基于大数据背景下事业单位人事档案管理工作探析

李一葳

（泰山护理职业学院，山东 泰安 271000）

引言

信息技术和互联网的发展为大数据不断深入人们的生活提供了载体，使得对于人力资源的档案管理愈发便捷，但同时也会遇到许多问题和机遇。在这种情况下，传统“纸质化”管理工作已经逐渐被淘汰在时代的洪流中了。现如今经济全球化趋势对于人事工作的影响愈发明显，各地区之间的人员流动加快，实现了人力资源在国与国之间的相互调用，国内社会同样如此，这就要求各企业机构政府部分提高其自身的人事管理水平，尤其是对于档案的管理，在计算机技术、信息技术等科技力量的支持下，进一步提高人事管理的智能化数字化水平。在这样的社会状态下，人事工作人员的工作内容将更为复杂，工作人员不仅要实现人事工作技术层面的改进突破，还要更加注重信息意识的培养。

一、人事档案管理及大数据的相关概念

1.人事档案管理的概念

人事档案管理主要是指收集和整理单位员工的个人信息档案，在专业保管下进行合理利用。同时，人事档案还会随着员工个人信息的更新而更新。这其中包括员工的学习和工作经历以及官方渠道给予的评价，这些材料在经过收集整理后，能为以后的人事工作所用。人事档案所起的主要作用是为单位选拔和培养人才，学习和工作经历是一个人的知识基础，在原始记录中还能知晓员工道德品性的好坏[1]。经过各方面的考核后，单位才能更好地配置员工工作，为员工未来的发展方向做规划。为了满足时代进步的要求，档案管理相关的人事工作务必严格细致落实，目前我国正在对事业单位的人事管理制度进行改革，大数据的参与和融合能有效促进人事管理水平的提升。

2.大数据的概念

大数据如今已经融入社会生活工作的方方面面。人们利用信息技术进行交流和沟通，使得工作生活更加便捷，各行业的生产和民众的日常生活逐渐数字化。大数据在来源上具有多元性，收集渠道十分庞大；而在作用上具有实时性，数据更新日新月异。当下，由于民众对互联网具有不同层次的需求，随之衍生了大数据，并以此为依托，采集网络公民的个人数据，促进自身发展。利用大数据进行数据采集，实现了数据生产者的运营目的，这个目的既含有营利性质的又包括非盈利性质的，庞大多元化的数据库能够很大程度上满足公司企业的经营生产需要[2]。随着大数据的广泛运用，各行业迎来了翻天覆地的技术、运营、生产方式等方面的改革，拥有了更为强大的生产制造能力。与此同时，大数据也对有关工作者提出了更为严格的要求，学会分析、储存和提取海量数据，不仅是高技术水平的要求，还需要更高端的操作意识。

二、事业单位人事档案管理工作存在的缺陷

1.工作任务复杂且效率低下

事业单位实际工作中，人事工作人员最为重要的一项工作内容就是对于人事档案的管理，所谓档案管理，简言之就是保管档案数据资料，为了方便单位的运作和员工招聘，需要进行人才档案的记录、收纳、归整等操作，以便于能合理有效地利用它。档案管理的主要内容就是将职工档案妥善保管，档案涵盖了职工的教育经历、工作履历、晋升和工资等信息，管理人员会将其制成文件、图片或光盘。随着单位规模不断壮大，员工的档案管理也会更加严格。传统人事档案管理工作任务复杂，且单凭人工操作，效率非常低下。因此，目前急需对此项工作进行改革和创新。

2.事业单位基础设施建设落后

大数据时代，事业单位要想实现长足稳定发展就需要强化自身的信息化建设。人事档案管理工作中信息复杂多样且工作量非常庞大，传统的人事档案管理方式已经不再适应现如今的工作需求。事业单位实际档案管理工作中所需的工具设备如果不够齐全，信息化技术不够熟悉，也无法做好目前的档案管理工作。新时代的典型特征就是信息技术得以发展进步，越来越多的企业机构引入了数字化的生产经营方式，通过科技力量和数据信息实现公司企业的高效化数字化运作是大势所趋，也能有效降低人事单位管理的成本，提高人事档案的综合利用率。但是现阶段部分事业单位的档案管理依旧沿用以往的纸质化管理模式，缺乏信息化管理意识，甚至由于没有制定出高效科学的制度，无法根据档案资料和事业单位发展需求，做到合理化的人才招聘，不利于工作效率的提升。无法把握信息化浪潮趋势的传统模式终将会被淘汰。此外，纸质化档案管理存在一项长期性问题，一旦发生意外，很容易出现档案损坏的现象，会对人才档案的完整性和调用及时性造成影响。

