询到应聘人员的基本个人资料，这种方式有助于用人系统选拔各类人才。而且在招聘过程中，还能将员工业绩以数据形式传递给企业人事管理中心，从而不断优化招聘人员信息，加强对员工的监督和管理。

二、人事档案信息化管理面临的挑战

1.信息化档案管理未得到充分普及

我国在人事档案信息化管理方面起步较晚，并且目前还没有建立起完善无瑕的管理体系和制度。例如，现在许多单位虽已认识到人事档案信息化管理的必要性并采用了相应的计算机技术，但是一般情况下通过信息化渠道管理人事档案仅仅是一种辅助方式，其主渠道仍然是人工管理。

此外，人事档案信息管理过程中涉及多个环节，既有档案信息的搜集、整理以及归档等工作，又有日后的利用以及查询等环节。但是，当前仅在利用上采用了信息化手段，而在信息搜集以及整理上所采用的还是人工方式，并且在查询时总是会出现信息不完整等问题[3]。

2.基础设施设备有待提高

导致上述信息化档案管理普及率较低的一个原因是当前该领域资金与技术投入有限。但是对于一些企业来说，信息化管理可以带来巨大的经济效益。因为它能够为企业创造更大的价值，从而增加其竞争力。当然也有很多问题需要解决。首先是资金投入不足。例如，若要实现综合信息化档案管理，需要引入大量软硬件设备，其中包括计算机配套设施、档案处理管理软件、信息查询系统等。

当前在这些设施建设方面都没有做到位，对于一些资金充足的企业来说，可能是由于该单位组织有关负责人不认可全面推行信息化管理，认为信息化管理会导致资源浪费。而对于许多资金不足、技术不足的组织单位而言，要想彻底打破以往的管理方式、引入大量硬软件设施与技术确实有难度。不过如果能将所有的业务系统整合到一个统一平台中进行运行，就可以使整个企业的工作效率得到极大提高。

3.建立科学有效的绩效管理体系。

要想人事档案管理焕发第二春就离不开高度的科学技术，首先要由一系列优秀的设备，例如，标配计算机、打印机等，这样才能确保档案管理工作得以顺利进行，从而促进企业的健康稳定发展。对于企业而言人事档案信息是非常重要的资源，所以要想发挥出其应有效益，就不得不建立科学有效的绩效管理体系。但从国有企业多数人事档案信息管理情况看，还没有构建优秀完善的信息化数据管理体系，从而极大地阻碍了人事档案管理信息化水平的提高[4]。

4.信息数据库应用比较落后

人事档案信息化管理主要利用数据库，把有关人员的档案信息输入数据库保存管理，当需要有关资料时赋予特定人查询使用或销毁的权限。目前，许多企业都已经建立了相应的数据库管理系统，但在实际数据的库应用时，由于人事档案信息数量众多且十分繁杂，有些是很长时间前的资料，有些是需要再完善的资料，因此不可避免地会出现录入资料不全、资料更新不及时或不能查询相关资料等问题。此外，数据库应用方面尚无统一标准，人事档案信息化管理尚未形成社会统一认识，因此各单位组织间不能实现信息共享，导致人事档案的使用率下降。

人事档案信息数据库建立过程中，主要包括档案信息收集整理、归档、后期管理维护、利用。国有企业在进行人事档案信息数据库建设时，需要对数据库建设的各个环节都要给予足够的重视，保证信息数据的真实性以及完整性。为了更好地保证人事档案信息数据库的安全运行，就必须对这些问题加以重视。

5.规范工作人员的专业素质

人事档案管理虽然能够有效利用信息科技，但是其主导者还在于相对应的工作人员。因此，如何提高人事档案管理人员的素质成为当前需要解决的首要问题之一。人事档案的信息化管理不仅需要管理人员掌握一定的人事档案相关的管理知识和技能，还需要具备熟练运用计算机技术的能力以及对计算机技术的感知力等。对部分中老年管理人员或未受过专业训练的管理人员而言，这是一个巨大的挑战。

当前，尽管人事档案信息管理在某种程度上实现了管理自动化，但实际管理却不得不依赖于管理人员，尤其是一些企业中的多职员工来说，其档案管理的质量直接影响到企业人事档案信息化管理工作的开展。

6.人事档案信息的安全性问题

人事档案信息化管理并非万无一失，不能确保档案信息完全真实、有效。因此，档案管理人员要做好安全防范工作，确保档案信息能够不受到侵害。但是从实际情况来看，一些单位的人事档案管理还是存在着一定程度上的安全隐患。如计算机病毒、火灾等一些不确定的意外因素都可能导致档案信息丢失或损坏，这就需要管理人员提高自身的安全意识和专业能力来确保档案的安全。目前，部分国企都存在着不同程度上的档案管理问题。这些问题主要表现为：管理制度不完善、缺乏专业人员等方面，造成了大量人力和物力资源浪费。另外，由于仍有部分从事人事档案信息化管理工作的人员，未清楚地认识到人事档案信息安全的重要性，可能会因为信息泄露而导致企业运行体系遭受破坏。