3.人事档案管理人员大数据技术尚未完善，创新管理观念落后

随着大数据技术不断升级，在事业单位人事档案管理工作中的应用也越来越广泛，利用大数据技术实施此项工作成为时代发展的大趋势。随着档案管理工作的日渐信息化，对有关的档案管理工作人员也提出了新的工作要求。在传统观念下，档案管理人员的创新思维和意识被思想束缚，大数据的利用率低。其中主要表现在一是管理人员的专业素养有待提升。由于大数据技术出现的较晚，虽然事业单位对本部门的档案管理信息化工作高度重视，但技术不够成熟，没有专业化人才和过硬的专业技能保障信息化工作的顺利实施。二是相关工作人员思想没有得到及时的更新，创新管理观念较为落后，对于档案管理工作也未能做到深层次的探索和分析。现阶段，大数据技术虽然改变了传统的管理模式，提高了档案管理工作效率，但在人才招纳和技能水平上仍存在缺陷，不断刷新管理人员的创新观念才是促进大数据应用的重中之重。除此之外，人、档分离的现象也时有存在，一些事业单位未能意识到档案管理的重要性，也不会对档案进行详细审核。当前社会，专业性人才流动性强，人事单位如果无法留住高素质人才，会大大增加人事档案管理的难度，甚至出现人、档分离的现象。这种现象一旦发生，不经过及时处理将会影响单位发展的计划与目标。

4.事业单位对于人事档案数据化管理的重视程度不够

事业单位具有特殊性，不同于市场中的个人单位，它主要是为群众提供服务的社会组织[3]。在这种单位的日常管理中，人事档案管理是非常重要的一部分。这项工作的特殊性包括提供服务的特殊性，工作人员在实际工作中，个人基本情况的考核是必须与品德、成绩等职业素养相挂钩的，在招聘时要做到面面俱到。只有员工行为符合规范了，事业单位入职门槛才能发挥筛选过滤的作用。现如今，一些事业单位不太注重对人才档案的管理工作，没有详细的规划措施，更没有能及时处理的方案。有管理人员认为，个人档案只是记录日常琐碎工作的书面资料，与单位的经济利益和实际用人情况没有太大关联。倘若事业单位未能予以档案管理工作足够的重视，就会导致人才缺乏，专业力量不足，使事业单位档案管理落后于其他单位，抑制其更好的发展。

三、大数据时代对事业单位人事档案管理工作的影响

1.大数据时代对事业单位人事档案管理工作的积极影响

基于当前人事档案内容日益复杂，并且非常重要，大数据技术为其创造性发展提供技术支持。比如，人事工作者在面对大量的人才简历数据时，可以借助于大数据技术实现对这些信息的快速分类整合，以至于在工作需要时能在较短时间内查询到所需的档案信息。另外，大数据技术还具有拓宽人事档案信息的功能，可以最大限度地确保档案数据的完整和真实。大数据技术的不断完善，帮助事业单位做到了数字化的档案管理，有效填补了因不当的纸质化管理造成的档案损坏、丢失等状况[4]。更重要的是档案管理信息化，能够对人事管理工作实施动态化监管，达到提高服务的效率。

2.大数据时代对事业单位人事档案管理工作的不利影响

大数据技术能够在一定程度上提高档案管理工作效率，但此项技术还是依附于网络平台而存在，数据信息安全风险同样存在[5]。网络安全监管领域存在的漏洞也会使事业单位人事档案信息出现泄漏或被窃取等风险。