三、解决人事档案信息化管理所遇问题的对策概览

1.大力宣传人事档案信息化建设

组织单位有关领导者应充分认识到引进信息化设备、采用信息化手段管理人事档案的必要性，同时要让档案管理人员清楚地认识到自己所从事工作的价值所在，从而更好地为社会服务。另外，还要制定出切实可行的实施方案，组织单位的相关负责人以及工作人员也应该积极地参与到人事档案管理工作中去，主动参与到人事档案信息化建设中来，这样才能够更好地推动我国的信息化建设。例如，可以通过一些多媒体平台进行广泛宣传，如抖音、微博等。

2.加大对基础设施的建设力度

缺少相应先进的信息设备是人事档案信息化建设的一个重要障碍，目前，我国各行业都已经开始重视人事档案信息化管理工作，但是由于相关人员认识不足，导致部分单位对该工作存在一定程度上的误解，从而严重影响到了档案信息管理效果。在企业人事档案管理的实际过程当中，基础设施建设要能够确保人事信息数据的快速传输与安全保管，只有加强对企业内部人事档案信息管理设备的扶持，并且在今后的工作当中对其加以落实与维护，才能够很好地推动人事档案信息管理工作的快速开展，使国有企业优秀人事档案信息管理目标得以实现。

3.加快数据库的建设速度

在人事档案信息化数据库建设中，要确保全部人事档案内容有一定完整性。而且，要建立企业内部档案信息平台，定期检查相关基础设备是否安全稳定，充分利用互联网特点加快数据库建设。各组织单位可在财政和技术支持下设立数据库分享平台以分享信息，并使有关档案信息能够在内流通，并且要切实保障企业工作人员在需要档案信息时能够使用该平台对信息进行统计与搜索。虽然这些都是由计算机进行完成的，但是也要对档案管理人员提出更高的要求，他们不仅应该掌握基本的知识与技能，还要具有一定的计算机操作能力，这样才能适应时代发展的需求。此外，还可建立一个信息综合查询检索系统，人事档案使用者在必要时可通过计算机系统查取所需资料。

4.提高人事档案管理人员的素质

提高人事档案管理人员综合素质是势在必行的。企业应该建立一个层次化的培训机制，不仅可以使得传统管理人员能尽早适应信息化办公，并且还可以通过增强其信息技术运用能力来提高办公效率，只有这样才能更好地为单位服务，为企业的发展提供更多有用的信息资源。

国有企业要想推动人事档案信息化的建设工作，虽然必须要有先进信息技术作为支撑，但在建设过程中也要有国有企业档案管理人员作为支撑。因为只有这样才能够使档案信息得到有效管理与利用。然而，目前许多国企都存在着档案管理人员素质偏低、管理水平不高的情况，这不仅不利于推动国企发展，而且还会对国家经济造成损失。因此，企业应当加强对档案信息化团队的培训力度，提升其信息化建设的水平，必须要求相关工作人员掌握一定的电脑技术，能够进行有效的信息处理与综合分析，才能为企业的档案信息化提出强力保证。与此同时，企业也要不断提升档案管理人员的职业与道德品质，若出现有触犯法律之处，则要严肃研究责任。

5.建立完善的数据管理系统

标准和规范是实现档案信息化管理法治化的基础条件之一，随着计算机技术的发展，越来越多的人开始利用计算机信息来获取自己所需要的资料。另外，还要制定合理有效的网络协议和数据权限，防止非法获取人事档案信息或者蓄意破坏信息系统等行为。在实际工作中，我们还应该加强对人事档案信息化管理工作的重视程度，严格按照相关法律规定来开展工作，同时也要做好日常的跟踪监督工作。从信息技术方面来说，要注意技术的及时更新，并且可以通过与多种技术、多家科技企业进行强强联手，优化人事档案信息化的具体管理。

现代化信息技术拥有高效快捷，用途广泛等重要优势。如果企业要在档案信息数据管理系统中最大限度地利用这些优势，就必须要积极利用互联网完成信息数据的分享与维护工作，这不仅可以使国有企业所有职工的档案信息都可以很好地储存起来，而且可以有效地避免人事机构出现信息堵塞。

结语

总之，人事档案信息化管理的实施不可避免地会遇到普及率不高、数据库应用较差、管理人员素质不高或硬软件设备不足、信息安全得不到保障等问题。但是，这些都是可以克服的，只要我们能够从实际情况出发，就一定能解决好人事档案信息化管理工作存在的一系列问题。所以面对人事档案信息化管理的挑战，管理工作者要不断地学习相关信息化技术与知识，以提高自身工作能力，从而推动国有企业人事档案信息化管理的良好发展，推动企业走现代化道路。