四、大数据背景下创新事业单位人事档案管理工作的策略

1.加强宣传，提高管理人员的思想重视程度

大数据时代，事业单位要把握时代脉搏，紧随潮流，做好档案管理工作的信息化，并依据自身实际情况不断进行创新和改革。首先，管理人员需要在思想上提高对此项工作的重视度，配合工作内容开展宣传，努力提升工作人员信息化档案管理意识，也要使工作人员意识到档案管理工作对日常其他工作事务的重要性，以便于能够带动大家做好本职工作，配合档案管理工作顺利开展，营造出一个良好的管理氛围。其次，身为档案管理工作相关工作人员，对信息化的敏感程度尤为重要，不仅要关注单位职工的人员流动，岗位调换，还要不断提升自己与他人的交流沟通水平[6]。为了让单位职工认识到档案管理的重要意义，管理人员要加强与各个部门之间的联系，加大宣传力度，尽可能地实现每一位单位职工人员都能够对档案管理工作有更深层次的理解，促使事业单位档案管理工作更为系统化、信息化。

2.完善人事档案数据库管理系统

在事业单位档案管理工作中，领导与员工之间是密不可分的。领导通过对实际工作情况的了解，不仅能在职业规划未来发展上为职工提供意见指导，还能在人才的聘用和选拔上给出较为专业的建议见解。现阶段，健全人事档案数据库管理系统不仅是大数据时代快速发展的要求，更是高效利用信息数据的体现。但值得注意的是，事业单位在构建人才档案信息资料库的过程中，需要参考以往的资料和信息，采取一样的形式对进行统一管理，做到档案工作的标准系统化、程序化管理。为了减少数据资料的查找时间，提升工作效率，还可以运用互联网、智能设备机械等途径完善档案管理整理，按照目录分门别类地编排影视档案、文字档案。

3.强化事业单位基础设施建设

大数据时代下，档案管理对自身的硬件设备要求非常严格，例如计算机、网络速度、扫描仪等软硬件都在管理工作中发挥了巨大的作用。因此，高端的基础设备就需要投入大量的资金，以确保设备正常运行和工作顺利开展。事业单位在做未来发展规划时，需要考虑到档案管理工作的未来发展方向，故应当完善系统建设，保证资金投入充足。并且，为了实现单位每一位职工都能意识到档案管理工作的关键意义，还应当加强宣传做好档案管理工作对其他工作事务的积极影响，提倡工作人员应自觉爱护公共设施设备。

4.完善事业单位的管理制度

在大数据背景下，信息化发展是由时代推着走的，同时也需要制度的变革。只有创新和变革才能适应不同时代的不同特点，扩大生产力所带来的收益。事业单位人事档案管理制度要想适应现代技术发展的要求，也应创新和变革。为了适应时代发展要求，提高档案管理工作效率，同样要注意档案管理工作和大数据技术在制度层面的结合。对于传统模式所存在的问题，要用辩证的思维去分析。例如，传统模式中纸质材料的信息处理务必严格落实相关的工作规章制度。同时，还要建立健全管理制度，使得操作流程更为规范化标准化，加强对日常工作的监管，避免违规情况出现。健全管理制度的同时还应注重档案的使用权限管理，不仅要对相关操作人员的权限进行设置，还要健全档案的处理和后续手续，确保档案具有保密性。另外，还要发挥监管和执行单位的审查职能，从规范管理制度出发努力建设更好的事业单位人事档案管理制度。

5.提升档案管理人员的综合素质

大数据背景下，事业单位为了做好档案管理的相关工作，对有关工作人员提出了更为严格的要求，在进行档案管理时，根据工作人员的工作能力制定个性化的培训方案和考核标准，帮助工作人员具有大数据时代下的档案管理技能，不断扩充自身的专业知识储备，锻炼紧急事件处理能力，以及基础设施的管理和维护能力。此外，档案管理职能部门应该结合自身工作实情，招纳一些具备大数据时代要求的专业化档案管理人才和信息技术过硬的技能型人才，增强工作队伍的专业化建设。面临着大数据的考验，事业单位需要改变自身的管理意识，加大资金投入力度，注重人才队伍建设，提升档案管理工作人员职业素养，培育出一批综合素质较高的复合型人才，以适应大数据环境下事业单位的档案管理工作要求。

结语

在大数据背景下，事业单位人事档案管理工作面临的不仅仅只有困难和挑战，还存在着更多的机遇。这就需要事业单位朝着信息化档案管理方向发展，提高工作的数据化水平，在实际工作中科学的融入数据化建设。同时，把握时代脉搏，重视单位和职工综合素养的提升，提高管理工作的质量和水平，致力于建立高效务实、实事求是的政务办事单位。除此之外，也要重视人事档案风险管理和预防工作，避免跌入信息化时代的陷阱。